要求审批列表或库中的项目

要求审批列表或库中的项目

列表和库通常包含敏感信息,如市场营销活动预算或人力资源计划。 仅拥有特定用户可查看的 "正式" 版本的项目或文件非常重要。

在内容对特定用户可见之前,您可以要求审批项目或文件。 通过要求审批,组织可以对其敏感内容应用高质量和安全级别。

可以在 Microsoft SharePoint、Microsoft 365 中的 "列表" 应用或 "团队" 中创建列表。 若要了解详细信息,请参阅添加列表项。 了解如何开始使用 Microsoft 团队中的列表

  1. 导航到需要审批的列表。

  2. 选择 "设置 " 设置:更新配置文件,安装软件和将其连接到云 ,然后选择 "列表设置"。

  3. 在 "常规设置" 部分中,选择 " 版本控制设置"。

  4. 在 " 内容审批 " 部分中,选择 "是 " 以对 提交的项目是否需要内容审批? 在 " 项目版本历史记录 " 部分中,指定每次编辑项目时是否要创建版本。 您也可以选择限制保留的版本数。

  5. 在 " 草稿项目安全性 " 部分中,确定哪些用户可以查看列表中的草稿项目。

    提示: 如果需要对已包含项目的列表或库进行内容审批,库中的所有项目均标记为 "已批准"。

  6. 你可以选择以下任何内容:

    • 可读取列表中的项目的用户。

    • 仅用户可编辑列表中的项目。

    • 仅限可审批列表中的项目的用户和项目作者。

  7. 选择“确定”。

如果某人向需要审批的列表或库提交项目,则该项目将处于 "待定" 状态,直到其他人 (至少具有 "管理列表" 权限级别的人) "批准"。 当它正在等待审批时,它将保持 挂起 状态。

通常,当项目处于 "待定" 状态时,只有项目发起人和具有管理列表和库权限的人员可以看到它。 在其状态从 " 待定 " 更改为 " 已批准" 后,具有查看列表或库权限的任何人都能看到它。

被拒绝的文章将保留在列表或库中,直到具有所需权限的发起方或其他人删除。 已存在于列表或库中的任何项目或文件将自动授予 " 已批准 " 状态。

重要: 如果网站库中的安全性配置为允许任何用户读取项目,则对网站具有 "读取" 权限的任何人都可以查看列表或库中的所有项目,无论项目是否处于 " 已批准 " 状态。

注意: 只有具有 "完全控制" 或 "设计" 权限的用户才可以更改 SharePoint 库设置。

  1. 转到需要审批的 SharePoint 库。

  2. 选择 "设置 " 设置:更新配置文件,安装软件和将其连接到云 ,然后选择 " 库设置"。

    如果未看到这些菜单项,请选择 "",然后在 " 设置" 组中, 选择

    库设置

  3. 要打开 " 版本控制设置 " 页面,请在 " 常规设置" 下选择 " 版本控制设置"。

    选择了版本控制的 "库设置" 对话框。
  4. 在 " 内容审批 " 部分中,选择 "是 " 以对 提交的项目是否需要内容审批? 在 " 文档版本历史记录 " 部分中,指定是否希望 SharePoint 在编辑文件时创建版本。 您也可以选择限制保留的版本数。

  5. 在 " 草稿项目安全性 " 部分中,确定哪些用户可以查看文档库中的草稿项目。

    "版本管理选项" 对话框

    提示: 如果需要对已包含项目的列表或库进行内容审批,库中的所有项目均标记为 "已批准"。

  6. 你可以选择以下任何内容:

    • 可读取列表中的项目的用户。

    • 仅用户可编辑列表中的项目。

    • 仅限可审批列表中的项目的用户和项目作者。

  7. 选择“确定”。

如果某人将项目或文件提交到需要审批的列表或库,则在具有执行此操作所需权限的人员之前,它将处于 待定 状态。 当它正在等待审批时,它将保持 挂起 状态。

通常,当项目或文件处于 " 待定 " 状态时,只有项目或文件的始发者以及具有管理列表和库权限的人员可以看到它。 在其状态从 " 待定 " 更改为 " 已批准" 后,具有查看列表或库权限的任何人都能看到它。 被拒绝的文章将保留在列表或库中,直到具有所需权限的发起方或其他人删除。 已存在于列表或库中的任何项目或文件将自动授予 " 已批准 " 状态。

重要: 如果网站库中的安全性配置为允许任何用户读取项目,则具有网站的 "读取" 权限的任何人都可以查看列表或库中的所有项目,无论项目是否处于 " 已批准 " 状态。

只有具有 "完全控制" 或 "设计" 权限的人员才能更改列表或库设置。

设置所需项目或文件的审批

  1. 如果网站列表或库尚未打开,请在 "快速启动" 窗格中选择其名称。

  2. 在功能区上,选择 "库工具" 或 "列表工具" 组中的 "" 选项卡。

  3. 如果您使用的是库,请选择 "库设置"。 如果正在使用列表,请选择 "列表设置"。 在此示例中,将打开 " 库设置 " 页面。

    显示出“版本控制设置”链接的“库设置”页面

  4. 在 " 常规设置" 下,选择 " 版本控制设置"。 " 版本控制设置 " 页面随即打开。

    显示“批准”选项的“版本控制选项”页面

  5. 在 " 内容审批 " 部分中,选择 "是" ,回答 " 提交的项目是否需要内容审批? " 问题。

  6. 在 " 草稿项目安全性 " 部分中,确定哪些用户可以查看文档库中的草稿项目。 在此示例中,仅选择了 可以审批项目的用户 (和项目) 的作者

  7. 选择“确定”。

    以下示例显示了在 " 需要内容审批 " 选项设置为 "是"后,库中已批准的项目。 由于这些文件已在库中,因此它们会自动获得批准。

    需要批准后,SharePoint libarary。 库中已有的文件处于 "已批准" 状态。

你的组织可能会最终发现它不方便或不必要,需要对特定列表或库中的每个文件项进行审批。 该要求不仅要求必须授予或拒绝审批的人员时间,还会阻止用户轻松协作处理文件或项目。 如果你确定你的组织不再需要获得每个项目或文件,则可以删除该要求。

删除列表或库中项目或文件的审批要求

  1. 如果网站列表或库尚未打开,请在 "快速启动" 窗格中选择其名称。

  2. 在功能区上,选择 "库工具" 组中的 "" 选项卡或 "列表工具" 组中的 "列表" 选项卡。

  3. 如果您使用的是库,请选择 "库设置"。 如果正在使用列表,请选择 "列表设置"。 在此示例中,将打开 " 库设置 " 页面。

    显示出“版本控制设置”链接的“库设置”页面

  4. 在 " 常规设置" 下,选择 " 版本控制设置"。 " 版本控制设置 " 页面随即打开。

  5. 在 " 内容审批 " 部分中,选择 " ",对 提交的项目需要内容审批? 问题。 将显示 "警告" 对话框。

    在“版本控制设置”对话框的“内容审批”部分中选择“否”时显示的警告消息

  6. 若要关闭邮件,请选择"确定"

  7. 若要关闭 " 版本控制设置 " 对话框,请选择"确定"。 当您返回到您的列表或库时," 审批状态 " 将在页面上不再可用。 具有查看列表或库权限的所有用户都可以查看驻留在该列表或库中的所有内容。

有关详细信息,请参阅 批准或拒绝网站列表或库中的项目或文件

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