收集签名工作流详述

SharePoint 产品中包含的工作流是可用于自动化业务流程的功能，使业务流程更加一致和高效。 可以使用 SharePoint 收集签名工作流将使用 Excel、Word 或 InfoPath 中创建的文档传送给一个或多个人员以获取其签名。

有关详细信息，请参阅 SharePoint 随附的工作流概述。

如果您只需完成“收集签名”工作流任务 只需转到 COMPLETE 段并将其展开即可。 目前可能不需要任何其他细分。

SharePoint 工作流包括：

• 高效且一致 “收集签名”工作流会自动路由文档、分配签名任务并跟踪其进度。 可以从中央状态页面监视和调整工作流中的活动，并且工作流运行中的事件历史记录将在完成后保留 60 天。
• 减少工作量 收集签名工作流程为您和您的同事节省了时间和麻烦，同时简化和标准化您的签名流程。

下面是一个非常简单的“收集签名”工作流版本的关系图。

本文的使用技巧

本文中的信息以可扩展的分段形式呈现。

如果您只需完成“收集签名”工作流任务 只需转到 COMPLETE 段并将其展开即可。 目前可能不需要任何其他细分。

如果你想要添加、启动、监视和维护工作流 如果您还不熟悉这些任务，您可能会发现在第一次设计和添加工作流时逐段阅读本文会很有用。 一旦您熟悉了信息和文章布局，您就可以在任何回访时直接转到所需的部分。

有关图形的说明本系列工作流文章中的屏幕图像和概念图通常基于审批工作流类型。 但是，无论出于概念或说明的清晰度，本文中的图像和图表都已针对收集签名工作流进行了自定义。

关于打印本文的一句话 这是一篇长文章。 如果只想打印选定的段，请确保在打印时 仅 展开这些段。 (此外，如果要在打印副本中包含完整的图形，请横向打印，而不是纵向打印。)

还有关于搜索的一句话 在搜索本文中的任何文本或术语之前，请确保您要搜索的所有细分都已展开。

详细了解收集签名工作流

“收集签名”工作流是一项 SharePoint 产品功能，可将使用 Word、Excel 或 InfoPath 中创建的文档或表单路由给一个或多个用户进行签名。 该工作流程使整个过程自动化、简化和标准化。

SharePoint 产品中包含的基本“收集签名”工作流充当模板。 使用此模板，可以向网站添加一个或多个收集签名工作流。 您添加的每个工作流都是基本“收集签名”工作流的唯一 版本 ，根据您在添加时指定的设置，每个工作流都有自己的专用工作方式。

“收集签名”工作流能为我做些什么？

• 首次将“收集签名”工作流添加到列表、库或网站集时，可以指定要包括的参与者数，并指示是将他们的任务逐个分配 (串行) ，还是一次性分配所有任务 (并行) 。 您甚至可以决定是否将参与者的任务分为两个或多个独立的阶段。 每次在文档上 手动 启动工作流时，都可以修改其中任何设置。
• 工作流向每个指定参与者分配任务。 每个参与者都可以在几种可能的响应中进行选择：在文档) 签名或不 (签名、重新分配签名任务或删除任务。
• 在工作流运行时，您可以监视进度并在需要时) 单个中央工作流状态页面 (进行调整。
• 在工作流完成后的 60 天内，在工作流状态页面上仍提供在此运行 (或工作流 实例) 过程中发生的所有工作流事件的列表，以供非正式参考。

“收集签名”工作流 不能 执行哪些操作？

“收集签名”工作流并非旨在收集文档的审批和拒绝，也并非用于控制网站的网页发布。 如果要添加一个工作流，让参与者批准或拒绝他们审阅的文档，请参阅文章 审批工作流的所有信息。

此外，“收集签名”工作流并非旨在收集反馈。 如果要使用工作流收集有关文档的反馈，请参阅文章收集 反馈工作流的所有信息。

还可以使用 Microsoft SharePoint Designer 2013 进一步自定义 SharePoint 产品中包含的任何工作流。

谁可以使用这种类型的工作流？

添加工作流默认情况下，必须具有“管理列表”权限才能 添加 工作流。 (默认情况下，Owners 组具有“管理列表”权限;Members 组和 Visitors 组则不需要。)

启动工作流此外，默认情况下，必须具有“编辑项”权限才能 启动 已添加的工作流。 (默认情况下，Members 组和 Owners 组都具有“编辑项目”权限;访问者组则不然。)

或者，所有者可以选择配置特定工作流，以便 它们只能 由所有者组的成员启动。 (为此，请选择关联窗体首页上的“需要管理列表权限才能启动此工作流检查”框。)

使用数字签名有什么好处？

越来越多的商业交易以电子方式进行。 因此，数字签名越来越多地用于对其交易具有法律约束力的信赖方。 数字签名用于验证文档签名人的身份，并确认数字签名应用于文档后内容未被修改。 数字签名提供基于加密技术的安全性，并有助于降低与电子商务交易相关的风险。 通过改进数字签名，Office 旨在满足全球企业和公共部门实体的信息安全需求。

若要创建数字签名，必须具有数字证书，该证书可向信赖方证明你的身份，并且应从 CA) (信誉良好的证书颁发机构获得。 如果你没有数字证书，Microsoft 还有提供数字证书和其他高级签名的合作伙伴。

如何计划、添加、运行和维护此类工作流？

这些是基本阶段：

• 在工作流运行之前 (计划、添加、启动)
  添加工作流之前，请规划好要将其添加到何处， (单个列表或库，或整个网站集) 及其工作方式的详细信息。 添加和配置工作流后，具有必要权限的任何人都可以在特定文档上启动工作流。 还可以将工作流设置为 自动运行。 自动运行可以根据两个触发事件中的一个或两个来激活：当任何文档 添加到 列表或库 中或创建 时，或者当列表或库中的任何文档 发生更改时。
• 当工作流运行 (完成时，监视、调整)
  工作流程运行时，各个参与者完成分配的任务。 同时，可以从工作流的特定实例的中央工作流状态页面监控工作流的进度。 可以在运行时从同一页面对工作流进行调整;如有必要，可以从那里取消或终止工作流。
• 工作流运行后 (审阅、报告、更改)
  工作流完成后，可以在“工作流状态”页面上查看该运行 (或 实例) 的整个历史记录，最长可达 60 天。 如果要更改工作流的工作方式，可以打开并编辑首次添加工作流时填写的关联表单。

以程图从添加新工作流的人员的角度说明了这些阶段。

规划新的收集签名工作流

在本部分中，我们将确定在添加“收集签名”工作流版本之前需要做出的决策和需要收集的信息。

如果你已经熟悉如何添加此类工作流，并且只需要有关具体步骤的提醒，可以直接转到本文的 列表/库 或 网站集) (相应的 ADD 段。

模板和版本

SharePoint 产品中包含的工作流充当主模板，添加到列表、库和网站集的特定单个工作流就是基于这些 模板 。

例如，每次添加“收集签名”工作流时，实际上是在添加常规“收集签名”工作流模板的一个 版本 。 您可以为每个版本指定自己的名称和设置，这些名称和设置可以在添加该特定版本时在关联表单中指定。 这样，您就可以添加多个工作流，每个工作流都是基于收集签名工作流主模板的版本，但每个版本都针对您将使用它的特定方式进行命名和定制。

在此图中，添加了三个基于审批工作流模板的工作流 — 一个用于单个 库中的所有内容类型，一个用于单个库中的 单个 内容类型，另一个用于整个 网站集中的单个内容类型。

关联形式简介

每当您基于包含的工作流模板之一添加新的工作流版本时，您都需要填写 一个关联表单 以指定您希望新版本的工作方式。

在下一节中，您将找到一份问题列表，这些问题将为您完成协会表格做好准备。 不过，首先，请花一两分钟时间查看表格及其字段。

关联表单第一页

关联表单的第二页

第二页上的字段也会显示在 启动表单上，每次手动启动工作流时都会显示该表单，并且只能在该单次运行时对其进行编辑。

九个问题的解答

一旦您获得了本节中所有问题的答案，您就可以添加您的工作流程了。

这是正确的工作流类型吗？

本文涉及在菜单中显示为 “收集签名 - SharePoint 2010”的工作流模板。 如果不确定此工作流类型是否是最佳选择，请参阅本文的 LEARN 部分。 有关其他可用工作流模板的详细信息，请参阅文章 关于 SharePoint 中包含的工作流。

需要记住的是，我们在这里讨论的签名行只能插入在使用 Word、Excel 或 InfoPath 创建的文档中。

一个列表或库，还是整个网站集？ (和) 一个内容类型，还是所有内容类型？

什么是内容类型？

SharePoint 列表或库中存储的每个文档或其他项都属于一种或另一种 内容类型。 内容类型可以像 文档 或 Excel 电子表格一样基本和通用，也可以像 法律合同 或 产品设计规范那样高度专业化。 默认情况下，SharePoint 产品中提供了某些内容类型，但你既可以自定义这些内容类型，也可以添加自己创建的其他内容类型。

可以使新版本的“收集签名”工作流仅在单个列表或库中可用，也可以使其在整个网站集中可用。

• 如果为单个列表或库添加工作流，则可以将其设置为在 所有内容类型 或 仅单个内容类型上运行。
• 但是，如果为整个网站集添加工作流， 则必须 将其设置为仅在单个网站内容类型上运行。
• 在所有情况下，运行“收集签名”工作流的每个文档都必须是在 Word、Excel 或 InfoPath 中创建的文件。

什么是好名字？

为工作流版本命名：

• 清楚地表明它的用途。
• 清楚地将其与其他工作流区分开来。

示例

假设你是一个编辑器组的成员。 你的小组想要使用两个不同的“收集反馈”工作流：

• 你将对自己组成员提交的每个文档运行第一个工作流。 此工作流仅从组管理员处收集反馈。
• 你将对自己组外的人员提交的每个文档运行第二个工作流。 此工作流从组的 每个成员那里 收集反馈。

可以将第一个工作流命名为 内部提交反馈 ，将第二个工作流命名为 外部提交反馈。

任务列表和历史记录列表：现有的还是新的？

可以让工作流使用网站的默认任务列表和历史记录列表，使用 其他 现有列表，或仅为此工作流请求新列表。

• 如果您的站点将具有大量工作流，或者某些工作流将涉及大量任务，请考虑为每个工作流请求新列表。 (管理过长的列表是可能降低性能的原因之一。对于系统来说，维护多个较短的列表比维护一个非常长的列表更快、更容易。)
• 如果此工作流程的任务和历史记录将包含您希望与常规列表分开的敏感或机密数据，那么您 绝对 应该指示您需要此工作流程的新单独列表。 添加工作流后，请确保为新列表设置了适当的权限。

签名行由谁添加，何时添加？

签名行可以在以下两种时间之一插入到文档中：

• 在文档上启动工作流之前。
• 在工作流启动之后，但在第一个参与者将其签名添加到签名行之前。

向文档添加数字签名的过程分为两步：

1. 首先，有人在文档正文中 插入签名行 。
   
2. 然后有人将 他们的签名添加到 插入的行中。
   

请记住这一点 从第一个参与者将其签名添加到文档的那一刻起，文档被锁定以防止编辑。 此后对文档的任何进一步更改（除了其他签名者添加其签名）都会使所有已添加的签名无效或删除。 由于插入签名行计为文档中的更改，因此在第一个参与者将其实际签名添加到其中一行之前，所有签名行都必须已经存在于文档中。

因此，有三种简单的方法可以回答这个问题：

• 对于任一类型的开始 该文档基于已经具有签名行的模板或表单，因此任何人都无需为每次单独的工作流运行添加签名行。
• 对于手动启动 启动工作流的人员在启动工作流 之前 插入所有需要的签名行。
• 对于自动启动 第一个打开文档的参与者在添加自己的签名 之前 插入所有需要的签名行。

以下是要点的快速图形摘要。

如何 (以及由谁) 启动此工作流？

工作流可以设置为仅手动启动、仅自动启动或任一启动：

• 在特定文档上手动启动“收集签名”工作流时，将显示另一个表单，即 启动表单。 启动表单仅包含 关联 表单第二页中的设置。 这样，如果启动工作流的人员只想) 更改当前实例 (的任何这些设置，他们可以在单击 “开始”之前执行此操作。
• 当然，使用自动启动时，没有机会提供启动表单，因此无需任何更改即可使用关联表单中指定的默认设置。

下图显示手动启动和自动启动之间的区别。

在启动表单中所做的任何更改 仅 在工作流的当前实例中应用。 若要更改工作流的 永久默认 设置，请编辑原始 关联 表单，如本文的 CHANGE 部分所述。

手动启动

如果允许手动启动，则任何具有必要权限的人都可以随时在任何符合条件的文档上启动工作流。

手动启动的优点是，您和您的同事 只能 在您选择运行工作流时运行工作流，并且每次运行工作流时，您都有机会使用启动表单更改一些设置。

当然，对于手动启动，有人必须记住在适当的时候运行工作流程。

自动启动

您可以将工作流设置为由以下任一事件或每个事件自动启动：

• 在列表或库中创建或上传新文档。
• 已存储在列表或库中的文档发生更改。

自动启动的优点是没有人必须记住启动工作流。 每次发生触发事件时，它都会运行。

自动启动收集签名工作流的特殊注意事项

与某些其他包含的工作流不同，在“收集签名”工作流启动后无法添加更多任务。 当工作流自动启动时，它仅分配已在其默认设置中指定的那些签名任务。 这些任务中的每一个确实可以在工作流运行期间 重新分配 ，但不能创建和分配 其他 任务。 换句话说，收集签名工作流仅在事先知道参与者的身份或至少数量时才应自动运行。

自动启动后， 可以 删除或取消已分配的任务，但请注意，取消任务不会从文档中删除关联的签名行。

下面是使用自动启动的三种方案。 请注意，在每个方案中：

• 工作流在人们将需要签名的文档上传到的库中运行。
• 分配签名任务的人员集随着时间的推移是稳定的，每次工作流启动时都不需要查看或编辑。

当然，在每种情况下，如果上传的项目是已包含相应签名行的文档或表单，则工作流参与者在工作流运行期间无需插入签名行。

方案 1：单个任务、单个签名者

新的支出声明需要由 Anna 签名，因此 Anna 创建了一个名为 New Expense Reports 的库。 组织中的任何人都可以创建或上传声明。

Anna 创建了一个工作流，并赋予它相同的名称：“ 新建费用声明”。 该工作流程会针对每个新文档自动运行，只分配一个签名任务 - 当然，分配给 Anna。

方案 2：多个任务、多个签名者

这一次，合同需要由安娜 、 肖恩 和 弗兰克签署——由他们三个人签署。

Sean 创建了一个名为 Contracts for Signatures 的库。 她创建名为 Signatures (annaANDseanANDfrank) 的“收集签名”工作流。 工作流在每个新文档上自动运行，并为三个人中的每一个人分配一个签名任务。

第一个打开文档的签名者会插入 所有三个 签名者的签名行，然后添加他们自己的签名。

方案 3：多个任务，单个签名者

在此版本中，合同需要由 Anna 、 Sean 或 Frank 签署 — 只有三人中的 一个 签署。

Sean 创建了一个名为 Contracts for Signature 的库和一个名为 Signature 的工作流 (annaORseanORfrank) 。 她还创建了一个邮件列表或通讯组（也称为 annaORseanORfrank），这三个通讯组都包括在内。

工作流同样会在库中的每个新文档上自动运行，但这次它只将 一个 签名任务分配给 annaORseanORfrank 组。

这种任务称为 组任务，其工作原理如下：工作流向组的每个成员发送电子邮件任务通知，但仅创建一个任务，组中的任何单个成员都可以代表整个组声明和完成该任务。

有关声明和完成组任务的说明，请参阅本文的 COMPLETE 部分。

继承自此的内容类型是否也获取此工作流？

将工作流添加到整个网站集的内容类型时，还可以选择将工作流添加到网站集中继 承 自要添加工作流的内容类型的所有其他内容类型。 (请注意，如果仅为单个列表或库添加工作流，则不会显示此选项。)

参与者：哪些人，按什么顺序？

你需要提供将分配签名任务的每个人的姓名或电子邮件地址。

组任务还是个人任务？ 如果将任务分配给组或通讯组列表，则将分配组 任务 ：组的 每个 成员都会收到任务通知，但只有 一个 成员需要声明并完成任务。 有关声明和完成组任务的说明，请参阅本文的 COMPLETE 部分。

一个阶段还是多个阶段？可以选择只有一个阶段的签名任务，也可以选择具有多个阶段。 如果您有多个阶段，则阶段将逐个进行。

并行审阅还是连续评审？对于任何一个阶段的参与者，您可以选择同时分配他们的签名任务 (并行) ，或者按照您指示的顺序 (串行) 一个接一个地分配他们的任务。 例如，如果其中一位签名者是有关文档的真正决策者，并且如果决策者决定不签名，则任何其他签名者完成其签名任务都没有意义，则序列选项可能很有用。

示例

此简单方案演示了多阶段和串行任务分配的一些优点：

假设 Frank 正在为合同库添加新的“收集签名”工作流。 因为弗兰克才是真正的决策者，所以他想成为第一个签署每一份合同的人。 如果他决定 不 签名，则不会为 Anna 和 Sean 分配签名任务。 Frank 可以通过以下两种方式之一进行设置：

• 通过使用连续评审弗兰克设置了一个单一的连续舞台，他是第一个参与者，安娜和肖恩是第二个和第三个参与者。
  以下是 Frank 设置他的单阶段连续评论的方式。
  
• 通过使用两个阶段如果 Frank 希望同时为 Anna 和 Sean 分配任务，这样 Sean 就不必等到 Anna 添加她的签名才能添加自己的签名，他可以在工作流中设置两个阶段。 第一阶段仅包括他自己的签名任务，第二阶段是包含安娜和肖恩任务的平行阶段。 如果第一阶段未完成，第二阶段将不会启动。
  以下是弗兰克如何设置他的两阶段平行审查。
  

下面是这两种解决方案的关系图。 在这两个版本中，如果 Frank 没有完成他的签名任务，任务永远不会分配给 Anna 或 Sean。

需要通知谁？

在关联表单第二页的“ 抄送” 字段中，可以输入每次此工作流开始或结束时应收到通知的任何人的姓名或地址。

• 在此处输入姓名不会导致将工作流任务分配给该人员。
• 手动启动工作流时， 启动工作流的人员 会收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。
• 当工作流自动启动时， 最初添加该工作流的人员 将收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。

仅为一个列表或库) 添加“收集签名”工作流 (

如果还不熟悉添加工作流，可能会发现在继续执行本部分中的步骤之前，查看本文中前面的 LEARN 和 PLAN 部分会很有用。

开始之前

在添加工作流之前，需要满足两个问题：

Email 为了让工作流发送电子邮件通知，必须为 SharePoint 网站启用电子邮件。 如果不确定是否已完成此操作，请与 SharePoint 管理员检查。

权限 SharePoint 产品默认设置要求你具有“管理列表”权限才能为列表、库或网站集添加工作流。 (默认情况下，Owners 组具有“管理列表”权限;成员组和访问者组则不需要。有关权限的详细信息，请参阅本文的 LEARN 部分。)

添加工作流

请按以下步骤操作：

1. 打开要为其添加工作流的列表或库。

2. 在功能区上，单击“ 列表 ”或 “库 ”选项卡。
   选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如，在日历列表中，此选项卡名为 Calendar。

3. 在 “设置” 组中，单击 “工作流设置”。

4. 在工作流设置页面上，为要运行的工作流指定单个内容 类型或为 所有内容类型指定所有 () 然后单击添加 工作流。

   注意

   收集签名工作流只能对在 Word、Excel 或 InfoPath 创建的文档上运行。

   

   1. 完成关联表单的第一页。
      (说明如下图所示。)

	内容类型 将默认选择保留为 “全部”，或选择特定的内容类型。
	工作流 选择“ 收集签名 - SharePoint 2010 ”模板。 注意： 如果列表中未显示“ 收集签名 - SharePoint 2010 ”模板，请联系 SharePoint 管理员，了解如何为网站集或工作区激活该模板。 如果具有网站集权限，请参阅 启用 SharePoint 工作流模板。
	名称 键入此工作流的名称。 该名称将向此列表或库的用户标识此工作流。 有关命名工作流的建议，请参阅本文的 PLAN 部分。
	任务列表 选择要用于此工作流的任务列表。 可以选择现有任务列表，或单击 任务 (新) 创建新列表。 有关创建新任务列表 (而不是选择现有任务列表) 原因的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
	历史记录列表 选择要用于此工作流的历史记录列表。 您可以选择现有历史记录列表或单击 新历史记录列表 以创建新列表。 有关创建新历史记录列表 (而不是选择现有历史记录列表) 原因的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
	“开始”选项 指定启动此工作流的方式。 有关各种选项的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。

1. 当此表单中的所有设置都符合您的要求时，单击 “下一步”。
2. 完成关联表单的第二页。
   (说明如下图所示。)
   每次手动启动工作流时，SharePoint 产品都会在关联表单的第二页中显示所有选项，以便你只能针对该实例更改这些选项。

	分配给 输入希望工作流向其分配任务的人员的姓名或地址。 如果任务一次分配一个 (按顺序分配) 按希望分配任务的顺序输入名称或地址。 如果所有任务将同时分配，则 (并行分配) 名称或地址的顺序并不重要。 如果包含组或通讯组列表 将分配一个组任务：组的 每个 成员都会收到任务通知，但只有 一个 成员需要声明并完成任务。 有关声明和完成组任务的说明，请参阅本文的 COMPLETE 部分。
	Order 指定应一次分配一项任务 (串行) ，还是一次性分配所有任务 (并行) 。 有关使用串行和并行阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
	添加新阶段 除了刚刚配置的第一个阶段之外，添加所需的任何阶段。 若要 删除 整个阶段，请单击该阶段的 “分配给 ”字段，然后按 CTRL+DELETE。 有关使用多个阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
	CC 输入每次工作流开始或结束时应收到通知的任何人的姓名或电子邮件地址。 在此处输入名称 不 会导致分配工作流任务。 手动启动工作流时， 启动工作流的人员 会收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。 当工作流自动启动时， 最初添加该工作流的人员 将收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。

1. 按所需方式完成此页面中的所有设置后，单击 保存 以创建工作流。

SharePoint 产品将创建新的工作流版本。

下一步做什么？

如果已准备好启动和测试新工作流，请转到本文的 START 部分。

本文的 INSERT 部分将找到有关在文档中插入签名行的说明。

为整个网站集) 添加“收集签名”工作流 (

如果还不熟悉添加工作流，可能会发现在继续执行本部分中的步骤之前查看本文中的 LEARN 和 PLAN 部分会很有用。

开始之前

在添加工作流之前，需要满足两个问题：

Email为了使工作流发送电子邮件通知，必须为您的网站启用电子邮件。 如果不确定是否已完成此操作，请与 SharePoint 管理员检查。

权限 SharePoint 产品默认设置要求你具有“管理列表”权限才能为列表、库或网站集添加工作流。 (默认情况下，Owners 组具有“管理列表”权限;成员组和访问者组则不需要。有关权限的详细信息，请参阅本文的 LEARN 部分。)

添加工作流

请按以下步骤操作：

1. 转到网站集的主页 (而不是 集合 ) 中的 网站或子网站的主页。

2. 单击 “设置 ，然后单击 “站点设置”。
   在 Microsoft 365 中的 SharePoint 中，单击 ，然后单击“网站内容”。 在“站点内容”中，单击“ 站点设置”。

3. 在“网站设置”页的 “Web 设计库”下，单击 “网站内容类型”。
   

4. 在“网站内容类型”页面上，单击要为其添加工作流的网站内容类型的名称。

   注意

   收集签名工作流只能对在 Word、Excel 或 InfoPath 创建的文档上运行。

   

   1. 在所选内容类型的页面上，在 “设置”下，单击 “工作流设置”。
      
   2. 在工作流设置页面上，单击 添加工作流 链接。
      
   3. 完成关联表单的第一页。
      (说明如下图所示。)

	工作流 选择“ 收集签名 - SharePoint 2010 ”模板。 注意： 如果列表中未显示“ 收集签名 - SharePoint 2010 ”模板，请联系 SharePoint 管理员，了解如何为网站集或工作区激活该模板。 如果具有网站集权限，请参阅 启用 SharePoint 工作流模板。
	名称 键入此工作流的名称。 该名称将向此网站集的用户标识此工作流。 有关命名工作流的建议，请参阅本文的 PLAN 部分。
	任务列表 选择要用于此工作流的任务列表。 可以选择现有任务列表，或单击 任务 (新) 创建新列表。 有关创建新任务列表 (而不是选择现有任务列表) 原因的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
	历史记录列表 选择要用于此工作流的历史记录列表。 您可以选择现有历史记录列表或单击 新历史记录列表 以创建新列表。 有关创建新历史记录列表 (而不是选择现有历史记录列表) 原因的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
	“开始”选项 指定启动此工作流的方式。 有关各种选项的信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
	更新列表和网站内容类型？ 指定是否应将此工作流添加到与 继承自此 内容类型的所有其他网站和列表内容类型相关联) (。 完成所有其他添加操作可能需要很长时间才能完成。 如果希望将此工作流添加到继承内容类型的任何网站或子网站的继承已中断，则在运行此操作之前，请确保你是每个网站或子网站中的 Owners 组的成员。

1. 当此页面中的所有设置都符合您的要求时，单击 “下一步”。
2. 完成关联表单的第二页。
   (说明如下图所示。)
   每次手动启动工作流时，SharePoint 产品都会在关联表单的第二页中提供所有选项，以便你只能针对该实例更改这些选项。

	分配给 输入希望工作流向其分配任务的人员的姓名或地址。 如果任务一次分配一个 (按顺序分配) 按希望分配任务的顺序输入名称或地址。 如果所有任务将同时分配，则 (并行分配) 名称或地址的顺序并不重要。 如果包含组或通讯组列表 将分配一个组任务：组的 每个 成员都会收到任务通知，但只有 一个 成员需要声明并完成任务。 有关声明和完成组任务的说明，请参阅本文的 COMPLETE 部分。
	Order 指定是否应在串行) 中一次分配一项任务， (以并行分配此阶段中的任务，还是一次分配所有任务 (并行) 。 有关使用串行和并行阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
	添加新阶段 除了刚刚配置的第一个阶段之外，添加所需的任何阶段。 若要 删除 整个阶段，请单击该阶段的 “分配给 ”字段，然后按 CTRL+DELETE。 有关使用多个阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
	CC 输入每次工作流开始或结束时应收到通知的任何人的姓名或电子邮件地址。 在此处输入名称 不 会导致分配工作流任务。 手动启动工作流时，启动工作流的人员会收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。 当工作流自动启动时，最初添加该工作流的人员将收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。

1. 按所需方式完成此页面中的所有设置后，单击 保存 以创建工作流。

SharePoint 产品将创建新的工作流版本。

下一步做什么？

如果已准备好启动和测试新工作流，请转到本文的 START 部分。

本文的 INSERT 部分将找到有关在文档中插入签名行的说明。

插入签名行

在工作流参与者添加其签名之前，必须在文档中插入签名行。 插入行和添加签名本身是两个独立的操作。

请务必记住：

• 将签名添加到任何签名行后，除了在已存在的签名行中添加更多签名 外 ，该文档将被锁定，无法进行所有进一步的更改。
• 如果在添加第一个签名后进行任何更改，则所有已添加的签名都将失效或从文档中删除。
• 插入和删除签名 行 将被视为文档中的更改。
• 因此，在第一个参与者添加 签名之前，签名 行 的所有添加和删除必须已经完成。

这是所有这些的快速图形摘要。

(Word 或 Excel) 中插入或删除签名行

在 Word 或 Excel 中插入签名行：

1. 在文档或工作表中，单击以找到要插入签名行的位置的光标。

2. 在 “插入 ”选项卡上的 “文本 ”组中，单击 “签名行”。

3. 在“ 签名设置 ”对话框中，填写以下四个字段中的任意、全部或不完成：

   • 建议的签名人
     签名人的全名。
     (显示在完成的签名中。)
   • 建议的签名人职务
     (显示在完成的签名中。)
   • 建议的签名人电子邮件地址
     (未显示在 完成的签名中。)
   • 给签名者的说明
     对签名者有用或必要的任何信息。
     (未显示在 完成的签名中。)
     

4. 仍然在同一对话框中，选中或清除以下检查框：

   • 允许签名人在“签名”对话框中添加注释
     允许签名者键入其签名目的。
     (签名者键入 的内容不会显示 在完成的签名中。)
   • 在签名行中显示签署日期
     添加签名的日期。
     (显示在完成的签名中。)

5. 单击“确定”。

重复相同过程以添加更多签名行。

删除 Word 或 Excel 中的签名行：

1. 单击签名行以将其选中。
2. 按 Delete。

在 InfoPath) (插入或删除签名行

在 InfoPath 中 插入 签名行：

1. 在窗体中，单击找到要插入签名行的光标。

2. 在功能区“ 开始 ”选项卡的 “控件 ”组中，单击 “签名行”。

3. 单击签名行将其选中，然后右键单击它，然后在快捷菜单上单击“ 签名行属性”。

4. 在 “签名行属性 ”对话框中的 “常规 ”选项卡上，填写以下四个字段中的任意、全部或不完成：

   • 签名者在签名前看到的消息
     对签名者有用或必要的任何信息。
     (未显示在 完成的签名中。)
   • 签名者姓名
     (显示在完成的签名中。)
   • 签名者头衔
     (显示在完成的签名中。)
   • 签名者电子邮件地址
     (未显示在 完成的签名中。)
     

5. 在 “大小 ”选项卡和“ 高级 ”选项卡上进行所需的任何调整。

6. 单击“确定”。

删除 InfoPath 中的签名行：

• 单击控件将其选中，然后按 Delete。

下一步做什么？

如果已准备好测试新工作流，请转到本文的 START 部分。

如果要完成工作流任务，请转到本文的 (或返回) COMPLETE 部分。

启动“收集签名”工作流

有关签名过程的提醒：在第一位参与者将其签名添加到签名行之前，必须对文档进行所有更改，包括签名行的所有插入和删除。 (有关更多详细信息，请参阅本文中的 PLAN 部分。)

此外，请确保工作流将向其分配任务的人员了解如何添加其签名并完成其任务表单。 他们可能会发现本文中的 COMPLETE 段很有用。

启动工作流的两种方法工作流可以设置为仅手动启动、仅自动启动或任一启动：

• 随时由具有必要权限的任何人手动执行。
• 每当指定的触发事件发生时自动 — 即每当文档添加到列表或库时和/或每当列表中已有的文档以任何方式更改时。
  (在最初添加和配置工作流期间，在关联表单的第一页中指定了一个或多个触发事件。有关详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。)

工作流 无法 在当前签出的任何文档上启动。 (可以在文档上启动工作流 后 签出文档;但在签出后，在再次重新签入之前，无法对该文档启动 进一步 的工作流。)

自动启动工作流

如果将工作流配置为自动启动，则每次发生触发事件时，工作流都会在触发它的文档上运行。

启动时，工作流会分配第一个或多个任务，并向每个被分配人发送任务通知。 同时，它还向最初添加工作流的人员以及关联表单第二页抄 送 字段中列出的任何人发送 (任务通知) 的开始通知。

如果在触发操作开始工作流程之前文档中尚未存在必要的签名 行 ，则必须在将第一个 签名 添加到文档之前插入它们。

手动启动工作流

权限说明 通常，必须具有“编辑项目”权限才能启动工作流。 (默认情况下，Members 组和 Owners 组都具有此权限，但 Visitors 组没有。但是，所有者也可以根据工作流的基础选择要求启动工作流的人员具有“管理列表”权限。通过选择此选项，所有者基本上可以指定只有他们和其他所有者才能启动特定工作流。有关更多详细信息，请参阅本文的 Learn 部分。)

两个起点

可以从以下两个位置之一手动启动工作流：

• 从存储文档的列表或库中。
• 从文档本身内部，在创建它的 Microsoft Office 程序中打开。 (请注意，这必须是完整的已安装程序，而不是 Web 应用程序版本。)

本部分的其余两节提供这两种方法的说明。

从列表或库手动启动

1. 将所有必要的签名行添加到文档中，或者与工作流程参与者进行安排，以确保在任何参与者将其 签名 添加到其中一行之前，所有签名行都存在于文档中。

2. 转到存储要在其上运行工作流的文档的列表或库。

3. 单击项名称前面的图标以选择项目，然后在功能区的“Files”选项卡的“工作流”组中单击“工作流”。
    

4. 在“工作流： 文档名称 ”页的“ 启动新工作流”下，单击要运行的工作流。
   

5. 在启动表单中，进行要应用于此特定工作流实例的任何更改。

   注意

   此处在启动表单中所做的更改 仅 在工作流的当前实例期间使用。 如果要进行每次工作流运行时应用的任何更改，或者要更改不在此窗体中显示的工作流设置，请参阅本文的 CHANGE 部分。

	分配给 对希望工作流向其分配任务的人员列表进行任何更改。 如果一次分配一个任务 按分配任务的顺序输入名称或地址。 如果将同时分配所有任务 名称或地址的顺序并不重要。 如果包含组或通讯组列表 将分配一个组任务：组的 每个 成员都会收到任务通知，但只有 一个 成员需要声明并完成任务。 有关声明和完成组任务的说明，请参阅本文的 COMPLETE 部分。
	Order 确保有关在每个段中一次分配一个任务 (串行) 或一次分配任务 (并行分配任务的规范) 符合您的要求。 有关使用串行和并行阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
	添加新阶段 除了当前配置的一个或多个阶段之外，还添加所需的任何阶段。 若要 删除 整个阶段，请单击该阶段的 “分配给 ”字段，然后按 CTRL+DELETE。 有关使用多个阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
	CC 进行所需的任何添加或删除。 请记住： 在此处输入名称 不 会导致分配工作流任务。 手动启动工作流时，启动工作流的人员会收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。 当工作流自动启动时，最初添加该工作流的人员将收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。

1. 当您按照所需方式完成启动表单中的所有设置时，单击 “开始” 以启动工作流。

工作流分配第一个或多个任务，同时向你和启动表单抄 送 字段中列出的任何人发送开始通知。

从 Microsoft Office 程序中手动启动

1. 将所有必要的签名行添加到文档中，或者与工作流程参与者进行安排，以确保在任何参与者将其 签名 添加到其中一行之前，所有签名行都存在于文档中。

2. 在计算机上安装的 Office 程序中打开文档。

   注意

   当文档在 Microsoft Office 程序的 Web 应用程序版本中打开时，无法使用此方法。 它必须在您的计算机上安装的程序 的完整版本中 打开。

3. 在打开的文档中，单击“ 文件 ”选项卡，单击 “保存”&“发送”，然后单击要对文档运行的工作流。

4. 如果看到以下消息，告诉您工作流需要检入文件，请单击 Check In 按钮。
   (如果看不到此消息，请继续执行步骤 5.)

5. 单击大的“ 开始工作流” 按钮。

6. 在 更改工作流 页面的启动窗体中，进行要应用于此特定工作流实例的任何更改。

   注意

   此处在启动表单中所做的更改 仅 在工作流的当前实例期间使用。 如果要进行每次工作流运行时应用的任何更改，或者要更改不在此窗体中显示的工作流设置，请参阅本文的 CHANGE 部分。

	分配给 对希望工作流向其分配任务的人员列表进行任何更改。 如果一次分配一个任务 按分配任务的顺序输入名称或地址。 如果将同时分配所有任务 名称或地址的顺序并不重要。 如果包含组或通讯组列表 将分配一个组任务：组的 每个 成员都会收到任务通知，但只有 一个 成员需要声明并完成任务。 有关声明和完成组任务的说明，请参阅本文的 COMPLETE 部分。
	Order 确保有关在每个段中一次分配一个任务 (串行) 或一次分配任务 (并行分配任务的规范) 符合您的要求。 有关使用串行和并行阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
	添加新阶段 除了当前配置的一个或多个阶段之外，还添加所需的任何阶段。 若要 删除 整个阶段，请单击该阶段的 “分配给 ”字段，然后按 CTRL+DELETE。 有关使用多个阶段的详细信息，请参阅本文的 PLAN 部分。
	CC 进行所需的任何添加或删除。 请记住： 在此处输入名称 不 会导致分配工作流任务。 手动启动工作流时，启动工作流的人员会收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。 当工作流自动启动时，最初添加该工作流的人员将收到启动和停止通知，而无需在此字段中指定。

1. 当您在启动表单中按所需方式进行设置时，单击 “开始” 以启动工作流。

工作流分配第一个或多个任务，同时向你和启动表单抄 送 字段中列出的任何人发送开始通知。

下一步做什么？

• 如果这是第一次运行此工作流，其他参与者是否需要信息和帮助才能完成分配的任务？ (他们可能会发现本文 的完整部分很 有用。)
• 此外，最好检查参与者是否收到他们的电子邮件通知，特别是他们的垃圾邮件过滤器是否不当处理通知。
• 当然，你可能有一个或多个工作流任务需要自己完成。 有关详细信息，请转到本文的 COMPLETE 部分。
• 同时，若要了解如何跟踪工作流当前实例的进度，请转到本文的 MONITOR 部分。

完成“收集签名”工作流任务

如果这是您第一次在“收集签名”工作流中分配任务，您可能会发现在完成任务之前完整查看本文的这一部分会很有用。 这样，您就会了解所有可能向您开放的选项。

首先，请确保你有正确的文章

不同类型的工作流需要不同的任务操作。

因此，在开始之前，请确保分配给您的任务确实是“收集签名”工作流任务，而不是其他类型工作流的任务。

查找文本 此文档需要您在 以下任意位置签名：

• 在任务通知的 “主题 行”
  
• 在要审阅的文档中的消息栏上
  
• 在“工作流状态”页面上的任务标题中
  

如果您在这些位置看不到此文档需要您的签名文本，请与启动或最初添加工作流的人员检查，以了解它是基于哪个工作流模板，或者它是否是自定义工作流。

但是，如果您的任务 是 “收集签名”任务，请继续阅读！

过程概述

在工作流中分配任务时，通常通过以下三种方式之一了解该任务：

• 你会收到电子邮件任务通知。
• 打开 Microsoft Office 文档，看到消息栏，通知你已分配相关任务。
• 你检查 SharePoint 网站，发现当前分配了一个或多个任务。

当你发现已分配到“收集签名”工作流任务时，通常会执行两项操作：

• 审阅文档 打开并审阅文档，然后 (签名，或者不) 。
• 完成任务 您填写并提交任务表单。

因此，完成任务通常涉及以下三个项目：

• 你收到的通知 (电子邮件)
• 提交以供你签名的文档 (打开然后签名的文档，或者不)
• (打开、填写和提交) 的任务表单

下面是这三个项目的外观。

从任务通知消息访问文档和任务窗体

(请注意，如果任务不是分配给您个人的，而是分配给您所属的整个组或通讯组列表， 则您应该在 完成任务之前声明该任务。有关详细信息，请参阅本细分中的“ 在完成组任务之前声明组任务 ”部分。)

请按以下步骤操作：

1. 在任务通知消息的 要完成此任务 说明，请单击指向文档的链接。
2. 在打开的文档中，单击消息栏上的 “打开此任务 ”按钮。

从列表或库中获取文档和任务窗体

(请注意，如果任务不是分配给您个人的，而是分配给您所属的整个组或通讯组列表， 则您应该在 完成任务之前声明该任务。有关详细信息，请参阅本细分中的“ 在完成组任务之前声明组任务 ”部分。)

请按以下步骤操作：

1. 在存储要审阅的文档的列表或库中，单击与文档和工作流关联的“ 正在进行 ”链接。
2. 在工作流状态页面上，单击任务的标题。
3. 在任务窗体的此 工作流任务适用于 消息栏中，单击指向文档的链接。

签署文档

请注意，如果任务不是分配给您个人的，而是分配给您所属的整个组或通讯组列表，则您应该在完成任务之前 声明 该任务。 有关详细信息，请参阅此细分中的 在 完成组任务之前声明组任务 部分。

另请注意，如果签名行是为特定用户设置的，并且你在以 其他 用户身份登录时对其进行签名，则可能会在签名行中看到差异。 在此示例中，签名行是为 Frank Martinez 设置的，但签名是由以 Anna Lidman 身份登录的人添加的。

在以下示例中，文档是在 Word 中创建的。

请注意文档顶部的三个黄色消息栏：

已标记为最终版本此消息栏表明至少有一个人已在签名行上添加了签名。

签名 可以单击“ 查看签名 ”按钮打开“ 签名” 窗格。 在 “请求签名”下，单击您姓名旁边的箭头，然后在下拉菜单上单击“ 签名”。

如果看到有关第三方数字签名服务提供商的消息，请单击“ 确定” 以继续。 (若要避免将来看到该消息，请选择“检查”框。)

“ 签名” 对话框随即打开。

若要对文档签名，只需在大 X 旁边的框中键入你的姓名，单击“签名”，然后在“签名确认”对话框中单击“确定”。

记住：如果你的名字在 “请求签名 ”列表中出现多次，则有多个签名行可供你添加签名。 使用相同的过程添加每个签名。

工作流任务准备好完成并提交任务表单时，单击工作流任务消息栏中的“打开此任务”按钮。

完成并提交任务表单

“收集签名”工作流任务的任务窗体如下所示。

请注意，前两个控件 (“删除项” 和“ 此工作流任务”适用于文档标题) 从要签名的文档内打开时，任务窗体 中不会显示 在任务窗体中。 仅当直接从任务通知消息或“工作流状态”页面上的“任务”列表打开任务窗体时，才会显示这些表单。

	删除项 若要从工作流的当前实例中删除此任务，请单击此处的链接。 删除任务不会删除要签名的文档。 已删除的任务不再显示在“工作流状态”页面的 “任务 ”区域中。 (但是，删除仍记录在页面的 “历史记录 ”区域中。) 注意：如果未启动此工作流实例，则可能需要在删除任务之前检查启动该工作流的人员，或者，如果自动启动，则与最初添加该工作流的人员联系。
	此工作流任务适用于文档标题 要打开要签名的文档，请单击此处的链接。
	状态、请求者、合并评论、截止日期 您不能编辑或更改这 4 个字段中的条目，但是您可能会发现其中的信息很有用。 请注意， “合并批注 ”框包含已在工作流的同一实例中完成任务的参与者在表单中提交的所有批注。 同样，提交自己的表单后，包含在“ 注释 ”框 (4) 中的任何文本也将显示在“合并 批注 ”框中，供后续参与者使用。
	批注 您在此处输入的任何文本都将记录在工作流历史记录中，并且还将显示在“合并 注释” 字段中 (3) 供后续参与者使用。
	Sign 签署文档并在“ 注释” 字段中键入要贡献的任何反馈后，单击此按钮提交表单并完成任务。
	取消 要关闭任务窗体而不保存任何更改或响应，请单击此按钮。 任务将保持未完成并分配给你。
	重新分配任务 若要将此任务重新分配给其他人，请单击此按钮。 有关要在其中输入重新分配的详细信息的页面的插图以及有关进一步说明，请转到此部分中的第 7 节， 将任务重新分配给其他人。 注意： 对于某些工作流任务，此选项可能会关闭。

在完成组任务之前领取该任务 (可选)

如果只将一个任务分配给您所属的整个组，则该组的任何成员都可以代表整个组声明并完成该单个任务。

在打开和签署文档 之前 声明任务。 一旦你领取任务，它就会分配给你，组里的其他成员都无法完成它。 (这样，只有一个人完成必要的工作。)

1. 在工作流状态页面上，指向分配给组的任务的名称，直到出现箭头。
2. 单击箭头，单击“ 编辑项 ”，然后在任务窗体中单击“ 声明任务 ”按钮。
   

刷新“工作流状态”页面时，您可以看到该任务不再分配给组，而是专门分配给您。

稍后，如果要在不完成任务的情况下再次将任务发布到组，请使用相同的步骤返回到任务窗体，但现在单击“ 发布任务” 按钮。

将任务重新分配给其他人 (可选)

如果您希望其他人完成已分配给您的工作流任务，请单击工作流任务窗体中的“ 重新分配任务 ”按钮。

将显示此表单。

	将任务重新分配给 输入要分配此任务的人员的姓名或地址。 若要将此任务分配给启动工作流的人员 - 或者，如果工作流自动启动，则分配给最初添加此工作流的人员 - 请将此字段留空。
	新建请求 提供分配给任务的人员完成任务所需的任何信息。 (您在此处输入的任何文本都将添加到“ 合并批注 ”区域中。)
	新建工期 执行以下三项操作之一： 保留现有截止日期 将此字段留空。 完全删除截止日期 键入数字 0。 指定新的截止日期 在此处键入数字，然后在以下字段中指定持续时间单位。 总之，这两个条目确定了更改任务到期之前的时期。 请注意，默认情况下，不会为“收集签名”任务分配截止日期或任务持续时间。
	新工期单位 如果要指定新的任务持续时间，请将此字段与 新持续时间 字段结合使用，以标识任务截止日期之前的时间段。 (例如： 3 天 或 1 个月 或 2 周。)

表单填写完成后，单击 “发送”。 您的任务标记 为“已完成”，新任务将分配给现在负责该任务的人员，并发送任务通知。

你提供的任何新信息都包含在下图) 中新任务通知 (数字 1 的“委 派者 ”文本中。

同时，所有这些更改都会在“工作流状态”页面的 “任务 ”和 “历史记录 ”部分中进行跟踪和可见，如下所示。

监视、调整或停止正在运行的“收集签名”工作流

可以监视、调整或停止正在运行的工作流的中心位置是该工作流实例的工作流状态页面。

首先，我们将向您展示如何访问该页面，然后我们将向您展示如何使用您在那里找到的选项和信息。 最后，我们将向您展示另外两个页面，您可以在其中获取其他监控信息。

转到工作流状态页

在项目所在的列表或库中，单击所需项目和工作流的“ 正在进行” 链接。

在此示例中，项是名为“Keynote 草稿”的文档，工作流是“审批 3”。

“工作流状态”页随即打开。

• 如果列表或库包含大量项目，则可以使用排序和/或筛选更快地查找要查找的项目。 如果您发现以相同的方式重复排序和/或筛选，您可能会发现创建一个自动执行该特定排列的自定义视图很有用。
• 要转到“工作流状态”页面，您还可以针对您感兴趣的特定实例单击“已开始”电子邮件通知中的“ 查看此工作流的状态 ”链接，或单击“已完成”电子邮件通知中的“ 查看工作流历史记录 ”链接。

使用“工作流状态”页监视工作流进度

在这里，在“工作流状态”页面每个部分的插图下，您将找到该部分回答的监控问题。

工作流信息部分

已回答的问题：

• 谁启动了此工作流实例？
• 此实例是什么时候启动的？
• 此实例中的最后一个操作是什么时候发生的？
• 此实例在哪个项上运行？
• 此实例的当前状态是什么？

任务部分

已回答的问题：

• 哪些任务已经创建并分配，它们的当前状态是什么？
• 哪些任务已经完成，每项任务的结果是什么？
• 已创建和分配的每个任务的截止日期是什么时候？ (请注意，默认情况下，不会为“收集签名”任务分配截止日期或任务持续时间。)

已删除的任务和尚未分配的任务 不会 显示在此部分中。

工作流历史记录部分

已回答的问题：

• 此工作流实例中已发生哪些事件？
• 请注意，过期任务和过期任务通知 不会 显示在此区域中。

取消或结束此工作流运行

有两种方法可以在正在运行的工作流实例正常完成之前停止它：

• 取消工作流 所有任务都将取消，但会保留在“工作流状态”页面的 “任务 ”区域中。
• 结束此工作流 所有任务都将取消，并从“工作流状态”页面的 “任务 ”区域中删除。 (但是，它们仍反映在工作流历史记录区域中。)

下面是这两种方法的说明。

取消 (所有已取消但保留在“任务”列表和“历史记录”) 中的任务

如果不再需要工作流的当前实例，可以取消它。

默认情况下，此过程可由启动此工作流实例的人员 或 具有“管理列表”权限的任何人执行。 (同样，默认情况下，Owners 组具有“管理列表”权限;Members 组和 Visitors 组则不需要。)

• 在“工作流状态”页面上，在“工作流可视化效果”正下方的区域中，单击“ 取消所有收集签名任务 ”链接。

所有当前任务都将取消，工作流以“ 已取消”状态结束。 已取消的任务仍列在 “任务 ”区域和“ 工作流历史记录 ”区域中。

结束 (从“任务”列表中删除但保留在“历史记录”中的所有任务)

如果发生错误，或者工作流停止且无法响应，则可以终止该错误。

默认情况下，此过程只能由具有“管理列表”权限的人员执行。 (同样，默认情况下，Owners 组具有“管理列表”权限;Members 组和 Visitors 组则不需要。)

• 在“工作流状态”页面上，在“工作流可视化效果”正下方的区域中，单击“ 结束此工作流 ”链接。

工作流创建的所有任务都将被取消，并从“工作流状态”页面的 “任务 ”区域中删除，但它们仍反映在“ 工作流历史记录 ”区域中。 工作流结束时的状态为 “已取消”。

了解正在项上运行的工作流

在任何项的工作流页上，您都会找到当前在该项上运行的工作流的列表。

1. 转到存储项目的列表或库。
2. 指向项的名称，单击显示的箭头，然后单击下拉菜单中的“ 工作流 ”。
3. 在“工作流： 项名称 ”页的 “正在运行的工作流”下，你将找到当前在项上运行的工作流实例的列表。

监视整个网站集的工作流

网站集管理员可以一目了然地查看：

• 网站集中当前存在基于每个工作流模板的工作流数。
• 每个工作流模板本身在网站集中当前是活动还是非活动。
• 基于每个工作流模板的工作流版本的实例数当前正在网站集中运行。

操作方式如下：

1. 打开网站集的主页 (而不是 集合 ) 内 网站或子网站的主页。
2. 单击“ 设置” 图标 ，然后单击 “站点设置”。
   在站点设置页面的 站点管理下，单击 工作流。
   

工作流页面随即打开，显示信息。

下一步做什么？

如果这是此工作流版本首次运行，您可能希望使用本文 REVIEW 部分中的说明来查看实例中的事件，并发现工作流是否按预期运行。

查看收集签名工作流结果并创建报表

工作流实例完成后，您可以查看其历史记录中记录的事件。 (您可以在实例完成后的最多 60 天内访问任何实例的记录。)

您还可以跨实例运行有关工作流整体性能的报告。

查看最近实例中的事件

只要某个项保留在同一列表或库中，并且直到在同一项上再次运行相同的工作流，就可以从列表或库访问最新实例的历史记录。

若要查看在任何项上运行的工作流的最新实例的工作流状态页：

• 在项目所在的列表或库中，单击所需项目和工作流的状态链接。

在此示例中，项是标题为“ Keynote 草稿 ”的文档，工作流是 “新建文档审批”。

在“工作流状态”页上， “工作流历史记录 ”部分位于底部附近。

访问实例历史记录长达 60 天

如果要在同一项目上再次运行同一工作流 后查看 实例的历史记录，该怎么办？

事实上，您最多可以从以下两个入口点之一执行此操作：列表或库，或工作流完成通知。 (60 天是 SharePoint 产品保留工作流任务历史记录的时间。)

从列表或库中

1. 转到存储项目的列表或库。
2. 单击项名称前面的图标以选择项目，然后在功能区的“Files”选项卡的“工作流”组中单击“工作流”。
3. 在“工作流： 项名称 ”页的 “已完成的工作流”下，单击要查看的工作流实例的名称或状态。
   
   此时将打开该实例的工作流状态页。

从工作流完成通知中

• 打开您要查看的实例的工作流完成通知，然后单击“ 查看工作流历史记录 ”链接。

此时将打开该实例的工作流状态页。

为了保留所有完成通知，可能需要创建一个 Outlook 规则。 设置规则以将主题行中包含文本已完成的所有传入邮件复制到其自己的单独文件夹中。 (请确保 Outlook 规则 复制 传入邮件，而不是简单 地移动 它们，否则它们将不会显示在收件箱中。)

创建工作流性能报告

要了解其中一个工作流版本的一般执行情况（随时间推移和在多个实例上），您可以创建两个预定义报表中的一个或两个：

• 活动持续时间报告 使用此报表可查看完成工作流 中 每个活动所需的平均时间，以及完成该工作流的每次完整运行或 实例 所需的时间。
• 取消和错误报告 使用此报表可查看工作流是否经常被取消或在完成之前遇到错误。

为工作流创建可用报表

1. 在列表或库中，在该工作流的 状态 列中，单击任何状态信息链接。
   
2. 在“工作流状态”页的 “工作流历史记录”下，单击“ 查看工作流报告”。
   
3. 找到要查看报表的工作流，然后单击要查看的报表的名称。
   
4. 在“自定义”页面上，保留或更改报表文件的创建位置，然后单击 “确定”。
   
   报表随即创建并保存到指定位置。
5. 报表完成后，可以单击下图中所示的链接进行查看。 否则，请单击“ 确定” 完成并关闭对话框。 (稍后，当你准备好查看该报告时，你将在上一步中指定的位置找到它。)
   

下一步做什么？

如果您的工作流按照您想要的方式运行，您就可以开始使用它了。

如果要更改其工作方式的任何内容，请参阅本文的 CHANGE 部分。

创建工作流性能报告

要了解其中一个工作流版本的一般执行情况（随时间推移和在多个实例上），您可以创建两个预定义报表中的一个或两个：

• 活动持续时间报告 使用此报表可查看完成工作流 中 每个活动所需的平均时间，以及完成该工作流的每次完整运行或 实例 所需的时间。
• 取消和错误报告 使用此报表可查看工作流是否经常被取消或在完成之前遇到错误。

为工作流创建可用报表

1. 在列表或库中，在该工作流的 状态 列中，单击任何状态信息链接。
   
2. 在“工作流状态”页的 “工作流历史记录”下，单击“ 查看工作流报告”。
   
3. 找到要查看报表的工作流，然后单击要查看的报表的名称。
   
4. 在“自定义”页面上，保留或更改报表文件的创建位置，然后单击 “确定”。
   
   报表随即创建并保存到指定位置。
5. 报表完成后，可以单击下图中所示的链接进行查看。 否则，请单击“ 确定” 完成并关闭对话框。 (稍后，当你准备好查看该报告时，你将在上一步中指定的位置找到它。)
   

下一步做什么？

如果您的工作流按照您想要的方式运行，您就可以开始使用它了。

如果要更改其工作方式的任何内容，请参阅本文的 CHANGE 部分。

更改、禁用或删除“收集签名”工作流

运行新的“收集签名”工作流的第一个实例并查看结果后，您可能希望对工作流的配置方式进行一项或多项更改。

此外，您可能在将来的不同时间希望对配置进行进一步更改。

最后，在某个时候，您可能希望在更短或更长的时间内禁用工作流，但不将其删除 — 或者您确实可以选择完全删除它。

更改工作流的永久设置

要对现有工作流的设置进行永久更改，请打开并编辑最初用于添加它的关联表单。

如果工作流仅在一个列表或库中运行

1. 打开运行工作流的列表或库。

2. 在功能区上，单击“ 列表 ”或 “库 ”选项卡。

   注意

   选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如，在日历列表中，此选项卡名为 Calendar。

3. 在 “设置” 组中，单击 “工作流设置”。

4. 在“工作流设置”页上，在“ 工作流名称”下 (单击以更改设置) ，单击要更改其设置的工作流的名称。

   注意

   如果列表中未显示所需的“收集签名”工作流，则它可能只与一种内容类型关联。 此列表中显示的工作流由 显示此类型的工作流关联 控件控制，该控件位于列表正上方。 (请参见图。) 单击下拉菜单中的内容类型选项，以发现哪个选项显示所需的工作流。 当所需的工作流出现在列表中时，单击该工作流的名称。

5. 在最初用于添加工作流的同一两页关联表单中，进行并保存所需更改。
   有关关联窗体中的字段和控件的详细信息，请参阅本文的列表/库或网站集) (PLAN 段和相应的 ADD 段。

如果工作流在网站集的所有列表和库中运行

1. 打开网站集的主页 (而不是 集合 ) 内 网站或子网站的主页。
2. 单击“ 设置” 图标 ，然后单击 “站点设置”。

在“网站设置”页的 “库”下，单击 “网站内容类型”。

1. 在“网站内容类型”页面上，单击运行工作流的网站内容类型的名称。
   
2. 在所选内容类型的页面上，在“设置”下， 单击“工作流设置”。
   
3. 在“工作流设置”页上，在“ 工作流名称”下 (单击以更改设置) ，单击要更改其设置的工作流的名称。
4. 在最初用于添加工作流的同一两页关联表单中，进行并保存所需更改。
   有关关联窗体中的字段和控件的详细信息，请参阅本文的列表/库或网站集) (PLAN 段和相应的 ADD 段。

禁用或删除工作流

如果工作流仅在一个列表或库中运行

1. 打开运行工作流的列表或库。
2. 在功能区上，单击“ 列表 ”或 “库 ”选项卡。
   选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如，在日历列表中，此选项卡名为 Calendar。
3. 在 “设置 ”组中，单击“ 工作流设置”
4. 在工作流设置页面上，单击 删除工作流 链接。
5. 使用“删除工作流”页面上的表单禁用、重新启用或删除工作流。
   

表单中有五列：

• 工作流 工作流的名称。
• 实例 当前在项上运行的工作流实例数。
• 允许 使工作流能够继续正常运行的选项。
• 没有新实例 允许完成工作流的任何当前运行实例的选项，但通过使其无法运行任何新实例来禁用工作流。 (此操作 是 可逆的。若要稍后重新启用工作流，请返回到此页面并选择“ 允许”。)
• 删除 从列表或库中完全删除工作流的选项。 所有正在运行的实例都将立即终止，并且该工作流的列不再显示在列表或库的页面上。 (此操作 不可 逆。)

如果工作流在网站集的所有列表和库中运行

1. 打开网站集的主页 (而不是 集合 ) 内 网站或子网站的主页。
2. 单击“ 设置” ，然后单击 ”站点设置“。
   在 Microsoft 365 中的 SharePoint 中，单击“设置”，单击”网站内容“，然后单击”网站设置“。
3. 在“网站设置”页的“Web Designer 库”下，单击“网站内容类型”。
   
4. 在“网站内容类型”页面上，单击运行工作流的网站内容类型的名称。
   
5. 在所选内容类型的页面上，在“设置”下，单击 “工作流设置”。
6. 在工作流设置页面上，单击 删除工作流 链接。
7. 使用“删除工作流”页面上的表单禁用、重新启用或删除工作流。
   

下一步做什么？

如果进行了任何更改，请运行工作流的测试实例以仔细检查更改的效果。

表单中有五列：

• 工作流 工作流的名称。
• 实例 当前在项上运行的工作流实例数。
• 允许 使工作流能够继续正常运行的选项。
• 没有新实例 允许完成工作流的任何当前运行实例的选项，但通过使其无法运行任何新实例来禁用工作流。 (此操作 是 可逆的。若要稍后重新启用工作流，请返回到此页面并选择“ 允许”。)
• 删除 从网站集中完全删除工作流的选项。 所有正在运行的实例都将立即终止，并且该工作流的列不再显示在列表或库的页面上。 (此操作 不可 逆。)

进一步自定义

可通过多种方式进一步自定义 SharePoint 产品中包含的工作流。

你甚至可以从头开始创建自定义工作流。

您可以使用以下任意或所有程序：

• SharePoint Designer 2013 自定义工作流窗体、操作和行为。
• Microsoft Visual Studio 构建您自己的自定义工作流操作。

有关详细信息，请参阅 Microsoft Software Developer Network (MSDN) 帮助系统。