在某些版本的 SharePoint 中添加列表项时，发送电子邮件需要许多步骤，这些步骤的详细信息如下。 但是，如果使用的是最新版本的 SharePoint，则 可以直接从列表中添加流。 用于 在添加列表项时发送电子邮件 的流程模板包括快速入门所需的基本步骤。
注意
- SharePoint 2010 工作流自 2020 年 8 月 1 日起针对新租户停用，并于 2020 年 11 月 1 日从现有租户中删除。 如果使用 SharePoint 2010 工作流，建议迁移到 Power Automate 或其他受支持的解决方案。 有关详细信息，请参阅 SharePoint 2010 工作流停用。
- SharePoint 2013 工作流自 2023 年 4 月起已弃用，并将于 2024 年 4 月 2 日起为新租户关闭。 它将从现有租户中删除，并将于 2026 年 4 月 2 日完全停用。 如果使用 SharePoint 2013 工作流，建议迁移到 Power Automate 或其他受支持的解决方案。 有关详细信息，请参阅 Microsoft 365 中的 SharePoint 2013 工作流停用。
- 可能需要长达 4 小时才能收到通知。
从工作流发送电子邮件
从工作流发送基本电子邮件
通过使用 Workflow Designer 中的 Send an Email 操作，可以设置自定义工作流，以向您或任何其他指定的用户或组发送电子邮件。 电子邮件的可用字段为“ 收件人”、“ 抄送”、“ 主题”和 “正文”。 这些字段可以包含静态文本和从工作流查找动态生成的文本。
您可以使用“发送Email”操作生成多种类型的电子邮件，包括工作流到达指定阶段或执行指定操作时的通知， (包括工作流) 的整体启动和停止以及有关未在截止日期前完成的任务的提醒。
注意
必须先在服务器上配置传出电子邮件设置，然后工作流才能发送电子邮件。 如果您不确定服务器的当前电子邮件设置，请与您的服务器管理员检查。 有关传出电子邮件设置的详细信息，请参阅“ 另请参阅 ”部分。
在此示例中，您将设置工作流，以便在每次开始在新项目上运行时向您发送电子邮件通知。 使用与 SharePoint 服务器 版本匹配的 SharePoint Designer 版本。 例如，对于 SharePoint 服务器 2010，请使用 SharePoint Designer 2010。 并且，对于 SharePoint 服务器 2010 之后的所有版本，包括 SharePoint 服务器 2016 和 Microsoft 365 中的 SharePoint，请使用 SharePoint Designer 2013。 从 Microsoft 下载中心下载 SharePoint Designer 2013。有关详细信息，请参阅另请参阅。
打开 SharePoint Designer 2013 并连接到 SharePoint 网站
SharePoint Designer 2013 作为 Office 2013 应用安装。 若要打开 SharePoint Designer 2013 并连接到 SharePoint 网站，请执行以下步骤：
- 若要打开 SharePoint Designer 2013，请在“开始”菜单上选择它。 选择“开始”图标>所有程序>Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013。
- 在 SharePoint Designer 2013 起始页上，选择“打开网站”。
- 输入要连接到的 SharePoint 网站，例如 http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site。
- 若要打开网站，请选择 “打开”。
- 如果出现提示，输入你的凭据。 (如果登录的计算机未集成安全性，系统将提示输入凭据。) 确保使用有权访问 SharePoint 网站的凭据。
创建基于 SharePoint 工作流平台的列表工作流
- 在导航窗格中，选择“ 工作流”节点。
- 在“工作流”选项卡的“新建”部分中，选择“列出工作流”下拉列表。
- 选择要与新工作流关联的 列表 。
- 在“ 创建列表工作流 ”对话框中，输入工作流的名称和说明，然后确保将 “平台类型 ”设置为“ SharePoint 2013 工作流”。
- 若要创建工作流，请选择 “确定”。
现在已创建工作流，你可以添加操作、条件、阶段、步骤和循环来构建工作流。 SharePoint Designer 2013 功能区中提供了这些工作流组件。
注意
如果您未看到 SharePoint 2013 工作流作为可用的平台类型，则工作流管理器未配置为使用 SharePoint 场。 若要解决此问题，请参阅 配置工作流管理器以使用 SharePoint 服务器 2013 场。
有关工作流操作的可用列表的详细信息，请参阅另 请参阅。
创建操作以发送电子邮件
选择 Actions，然后选择 Send an Email。
在操作中，选择 这些用户。
在 Define Email Message 对话框中，从现有用户和组中选择用户，或在 To 字段中输入您自己的电子邮件地址。
注意
- 若要将电子邮件发送到外部电子邮件地址， 你必须能够从相应的电子邮件服务器检索信息。
- 电子邮件的 “收件人 ”地址可以是特定的静态地址 (例如 NORTHWINDTRADERS\junmin 或 junmin@northwindtraders.com) ，也可以是对变量信息的工作流查找。 有关使用工作流查找动态处理从工作流发送的电子邮件而不是使用静态地址的详细信息，请参阅 动态选择要接收消息的用户或组。
- 呈现的电子邮件的发件人地址将始终是服务器管理员的电子邮件地址，除非服务器管理员更改当前 Web 应用或所有 Web 应用的发件人地址。 若要了解详细信息，请阅读为特定 Web 应用配置 Outgoing Email。
在 主题 字段中，输入电子邮件的主题，或要定义对此处所需文本的工作流查找，请选择 显示数据绑定
。注意
要使工作流正确编译，您必须在 Subject 字段中进行一些输入。
在 “主题 ”字段下的大框中，输入或粘贴电子邮件的正文文本。
选择 确定。
选择 “操作”，>转到某一阶段。
选择 工作流结束。
选择 “发布”。
有关修改电子邮件内容的更多高级选项，请参阅以下部分。
动态选择要接收邮件的用户或组
如果您在电子邮件的“收件人”和“抄送”字段中提供了静态地址，则每当需要更改收件人时，都必须在工作流 Designer 中打开工作流并手动进行更改。 如果地址将频繁发生更改，则最好在“收件人”和“抄送”字段中使用工作流查找。 查找可以引用当前项目中的字段、其他列表或库项目中的字段或工作流变量中的地址。
使用自定义列表存储收件人地址
如果收件人定期更改，但频率不够高，以至于每次启动工作流时都必须在启动表单上指定收件人，则可以创建一个自定义收件人列表，其中包含每个引用该工作流的一个列表项，然后创建列，您可以在其中存储每个工作流中每封电子邮件的发送地址。 当任何工作流邮件的收件人发生更改时，你需要做的是更改该工作流的“收件人”列表项中相应字段中的地址。
重要
存储工作流电子邮件地址的列可以是单行文本、多行文本或人员或组类型列。 如果使用“人员”或“组”列，则工作流将引用电子邮件地址的每个字段中只能创建一个条目。 创建列时，请务必在“允许多重选择”下选择“否”。 如果要使用此类型的列指定多个收件人，可以创建一个 SharePoint 组，其中包括希望工作流将电子邮件发送到的人员，然后在字段中指定组。 创建列时，请务必在“允许选择”下选择“人员和组”。 有关创建列表和添加列的详细信息，请参阅 另请参阅。
注意
创建 SharePoint 组时，请确保每个组至少对网站具有读取权限，并且在“新建组”页面的“组设置”区域中，在“谁可以查看组的成员身份”下，选择“所有人”。
若要为自定义“收件人”列表使用工作流查找：
在浏览器中，创建名为“收件人”的包含以下三个列的自定义列表：
在收件人列表中，创建一个新项目，然后执行下列操作：
- 在 工作流名称 字段中，输入 Document Review ，这是此处使用的示例工作流的名称。
- 在 收件人 字段中，选择通讯簿
，然后在 选择 People 和 组 对话框中，选择要将电子邮件发送到的单个人员或组。 - 在 “抄送 ”字段中，输入要将副本发送到的收件人的电子邮件地址，并用分号分隔多个地址。
选择 Actions，然后选择 Send an Email。
在“操作”中，选择 这些用户。
在 Define Email Message 对话框中，在“收件人”框的末尾，单击“通讯簿
”。在 “选择用户” 对话框的“ 或从现有用户和组中选择” 列表中，选择 用户的工作流查找，然后选择 “添加”。
在“ 查找人员或组” 对话框中，选择以下选项：
- 数据源：收件人或自定义列表的名称。
- 源中的字段： 收件人，或“收件人”行中包含所需地址的字段。
- 返回字段为： 登录名。 这决定了电子邮件中的“收件人”字段的格式。
- 字段：收件人：工作流名称
-
值：输入 文档审阅或当前工作流的名称。
此查找指出，“从收件人列表中，选择工作流名称等于文档审阅的收件人字段的值。”
对话框的上半部分指定列表和列;对话框的下半部分指定行。
在“ 查找人员或组 ”对话框中，选择“ 确定”。
在有关确保唯一查找的电子邮件中，选择 “确定”。
要关闭“ 选择用户 ”对话框，请再次选择“ 确定” 。
在 Define Email Message 对话框中，在 CC 字段的末尾，选择 通讯簿
。在 “选择用户” 对话框的“ 或从现有用户和组中选择” 列表中，选择 用户的工作流查找，然后选择 “添加”。
在 “定义工作流查找 ”对话框中，选择以下选项：
- 数据源：收件人或自定义列表的名称。
- Fieldfrom source： 抄送或抄送行中包含所需地址的字段。
- 返回字段为： 登录名。 这决定了电子邮件中的“收件人”字段的格式。
- 字段：收件人：工作流名称
-
值：输入 文档审阅或当前工作流的名称。
此查找指出，“从收件人列表中，选择工作流名称等于文档审阅的抄送字段的值。”
选择 “确定”，然后在警告消息中再次选择“ 确定” 。
若要关闭“ 选择用户 ”对话框，请选择“ 确定”。
现在，当工作流发送此电子邮件时，它会将其发送到自定义收件人列表中“文档审阅”项的“收件人”和“抄送”字段中列出的地址。 若要更改收件人，只需在列表项中进行所需的更改即可。
单个工作流可能会发送多封电子邮件，并且这些电子邮件可能不会全部发送给相同的收件人。 要存储此工作流发送的其他电子邮件的其他地址，可以将列添加到列表中以存储其他地址。 在这种情况下，你可能希望将列命名为“第一个邮件收件人”、“第二个邮件收件人”等等。
或者，您可以设计列表，以便为工作流发送的每封电子邮件创建一个项目，而不是为每个工作流创建一个项目。 在这种情况下，请确保用于标识每封电子邮件的名称是唯一的，以便检索地址的查找返回所需的唯一值。
使用工作流启动表单指定收件人
如果你希望每次手动启动工作流时都指定收件人，则可以自定义工作流启动表单以从启动工作流的人员收集地址。 然后，工作流可以直接使用输入的地址，或者将它们复制到当前项目的字段中 — 在工作流完成其当前实例后，它们仍可供参考。 如果工作流设置为自动启动，则无论何时发生自动启动，都可以在启动表单中指定默认地址。
包含有关当前项目的信息
到目前为止，示例电子邮件中的正文文本是静态的：每次工作流创建电子邮件实例时，文本将完全相同。
但是，包含与当前运行工作流的项目相关的文本可能很有用。 例如，在电子邮件正文中包含需要审核的文档的标题可能会很有用。 若要包含此类动态信息，你可以使用工作流查找。 查找功能将从不同的数据源（如列表、库和工作流数据）检索数据。
若要将文档标题添加到电子邮件文本，请执行以下操作：
输入或粘贴要在其中显示查找信息的静态文本。
将插入点放在查找所在的位置。
提示
插入查阅后，无法将其拖动到新位置。 (但是，可以通过拖动其他文本来“重新定位”查找。) 同样，无法剪切、复制或粘贴查找或任何包含查找的文本。
选择 “添加”或“更改查找”。
在“ 查找字符串” 对话框的“ 数据源 ”字段中，选择 “当前项”，然后在 “源字段”中 ，选择“ 名称”。
选择“确定”。
插入的查找将显示在电子邮件正文中。
若要发布工作流，请选择“ 发布”。
当工作流运行并生成电子邮件时，查阅将替换为文档的标题。
包含文档标题很有用，但包含一个允许你直接访问文档的超链接可能更有用。 为此，你需要在超链接中包含查找。
包含静态超链接
要在工作流电子邮件的正文中包含静态超链接（始终链接到同一地址或位置的超链接），请在“定义电子邮件”对话框的格式设置工具面板的右上角选择“编辑超链接”按钮，Email“按钮。
输入或粘贴要在其中显示链接的静态文本。
选择文本，然后选择“ 编辑超链接”。
在“ 编辑超链接 ”对话框中，输入网站地址。
选择“确定”。
插入的超链接将显示在电子邮件正文中。
注意
基于文本的电子邮件程序不会呈现超链接。
若要了解如何使用工作流查找创建指向不同地址的动态超链接，具体取决于工作流当前运行的项，请参阅 包含指向当前项的超链接。
包含指向当前项目的超链接
在上一节中， 包含静态超链接，示例超链接中的地址不包含变量信息：每次工作流发送电子邮件时，超链接都会指向同一页。
但是，通过使用工作流查找，你可以创建一个动态链接，该链接使用与当前项目相关的信息来决定指向哪个 URL。
如果当前项是文档库中的文档
在工作流启动通知示例中，你可能希望提供指向新文档的链接：
输入或粘贴要在其中显示链接的静态文本。
选择文本，然后选择“ 编辑超链接”。
在编辑 超链接 对话框中，选择函数 (fx) 。
提示
插入查阅后，无法将其拖动到新位置。 (但是，可以通过拖动其他文本来“重新定位”查找。) 同样，无法剪切、复制或粘贴查找或任何包含查找的文本。
在“ 查找字符串 ”对话框的“ 数据源 ”字段中，选择“ 当前项目”。
在源字段中，选择编码的绝对 URL，然后选择确定。
插入
当电子邮件收件人选择链接时，文档将打开以供查看或编辑。
如果当前项目是列表项
创建指向列表项（例如公告或日历事件）的链接时，可以选择让链接打开列表项的显示窗体 (DispForm.aspx) 或编辑窗体 (EditForm.aspx) 。
若要创建用于打开列表项的链接：
在浏览器中，导航到要创建此工作流的列表。
打开库中任何现有文档的列表项，如果希望链接打开显示窗体，请使用“ 查看项 ”，如果希望链接打开编辑窗体，请使用“ 编辑项 ”。
从头开始复制地址栏中的地址 http： 或 https：通过第一个等号 (=) 。
?ID= 文本是一种查询字符串参数，用于指示页面显示当前列表或库中具有列表 ID（后跟等号 (=)）的项目的表单 — 在此示例中，它是由工作流查找标识的当前项目的列表 ID。
注意
如果当前项是由三个工作流任务操作之一创建的任务，并且您希望链接打开自定义任务窗体 (而不是“任务”列表) 的默认显示或编辑窗体，请参阅 当前项是否为自定义任务窗体。 对于不是由工作流任务操作创建的任务，并且对于由其中一个工作流任务操作创建的任务的显示表单，你需要做的就是完成当前过程。
在 Define Email Message 对话框中，输入或粘贴要在其中显示链接的静态文本，例如 - 要查看列表项，请单击此处。
选择文本，然后选择“ 编辑超链接”。
在 “编辑超链接 ”框中的 地址 字段中，选择“ 字符串生成器”。
在“ 字符串生成器 ”对话框中，粘贴地址。
将插入点直接放在等号 (=) 之后，然后选择 “添加”或“更改查找”。
在“ 查找字符串 ”对话框的“ 源 ”字段中，选择 “当前项”， 然后在 “源字段”字段 中，选择“ ID”。
选择“确定”。
字符串生成器中的最后一个字符串应以http://or 开头，以“插入https://列表项 4”的超链接结[%Current Item:ID%].尾
重要
虽然当前项 ID 查找在构建指向当前列表项的链接时非常有用，但以下查找可能会在呈现的路径中显示错误，我们不建议将它们包含在电子邮件链接中：路径、服务器相对 URL、源 URL 和 URL 路径。
选择“ 确定” 两次。
你的链接将在电子邮件中以蓝色文本显示，并带有下划线。
如果你计划多次使用该链接，请继续阅读下一部分。
将列表项地址存储为工作流变量
你可以在工作流变量中存储显示表单的 URL 或编辑列表项的表单，以便能够在同一工作流中的多个位置使用它。
在 Workflow Designer 窗口中，选择“操作”，然后选择“从字符串索引中提取子字符串”。
在舞台上，选择 字符串， 然后选择省略号按钮 [...]。
在“ 字符串生成器 ”对话框中，粘贴 URL (的静态文本部分，但不要粘贴当前项 ID) 的查找。
将插入点定位到等号 (=) 之后，然后选择“ 添加”或“更改查找”。
在“ 查找字符串 ”对话框的“ 数据源 ”字段中，选择 “当前项”， 然后在 “源字段”中 ，选择“ ID”。
选择 确定。
查阅将添加到对话框中的文本中。
若要关闭 “字符串生成器 ”对话框，请选择“ 确定”。
在“从 0 开始”中选择 0，并将其替换为 1。
注意
当 “起始时间” 的值大于 1 时，最终字符串将删除字符。
在“输出到变量： 子字符串”中选择“变量：子字符串”或“变量：子字符串1”。
在列表中，选择创建 新变量 ，然后在编辑 变量 对话框中，输入新变量的名称。
确保 “类型 ”设置为 “字符串”，然后选择“ 确定”。
选择刚刚创建的操作下方的选项，并将 “发送电子邮件” 操作添加到“操作”中，然后在操作中选择 这些用户 。
要在 Define Email Message 对话框中使用新变量，请在电子邮件正文中输入或粘贴要显示链接的文本。 选择文本，然后从格式菜单中选择“ 编辑超链接”。 选择 [fx] 按钮，或选择省略号按钮 [...]，然后选择 “添加”或“更改查找”。
在“ 查找字符串 ”对话框的“ 数据源 ”框列表中，选择 工作流变量和参数。
在 “源字段” 列表中，选择 “变量：变量的名称”，然后选择“ 确定”， 并在下一个框中选择“ 确定”。
你现在可以在当前工作流中的任何位置插入此变量。
包含图像
可以通过创建变量并使用 HTML 图像标记 <img/> 链接到存储为 JPEG (.jpg) 文件并上传到网站中的图片库的图像，在电子邮件中包含图形。
- 在 Workflow Designer 窗口中，选择“操作”，然后选择“设置工作流变量”。
- 选择 工作流变量， 然后选择 创建 新变量。
- 在“ 编辑变量 ”对话框中，输入新变量的 名称 ，并确保 “类型 ”设置为 “字符串”，然后选择“ 确定”。
- 选择 值 ，然后选择省略号按钮 [...]。在 “字符串生成器”窗口中，输入或粘贴 HTML 标记格式的 JPEG 图像文件的 URL -
<img src ="URL"/>
- 选择“确定”。
- 插入的操作显示如下。
- 选择刚刚创建的操作下方并将 发送电子邮件操作 添加到操作，然后选择操作中的这些用户 。
- 在 Define Email Message 对话框中，选择 Add or Change Lookup。
- 在“ 查找字符串 ”对话框的数据 源 列表中，选择 工作流变量和参数。
- 在源字段列表中，选择变量：变量名称，然后选择确定。
- 要关闭 Define Email Message 窗口并发布工作流，请再次选择 OK。
发送电子邮件时，将显示 JPEG 文件中的图像，而不是链接标记。
标识不受支持的选项
我们不支持当前版本的 Send an Email 操作的以下选项：
- 在“发件人”行中指定地址。 (工作流发送的电子邮件始终在“ 发件人 ”行上显示服务器管理员指定的电子邮件地址。只有服务器管理员才能更改此设置，并且只能为当前 Web 应用中的所有通知更改，而不能按工作流更改。)
- 使用嵌入的级联样式表 (CSS) 来格式化邮件内容。 可以使用 style 属性设置文本格式，但我们不支持
<style>标记和 CSS 类。 - 在“收件人”或“抄送”框中使用工作流查找，该框引用包含多个值的人员或组类型的列。
- 指定电子邮件的密件抄送收件人。
- 在邮件中包含作为附件的其他文件。
- 在邮件中嵌入图像或图形文件。 相反，包含图像。
另请参阅
SharePoint 2013 分步：设置传出 Email 设置
配置工作流管理器以使用 SharePoint 服务器 2013 场
在 SharePoint Online、SharePoint 2016 和 SharePoint 2013 中创建警报或订阅 RSS 源
在 SharePoint 2010 中创建警报或订阅 RSS 源
基本故障排除提示
以下问题列表有助于确定创建工作流时遇到的问题的原因：
是否能够在同一列表中创建任何其他类型的工作流？ 例如，尝试创建 审批工作流。
是否能够在以下位置创建相同的工作流：
- 在同一网站上的不同列表上？
- 在不同网站的同一网站集下？
- 在不同网站集的同一 Web 应用程序下？
- 在不同的 Web 应用程序上？
- 使用其他帐户登录？
- 使用另一台计算机？
高级故障排除提示
如果所有基本的疑难解答提示都无助于确定工作流问题的原因，请使用以下步骤：
确保你在网站和工作流级别具有所需的权限。 转到 站点设置>站点权限>检查此列表的权限/列表设置>权限， 并验证 检查权限结果 是否匹配：
设计工作流所需的最低权限（保存并发布）：
- 在 SharePoint 网站上： 设计
- 在 SharePoint 列表中： 编辑
启动工作流所需的最低权限：
- 在 SharePoint 网站上： 仅查看/读取
- 在 SharePoint 列表中： 参与
确保将传出电子邮件设置为正确的 Exchange 服务器。
- 以管理员身份打开“命令提示符”
- 运行 nslookup <Exchange 服务器地址>。 例如：nslookup exch.contoso.com
- 应在输出中看到 Exchange 服务器的已解析 IP 地址。 如果没有，请联系 Exchange 管理员，并请求提供正确的 Exchange 完全限定域名 (FDQN) 。
通过 SharePoint 命令行管理程序，使用 SPUtility 类的 SendEmail 函数，按照以下步骤向同一个人发送电子邮件。
- 以管理员身份打开 SharePoint 命令行管理程序。 (右键单击“SharePoint 管理” Shel> 以管理员身份运行)
- 运行以下脚本。 如果脚本响应为 True，并且用户从 SharePoint 收到电子邮件，则表明 SharePoint 中的 SMTP 配置正确。
$Site = "Your Site Name" $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow" $Subject = "Subject Line with the email" $Body = "Test Email Body" $web = Get-SPWeb $Site [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body) # Below is the same script with sample data $Site = "http://sp/" $Email = "User1@contoso.com" $Subject = "Test Email from SharePoint" $Body = "This is a Test Email" $web = Get-SPWeb $Site [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)使用 SMTP 功能，从 SharePoint 服务器向同一用户发送电子邮件。 请按照 使用 Telnet 测试 SMTP 通信中的步骤进行操作。
注意
默认情况下，SharePoint 不为传出邮件创建日志条目。 SharePoint 从不直接发送电子邮件。 电子邮件通过管理中心配置的 SMTP (Exchange) 服务器中继。 若要对此类工作流进行故障排除，请按照前面的步骤操作。