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重要：    Microsoft不再建議建立和使用 Access 2010 Web 資料庫。 如需詳細資訊，請參閱 Access 2010 Web 資料庫藍圖。

Access 2010 Services Web 資料庫範本會建立現成的資料庫，讓您追蹤報價、發票、客戶，以及與經營服務企業相關聯的其他資料。

下列影片將示範如何使用此範本的簡短案例。

您的瀏覽器不支援視訊。 請安裝 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

如果您還沒有，請 下載服務範本。

請繼續閱讀以瞭解如何使用範本建立您自己的資料庫，並開始使用範本來協助您經營業務。

本文內容

第一次啟動資料庫

對話方塊隨即出現，可讓您選擇要保留範例資料或刪除範例資料，以便開始輸入自己的資料：

服務 Web 資料庫範本的啟動表單

1. 按一下左側的按鈕以開啟資料庫並使用範例資料。 Access 會以來自虛構公司 Northwind Traders 的資料填入服務資料庫。

2. 按一下右側的按鈕以刪除範例資料，讓您可以開始自行輸入。

刪除範例資料也可防止啟動對話方塊于稍後再次出現。

3. 清除核取方塊，以防止該對話方塊稍後再次出現。

附註: 顯示貨幣資料的服務範本中的所有欄位和控制項，都會使用貨幣符號 ($) 做為貨幣符號。 如果您的地區設定使用不同的貨幣符號，您應該考慮先調整受影響的欄位和控制項，再移除範例資料。

消費者入門：將現有資料新增至您的服務資料庫

[消費者入門] 索引標籤包含下列其他索引標籤，可協助您設定商務資料並準備就緒：

消費者入門索引標籤

功能

歡迎加入

實用資源的連結

公司資訊

用來在發票和其他報表上使用之公司相關資訊的欄位

員工

員工的資料工作表檢視。 登入的員工會記錄在新的報價和發票上

服務

您可以新增至報價和發票之服務的資料工作表檢視

產品

您轉售或使用之材料的資料工作表檢視。 您可以將這些產品新增至報價和發票

發票&引號

兩種資料工作表檢視：引號和發票

當您按一下 [啟動] 對話方塊中的 [開始輸入我的資料] 時，Access 會將您帶到[消費者入門Welcome] 索引標籤，您可以在這裡開始將資料輸入到新的 [服務] 資料庫。

服務 Web 資料庫範本的 [快速入門] 索引標籤

您不需要使用[消費者入門] 索引標籤來輸入所有資料。 索引標籤可讓您方便快速入門。 您可以在下列消費者入門索引標籤上輸入的大部分資訊，也可以在主要索引標籤上輸入，例如 [引號] 索引標籤或 [發票] 索引標籤。 不過，您只能輸入公司資訊 (使用 [ 公司資訊 ] 索引標籤顯示在引號和發票上) 。

歡迎使用索引標籤：說明和其他資源

[ 歡迎使用] 索 引標籤上的連結會指向最新的資源，以協助您充分利用服務資料庫。 雖然連結不會變更，但是當有新的資源可供使用時，連結目標也會隨之更新。

  • 當您完成檢視 [歡迎] 索 引標籤上的資訊時，按一下 [ 下一步 ] 以繼續進行 [公司資訊] 索引 標籤。

[公司資訊] 索引標籤：輸入您的公司資訊

在 [ 公司資訊] 索 引標籤上，您可以輸入公司相關資訊，例如名稱、位置、電話和電子郵件地址。 此資訊會顯示在發票和資料庫建立的其他報表上。

[服務] 資料庫範本的 [公司資訊] 索引標籤

  • 在方塊中輸入您公司的資訊，然後按 [ 下一步]。

[員工] 索引標籤：輸入員工資訊

在 [ 員工] 索引標籤上，您可以開始將員工新增至資料庫。 這可協助您追蹤哪些員工做了什麼。 例如，建立新報價時，會將登入的員工記錄為新報價的一部分。

  • 在資料工作表中輸入每位員工的資訊，然後按 [ 下一步]。

    您也可以在 [員工] 主索引標籤上檢視、編輯及新增 員工 。

[服務] 索引標籤：輸入服務資訊

在 [ 服務] 索 引標籤上，新增您所提供服務的相關資訊，例如每個服務的每小時費率。 您也可以刪除服務或將其標示為已停用，藉以移除服務。 只有在服務未出現在任何引號或發票中時，才能刪除服務。

當您將服務新增至報價或發票時，該服務的預設每小時費率會新增至報價或發票。 不過，您可以在提交任何特定報價或發票之前，調整任何服務的每小時費率。 調整報價或發票的費率並不會影響服務的預設每小時費率。

新增儲存在 Excel 中的服務資料

您可以從 Excel 將資料複製並貼到 Access 資料工作表中。 複製並貼上資料可以節省您的時間，特別是如果 Excel 中的資料已經位於與資料工作表上各欄相同或非常相似的列或欄中。

當您準備複製 Excel 資料並貼到 Access 時，有兩個主要考慮：

重要: [ 服務代碼] 欄必須具備每個服務的值，而且值必須是唯一的，也即兩個或多個服務不能有相同的名稱。

附註: 本節中的步驟假設您擁有 服務 資料工作表中所有四欄的資料。 如果您沒有所有資料，您可以複製您擁有的資料。 唯一必要且必須具有唯一值的資料行是 [服務代碼]。

將 Excel 資料從列轉置成欄

提示: 如果您的資料排序與 Access 資料工作表中的欄不同，請考慮在 Excel 中插入工作表，並將資料轉置到新工作表。 使用新的工作表可讓您更輕鬆地以與 Access 資料工作表欄相同的順序排列資料。

  1. 在 Excel 中，選取資料，然後按 CTRL+C。

    提示: 若要選取數個不連續的儲存格群組，請在選取時按住 CTRL 鍵。

  2. 以滑鼠右鍵按一下您所選資料以外的儲存格 (例如，選取範圍最小列) 下方的儲存格，然後在 [ 貼上選項]底下，按一下 [ 轉置 ] 按鈕：
    貼上轉置

重新排列與服務資料工作表不同順序的 Excel 資料欄

  1. 開啟包含服務相關資料的 Excel 活頁簿。

  2. 插入新的工作表。 如需此步驟的說明，請參閱 Excel 文章 插入或刪除工作表。

  3. 在新工作表上：

    1. 在儲存格 A1 中輸入或貼上 服務代碼 。

    2. 在儲存格 B1 中輸入或貼上 服務描述 。

    3. 在儲存格 C1 中輸入或貼上 預設每小時費率 。

    4. 在儲存格 D1 中輸入或貼上 筆記 。

  4. 將服務的名稱或代碼複製到欄 A：

    1. 按一下列出名稱或程式碼之工作表的索引標籤。

    2. 選取名稱或代碼清單，然後按 CTRL+C

    3. 按一下新工作表的索引標籤。

    4. 選取 A2 儲存格，然後按 CTRL+V。

  5. 將服務描述複製到欄 B：

    1. 按一下儲存格 B2，然後輸入等號 (=) 。

    2. 按一下列出描述之工作表的索引標籤。

    3. 按一下包含第一個描述的儲存格，然後按 ENTER。
      Excel 會將儲存格參照貼到新工作表上的儲存格 B2。

    4. 在新工作表上，再按一下儲存格 B2，然後按兩下 填滿控點 填滿控點。
      Excel 會將清單其餘部分的儲存格參照貼到欄 B。

  6. 重複步驟 5，但使用欄 C，並複製服務的預設每小時費率。

  7. 重複步驟 5，但使用欄 D 並複製服務的附注。

貼上與 [服務] 資料工作表上欄順序相同的欄資料

  1. 在 Excel 中，選取資料，然後按 CTRL+C。

    若要選取多個不連續的儲存格群組，請在選取時按住 CTRL 鍵。

  2. 在 Access 的 [ 服務] 索 引標籤上，以滑鼠右鍵按一下資料工作表上的星號，然後按一下 [ 貼上]。
    [服務] 資料工作表的捷徑功能表

一次新增一個服務

  • 按一下 [新增服務 ] 以開啟 [ 服務詳細 資料] 表單並輸入服務的相關資訊。
    -或–

  • 在 [ 服務 ] 索引標籤的資料工作表中輸入資料。

[產品] 索引標籤：輸入產品資訊

在 [ 產品] 索引標籤上，新增您在服務期間轉售或使用之產品的相關資訊。

當您將產品新增至報價或發票時，單價會記錄為報價或發票的一部分。 不過，在提交任何特定報價或發票之前，您可以調整任何產品的單價。 調整報價或發票上的價格並不會影響產品的單價。

新增您儲存在 Excel 中的產品資料

您可以從 Excel 將資料複製並貼到 Access 資料工作表中。 複製並貼上資料可以節省您的時間，特別是如果 Excel 中的資料已經位於與資料工作表上各欄相同或非常相似的列或欄中。

當您準備複製 Excel 資料並貼到 Access 時，有兩個主要考慮：

重要: [ 產品代碼] 欄必須具備每個服務的值，而且該值必須是唯一的，例如，兩個或多個服務不能有相同的名稱。

附註: 本節中的步驟假設您擁有 [產品 ] 資料工作表中所有四個數據行的資料。 如果您沒有所有資料，您可以複製您擁有的資料。 唯一必要且必須具有唯一值的資料行是 [產品代碼]。

將 Excel 資料從列轉置成欄

如果您的資料是列 (，而不是欄) ，請在將資料貼到 Access 之前，先轉置 Excel 中的資料。

提示: 如果您的資料排序與 Access 資料工作表中的欄不同，請考慮在 Excel 中插入工作表，並將資料轉置到新工作表。 使用新的工作表可讓您更輕鬆地以與 Access 資料工作表欄相同的順序排列資料。

  1. 在 Excel 中，選取資料，然後按 CTRL+C。

    若要選取數個不連續的儲存格群組，請在選取時按住 CTRL 鍵。

  2. 以滑鼠右鍵按一下您所選資料以外的儲存格 (例如，選取範圍最小列) 下方的儲存格，然後在 [ 貼上選項]底下，按一下 [ 轉置 ] 按鈕：
    貼上轉置

重新排列與 [產品] 資料工作表不同順序的 Excel 欄

  1. 開啟包含產品相關資料的 Excel 活頁簿。

  2. 插入新的工作表。 如需此步驟的說明，請參閱 Excel 文章 插入或刪除工作表。

  3. 在新工作表上：

    1. 在儲存格 A1 中輸入或貼上 產品代碼 。

    2. 在儲存格 B1 中輸入或貼上 產品描述 。

    3. 在儲存格 C1 中輸入或貼上 單價 。

    4. 在儲存格 D1 中輸入或貼上 [每單位數量 ]。

    5. 在儲存格 E1 中輸入或貼上 筆記 。

  4. 將產品名稱或代碼複製到欄 A：

    1. 按一下列出名稱或程式碼之工作表的索引標籤。

    2. 選取名稱或代碼清單，然後按 CTRL+C

    3. 按一下新工作表的索引標籤。

    4. 選取 A2 儲存格，然後按 CTRL+V。

  5. 將產品描述複製到欄 B：

    1. 按一下儲存格 B2，然後輸入等號 (=) 。

    2. 按一下列出描述之工作表的索引標籤。

    3. 按一下包含第一個描述的儲存格，然後按 ENTER。
      Excel 會將儲存格參照貼到新工作表上的儲存格 B2。

    4. 在新工作表上，再按一下儲存格 B2，然後按兩下 填滿控點 填滿控點。
      Excel 會將清單其餘部分的儲存格參照貼到欄 B。

  6. 重複步驟 5，但使用欄 C，並複製產品單價。

  7. 重複步驟 5，但使用欄 D，並複製產品每個單位的數量。

  8. 重複步驟 5，但使用欄 E 並複製產品筆記。

貼上與 [產品] 資料工作表上欄順序相同的欄資料

  1. 在 Excel 中，選取資料，然後按 CTRL+C。

    若要選取多個不連續的儲存格群組，請在選取時按住 CTRL 鍵。

  2. 在 Access 的 [ 產品] 索引標籤上，以滑鼠右鍵按一下資料工作表上的星號，然後按一下 [ 貼上]。
    [服務] 資料工作表的捷徑功能表

一次新增一項產品

  • 按一下 [新增產品 ] 以開啟 [ 產品詳細資料 ] 表單並輸入產品資訊。
    -或–

  • 在 [產品] 索引 標籤的資料 工作表中輸入資料。

[發票] 索引標籤&引號：輸入引號和發票

如果您手邊有一些報價和發票，您可以將它們輸入到 [ 引號& [發票] 索 引標籤上的資料工作表中。

  1. 若要輸入報價，請按一下 [新增報價]。 若要輸入發票，請按一下 [ 新增發票]。

  2. 在開啟的詳細資料表單中，輸入您擁有的資訊，例如狀態、產生報價或發票的員工，以及客戶。

  3. 如果您輸入的客戶不在資料庫中，Access 會提示您輸入新客戶。 按一下 [是]，然後填寫您對新客戶的相關資訊。 當您關閉資料工作表時，客戶會出現在 [ 客戶 ] 下拉式清單中。

  4. 完成每個報價或發票之後，按一下 [儲存 &關閉 ]。 資料隨即儲存，表單隨即關閉。

  5. 當您完成新增現有的報價和發票時，請按 [下一步]。

頁面頂端

儀表板：追蹤使用中的報價和發票

[儀表板] 索引標籤提供一個方便的地方，可追蹤開啟的報價和未付發票，以及新增報價或發票。

[服務] 資料庫範本的 [儀表板] 索引標籤

檢視報價或發票的詳細資料

  • 按一下 [ 報價] 底下的值，開啟該報價的 [報價詳細 資料] 表單。

    您可以在提交報價之前編輯報價的詳細資料，也就是如果 狀態 為 [新增]。

  • 按一下 [ 發票] 底下的值#，以開啟該發票的 [ 發票詳細 資料] 表單

建立新報價或發票

  • 按一下 [新增報價 ] 或 [ 新增發票]，然後填寫出現的表單。

    附註: 如果您未登入資料庫，請從 [銷售人員 ] 下拉式清單中選取您的名稱，將您的名稱新增至報價或發票。

頁面頂端

引號：管理您所有的引號

[ 引號 ] 索引標籤提供檢視，可協助您根據引號的狀態管理引號。

[服務] 資料庫範本的 [報價] 索引標籤

引號列在下列索引標籤上：

  • 有效    列出尚未開發票、遭拒絕或已過期的引號。

  • 已核准    列出已核准或已開發票的引號。

  • 發票    已開發票的清單引號。 您可以檢視列出報價的發票。

  • 已過期    列出未發票就過期的引號。

  • 已拒絕    已拒絕的清單引號。 您可以核准已拒絕的報價，使其可供發票處理。

檢視報價的詳細資料

  • 按一下 [ 報價] 底下的值，開啟該報價的 [報價詳細 資料] 表單。

    您可以在提交報價之前編輯報價的詳細資料，也就是如果 狀態 為 [新增]。

[報價詳細資料] 表單

[報價詳細資料] 表單

1. 報價編號和狀態會出現在 [ 報價詳細 資料] 表單的左上角。

2. 使用 [ 報價詳細 資料] 表單頂端的按鈕來提交、核准、拒絕或開發票、建立報價的複本，以及檢視報價以準備列印。

3. 報價的一般資訊會出現在 [ 報價詳細 資料] 表單頂端按鈕正下方的方塊中。

4. [ 報價詳細 資料] 表單中間的索引標籤是用於報價的詳細資料： (服務和產品) 、服務位置、稅金和條款，以及記事的明細專案。 您可以在任何報價上調整明細專案的費率和單價，而不會影響相關服務或產品的預設值。

5. 服務、產品和稅金總額會顯示在 [ 報價詳細 資料] 表單的右下角。 如果您在 [ 明細專案] 索引標籤或 [ 稅金&條款 ] 索引標籤上更新詳細資料，請按一下 [ 重新整理總計 ] 以更新此區域中顯示的金額。

建立新報價

  • 在 [ 報價] 索引 標籤上，按一下 [ 新增報價]，然後填寫 [ 報價詳細資料] 表單。

    附註: 如果您未登入資料庫，請從 [銷售人員 ] 下拉式清單中選取您的名稱，將您的名稱新增至報價。

提交核准報價

尚未提交的引號沒有報價編號;值 [...] 會顯示在 Quote#底下。

  1. 在 [ 引號 ] 索引標籤上，按一下包含您要提交之報價的列中的 [... ]。
    Access 會開啟 [報價詳細資料] 表單並顯示報價。

  2. 檢閱報價的一般資訊和詳細資料，並進行任何必要的變更，例如新增或移除明細專案、調整明細專案的費率或單價，或新增附注。

  3. 在 [ 報價詳細資料 ] 表單頂端，按一下 [ 提交]。

核准或拒絕提交的報價

  1. 在 [ 報價] 索引 標籤上，按一下 [ 報價] 底下的值，開啟 [ 報價詳細資料 ] 表單並顯示報價。

  2. 檢閱報價資訊，然後執行下列其中一項操作：

    • 如果報價可接受，請按一下 [報價詳細資料] 表單頂端的 [核准]。

    • 如果報價可接受微變更，請按一下 [報價詳細資料] 表單頂端的[複製]。 Access 會根據原始報價建立新報價。 接著，您可以修改並提交新報價，然後核准。

    • 如果報價不可接受，請按一下 [報價詳細資料] 表單頂端的 [拒絕]。

將核准的報價轉換成發票

  1. 在 [ 引號] 索引 標籤上，按一下 [ 已核准] 索引標籤。
    Access 會顯示已核准的引號，包括已開發票的引號。

  2. 按一下 [ 報價] 底下的值，開啟該報價的 [報價詳細 資料] 表單。

  3. 檢閱報價資訊。

    附註: 您無法變更已核准報價的任何詳細資料。 不過，您可以按一下 [複製 ]，修改並提交重複的報價，然後核准並使用該報價建立發票，以產生重複的報價。

  4. 在 [ 報價詳細資料 ] 表單頂端，按一下 [ 發票]。

列印報價或以電子郵件傳送

  1. 在 [ 報價] 索引 標籤上，按一下 [ 報價] 底下的值，開啟 [ 報價詳細資料 ] 表單並顯示報價。

  2. 在 [ 報價詳細資料 ] 表單頂端，按一下 [ 檢視報價]。
    Access 會在要列印的表單中開啟報價。

    附註: 報價頂端的按鈕不會出現在最終複本上。

  3. 按一下報價頂端的適當按鈕。

頁首

發票：管理所有發票

在 [ 發票] 索引 標籤上，您可以建立新的發票，並依狀態檢閱發票。

[服務] 資料庫範本的 [發票] 索引標籤

帳單列在下列索引標籤上：

  • 無償    列出尚未付款但尚未逾期的發票。

  • 逾期    列出尚未付款且已逾期的發票。

  • 付費    清單已付款的發票。

檢視發票的詳細資料

  • 按一下 [ 發票] 底下的值#，以開啟該發票的 [ 發票詳細 資料] 表單。

    您可以在提交發票之前先編輯其詳細資料，也就是如果 狀態 為 [新增]。

[發票詳細資料] 表單

[發票詳細資料] 表單

1. 發票號碼和狀態會顯示在 [ 發票詳細 資料] 表單的左上角。

2. 使用 [ 發票詳細 資料] 表單頂端的按鈕來提交發票或將其標示為已付款、建立發票的複本、檢視發票列印時的外觀，以及儲存對發票的變更並關閉 [ 發票詳細 資料] 表單。

3. 發票的一般資訊會位於 [ 發票詳細 資料] 表單頂端按鈕下方的方塊中。 如果發票是以報價建立，它會繼承該報價的這項資訊，但您可以變更發票而不影響原始報價。

4. [ 發票詳細 資料] 表單中間的索引標籤是用於發票的詳細資料：服務與產品) (明細專案、服務位置、稅金和條款，以及記事。 如果發票是以報價建立，它會繼承該報價的這些詳細資料，但您可以變更發票詳細資料，而不會影響原始報價。 您也可以調整任何發票上明細專案的費率和單價，而不會影響相關服務或產品的預設值。

5. 服務、產品和稅金總額會顯示在 [ 發票詳細 資料] 表單的右下角。 如果您在 [ 明細專案] 索引標籤或 [ 稅金&條款 ] 索引標籤上更新詳細資料，請按一下 [ 重新整理總計 ] 以更新此區域中顯示的金額。

建立新發票

  • 按一下 [新增發票]，然後填寫 [ 發票詳細資料 ] 表單。

    附註: 如果您未登入資料庫，請從 [銷售人員 ] 下拉式清單中選取您的名稱，將您的名稱新增至報價。

提交付款發票

尚未提交的發票沒有發票編號;值 [...] 會顯示在 [ 發票] 底下#。

  1. 在 [ 發票] 索引卷 標上，按一下包含您要提交付款之發票的列中的 [... ]。
    Access 會開啟 [ 發票詳細資料 ] 表單並顯示發票。

  2. 檢閱發票的一般資訊和詳細資料，並進行任何必要的變更，例如新增或移除明細專案、調整明細專案的費率或單價，或新增記事。

  3. 在 [ 發票詳細資料 ] 表單頂端，按一下 [ 提交]。

列印發票或以電子郵件傳送發票

  1. 在 [ 發票] 索引 標籤上，按一下 [ 發票] 底下的值，以開啟 [ 發票詳細資料 ] 表單並顯示發票。

  2. 在 [ 發票詳細 資料] 表單頂端，按一下 [ 檢視發票]。
    Access 會開啟要列印之表單中的發票。

    附註: 發票頂端的按鈕不會出現在最終複本上。

  3. 按一下發票頂端的適當按鈕。

標示已付款的發票

  1. 在 [ 發票] 索引 標籤的 [ 未付款] 索引 標籤上，按一下 [ 發票] 底下的值#，以開啟 [ 發票詳細資料 ] 表單並顯示發票。

  2. 在 [ 發票詳細資料] 窗 體頂端，按一下 [ 標示已付款]。

頁面頂端

報表中心：檢視及列印報表

服務資料庫範本包含四份報表：一份客戶清單， (每月、每季及每年) 三份銷售報告。

[服務] 資料庫範本的 [報告中心] 索引標籤

若要預覽報表：

  • 按一下 [報表中心] 索引標籤，然後在 [ 選取報表] 底下，按一下您要檢視的報告。
    Access 會在預覽窗格中顯示報表。

您可以使用預覽窗格頂端顯示的選項來自訂預覽。 顯示的選項取決於您預覽的報表。

若要列印報表：

  1. 預覽您要列印的報表。

  2. 在 [ 報表中心] 索 引標籤上，按一下 [ 在新索引標籤中開啟]，然後按 CTRL+P。

進階：管理服務、產品、員工和客戶

[ 進階 ] 索引標籤提供管理下列清單的便利位置：

  • 客戶

  • 員工

  • 產品

  • 服務

每份清單都會顯示為數據工作表，更容易找出不一致之處，並大量變更資料。

服務資料庫範本的 [進階] 索引標籤

後續步驟

當您開始使用服務資料庫來管理業務時，您很可能會想到要查詢或篩選資料的新方式。 您可能也會發現您想要修改資料庫以更符合您的需求。 本節中的連結可帶您深入瞭解您可以執行的一般工作和修改。

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