We couldn’t sign you in
Select the account you want to use.

重要:    Microsoft不再建議建立和使用 Access 2010 Web 資料庫。 如需詳細資訊,請參閱 Access 2010 Web 資料庫藍圖

Access 2010 Services Web 資料庫範本會建立現成的資料庫,讓您追蹤報價、發票、客戶,以及與經營服務企業相關聯的其他資料。

下列影片將示範如何使用此範本的簡短案例。

您的瀏覽器不支援視訊。 請安裝 Microsoft Silverlight、Adobe Flash Player 或 Internet Explorer 9。

如果您還沒有,請 下載服務範本

請繼續閱讀以瞭解如何使用範本建立您自己的資料庫,並開始使用範本來協助您經營業務。

本文內容

第一次啟動資料庫

對話方塊隨即出現,可讓您選擇要保留範例資料或刪除範例資料,以便開始輸入自己的資料:

服務 Web 資料庫範本的啟動表單

1. 按一下左側的按鈕以開啟資料庫並使用範例資料。 Access 會以來自虛構公司 Northwind Traders 的資料填入服務資料庫。

2. 按一下右側的按鈕以刪除範例資料,讓您可以開始自行輸入。

刪除範例資料也可防止啟動對話方塊于稍後再次出現。

3. 清除核取方塊,以防止該對話方塊稍後再次出現。

附註: 顯示貨幣資料的服務範本中的所有欄位和控制項,都會使用貨幣符號 ($) 做為貨幣符號。 如果您的地區設定使用不同的貨幣符號,您應該考慮先調整受影響的欄位和控制項,再移除範例資料。

消費者入門:將現有資料新增至您的服務資料庫

[消費者入門] 索引標籤包含下列其他索引標籤,可協助您設定商務資料並準備就緒:

消費者入門索引標籤

功能

歡迎加入

實用資源的連結

公司資訊

用來在發票和其他報表上使用之公司相關資訊的欄位

員工

員工的資料工作表檢視。 登入的員工會記錄在新的報價和發票上

服務

您可以新增至報價和發票之服務的資料工作表檢視

產品

您轉售或使用之材料的資料工作表檢視。 您可以將這些產品新增至報價和發票

發票&引號

兩種資料工作表檢視:引號和發票

當您按一下 [啟動] 對話方塊中的 [開始輸入我的資料] 時,Access 會將您帶到[消費者入門Welcome] 索引標籤,您可以在這裡開始將資料輸入到新的 [服務] 資料庫。

服務 Web 資料庫範本的 [快速入門] 索引標籤

您不需要使用[消費者入門] 索引標籤來輸入所有資料。 索引標籤可讓您方便快速入門。 您可以在下列消費者入門索引標籤上輸入的大部分資訊,也可以在主要索引標籤上輸入,例如 [引號] 索引標籤或 [發票] 索引標籤。 不過,您只能輸入公司資訊 (使用 [ 公司資訊 ] 索引標籤顯示在引號和發票上) 。

歡迎使用索引標籤:說明和其他資源

[ 歡迎使用] 索 引標籤上的連結會指向最新的資源,以協助您充分利用服務資料庫。 雖然連結不會變更,但是當有新的資源可供使用時,連結目標也會隨之更新。

  • 當您完成檢視 [歡迎] 索 引標籤上的資訊時,按一下 [ 下一步 ] 以繼續進行 [公司資訊] 索引 標籤。

[公司資訊] 索引標籤:輸入您的公司資訊

在 [ 公司資訊] 索 引標籤上,您可以輸入公司相關資訊,例如名稱、位置、電話和電子郵件地址。 此資訊會顯示在發票和資料庫建立的其他報表上。

[服務] 資料庫範本的 [公司資訊] 索引標籤

  • 在方塊中輸入您公司的資訊,然後按 [ 下一步]

[員工] 索引標籤:輸入員工資訊

在 [ 員工] 索引標籤上,您可以開始將員工新增至資料庫。 這可協助您追蹤哪些員工做了什麼。 例如,建立新報價時,會將登入的員工記錄為新報價的一部分。

  • 在資料工作表中輸入每位員工的資訊,然後按 [ 下一步]

    您也可以在 [員工] 主索引標籤上檢視、編輯及新增 員工

[服務] 索引標籤:輸入服務資訊

在 [ 服務] 索 引標籤上,新增您所提供服務的相關資訊,例如每個服務的每小時費率。 您也可以刪除服務或將其標示為已停用,藉以移除服務。 只有在服務未出現在任何引號或發票中時,才能刪除服務。

當您將服務新增至報價或發票時,該服務的預設每小時費率會新增至報價或發票。 不過,您可以在提交任何特定報價或發票之前,調整任何服務的每小時費率。 調整報價或發票的費率並不會影響服務的預設每小時費率。

新增儲存在 Excel 中的服務資料

您可以從 Excel 將資料複製並貼到 Access 資料工作表中。 複製並貼上資料可以節省您的時間,特別是如果 Excel 中的資料已經位於與資料工作表上各欄相同或非常相似的列或欄中。

當您準備複製 Excel 資料並貼到 Access 時,有兩個主要考慮:

重要: [ 服務代碼] 欄必須具備每個服務的值,而且值必須是唯一的,也即兩個或多個服務不能有相同的名稱。

附註: 本節中的步驟假設您擁有 服務 資料工作表中所有四欄的資料。 如果您沒有所有資料,您可以複製您擁有的資料。 唯一必要且必須具有唯一值的資料行是 [服務代碼]

將 Excel 資料從列轉置成欄

提示: 如果您的資料排序與 Access 資料工作表中的欄不同,請考慮在 Excel 中插入工作表,並將資料轉置到新工作表。 使用新的工作表可讓您更輕鬆地以與 Access 資料工作表欄相同的順序排列資料。

  1. 在 Excel 中,選取資料,然後按 CTRL+C。

    提示: 若要選取數個不連續的儲存格群組,請在選取時按住 CTRL 鍵。

  2. 以滑鼠右鍵按一下您所選資料以外的儲存格 (例如,選取範圍最小列) 下方的儲存格,然後在 [ 貼上選項]底下,按一下 [ 轉置 ] 按鈕:
    貼上轉置

重新排列與服務資料工作表不同順序的 Excel 資料欄
  1. 開啟包含服務相關資料的 Excel 活頁簿。

  2. 插入新的工作表。 如需此步驟的說明,請參閱 Excel 文章 插入或刪除工作表

  3. 在新工作表上:

    1. 在儲存格 A1 中輸入或貼上 服務代碼

    2. 在儲存格 B1 中輸入或貼上 服務描述

    3. 在儲存格 C1 中輸入或貼上 預設每小時費率

    4. 在儲存格 D1 中輸入或貼上 筆記

  4. 將服務的名稱或代碼複製到欄 A:

    1. 按一下列出名稱或程式碼之工作表的索引標籤。

    2. 選取名稱或代碼清單,然後按 CTRL+C

    3. 按一下新工作表的索引標籤。

    4. 選取 A2 儲存格,然後按 CTRL+V。

  5. 將服務描述複製到欄 B:

    1. 按一下儲存格 B2,然後輸入等號 (=) 。

    2. 按一下列出描述之工作表的索引標籤。

    3. 按一下包含第一個描述的儲存格,然後按 ENTER。
      Excel 會將儲存格參照貼到新工作表上的儲存格 B2。

    4. 在新工作表上,再按一下儲存格 B2,然後按兩下 填滿控點 填滿控點
      Excel 會將清單其餘部分的儲存格參照貼到欄 B。

  6. 重複步驟 5,但使用欄 C,並複製服務的預設每小時費率。

  7. 重複步驟 5,但使用欄 D 並複製服務的附注。

貼上與 [服務] 資料工作表上欄順序相同的欄資料
  1. 在 Excel 中,選取資料,然後按 CTRL+C。

    若要選取多個不連續的儲存格群組,請在選取時按住 CTRL 鍵。

  2. 在 Access 的 [ 服務] 索 引標籤上,以滑鼠右鍵按一下資料工作表上的星號,然後按一下 [ 貼上]
    [服務] 資料工作表的捷徑功能表

一次新增一個服務

  • 按一下 [新增服務 ] 以開啟 [ 服務詳細 資料] 表單並輸入服務的相關資訊。
    -或–

  • 在 [ 服務 ] 索引標籤的資料工作表中輸入資料。

[產品] 索引標籤:輸入產品資訊

在 [ 產品] 索引標籤上,新增您在服務期間轉售或使用之產品的相關資訊。

當您將產品新增至報價或發票時,單價會記錄為報價或發票的一部分。 不過,在提交任何特定報價或發票之前,您可以調整任何產品的單價。 調整報價或發票上的價格並不會影響產品的單價。

新增您儲存在 Excel 中的產品資料

您可以從 Excel 將資料複製並貼到 Access 資料工作表中。 複製並貼上資料可以節省您的時間,特別是如果 Excel 中的資料已經位於與資料工作表上各欄相同或非常相似的列或欄中。

當您準備複製 Excel 資料並貼到 Access 時,有兩個主要考慮:

重要: [ 產品代碼] 欄必須具備每個服務的值,而且該值必須是唯一的,例如,兩個或多個服務不能有相同的名稱。

附註: 本節中的步驟假設您擁有 [產品 ] 資料工作表中所有四個數據行的資料。 如果您沒有所有資料,您可以複製您擁有的資料。 唯一必要且必須具有唯一值的資料行是 [產品代碼]

將 Excel 資料從列轉置成欄

如果您的資料是列 (,而不是欄) ,請在將資料貼到 Access 之前,先轉置 Excel 中的資料。

提示: 如果您的資料排序與 Access 資料工作表中的欄不同,請考慮在 Excel 中插入工作表,並將資料轉置到新工作表。 使用新的工作表可讓您更輕鬆地以與 Access 資料工作表欄相同的順序排列資料。

  1. 在 Excel 中,選取資料,然後按 CTRL+C。

    若要選取數個不連續的儲存格群組,請在選取時按住 CTRL 鍵。

  2. 以滑鼠右鍵按一下您所選資料以外的儲存格 (例如,選取範圍最小列) 下方的儲存格,然後在 [ 貼上選項]底下,按一下 [ 轉置 ] 按鈕:
    貼上轉置

重新排列與 [產品] 資料工作表不同順序的 Excel 欄
  1. 開啟包含產品相關資料的 Excel 活頁簿。

  2. 插入新的工作表。 如需此步驟的說明,請參閱 Excel 文章 插入或刪除工作表

  3. 在新工作表上:

    1. 在儲存格 A1 中輸入或貼上 產品代碼

    2. 在儲存格 B1 中輸入或貼上 產品描述

    3. 在儲存格 C1 中輸入或貼上 單價

    4. 在儲存格 D1 中輸入或貼上 [每單位數量 ]。

    5. 在儲存格 E1 中輸入或貼上 筆記

  4. 將產品名稱或代碼複製到欄 A:

    1. 按一下列出名稱或程式碼之工作表的索引標籤。

    2. 選取名稱或代碼清單,然後按 CTRL+C

    3. 按一下新工作表的索引標籤。

    4. 選取 A2 儲存格,然後按 CTRL+V。

  5. 將產品描述複製到欄 B:

    1. 按一下儲存格 B2,然後輸入等號 (=) 。

    2. 按一下列出描述之工作表的索引標籤。

    3. 按一下包含第一個描述的儲存格,然後按 ENTER。
      Excel 會將儲存格參照貼到新工作表上的儲存格 B2。

    4. 在新工作表上,再按一下儲存格 B2,然後按兩下 填滿控點 填滿控點
      Excel 會將清單其餘部分的儲存格參照貼到欄 B。

  6. 重複步驟 5,但使用欄 C,並複製產品單價。

  7. 重複步驟 5,但使用欄 D,並複製產品每個單位的數量。

  8. 重複步驟 5,但使用欄 E 並複製產品筆記。

貼上與 [產品] 資料工作表上欄順序相同的欄資料
  1. 在 Excel 中,選取資料,然後按 CTRL+C。

    若要選取多個不連續的儲存格群組,請在選取時按住 CTRL 鍵。

  2. 在 Access 的 [ 產品] 索引標籤上,以滑鼠右鍵按一下資料工作表上的星號,然後按一下 [ 貼上]
    [服務] 資料工作表的捷徑功能表

一次新增一項產品

  • 按一下 [新增產品 ] 以開啟 [ 產品詳細資料 ] 表單並輸入產品資訊。
    -或–

  • 在 [產品] 索引 標籤的資料 工作表中輸入資料。

[發票] 索引標籤&引號:輸入引號和發票

如果您手邊有一些報價和發票,您可以將它們輸入到 [ 引號& [發票] 索 引標籤上的資料工作表中。

  1. 若要輸入報價,請按一下 [新增報價]。 若要輸入發票,請按一下 [ 新增發票]

  2. 在開啟的詳細資料表單中,輸入您擁有的資訊,例如狀態、產生報價或發票的員工,以及客戶。

  3. 如果您輸入的客戶不在資料庫中,Access 會提示您輸入新客戶。 按一下 [是],然後填寫您對新客戶的相關資訊。 當您關閉資料工作表時,客戶會出現在 [ 客戶 ] 下拉式清單中。

  4. 完成每個報價或發票之後,按一下 [儲存 &關閉 ]。 資料隨即儲存,表單隨即關閉。

  5. 當您完成新增現有的報價和發票時,請按 [下一步]

頁面頂端

儀表板:追蹤使用中的報價和發票

[儀表板] 索引標籤提供一個方便的地方,可追蹤開啟的報價和未付發票,以及新增報價或發票。

[服務] 資料庫範本的 [儀表板] 索引標籤

檢視報價或發票的詳細資料

  • 按一下 [ 報價] 底下的值,開啟該報價的 [報價詳細 資料] 表單。

    您可以在提交報價之前編輯報價的詳細資料,也就是如果 狀態[新增]

  • 按一下 [ 發票] 底下的值#,以開啟該發票的 [ 發票詳細 資料] 表單

建立新報價或發票

  • 按一下 [新增報價 ] 或 [ 新增發票],然後填寫出現的表單。

    附註: 如果您未登入資料庫,請從 [銷售人員 ] 下拉式清單中選取您的名稱,將您的名稱新增至報價或發票。

頁面頂端

引號:管理您所有的引號

[ 引號 ] 索引標籤提供檢視,可協助您根據引號的狀態管理引號。

[服務] 資料庫範本的 [報價] 索引標籤

引號列在下列索引標籤上:

  • 有效    列出尚未開發票、遭拒絕或已過期的引號。

  • 已核准    列出已核准或已開發票的引號。

  • 發票    已開發票的清單引號。 您可以檢視列出報價的發票。

  • 已過期    列出未發票就過期的引號。

  • 已拒絕    已拒絕的清單引號。 您可以核准已拒絕的報價,使其可供發票處理。

檢視報價的詳細資料

  • 按一下 [ 報價] 底下的值,開啟該報價的 [報價詳細 資料] 表單。

    您可以在提交報價之前編輯報價的詳細資料,也就是如果 狀態[新增]

[報價詳細資料] 表單

[報價詳細資料] 表單

1. 報價編號和狀態會出現在 [ 報價詳細 資料] 表單的左上角。

2. 使用 [ 報價詳細 資料] 表單頂端的按鈕來提交、核准、拒絕或開發票、建立報價的複本,以及檢視報價以準備列印。

3. 報價的一般資訊會出現在 [ 報價詳細 資料] 表單頂端按鈕正下方的方塊中。

4. [ 報價詳細 資料] 表單中間的索引標籤是用於報價的詳細資料: (服務和產品) 、服務位置、稅金和條款,以及記事的明細專案。 您可以在任何報價上調整明細專案的費率和單價,而不會影響相關服務或產品的預設值。

5. 服務、產品和稅金總額會顯示在 [ 報價詳細 資料] 表單的右下角。 如果您在 [ 明細專案] 索引標籤或 [ 稅金&條款 ] 索引標籤上更新詳細資料,請按一下 [ 重新整理總計 ] 以更新此區域中顯示的金額。

建立新報價

  • 在 [ 報價] 索引 標籤上,按一下 [ 新增報價],然後填寫 [ 報價詳細資料] 表單。

    附註: 如果您未登入資料庫,請從 [銷售人員 ] 下拉式清單中選取您的名稱,將您的名稱新增至報價。

提交核准報價

尚未提交的引號沒有報價編號;值 [...] 會顯示在 Quote#底下。

  1. 在 [ 引號 ] 索引標籤上,按一下包含您要提交之報價的列中的 [... ]。
    Access 會開啟 [報價詳細資料] 表單並顯示報價。

  2. 檢閱報價的一般資訊和詳細資料,並進行任何必要的變更,例如新增或移除明細專案、調整明細專案的費率或單價,或新增附注。

  3. 在 [ 報價詳細資料 ] 表單頂端,按一下 [ 提交]

核准或拒絕提交的報價

  1. 在 [ 報價] 索引 標籤上,按一下 [ 報價] 底下的值,開啟 [ 報價詳細資料 ] 表單並顯示報價。

  2. 檢閱報價資訊,然後執行下列其中一項操作:

    • 如果報價可接受,請按一下 [報價詳細資料] 表單頂端的 [准]。

    • 如果報價可接受微變更,請按一下 [報價詳細資料] 表單頂端的[複製]。 Access 會根據原始報價建立新報價。 接著,您可以修改並提交新報價,然後核准。

    • 如果報價不可接受,請按一下 [報價詳細資料] 表單頂端的 [拒絕]。

將核准的報價轉換成發票

  1. 在 [ 引號] 索引 標籤上,按一下 [ 已核准] 索引標籤。
    Access 會顯示已核准的引號,包括已開發票的引號。

  2. 按一下 [ 報價] 底下的值,開啟該報價的 [報價詳細 資料] 表單。

  3. 檢閱報價資訊。

    附註: 您無法變更已核准報價的任何詳細資料。 不過,您可以按一下 [複製 ],修改並提交重複的報價,然後核准並使用該報價建立發票,以產生重複的報價。

  4. 在 [ 報價詳細資料 ] 表單頂端,按一下 [ 發票]

列印報價或以電子郵件傳送

  1. 在 [ 報價] 索引 標籤上,按一下 [ 報價] 底下的值,開啟 [ 報價詳細資料 ] 表單並顯示報價。

  2. 在 [ 報價詳細資料 ] 表單頂端,按一下 [ 檢視報價]
    Access 會在要列印的表單中開啟報價。

    附註: 報價頂端的按鈕不會出現在最終複本上。

  3. 按一下報價頂端的適當按鈕。

頁首

發票:管理所有發票

在 [ 發票] 索引 標籤上,您可以建立新的發票,並依狀態檢閱發票。

[服務] 資料庫範本的 [發票] 索引標籤

帳單列在下列索引標籤上:

  • 無償    列出尚未付款但尚未逾期的發票。

  • 逾期    列出尚未付款且已逾期的發票。

  • 付費    清單已付款的發票。

檢視發票的詳細資料

  • 按一下 [ 發票] 底下的值#,以開啟該發票的 [ 發票詳細 資料] 表單。

    您可以在提交發票之前先編輯其詳細資料,也就是如果 狀態[新增]

[發票詳細資料] 表單

[發票詳細資料] 表單

1. 發票號碼和狀態會顯示在 [ 發票詳細 資料] 表單的左上角。

2. 使用 [ 發票詳細 資料] 表單頂端的按鈕來提交發票或將其標示為已付款、建立發票的複本、檢視發票列印時的外觀,以及儲存對發票的變更並關閉 [ 發票詳細 資料] 表單。

3. 發票的一般資訊會位於 [ 發票詳細 資料] 表單頂端按鈕下方的方塊中。 如果發票是以報價建立,它會繼承該報價的這項資訊,但您可以變更發票而不影響原始報價。

4. [ 發票詳細 資料] 表單中間的索引標籤是用於發票的詳細資料:服務與產品) (明細專案、服務位置、稅金和條款,以及記事。 如果發票是以報價建立,它會繼承該報價的這些詳細資料,但您可以變更發票詳細資料,而不會影響原始報價。 您也可以調整任何發票上明細專案的費率和單價,而不會影響相關服務或產品的預設值。

5. 服務、產品和稅金總額會顯示在 [ 發票詳細 資料] 表單的右下角。 如果您在 [ 明細專案] 索引標籤或 [ 稅金&條款 ] 索引標籤上更新詳細資料,請按一下 [ 重新整理總計 ] 以更新此區域中顯示的金額。

建立新發票

  • 按一下 [新增發票],然後填寫 [ 發票詳細資料 ] 表單。

    附註: 如果您未登入資料庫,請從 [銷售人員 ] 下拉式清單中選取您的名稱,將您的名稱新增至報價。

提交付款發票

尚未提交的發票沒有發票編號;值 [...] 會顯示在 [ 發票] 底下#

  1. 在 [ 發票] 索引卷 標上,按一下包含您要提交付款之發票的列中的 [... ]。
    Access 會開啟 [ 發票詳細資料 ] 表單並顯示發票。

  2. 檢閱發票的一般資訊和詳細資料,並進行任何必要的變更,例如新增或移除明細專案、調整明細專案的費率或單價,或新增記事。

  3. 在 [ 發票詳細資料 ] 表單頂端,按一下 [ 提交]

列印發票或以電子郵件傳送發票

  1. 在 [ 發票] 索引 標籤上,按一下 [ 發票] 底下的值,以開啟 [ 發票詳細資料 ] 表單並顯示發票。

  2. 在 [ 發票詳細 資料] 表單頂端,按一下 [ 檢視發票]
    Access 會開啟要列印之表單中的發票。

    附註: 發票頂端的按鈕不會出現在最終複本上。

  3. 按一下發票頂端的適當按鈕。

標示已付款的發票

  1. 在 [ 發票] 索引 標籤的 [ 未付款] 索引 標籤上,按一下 [ 發票] 底下的值#,以開啟 [ 發票詳細資料 ] 表單並顯示發票。

  2. 在 [ 發票詳細資料] 窗 體頂端,按一下 [ 標示已付款]

頁面頂端

報表中心:檢視及列印報表

服務資料庫範本包含四份報表:一份客戶清單, (每月、每季及每年) 三份銷售報告。

[服務] 資料庫範本的 [報告中心] 索引標籤

若要預覽報表:

  • 按一下 [報表中心] 索引標籤,然後在 [ 選取報表] 底下,按一下您要檢視的報告。
    Access 會在預覽窗格中顯示報表。

您可以使用預覽窗格頂端顯示的選項來自訂預覽。 顯示的選項取決於您預覽的報表。

若要列印報表:

  1. 預覽您要列印的報表。

  2. 在 [ 報表中心] 索 引標籤上,按一下 [ 在新索引標籤中開啟],然後按 CTRL+P。

進階:管理服務、產品、員工和客戶

[ 進階 ] 索引標籤提供管理下列清單的便利位置:

  • 客戶

  • 員工

  • 產品

  • 服務

每份清單都會顯示為數據工作表,更容易找出不一致之處,並大量變更資料。

服務資料庫範本的 [進階] 索引標籤

後續步驟

當您開始使用服務資料庫來管理業務時,您很可能會想到要查詢或篩選資料的新方式。 您可能也會發現您想要修改資料庫以更符合您的需求。 本節中的連結可帶您深入瞭解您可以執行的一般工作和修改。

Need more help?

Expand your skills
Explore Training
Get new features first
Join Microsoft Office Insiders

Was this information helpful?

How satisfied are you with the translation quality?
What affected your experience?

Thank you for your feedback!

×