在 Access 資料庫中更新資料有許多種方式。 當您要追蹤新項目時,例如「連絡人」資料表中的新連絡人,可以新增記錄至資料庫。 新增記錄時,Access 會將記錄附加到資料表的結尾。 您也可以變更欄位以保持最新狀態,例如新的地址或姓氏。 為保持資料完整性,Access 資料庫中的欄位設定為接受特定資料類型,例如文字或數字。 如果您輸入不正確的資料類型,Access 會顯示一則錯誤訊息。 最後,您可以刪除不相關的記錄,以節省空間。

如需設定資料庫以輸入資料的詳細資訊,請參閱更新資料的設計考量 (機器翻譯)。

本文內容

使用表單或資料工作表更新資料

您可以使用表單來手動更新資料。 資料輸入表單提供了更容易、更快速且更精確的資料輸入方式。 表單可以包含任何數目的控制項,例如清單、文字方塊和按鈕。 而且,每個表單上的控制項可讀取或寫入資料到基礎資料表欄位。

包含索引標籤控制項的表單

資料工作表是看起來像 Excel 工作表的資料格。 您可以直接在 [資料工作表] 檢視中變更資料。 如果您熟悉 Excel 的操作方式,應該也會很容易了解資料工作表。 您可以變更資料表中的資料、查詢結果集,以及顯示資料工作表的表單。 一般來說,當您需要同時查看多筆記錄時,可以使用資料工作表。

在 Access 資料表中輸入新欄位名稱

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了解資料輸入符號

下表顯示在您更新資料時會看到的一些記錄選取器符號,以及個別意義。

符號

意義

目前記錄指標

這是目前記錄;出現此符號表示記錄已儲存。 以記錄選取器中的顏色變化來表示目前記錄。

編輯記錄指標

您正在編輯這筆記錄;記錄變更尚未儲存。

鎖定記錄指標

這筆記錄由其他使用者鎖定;您無法編輯。

新記錄指標

這是新的記錄,您可以在其中輸入資訊。

主索引鍵指標

這是主索引鍵欄位,包含可唯一識別記錄的值。

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在資料表或表單中新增記錄

  1. 開啟 [資料工作表檢視] 中的 資料表或 [表單檢視] 中的表單。

  2. 在 [常用] 索引標籤的 [記錄] 群組中,按一下 [新增],或按一下 [新增 (空白) 記錄],或按 Ctrl + 加號 (+)。

  3. 在記錄選取器中找到帶星號的記錄,然後輸入新資訊。

  4. 按一下或以其他方式將焦點放在要使用的第一個欄位上,然後輸入資料。

  5. 若要移至同一資料列中的下一個欄位,請按 Tab 鍵、使用向右或向左鍵,或按一下一個欄位中的儲存格。

    若要在表格中移至資料行中的下一個儲存格,請使用向上或向下鍵,或按一下您要的儲存格。

  6. 當您檢視另一筆記錄或關閉資料表或表單時,Access 即會儲存您剛新增的新記錄。 若要明確儲存目前記錄的變更,請按 Shift + Enter。

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尋找記錄

要編輯或刪除記錄之前,您必須先找到記錄。 在僅包含少量記錄的表單或資料工作表中,您可以使用記錄導覽按鈕來導覽記錄,直到找到所要的記錄。 當有多筆記錄時,您可以使用 [尋找及取代] 對話方塊來篩選記錄。

使用記錄導覽按鈕

您可以使用導覽按鈕在記錄之間導覽。

導覽控制項

箭號按鈕    按一下即可方便地導覽到第一筆、上一筆、下一筆,或最後一筆記錄。

新增 (空白) 記錄     按一下即可新增記錄。

目前記錄    輸入記錄編號,然後按 ENTER 鍵即可導覽到該筆記錄。 記錄編號會從表格或資料工作表的開頭按順序計算,並不會對應到任何欄位值。

篩選     篩選指示按鈕顯示是否已套用篩選。 按一下可移除或重新套用篩選。

搜尋     在 [搜尋] 方塊中輸入文字。 當您輸入每一個字元時,第一個相符值會立刻以醒目提示顯示。

使用 [尋找及取代] 對話方塊

[尋找及取代] 對話方塊提供了另一種方法,讓您在短時間內輕鬆變更少量資料。 您可以使用 [尋找及取代] 對話方塊中的 [尋找] 功能,找出相符的記錄。 當您找到相符的記錄,該記錄會變成目前記錄,以讓您編輯或刪除。

  1. 按一下您要搜尋的欄位。

  2. 在 [常用] 索引標籤的 [尋找] 群組中,按一下 [尋找] 或按 CTRL+F。

    [尋找及取代] 對話方塊隨即顯示。

  3. 按一下 [尋找] 索引標籤。

  4. 在 [尋找目標] 方塊中,輸入您想要尋找的值。

  5. 或者,您可以使用 [查詢] 清單變更您要搜尋的欄位,或是改為搜尋完整的基礎資料表。

  6. 您也可以選擇在 [符合] 清單中,選取 [欄位的任何部分]。 選取此選項可搜尋最廣泛的範圍。

  7. 在 [搜尋] 清單中,選取 [全部],然後按一下 [尋找下一筆]。

如需詳細資訊,請參閱使用 [尋找及取代] 對話方塊來變更資料 (機器翻譯)。

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套用篩選

您可以套用篩選,以限制顯示符合準則的記錄。 套用篩選可讓您更輕鬆地找到您要編輯或刪除的記錄。

  1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表或在 [表單檢視] 中開啟表單。

  2. 若要確保您的資料表或表單未套用篩選,在 [常用] 索引標籤的 [排序與篩選] 群組中,按一下 [進階],然後按一下 [清除所有篩選],或按一下記錄導覽列中的 [篩選]。

  3. 瀏覽到包含要用作篩選值的記錄,然後按一下該欄位。 若要篩選部分選取項目,請僅選取您要的字元。

  4. 在 [常用] 索引標籤的 [排序與篩選] 群組中,按一下 [選取項目],或以滑鼠右鍵按一下欄位,然後套用篩選。

  5. 若要篩選選取項目的其他欄位,請重複步驟 3 和 4。

如需詳細資訊,請參閱套用篩選以檢視 Access 資料庫中的所選記錄 (機器翻譯)。

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刪除記錄

刪除記錄的過程相當簡單,除非記錄與其他資料相關並且是一對多關係的其中一方。 若要維護資料完整性,根據預設,Access 並不會讓您刪除相關的資料。 如需詳細資訊,請參閱資料表關聯指南

  1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表或在 [表單檢視] 中開啟表單。

  2. 選取您想要刪除的記錄。

    若要選取記錄,請按一下記錄旁邊的記錄選取器 (如果記錄選取器可用)。

    若要延伸或減少選取項目,請拖曳記錄選取器 (如果有的話),或按 SHIFT + 向下鍵或 SHIFT + 向上鍵。

  3. 按 DELETE 鍵、選取 [常用] > [記錄] > [刪除],或按 Ctrl + 減號 (-)。

提示    如果您只要刪除部分資訊,而非整筆記錄,請在每個欄位中只選取您想要刪除的資料,然後按 DELETE 鍵。

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在文字方塊或欄位中編輯資料

Access 提供一個文字控制項,可搭配簡短文字和長文字 (也稱為 備忘) 欄位一起使用。 一般而言,您可以從控制項的大小看出基礎欄位是簡短或長文字,因為控制項大小通常會反映出基礎資料表欄位所需的大小。 簡短文字欄位最多可以儲存 255 個字元,而長文字欄位可以儲存 64,000 個字元。

根據設計,您無法編輯某些查詢類型中的資料。  例如,您無法編輯交叉資料表查詢傳回的資料,您也無法編輯或移除導出欄位 (在您使用資料庫時公式導出的值,但這個值不存在資料表中)。

  1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表或查詢,或在 [表單檢視] 中開啟表單。

  2. 按一下欄位,或使用 Tab 鍵或方向鍵瀏覽至欄位,然後按 F2。

    您可以在 [表單] 檢視中按一下欄位標籤,來選取該欄位。 您可以在 [資料工作表] 檢視中,當滑鼠指標變成加號 (+) 時按一下欄位左邊界附近來選取欄位。

  3. 將游標置於您想要輸入資料的位置。

  4. 輸入或更新您想要插入的文字。 如果輸入錯誤,請按退格鍵。

  5.  如果欄位具有輸入遮罩,請根據格式輸入資料

  6. 若要更有效率,請熟悉下列快速鍵:

    • 若要在文字欄位中插入新行,請按 Ctrl + Enter。

    • 若要插入欄位的預設值,請按 Ctrl + Alt + 空格鍵。

    • 若要在欄位中插入目前的日期,請按 CTRL + 分號。

    • 若要插入目前的時間,請按 CTRL+SHIFT+冒號 ()。

    • 若要檢查拼字,請按 F7。

    • 若要重複使用上一筆記錄的類似值,請移至前一筆記錄的對應欄位,然後按 CTRL +' (單引號)。

    • 若要明確地儲存您的變更,請按 Shift + Enter。

    如需詳細資訊,請參閱 Access 的鍵盤快速鍵

  7.  若要儲存資料,在 [常用]索引標籤的 [記錄] 群組中,按一下 [儲存記錄],或按 Shift + Enter。

    您不需要明確地儲存您的變更。 當您將游標移動到同一資料列的新欄位,或將指標移動到另一個資料列,或當您關閉表單或資料工作表時,Access 即會在資料表中認可變更。

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使用日期選擇器來新增日期

要在資料表中新增日期有好幾種方法,而使用 [日期選擇器] 控制項是一個快速的方法。

  1. 按一下您要新增日期的欄位。 即會顯示行事曆圖示。

    如果輸入遮罩已適用于日期/時間欄位,則日期選擇器控制項將不可用。

  2. 按一下 [行事曆] 圖示。 即會顯示行事曆控制項。

    月曆控制項

  3. 執行下列其中一個動作:

    • 若要輸入目前的日期,請按一下 [今天]。

    • 若要選取當月的任何一天,請按一下 [日期]。

    • 若要選取不同的月份與日期,請使用向前或向後按鈕。

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使用輸入遮罩在控制項中輸入文字

欄位可能已套用輸入遮罩。 輸入遮罩是一組文字和預留位置字元,用於強制您以特定格式輸入資料。 如需有關輸入遮罩的詳細資訊,請參閱使用輸入遮罩控制資料輸入格式

  • 若要輸入資料, 請依照輸入遮罩的規定:

    電話號碼的輸入遮罩

    預設電話號碼輸入遮罩定義和結果格式

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將 RTF 格式套用至 [長文字] 欄位中的資料

如果長文字欄位 (也稱為 [備忘] 欄位) 支援 RTF 格式,您可以為文字套用不同的字型、大小、樣式和色彩。

  1. 在 [表單檢視] 中開啟表單,或在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。

  2. 選取長文字欄位。 一般而言,您可以尋找名為「註解」「備忘稿」或「描述」的欄位。

  3. 在 [常用] 索引標籤的 [文字格式設定] 群組中,使用按鈕和功能表來設定文字的格式。


    Access 字型群組中可用的命令
    您可以用不同的字型和大小、將文字改為粗體或改色、變更色彩等等。

    如果您想要編輯更多空間,請 開啟縮放方塊

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使用清單輸入資料

清單有助於維護資料完整性,而且方便使用。 您可以在表單、資料表和查詢中使用清單。 Access 有三種類型的清單:值清單、查找欄位和多重值清單。 值清單會顯示一組您手動輸入的專案。 查詢清單會使用查詢,從資料工作表視圖中開啟的一或多個資料表結果集來取回其資料。 多重值清單可解決常見的業務需求,即多對多關係。 例如,您可能會想要追蹤客戶支援問題,並在同一個欄位中指派相同問題的多人。

清單控制項有三種類型:

下拉式方塊

空白查閱清單

清單方塊

表單上的基本清單方塊控制項

多重選取下拉式方塊

開啟的下拉式核取方塊清單。   核取方塊清單

使用下拉式方塊輸入項目

  1. 在 [表單檢視] 中開啟表單,或 [資料工作表檢視] 中開啟資料表或查詢。

  2. 按一下清單旁的向下箭號,然後選取您想要的項目。

  3. 若要在資料庫認可您的選擇,將游標移到另一個欄位,或按 Shift + Enter。

使用清單方塊輸入項目

  1. 在 [表單檢視] 中開啟表單。

  2. 向下捲動清單方塊中的項目清單並選取您想要的項目。

  3. 若要在資料庫認可您的選擇,將游標移到另一個欄位,或按 Shift + Enter。

在多重選取下拉式方塊中輸入多重值清單中的專案

  1. 在 [表單檢視] 中開啟表單,或 [資料工作表檢視] 中開啟資料表或查詢。

  2. 按一下清單旁的向下箭號。

  3. 最多選取 100 個核取方塊,然後按一下 [確定]。

編輯清單中的項目

若要編輯清單中的項目,必須啟用清單的編輯功能。 詳細資訊請參閱更新 資料的設計考慮

  1. 開啟包含清單的表單、資料表或查詢結果集。

  2. 執行下列其中一個動作:

    • 以滑鼠右鍵按一下您想編輯的清單,再按一下 [編輯清單項目]。

    • 按一下清單,然後按一下按鈕以開啟 [編輯 清單專案 > 對話方塊或表單。

      具有 [編輯清單項目] 按鈕的下拉式方塊

  3. 系統會根據您想要編輯的清單類型顯示不同的畫面。  請執行下列其中一項操作。

    • 如果您要編輯值清單或多重值欄位,請使用 [編輯清單專案>對話方塊編輯清單資料,將每個專案保留于另一行,然後在完成後按一下[確定。

      若要選取新記錄的預設值,請按一下 [預設值> 方塊中的下拉式箭鍵,然後按一下您想要的值。

    • 如果您正在編輯的是查詢欄位,則會顯示資料輸入表單。 使用該表單來編輯清單資料。

  4. 按一下 [確定]。

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輸入零長度字串

Access 可讓您區分兩種空白值:Null 值或零長度字串。 Null 值表示未知的值,而且零長度字串則表示包含空格的欄位。 例如,假設您有一個客戶資料資料表,而該資料表包含傳真號碼的欄位。 如果您不確定客戶的傳真號碼,您可以將欄位保留空白。 在此案例中,將欄位保留為空白會輸入 Null 值,表示您不知道該值為何。 如果之後您確定該名客戶沒有傳真機,則您可以在欄位中輸入零長度字串,表示您已經知道這個欄位沒有值。

  1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表或查詢,或在 [表單檢視] 中開啟表單。

  2. 選取您想要的欄位,然後輸入兩個雙引號,中間不要有空格 ("")。

  3. 將游標移到另一筆記錄以在資料庫中認可變更,或按 Shift + Enter。 根據預設,雙引號會消失。

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復原變更

如果您未正確輸入資料,可以復原您的變更。 請執行下列其中一或多項操作:

  • 若要復原上一個變更,請在 [快速存取工具列] 上選取 [復原],或按 ESC 鍵。

  • 若要復原記錄的所有變更,再按一次 ESC 鍵。

  • 若要在儲存變更後復原變更,或移至另一筆記錄,請在 [快速存取工具列] 上選取 [復原]。

    重要    在您開始編輯其他記錄、套用或刪除篩選,或切換到另一個視窗或文件索引標籤,您的變更將變為永久變更。

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