更新數據的設計考慮

防止在 [表單檢視] 中編輯值清單

1. 以滑鼠右鍵按兩下 [導航窗格] 中的表單，然後按兩下 [ 設計檢視] 或 [ 版面配置檢視]。

2. 按兩下控制項加以選取，然後按 F4 以顯示屬性表。

3. 在屬性表的 [ 數據 ] 索引標籤上，將 [ 允許值列表編輯] 屬性設為 [否]。

4. 按兩下 [檔案 ]，然後按兩下 [ 儲存]，或按 Ctrl+S 。

指定不同的表單以編輯值清單

根據預設，Access 會提供內建表單來編輯值清單。 如果您有另一個想要用於此目的的表單，您可以在 [ 列表專案編輯 表單] 屬性中輸入表單的名稱，如下所示：

1. 以滑鼠右鍵單擊 [導航窗格] 中的表單，然後按下快捷方式選單上的 [ 設計檢視 ] 或 [版面配置 檢視 ]。

2. 按兩下控制項加以選取，然後按 F4 以顯示屬性表。

3. 在屬性表的 [ 數據 ] 索引標籤上，按兩下 [ 列表專案編輯表單 ] 屬性方塊中的下拉式箭號。

4. 按兩下您要用來編輯值清單的表單單。

5. 按兩下 [檔案 ]，然後按兩下 [ 儲存]，或按 Ctrl+S 。

檢查表單中的查閱欄位

1. 在 [ 版 面配置] 或 [ 設計視圖] 中開啟窗體。

2. 以滑鼠右鍵按兩下清單框或下拉式方塊控件，然後按兩下 [ 內容]。

3. 在屬性表中，按兩下 [ 全部] 索引 標籤，然後找出 [ 列來源類型 ] 和 [ 列來源] 屬性。 [ 數據列來源類型 ] 屬性應包含 [值清單 ] 或 [ 數據表/查詢]，而 [ 列來源 ] 屬性應包含以分號或查詢分隔的項目清單。 如需更多空間，請以滑鼠右鍵按下屬性，然後選取 [ 縮 放] 或按 Shift+F2。

   一般說來，值清單會使用此基本語法 ：「item」;」item“;”專案」

   在此情況下，清單是一組以雙引弧括住並以分號分隔的專案。

   選取查詢使用此基本語法： SELECT [table_or_query_name]。[field_name] FROM [table_or_query_name]。

   在此情況下，查詢包含兩個子句 (SELECT 和 FROM)。 第一個子句是指數據表或查詢，以及該數據表或查詢中的欄位。 第二個子句僅參照數據表或查詢。 請記住以下重點：SELECT 子句雖然建議使用，但不一定要包含數據表或查詢的名稱，而且必須包含至少一個字段的名稱。 不過，所有 FROM 子句都必須參照資料表或查詢。 因此，您可以閱讀FROM子句，隨時尋找查閱欄位的源數據表或來源查詢。

4. 執行下列其中一項操作。

   • 如果您使用的是值清單，請編輯清單中的專案。 請務必以雙引弧括住每個專案，並以分號分隔每個專案。

   • 如果查閱清單中的查詢參照另一個查詢，請在 [ 設計檢視 ] 中開啟第二個查詢 (以滑鼠右鍵按兩下 [導航窗格] 中的查詢，然後按兩下 [ 設計檢視 ]) 。 請注意出現在查詢設計工具上方區段的數據表名稱，然後移至下一個步驟。

     否則，如果 [查閱] 字段中的查詢參照數據表，請記下數據表的名稱，然後移至下一個步驟。

5. 在 [ 資料工作表檢視] 中開啟數據表，然後視需要編輯清單專案。

檢查數據表中的查閱欄位

1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

2. 在查詢設計網格線的上方區段中，按兩下或以其他方式將焦點放在任何 [文字]、[數位] 或 [是/否] 字段。

3. 在數據表設計網格線的下方區段中，按兩下 [ 查閱] 索引 標籤，然後查看 [ 列來源類型 ] 和 [ 列來源] 屬性。

   [ 數據列來源類型 ] 屬性必須讀取 [值清單 ] 或 [ 數據表/查詢]。 [ 數據列來源] 屬性必須包含值清單或查詢。

   值清單使用此基本語法 ：「專案」;」item“;”專案」

   在此情況下，清單是一組以雙引弧括住並以分號分隔的專案。

   一般說來，選取查詢會使用此基本語法： SELECT [table_or_query_name]。[field_name] FROM [table_or_query_name]。

   在此情況下，查詢包含兩個子句 (SELECT 和 FROM)。 第一個子句是指數據表或查詢，以及該數據表或查詢中的欄位。 第二個子句僅參照數據表或查詢。 請記住以下重點：SELECT 子句雖然建議使用，但不一定要包含數據表或查詢的名稱，而且必須包含至少一個字段的名稱。 不過，所有 FROM 子句都必須參照資料表或查詢。 因此，您可以閱讀FROM子句，隨時尋找查閱欄位的源數據表或來源查詢。

4. 執行下列其中一項操作。

   • 如果您使用的是值清單，請編輯清單中的專案。 請務必以雙引弧括住每個專案，並以分號分隔每個專案。

   • 如果 [查閱] 欄位中的查詢參照另一個查詢，請在 [導航窗格] 中，在 [設計視圖] 中開啟第二個查詢 (以滑鼠右鍵按兩下查詢，然後按兩下 [ 設計檢視 ]) 。 請注意出現在查詢設計工具上方區段的數據表名稱，然後移至下一個步驟。

     否則，如果 [查閱] 字段中的查詢參照數據表，請記下數據表的名稱，然後移至下一個步驟。

5. 在 [ 資料工作表檢視] 中開啟數據表，然後視需要編輯清單專案。

頁面頂端

從值清單中移除資料

1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

2. 在設計格線的上方區段中，選取包含值清單的資料表欄位。

3. 在格線的下方區段中，按一下 [查閱] 索引標籤，然後找出 [資料列來源] 屬性。

   根據預設，雙引號會括住值清單中的項目，而分號會區隔每個項目："Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

4. 視需要從清單中移除項目。 請記得刪除括住每個刪除的項目的引號。 此外，請勿保留開頭的分號，請勿保留成對的分號 (;;)，而且如果您移除清單中的最後一個項目，請刪除最後的分號。

   重要    如果您從值清單中刪除項目，而資料表中的記錄已經使用該刪除的項目，該刪除的項目仍會屬於記錄的一部分，直到您變更記錄為止。 例如，假設貴公司在「A 城市」有一座倉庫，但後來售出該大樓。 如果您從倉庫清單中移除「A 城市」，則會在資料表中看見「A 城市」，直到您變更這些值為止。

從查閱欄位移除數據

1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

2. 在設計格線的上方區段中，選取查閱欄位。

3. 在設計格線的下方區段中，按一下 [查閱] 索引標籤，然後找出 [資料列來源類型] 和 [資料列來源] 屬性。

   [資料列來源類型] 屬性應顯示 [資料表/查詢]，而 [資料列來源] 屬性必須包含參照資料表或另一個查詢的查詢。 查閱欄位的查詢一律以 SELECT 一詞開頭 。

   選取查詢通常 (但不一定) 會使用此基本語法：選取 [table_or_query_name].[field_name] 從 [table_or_query_name]。

   在此情況下，查詢包含兩個子句 (SELECT 和 FROM)。 第一個子句參照資料表和該資料表中的欄位，相反地，第二個子句僅參照資料表。 請記住這一點：FROM 子句一律會告訴您來源資料表或查詢的名稱。 SELECT 子句可能不一定會包含資料表或查詢的名稱，雖然它們一律會包含至少一個欄位的名稱。 不過，所有 FROM 子句都必須參照資料表或查詢。

4. 請執行下列其中一項操作：

   • 如果 [查閱] 欄位中的查詢參照另一個查詢，請按兩下 [ 建立 ] 按鈕 (在屬性表的 [ 數據 ] 索引卷標上，按兩下) 旁的 [ ] 以在 [設計檢視] 中開啟查詢。 記下顯示在查詢設計工具之上方區段中的資料表名稱，然後繼續執行步驟 5。

   • 如果 [查閱] 欄位中的查詢參照資料表，請記下資料表名稱，然後繼續執行步驟 5。

5. 在 [ 數據工作表檢視] 中開啟源數據表。

6. 找出包含查閱清單中所用之資料的欄位，然後視需要編輯資料。

頁面頂端

檢視數據類型

執行下列其中一個動作：

使用數據工作表檢視

1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。

2. 在 [字 段] 索引標籤的 [ 格式設定] 群組中，查看 [資料類型] 清單中的值。 當您將游標放在資料表中的各種欄位時，值會隨之變更：

   

使用設計檢視

1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

2. 查看設計格線。 網格線的上方區段會顯示每個數據表欄位的名稱和數據類型。

   

數據類型如何影響數據輸入

您為每個數據表欄位設定的數據類型，可針對允許資料類型進入欄位提供第一層級的控制。 在某些情況下，例如 [長文字] 字段，您可以輸入所要的任何數據。 在其他情況下，例如 [自動編號] 字段，欄位的數據類型設定可防止您輸入任何資訊。 下表列出 Access 提供的數據類型，並說明它們如何影響數據輸入。

如需詳細資訊，請參閱 Access 桌面資料庫的數據類型 和 修改或變更欄位的數據類型設定。

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檢視數據表欄位的屬性

Access 提供兩種方式來檢視數據表欄位的屬性。

在 [數據工作表檢視] 中

1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。

2. 按兩下 [ 欄位] 索引標籤，然後使用 [ 格式設定 ] 群組中的控件來檢視每個資料表字段的屬性。

在 [設計視圖] 中

1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

2. 如果尚未選取 [一 般 ] 索引標籤，請單擊網格線下半部。

3. 若要查看查閱欄位的屬性，請按兩下 [ 查閱] 索引標籤 。

屬性如何影響數據輸入

下表列出對數據輸入有最大影響的屬性，並說明其如何影響數據輸入。

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建立關聯

1. 在 [資料庫工具] 索引標籤上，按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [資料庫關聯圖]。

2. 在 [ 設計] 索引 標籤的 [ 資料庫關聯圖] 群組中，按兩下 [ 新增數據表 (在 Access) 中 顯示資料表 ]。

3. 選取 [ 數據表] 索 引標籤，選取您要變更的數據表，按兩下 [ 新增]，然後按兩下 [ 關閉]。

   您可以按 SHIFT 鍵選取多個資料表，也可以個別新增每個數據表。 僅選取關聯「一」和「多」端的數據表。

4. 在 [資料庫關聯圖] 視窗 中 ，從關聯「一」端的數據表拖曳主鍵，並將它放在關聯「多」端的數據表外鍵字段。

   [編輯關聯] 對話方塊即會出現。 下圖顯示對話框：

   

5. 選取 [ 強迫引用完整性] 複 選框，然後按兩下 [ 建立]。

啟用主鍵中的串聯更新

1. 在 [資料庫工具] 索引標籤上，按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [資料庫關聯圖]。

2. [資料庫關聯 圖] 視窗隨即出現，並顯示聯結 (顯示為資料庫中數據表之間的連接線) 。 下圖顯示一般關聯：

3. 以滑鼠右鍵按兩下父數據表和子數據表之間的聯結線，然後按兩下 [編輯關聯]。

   

   [編輯關聯] 對話方塊即會出現。 下圖顯示對話框：

   

4. 選 取 [串聯更新相關字段]，確定已選取 [ 強迫引用完整性] 複 選框，然後按兩下 [ 確定]。

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