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使用查詢可更輕鬆地查看、新增、刪除或變更 Access 資料庫中的資料。 使用查詢的其他一些原因:

  • 根據特定準則和條件篩選, (快速)

  • 計算或摘要資料

  • 自動化資料管理工作,例如定期查看最新資料。

附註:  如果您想要嘗試範例中的查詢,請使用 Access 桌面資料庫。

查詢可協助您尋找及使用資料

在設計完善的資料庫中,您想要透過表單或報表顯示的資料通常位於多個資料表中。 查詢可以從各種資料表提取資訊,並組合在表單或報表上顯示。 查詢可以是從資料庫取得資料結果的要求,或針對資料採取動作,或同時針對兩者執行動作。 查詢可以針對簡單的問題提供解答、執行計算、合併不同資料表中的資料、新增、變更或刪除資料庫中的資料。 由於查詢用途廣泛,因此有許多類型的查詢,您可以根據工作建立查詢類型。

主要查詢類型

使用

請選取

用於擷取資料表中的資料或執行計算。

動作

新增、變更或刪除資料。 每個工作都有特定類型的動作查詢。 Access Web App 中不提供動作查詢。

建立選取查詢

如果您只想要查看資料表中特定欄位的資料,或同時查看多個資料表的資料,或可能只要根據特定準則查看資料,選取查詢類型就是您的選擇。 詳細資訊請參閱建立 簡單的選取查詢

從選取欄位查看資料

例如,如果資料庫有一個包含許多產品相關資訊的資料表,而您想要查看產品清單及其價格,以下是您建立選取查詢以只返回產品名稱和各自價格之方法:

  1. 開啟資料庫,然後按一下 [建立 索引 鍵: 查詢設計

  2. 在 [ 資料表> 索引鍵上,按兩下 [產品」 資料表。

  3. 在產品資料表中,假設您有產品名稱與價目表欄位。 按兩下 [ 產品 名稱與 價目表價格 ,以將這些欄位新增到查詢 設計格線。

  4. 在 [設計 」 選項卡 上,按一下 [ 執行。 查詢會執行,並顯示產品清單及其價格。

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同時檢查多個關聯資料表的資料

例如,如果您有一個銷售食物專案的商店資料庫,而您想要為居住在特定城市的客戶檢查訂單。 假設訂單資料和客戶資料分別儲存在名為 Customers 和 Orders 的兩個數據表中。 如果每個資料表都有一個客戶識別碼欄位,該欄位會形成兩 一對多關聯性 之間的關聯基礎。 您可以使用下列程式,建立查詢,以針對特定城市的客戶 ,例如 Las Las 方程式,針對訂單進行退貨:

  1. 開啟資料庫。 在 [建立] 索引標籤上,按一下 [查詢] 群組中的 [查詢設計]

  2. 在 [資料表> 索引鍵上,按兩下[客戶與訂單

    請注意,這 (稱為聯結) 連接客戶資料表中的識別碼欄位,以及訂單資料表中的客戶識別碼欄位。 此行顯示兩個數據表之間的關聯。

  3. 在 [客戶」 資料表中,按兩下[公司與城市>,將這些欄位新增到查詢設計格線。

  4. 在查詢設計格線 中的城市欄中 ,清除顯示列中 核取方塊。

  5. 在縣 / 市欄的 準則 列中,輸入 Las Las 一欄

    清除顯示核取方塊可防止查詢在其結果中顯示城市,而在準則資料列輸入Las 方會指定您只想要查看 City 域值為 Las Las 一切的記錄。 在此案例中,查詢只會會回回位於拉斯維加的客戶。 您不需要顯示欄位,即能與準則一同使用。

  6. 在 [訂單資料表中,按兩下 訂單識別碼訂單日期 ,將這些欄位新增到查詢設計格線接下來的兩欄。

  7. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]。 查詢隨即執行,然後顯示 Las Vegas 客戶的訂單清單。

  8. 按下 CTRL+S 儲存查詢。

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建立參數查詢

如果您經常想要執行特定查詢的變化,請考慮使用參數查詢。 當您執行參數查詢時,查詢會提示您輸入域值,然後使用您提供的值來建立查詢的準則。

附註:  您無法在 Access Web App 中建立參數查詢。

從上一個您決定要建立選取查詢的範例繼續,針對位於拉斯維加斯的客戶,您可以修改選取查詢,以提示您每次執行查詢時指定城市。 若要遵循下列步驟,請開啟您于上一個範例中建立的資料庫:

  1. 在功能窗格中,以滑鼠右鍵按一下您于上一節 (中建立之 [訂單 (的查詢) ,然後按一下快捷方式功能表上的[設計檢視。

  2. 在查詢設計格線中,刪除[城市] 資料行的[準則] 資料列,然後輸入[用於什麼城市?]

    字串 [適用于什麼城市?] 是參數提示。 方括弧表示您想要查詢要求輸入,而在此案例中,文字 (是"哪一個城市 ?) 是參數提示顯示的問題。

    附註: 任何一個 (。) 或驚嘆號 (!) 參數提示中做為文字使用。

  3. 選取城市欄 的顯示列中 的核取方塊,讓查詢結果顯示城市。

  4. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]。 查詢會提示您輸入 City 的值。

  5. 輸入 紐約,然後按 ENTER 查看紐約客戶的訂單。

    如果您不知道您可以指定哪些值,會如何? 您可以使用萬用字元做為提示的一部分:

  6. 在 [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中,按一下 [檢視],然後按一下 [設計檢視]。

  7. 在查詢設計格線中,在[城市]資料行的 [準則] 列中,輸入Like [適用于哪些城市?]&"*"。

    在此參數提示字元中 ,Like 關鍵字、符號和 (&) 及以引號括住的星號 (*) 可讓使用者輸入字元組合 ,包括萬用字元,以返回各種不同的結果。 例如,如果使用者類型 *,查詢會返回所有城市;如果使用者輸入 L,查詢會以字母 "L;" 開頭的所有城市,如果使用者輸入 *s*,則查詢會返回包含字母 "s" 的所有城市。

  8. 在 [設計>索引鍵的 [結果群組中,按一下 [執行;在查詢提示符中輸入值,然後按 ENTER。

    查詢隨即執行,然後顯示紐約客戶的訂單。

指定參數資料類型

您也可以指定參數應該接受哪些類型的資料。 您可以設定任何參數的資料類型,但務必要設定數值、貨幣或日期/時間資料的資料類型。 當您指定參數應接受的資料類型時,使用者就可在輸入錯誤的資料類型時,看見比較有用的錯誤訊息,例如,必須輸入貨幣資料而不是文字。

如果將參數設定為接受文字資料,則任何輸入項目都會解譯成文字,且不會顯示任何錯誤訊息。

若要指定查詢中參數的資料類型,請使用下列程式:

  1. 在 [設計] 檢視中開啟查詢的情況下,於 [設計] 索引標籤的 [顯示/隱藏] 群組中,按一下 [參數]

  2. [查詢參數] 對話方塊的 [參數] 資料行中,為您想要指定資料類型的每一個參數鍵入提示。 請務必確認每個參數都符合您在查詢設計格線的 [準則] 資料列中使用的提示。

  3. [資料類型] 資料行中,選取每個參數的資料類型。

有關詳細資訊,請參閱執行查詢時,使用參數 要求輸入

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建立合計查詢

資料工作表的合計列非常有用,但對於更複雜的問題,您可以使用合計查詢。 合計查詢是一種選取查詢,可讓您將資料分組和摘要,例如當您想要查看每個產品的總銷售額時。 在合計查詢中,您可以使用 Sum 函數 (匯總) ,查看每個產品的總銷售額。

附註:  您無法在 Access Web App 中使用匯總函數。

使用下列程式修改您于上一個範例中建立的產品小計查詢,以便根據產品摘要產品小計。

  1. 在 [首頁> 鍵上,按一下[>視圖

    產品小計查詢會在設計檢視中開啟。

  2. [設計] 索引標籤上,按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [合計]

    合計 會顯示在查詢設計格線中。

附註:  雖然它們的名稱相似,但設計格線中的合計列和資料工作表的合計列並不相同:

  • 您可以使用設計格線線中的合計列,根據域值分組。

  • 您可以在合計 查詢結果中 新增資料工作表的合計列。

  • 當您在設計格線線使用 合計 列時,必須針對每個欄位選擇匯總函數。 如果您不想對欄位執行計算,可以按欄位分組。

  • 在設計格線線的第二欄的合計列中,從下拉式清單中選取Sum。

  • 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]。 查詢隨即執行,然後顯示包含小計的產品清單。

  • 按下 CTRL+S 儲存查詢。 讓查詢保持開啟。

詳細資訊請參閱使用合計列顯示資料 工作表中的資料行合計

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根據您的資料進行計算

您通常不會使用資料表來儲存計算值,例如小計,即使它們是根據相同資料庫中的資料,因為如果計算值是以變更為基礎的值,可能會變得過時。 例如,您不會將某人的年齡儲存在資料表中,因為您每年必須更新值;而是儲存該人員的生日,然後使用查詢來計算該人員的年齡。

例如,如果您有一個資料庫來尋找一些要銷售的產品。 此資料庫有一個稱為訂單詳細資料的資料表,其欄位包含產品相關資訊,例如每個產品的價格和數量。 您可以使用查詢來計算小計,查詢將每個產品的數量乘以該產品的單價,將每個產品的數量乘以該產品的單價和折扣,然後從總單價減去總折扣。 如果您在上一個範例中建立了範例資料庫,請開啟它並遵循下列步驟:

  1. 在 [建立> 索引鍵上,按一下 [查詢設計

  2. 在 [ 資料表索引鍵中,按兩下訂單詳細資料

  3. 在 [訂單詳細資料」 資料表中,按兩下 [產品識別碼,將此欄位新增到查詢設計格線 的第一欄。

  4. 在格線的第二欄中,以滑鼠右鍵按一下 [欄位列, 然後按一下快捷方式 功能表上的縮放。

  5. 在 [縮放] 方塊中,輸入或貼上下列專案:小計 : ([數量]*[單價]) - ([數量]*[單價]*[折扣])

  6. 按一下 [確定]

  7. 在 [設計 」 選項卡上,按一下 [ 執行。 查詢會執行,然後顯示每個訂單的產品和小計清單。

  8. 按 CTRL+S 儲存查詢,然後命名查詢 產品小計

詳細資訊請參閱使用合計列顯示資料 工作表中的資料行合計

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顯示摘要或匯總資料

當您使用資料表來記錄交易或儲存定期發生的數值資料時,以匯總來查看這些資料會很有用,例如總和或平均值。 在 Access 中,您可以將合計列新增到 資料工作表。 合計列是資料工作表底部的一列,可以顯示總和或其他匯總值。

  1. 執行您先前建立的產品小計查詢,並保留結果在 資料工作表檢視。

  2. 在 [首頁> 鍵上,按一下 [合計。 新的列會出現在資料工作表中的底部,第一欄是 Word Total。

  3. 按一下資料工作表最後一列的儲存格,該儲存格名為 [合計

  4. 按一下箭鍵以查看可用的匯總函數。 由於欄包含文字資料,因此只有兩個選項: 無和Count。

  5. 選取 Count。 儲存格的內容會從 合計變更為欄值的計數。

  6. 按一下第二欄 (連續的儲存格) 。 請注意,儲存格中會出現箭號。

  7. 按一下箭鍵,然後按一下 [ 加總。 欄位會顯示欄值的加總。

  8. 在資料工作表視圖中保持查詢開啟。

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建立交叉資料表查詢

現在,假設您要檢查產品小計,但還想要按月份匯總,讓每一列顯示產品的小計,而每一欄會顯示一個月的產品小計。 若要顯示產品的小計,以及顯示一個月的產品小計,請使用 交叉資料表查詢。

附註: 交叉資料表查詢無法顯示在 Access Web App 中。

您可以再次修改產品小計查詢,讓查詢會返回產品小計列和每月小計資料行。

  1. 在 [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中,按一下 [檢視],然後按一下 [設計檢視]。

  2. 在查詢 設定群組 中,按一下 [新增 資料表 (或 [顯示資料 表 Access 2013) 。

  3. 按兩下 [訂單,然後按一下 [ 關閉

  4. 在 [設計] 索引標籤上,按一下 [查詢類型] 群組中的 [交叉資料表]。 在設計格線線中 ,會顯示顯示 列,並顯示 交叉表 列。

  5. 在設計格線線的第三欄中,以滑鼠右鍵按一下[欄位列,然後按一下快捷方式功能表上的縮放。 縮放 方塊 隨即開啟。

  6. [縮放] 方塊中,輸入或貼上下列專案 :[月份] & DatePart ("m",[Order Date])

  7. 按一下 [確定]

  8. 交叉表列中,從下拉式清單中選取下列值:第一欄的列名、第二欄的值,以及第三欄的欄名。

  9. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]。 查詢隨即執行,然後顯示按月份匯總的產品小計。

  10. 按下 CTRL+S 儲存查詢。

    有關交叉資料表查詢的資訊,請參閱使用交叉資料表查詢讓摘要資料更容易 閱讀

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建立產生資料表查詢

您可以使用產生資料表查詢,從儲存在其他資料表中的資料建立新資料表。

附註:  在 Access Web App 中無法使用 make-table 查詢。

例如,假設您要傳送芝加哥訂單的資料給使用 Access 準備報表的芝加哥商務合作夥伴。 您想要限制傳送至芝加哥訂單特定資料的資料,而不是傳送所有訂單資料。

您可以建立包含 Chicago 訂單資料的選取查詢,然後使用下列程式使用選取查詢來建立新資料表:

  1. 從上一個範例開啟範例資料庫。

    若要執行建立表查詢,您可能需要啟用資料庫內容。

    附註:  如果您在功能區下方看到有關啟用資料庫的訊息,請按一下 [啟用 內容。如果資料庫已經在信任的位置,您將不會看到訊息欄。

  2. [建立] 索引標籤上,按一下 [查詢] 群組中的 [查詢設計]

  3. 按兩下 [訂單詳細資料與訂單

  4. 在 [ 訂單> 資料表中,按兩下 [客戶 識別碼出貨 城市,以將這些欄位新增到設計格線線。

  5. 在 [訂單詳細資料> 資料表中,按兩下訂單識別碼產品識別碼數量、單價及折扣,以將這些欄位新增到設計格線線。

  6. 在設計 格線 中的出貨城市欄中,清除顯示列中 方塊。 在 準則資料 行中, 輸入 "Chicago" (加上單引號) 。 使用查詢結果建立資料表之前,請確認查詢結果。

  7. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]。

  8. 按 Ctrl + S 以儲存查詢。

  9. 在查詢 名稱方塊中 ,輸入 Chicago Orders Query,然後按一下 [確定

  10. 在 [常用] 索引標籤的 [檢視] 群組中,按一下 [檢視],然後按一下 [設計檢視]。

  11. [設計] 索引標籤的 [查詢類型] 群組中,按一下 [製成資料表]

  12. 在 [製作表格的表格名稱方塊中, type Chicago Orders,and then click OK.

  13. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]。

  14. 在確認對話方塊中,按一下 [是,然後查看功能窗格中顯示的新資料表。

    附註: 如果已有與指定名稱相同的資料表,Access 會先刪除該資料表,然後再執行查詢。

有關使用產生資料表查詢的資訊,請參閱建立 產生資料表查詢

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建立新增查詢

您可以使用新增查詢來從一或多個資料表取回資料,並新增該資料至另一個資料表。

附註:  Access Web App 中無法提供新增查詢。

例如,假設您建立了一個資料表,要與芝加哥的商務夥伴共用,但您發現該關聯也會與位於密爾瓦基地區的客戶一起運作。 您想要在與關聯人員共用資料表之前,將包含密爾瓦基區域資料的列新增到表格中。 您可以使用下列程式,將密爾瓦基區域資料新增到芝加哥訂單資料表:

  1. 開啟您先前在設計檢視中建立名為「芝加哥訂單查詢」的查詢。

  2. 在 [設計] 索引標籤的 [查詢類型] 群組中,按一下 [新增]。 隨即 開啟 [附加 的對話方塊。

  3. 在 [附加資料表名稱」 對話方塊中,按一下 [表格名稱> 方塊中的箭號,從下拉式清單中選取Chicago Orders,然後按一下[確定

  4. 在設計格線線中,在出貨城市欄的準則列中,刪除 'Chicago',然後輸入'Milwaukee'。

  5. 在附加到 資料 列中,選取每一欄的適當欄位。

    在此範例中,附加 列值應符合 欄位列值 ,但附加查詢並非必要的值。

  6. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]。

附註:  執行傳回大量資料的查詢時,可能會出現錯誤訊息,指出您無法復原該查詢。 請試著將記憶體區段上限增加到 3MB,查詢才能夠執行。

如需新增查詢的詳細資訊,請參閱透過新增查詢將記錄新增至資料表

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建立更新查詢

您可以使用更新查詢來變更資料表中的資料,而且您可以使用更新查詢輸入準則來指定應該更新哪些資料列。 更新查詢提供您一次執行更新之前,先查看更新資料的機會。

重要:  動作查詢無法復原。 您應該考慮使用更新查詢備份要更新的任何資料表。 Access Web App 中未提供更新查詢。

在上一個範例中,您將列附加到 Chicago Orders 資料表。 在芝加哥訂單資料表中,產品識別碼欄位會顯示數值產品識別碼。 若要讓資料在報表更有用,您可以使用產品名稱取代產品名稱,請使用下列程式:

  1. 在設計檢視中開啟芝加哥訂單資料表。

  2. 在產品識別碼資料列,將資料類型從數位 變更文字

  3. 儲存並關閉芝加哥訂單資料表。

  4. [建立] 索引標籤上,按一下 [查詢] 群組中的 [查詢設計]

  5. 按兩下芝加哥訂單和產品

  6. [設計] 索引標籤上,按一下 [查詢類型] 群組中的 [更新]

  7. 在設計格線線中,排序顯示列會消失,而更新列會消失。

  8. 芝加哥訂單資料 表中,按兩下 [產品識別碼 ,將此欄位新增到設計格線線。

  9. 在設計格線線中,在[產品識別碼]欄的 [更新至] 列中,輸入或貼上下列專案:[產品]。[產品名稱]

    提示:  您可以使用更新查詢來刪除域值,在更新到 (或 Null () ""或 Null。

  10. [準則] 列輸入或貼上下列專案 :[產品識別碼] 就像 ([Products]。[ID])

  11. 您可以在資料工作表檢視中檢視查詢,以檢視更新查詢會變更哪些值。

  12. 按一下 [設計視圖>[資料工作表視圖。 查詢會返回將會更新的產品名稱清單。

  13. 在 [設計 」 選項卡 上,按一下 [ 執行

    當您開啟 Chicago Orders 資料表時,會看到產品識別碼欄位中的數值已由產品資料表中的產品名稱取代。

如需關於更新查詢的詳細資訊,請參閱建立和執行更新查詢

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建立刪除查詢

您可以使用刪除查詢從資料表中刪除資料,而且您可以使用刪除查詢輸入準則來指定應該刪除哪些資料列。 刪除查詢提供您一次執行刪除前,先查看要刪除的列的機會。

附註:  Access Web App 中無法提供刪除查詢選項。

例如,假設當您準備從上一個範例傳送芝加哥訂單資料表給芝加哥商務夥伴時,您注意到某些列包含許多空白欄位。 您決定在傳送表格之前移除這些列。 您可以只開啟資料表並手動刪除列,但如果您有許多資料列要刪除,而且您對於哪些列應該刪除有清楚的準則,您可能會發現使用刪除查詢很有説明。

您可以使用下列程式,使用查詢來刪除芝加哥訂單資料表中沒有訂單識別碼值的列:

  1. 在 [建立] 索引標籤上,按一下 [查詢設計]。

  2. 按兩下芝加哥 訂單

  3. 在 [設計工具索引鍵中, 查詢類型群組中, Click Delete. 在設計格線線中,排序和顯示列會消失,並出現刪除列。

  4. 芝加哥訂單資料 表中,按兩下 [訂單識別碼 ,將其新增到格線中。

  5. 在設計格線線中,在訂單識別碼欄的準則列中,輸入Is Null。

  6. 在 [設計] 索引標籤上的 [結果] 群組中,按一下 [執行]。

有關刪除查詢的資訊,請參閱 建立及執行刪除查詢

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