設定清單或文件庫的中繼資料瀏覽

設定清單或文件庫的中繼資料瀏覽

當您在大型清單和文件庫中設定中繼資料流覽時,可以讓使用者更容易找到內容。 中繼資料流覽可讓 Microsoft SharePoint 使用者使用導覽樹狀結構,在清單和文件庫中篩選和尋找內容。

您也可以套用主要篩選器,與導覽樹狀結構搭配使用,以縮小顯示的專案清單。 當您設定中繼資料導覽時,您可以決定要在樹狀結構中出現的文件庫欄,並指定主要篩選器。

下圖顯示的是一個以內容類型為基礎的簡單導覽樹狀結構範例。

您可以在左側面板設定導覽樹控制項的中繼資料導覽

根據預設,在大部分的網站上啟用中繼資料流覽和篩選。 如果您的網站沒有啟用,您可以在網站的 [網站功能] 頁面上啟用。

附註: 您必須是網站擁有者或網站集合管理員,才能啟用中繼資料流覽和篩選。

啟用中繼資料導覽和篩選

  1. 按一下 [設定] Office 365 設定按鈕 ,然後按一下 [網站設定]。

  2. 按一下 [網站動作] 底下的 [管理網站功能]。

  3. 在 [功能] 清單中,尋找 [中繼資料導覽和篩選],然後按一下 [啟動]。

新增企業中繼資料及關鍵字

在 Microsoft 365 中的 SharePoint中,新增 [企業關鍵字] 欄可讓使用者輸入一或多個要與其他使用者和應用程式共用的文字值,以便進行搜尋與篩選,以及中繼資料一致性與重複使用。

新增企業關鍵字欄也會提供現有舊版關鍵字欄位與 managed 中繼資料基礎結構之間的同步處理。 (您可以在上傳時,將檔標記複製到 [企業關鍵字]。)

附註: 您必須至少擁有 [管理清單] 許可權等級,才能設定清單或文件庫的中繼資料及關鍵字。

  1. 流覽至您要設定中繼資料流覽的清單或文件庫,然後按一下標題。

  2. 按一下 [設定] Office 365 設定按鈕 ,然後按一下 [清單設定] 或 [文檔庫設定]。

  3. 按一下 [許可權與管理] 底下的 [企業中繼資料及關鍵字設定]。

    附註: 根據預設,在大部分網站中啟用中繼資料流覽和篩選。 如果您沒有看到 [中繼資料導覽設定] 選項,可能是您的網站已停用。 若要瞭解如何啟用,請參閱啟用中繼資料流覽和篩選

  4. 在 [企業中繼資料及關鍵字設定] 區段中,按一下 [企業關鍵字] 核取方塊,將 [企業關鍵字] 欄新增至清單,並啟用關鍵字同步處理。

    企業中繼資料及關鍵字設定

  5. 按一下 [確定]。

現在,當您將欄新增到清單時,您可以將 [企業關鍵字] 欄新增至清單中。 如需新增使用受管理中繼資料之欄的相關資訊,請參閱建立受管理的中繼資料欄。 如需篩選受管理的中繼資料的相關資訊,請參閱使用篩選來修改 SharePoint 視圖

您必須至少具備「管理清單」許可權等級,才能設定清單或文件庫的中繼資料導覽。

  1. 流覽至您要設定中繼資料流覽的清單或文件庫,然後按一下標題。

  2. 按一下功能區上的 [清單或文檔] 索引標籤,然後按一下 [清單設定] 或 [文檔庫設定]。

  3. 按一下[一般設定] 底下的 [中繼資料導覽設定]。

    附註: 根據預設,在大部分網站中啟用中繼資料流覽和篩選。 如果您沒有看到 [中繼資料導覽設定] 選項,可能是您的網站已停用。 若要瞭解如何啟用,請參閱啟用中繼資料流覽和篩選

  4. 在 [設定導覽階層] 區段中,選取您要顯示在導覽階層中的一個或多個欄位,然後按一下 [新增]。

    [中繼資料導覽設定] 可讓您指定可新增至導覽樹控制項的中繼資料欄位。

  5. 根據預設,導覽樹狀結構會顯示資料夾。 如果您不想要顯示資料夾,請選取 [資料夾],然後按一下 [移除]。

  6. 在 [設定主要篩選器] 區段中,選取您要新增為主要篩選的欄位,然後按一下 [新增]。

  7. 在 [設定此清單的自動欄索引] 中,指定是否要在此清單中自動建立索引。 這會改善使用者在使用流覽樹狀結構和您指定的主要篩選欄時所執行的查詢效能。 建議您選取 [自動管理此清單中的欄索引] 選項。

  8. 按一下 [確定]。

針對清單或文件庫設定中繼資料流覽時, SharePoint 網站會顯示頁面左側的樹狀控制項。 樹狀結構會顯示資料夾階層以及受管理的中繼資料詞彙。 使用者可以選取樹狀結構中的專案,以篩選出現在頁面上的內容。 這可讓使用者建立內容的動態顯示。 使用者可以使用 [導航樹狀結構] 下方所顯示的 [主要篩選] 控制項,以及與導覽樹狀結構結合的方式,來進一步縮小此功能。

中繼資料導覽

  1. 樹狀控制項

  2. 清單或文件庫的資料夾階層

  3. 字詞

  4. 子代子詞

  5. 主要篩選器

網站使用者可以使用導覽樹狀結構,依資料夾或中繼資料瀏覽清單或文件庫。 當使用者在導覽樹狀結構中選取受管理的中繼資料字詞時,該視圖只會顯示以該字詞或其後代字詞標記的專案。 若要只篩選特定字詞並排除後代子詞,使用者可以再次選取該專案。 中繼資料導覽與清單的其他篩選器搭配使用,例如 [視圖] 和 [欄] 篩選。

您可以設定及使用清單和文件庫的中繼資料導覽,即使這些清單和文件庫不使用受管理的中繼資料欄也一樣。 此外,您也可以在中繼資料導覽階層中使用某些欄類型做為欄位,例如內容類型與單一值選項。

下列清單顯示索引鍵篩選控制項可以用來做為欄位的欄類型:

  • [受管理的中繼資料]

  • 內容類型

  • 選擇

  • 個人或群組

  • 日期及時間

  • Number

若要瞭解如何設定使用受管理的中繼資料的資料行,請參閱建立受管理的中繼資料欄

根據預設, SharePoint 會執行自動建立索引。 啟用自動建立索引時,系統會自動為您新增至導覽樹和主要篩選器的欄位建立索引。 除了 [內容類型] 和 [選項] 欄位以外,在所有支援的主要篩選欄位上都會建立單一欄位索引。 複合索引是針對所有受支援的流覽階層與主要篩選組合建立。

自動建立索引時,對於專案數目超過清單檢視閾值的清單,會啟用查詢。 不過,在某些情況下,您可能必須停用這項設定,並手動設定索引。 例如,如果單一資料行和複合索引的組合超過20(每個清單的索引數目上限),則您必須停用自動索引,並手動設定索引。

根據預設,在 SharePoint 產品中建立的大多數網站上,都會啟用中繼資料流覽和篩選。 即使沒有為特定清單或文件庫設定中繼資料導覽,其功能仍能在幕後運作,改善清單和文件庫中的視圖效能。 [中繼資料導覽和篩選] 功能會自動選取最佳索引,以便在每次載入視圖時運作。 當使用者載入新的 [視圖]、[清除篩選] 或 [套用排序] 時,查詢優化會判斷要查詢資料庫以避免清單視圖節流的最佳方式。

如果使用者載入超過閾值的視圖,中繼資料流覽和篩選就會建立原始使用者查詢的修改版本,稱為「回退查詢」。 回退查詢是針對清單的一部分,而不是在整個清單中執行。 因此,它會顯示所要求專案的部分集合。 當原始查詢由於大型清單節流而被禁止時,後備查詢會提供有用的結果。 有時候,如果查詢未掃描之清單部分的專案包含與原始使用者查詢相符的結果,則回退查詢不會傳回任何結果。

當回退查詢發生時,螢幕上的訊息會警告使用者結果是不完整的。 此訊息會提示使用者套用其他篩選器,以查看完整的集合。

回退查詢訊息也會充當使用者無法存取內容的清單或文件庫擁有者的警告。

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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