適用於高階系統管理員和代理人的新 Outlook 秘訣

尋找時間和要求親自參加活動

排程會議時，按兩下 [ 尋找時間 ]，輕鬆地在出席者的行事曆上找到適當的時段。 您可以將游標暫留在出席者圖示上，以檢視顯示狀態。

您也可以開啟 [ 親自參加] 活動 切換開關，要求親自出席。 您仍然可以為無法親自加入的出席者新增Teams會議連結。

在 Outlook 中排程親自參加的活動

使用排程小幫手

使用排程 助理，輕鬆尋找會議的時間。 在新的 Outlook 中，您可以在 [排程小幫手] 中檢視出席者時區和排程標籤。
請注意，只有至少有一位出席者位於不同的時區時區，才會顯示出席者時區。

使用 [排程小幫手] 來協助排程會議

自動在線會議

在新 Outlook 中，所有會議預設為在線。 當您將出席者新增至會議時，Teams 會議切換開關會開啟。 不同於傳統 Outlook，Teams 會議鏈接和詳細數據會在邀請傳送後新增。 然後，您可以檢視會議邀請，以查看及複製Teams會議詳細數據。
我們正在努力更新此行為並預先建立會議連結，以便您在未來看到符合傳統 Outlook 的體驗。

如果您使用第^三 方在線會議提供者，例如 Zoom 或 Cisco WebEx，只要您已安裝其 Web 載入巨集，您也會在此設定中看到這些作為會議提供者選項。

將每個會議設為在線

隱藏出席者清單

您現在可以選擇隱藏出席者清單，不讓收到會議邀請的使用者看到。 建立新會議時，選取 [回復選項] ，然後按兩下 [ 隱藏出席者清單]

出席者可以新增會議室

在新的 Outlook 中，出席者可以將會議邀請轉寄至相關會議室，藉此新增會議室。 然後所有出席者都會看到會議室。

編輯系列中的事件

新的 Windows 版 Outlook 提供下列選項來編輯會議系列：

1. 此事件：僅 匯報 會議系列的選取實例。

2. 此事件和所有下列事件：匯報 選取的實例以及未來系列中的所有專案，讓過去的實例保持不變。 (Windows 版 Outlook 不提供此選項。)

3. 系列中的所有活動：匯報 會議系列中的每個實例。

   在 Outlook 中變更約會、會議或活動

複製會議

以滑鼠右鍵按兩下行事曆表面中的事件，然後選取 [ 複製事件 ] 加以複製。

在行事曆中新增多個時區

在 [新增 Outlook] 中輕鬆管理不同時區的會議。 新 Outlook 可讓您在行事曆中新增最多 20 個時區，而傳統版 Outlook 只允許新增 3 個時區。

在 Outlook 中管理時區設定

在行事曆中使用高階主管的類別

選取並按住 (或以滑鼠右鍵按兩下) 行事歷檢視中的事件，然後選取 [分類 ] 以套用高階主管的類別。 我們計劃未來允許高階主管編輯、最愛及刪除高階主管的類別。

在 Outlook 中使用行事曆類別和提醒

接收共用行事曆通知

在新的 Outlook 中，使用者可以選擇接收有關共用行事曆中事件變更的通知。 這項功能會同時延伸至執行主體和代理人。

您可以從 [設定]>行事 曆 > [共用行事曆]> 行事曆更新中，選取您要加入通知的行事曆。

在 Outlook 中接收共用行事曆的通知

不要傳送追蹤的回復 RSVP

在傳統 Outlook 中，如果使用者在 RSVPing 時選擇 [不要傳送回復 ]，召集人將無法追蹤該個人的 RSVP。

不過，在新的 Outlook 中，如果使用者在 RSVPing 時取消核取 Email 召集人，即使不會有顯示的回覆電子郵件傳送給召集人，但只要召集人和 RSVPing 出席者位於相同的 M365 租使用者 (或組織) ，召集人仍可追蹤該 RSVP。

我們計劃在未來支援跨不同租使用者的 RSVP 追蹤。

在行事曆上保留被拒絕的會議，以及在收件匣中保留 RSVP'd 會議

在行事曆上保留被拒絕的會議，以便您仍可留意，並視需要稍後更新 RSVP。 選取 [行事曆 > 設定] > [事件和邀請] 並按兩下 [儲存被拒絕的事件] 複選框，即可啟用此功能。

您也可以將已設定為 RSVP 的會議保留在收件匣中，以便日後輕鬆找到。 這可以從 [設定] > [行事曆] > 活動和邀請 > 其他人的邀請來完成，並在回復后選取 [從收件匣刪除邀請]。
這些設定必須在高階主管的信箱上啟用，才能分別在代理人行事歷和收件匣資料夾中受到重視。

在行事曆上顯示被拒絕的會議

追蹤您無法參加的會議

新的 RSVP 選項可讓您讓召集人知道您無法出席，但想要隨時掌握資訊。 如果有可用的錄製和會議記錄，您仍可繼續存取會議聊天及任何錄製和會議記錄。 這是隨時掌握您或您的高階主管無法加入討論的絕佳方式。

在 Outlook 中追蹤會議

親自或虛擬 RSVP

當您想要知道有多少人親自或虛擬參加某個活動時，請開啟位置字段旁 的 [個人 活動] 切換開關，以建立親自參加的活動。 雖然您將活動標示為「親自參加」，但您也可以為無法進入辦公室但仍想參與的人員新增Teams會議。

收件者現在會看到沒有出席資訊 的 [是]、[親自]、[是]、[ 虛擬 ] 和 [ 是 ] 的 RSVP 選項。

傳送更新給新增/移除的出席者

您現在只能傳送會議更新 給新增/移除的出席者 ，而非收件者清單上的每一個人。

在 Outlook 中變更約會、會議或活動

拖放電子郵件和附件

新的 Outlook 支援將郵件和附件拖放到會議表單中，以保持工作流程的效率。

適用於高階系統管理員的郵件篩選和規則

在新的 Outlook 中，高階主管可以使用 有行事曆邀請 的電子郵件篩選器，輕鬆找到會議邀請。

您也可以為其他人設定主管帳戶的接收 Email，並自動將它移到另一個資料夾，並依您想要的方式加以分類。

在 Outlook 中使用規則管理電子郵件訊息

拖放電子郵件以建立工作

將電子郵件拖曳到 [我的一天] 以輕鬆掌握工作。

在 Outlook 中使用規則管理電子郵件訊息

釘選電子郵件以快速存取

您現在可以將電子郵件釘選到收件匣頂端，讓您不必返回並搜尋電子郵件。 將游標或以滑鼠右鍵按兩下電子郵件，然後選取 [釘選 ] 來釘選它。

排程何時傳送電子郵件

在現今的混合式工作世界中，您的一天可能就是其他人的夜景，因此您不想在半夜傳送電子郵件給其他人。 使用新的 Outlook，您可以在需要時輕鬆傳送電子郵件。 只要選取 [傳 送 ] 旁的下拉式箭號，然後選擇 [ 排程傳送]。

在 Outlook 中延遲或排程傳送電子郵件訊息

延遲電子郵件

透過延遲功能，您可以排程電子郵件重新傳送到收件匣的時間，並在您想要的時候顯示，這樣您就可以在適合的時候處理郵件。 只要以滑鼠右鍵按兩下任何訊息，然後選擇 [延遲]，或從功能區選取 [ 延遲 ]。 然後選擇您想要傳遞的時間。

復原傳送時間

新 Outlook 提供復原傳送的選項。 傳送郵件之後，您最多可以看到 10 秒的復原選項。 您可以流覽至 [郵件 ] > [設定] > Compose 和 [回復 > 復原傳送]，以管理此設定。

設定 [不在辦公室]

您可以設定不在辦公室時的自動回復。 您也可以封鎖您的行事曆，並自動拒絕此體驗中的新會議。 若要設定自動回復，請流覽至 [ 設定 > 帳戶 > 自動回復]。

設定不在辦公室 (自動回復)

使用郵件合併

全新的 Outlook 支援基本的郵件合併功能。 從 [新郵件] 選 取 [傳送] 下拉式清單，然後選取 [啟動郵件合併]。 每個收件者都會收到自己的電子郵件復本，而不會列出其他收件者。

進階郵件合併即將推出，並允許電子郵件中的變數字段填入清單中定義的值。 如需詳細資訊，請依照此藍圖項目進行。