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電子郵件設定檔是由電子郵件帳戶、資料檔案,以及電子郵件儲存位置相關資訊所所建立。

什麼是電子郵件設定檔?

電子郵件設定檔是Outlook用來記住您使用的電子郵件帳戶,以及每個帳戶的資料儲存位置。 每個設定檔Outlook提供下列資訊:

  • 要使用哪些帳戶資訊     此資訊包括使用者名稱、顯示名稱、電子郵件伺服器名稱,以及 ISP (網際網路服務提供者) 密碼。

  • 傳送及儲存電子郵件資料的位置     在 Outlook中,資料會傳送並儲存在電子郵件伺服器或您電腦的 .pst 檔案中。 此資料包括規則、郵件、連絡人、日曆、記事、工作、日誌、搜尋資料夾及其他設定。

Outlook設定檔會儲存在 Windows註冊表中。 當Outlook啟動時,它會從登錄中取回設定檔資訊。

附註: 您可以使用控制台中的郵件圖示來存取用於Outlook設定檔的選項。 除非您已安裝並至少執行Outlook,否則不會顯示郵件圖示。

當您第一次Outlook時,啟動精靈會引導您完成建立新設定檔的程式。 因此,建立設定檔時,每當您開始建立Outlook。 大部分的人只會維護一個設定檔,不過,您有時候可能會發現擁有多個設定檔很有用。 例如,您可能會想要將一個設定檔用於公司郵件,另一個設定檔用於個人郵件。 此外,如果其他人使用與您相同的電腦,他們的帳戶和設定可以保存在名稱不同的個別設定檔中。

您無法使用密碼來保護Outlook設定檔。 若要協助保護您的Outlook資料不受其他人入侵,您應該使用受密碼保護Windows使用者帳戶。

重要: 您無法在郵件設定檔進行時,從一個電子郵件設定檔Outlook另一個。

基本設定檔包含一或多個電子郵件帳戶和儲存檔案。 私人個人可能擁有網際網路電子郵件帳戶 ,例如 POP3 帳戶,而公司員工可能擁有Microsoft Exchange帳戶。 其他類型的帳戶 (包括 IMAP4 和 HTTP 帳戶) 都可以新加到任何設定檔中,其他儲存檔案 (例如 Archive.pst 檔案 ,可保留較舊的郵件) 。 有時候可能也會包含額外的服務,例如傳真和通訊錄目錄。

附註: 雖然設定檔可以包含多個網際網路類型帳戶,但只能包含一Exchange帳戶。

大部分的人只需要一個設定檔。 當Outlook第一次執行時,系統會自動建立第一個設定檔,並命名為「Outlook」。 每當Outlook時,此預設設定檔會自動執行。 當您新增或修改電子郵件帳戶,或包含要使用的其他 .pst 檔案時,您即會修改設定檔。 您隨時都可以修改設定檔,但第一次建立設定檔之後,就無法變更設定檔的名稱。

  1. 選取Windows圖示,在搜尋方塊中輸入控制台,然後選取該圖示。

  2. 在控制台中搜尋 郵件,然後選取它。

  3. 除非您已安裝並至少執行Outlook,否則不會顯示郵件圖示。

    [ 郵件設定 」 對話方塊隨即開啟。

    控制台中的郵件對話方塊

  4. 執行下列任何一個動作:

    • 若要新增另一個電子郵件帳戶,請按一下 [電子郵件帳戶

    • 若要修改Outlook儲存選項,請按一下[資料檔案

    • 若要查看您目前擁有的個人資料清單,請按一下 [ 顯示設定檔>

在下列任一情況下,您可能需要多個設定檔:

  • 如果您在與您信任Outlook共用的單一電腦上使用    
    例如,如果您和您的配偶有個別的電子郵件帳戶,則每個人也可以有個別的設定檔,每個設定檔都有適當的帳戶和設定。

  • 如果您維護多個Exchange帳戶    

如果您需要多個設定檔,您隨時都可以建立其他設定檔,並新增您想要的帳戶和設定。 當您從一個設定檔切換到另一個設定檔時,會變更在一個會話內可用的電子郵件帳戶Outlook設定。

  1. 選取Windows圖示,在搜尋方塊中輸入控制台,然後選取該圖示。

  2. 在控制台中搜尋 郵件,然後選取它。

  3. 除非您已安裝並至少執行Outlook,否則不會顯示郵件圖示。

    [ 郵件設定 」 對話方塊隨即開啟。

    控制台中的郵件對話方塊

  4. 按一下 [顯示設定檔>

  5. 按一下 [新增]

  6. 輸入設定檔的名稱,然後按一下 [ 確定

    [新增設定檔> 對話方塊

  7. 按照螢幕上的指示,新增電子郵件帳戶,以用於個人檔案。

  1. 選取Windows圖示,在搜尋方塊中輸入控制台,然後選取該圖示。

  2. 在控制台中搜尋 郵件,然後選取它。

  3. 除非您已安裝並至少執行Outlook,否則不會顯示郵件圖示。

    [ 郵件設定 」 對話方塊隨即開啟。

    控制台中的郵件對話方塊

  4. 按一下 [顯示設定檔>

  5. [開始Microsoft Office Outlook時,使用此設定檔,按一下[永遠使用此設定檔,然後按一下您想要在清單中使用的設定檔。

    已選取 [一直使用時的帳戶> 對話方塊

  1. 選取Windows圖示,在搜尋方塊中輸入控制台,然後選取該圖示。

  2. 在控制台中搜尋 郵件,然後選取它。

  3. [ 郵件設定 」 對話方塊隨即開啟。

    控制台中的郵件對話方塊

  4. 按一下 [顯示設定檔>

  5. [開始Microsoft Office Outlook時,使用此設定檔,按一下 [提示使用設定檔的提示

    帳戶設定檔對話方塊

  6. 當您Outlook時,按一下您想要在 [設定檔名稱>清單中使用的設定檔。

    [選取設定檔] 對話方塊

當您使用多個設定檔時,通常會有一個您最常用的設定檔。 您可以使用提示設定檔使用選項,設定Outlook設定為在設定檔名稱方塊中一直選取設定檔。 接著,您用這個設定檔所必須做的就是按一下 [ 確定

  1. 在 [ 選擇設定檔> 對話方塊中的 [設定檔名稱> 清單中, 按一下要自動選取的設定檔。

  2. 按一下 [選項 ,然後在 [ 選項> 下,選取 [ 設定為預設設定檔 > 核取方塊。

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