Outlook 中 Microsoft 365 群組的系統管理員指南

Outlook 中的 Microsoft 365 群組提供強大的解決方案，可與公司內外的人員進行通訊和共同作業。建立群組以共用收件匣、行事曆、OneDrive、SharePoint 網站、OneNote 筆記本等。您也可以邀請公司外部的來賓，以便他們可以使用相同的資源來共同作業。

建立 Microsoft 365 群組時，Outlook 會自動建立共用的 Outlook 收件匣、共用行事曆，以及共同處理檔案的文件庫。您也可以建立 Microsoft 團隊，並使用 Teams 中的 Planner 整合工作。您不必擔心手動指派權限給所有這些資源，因為將成員新增到群組會自動賦予他們使用群組提供工具所需的權限。

Microsoft 365 群組為成員提供：

共用收件匣 - 這是通訊群組清單中傳統上進行的交談發生的地方。此共用收件匣是完全可搜尋的，因此它會建立群組郵件的動態封存。群組的新使用者可以搜尋或捲動歷程記錄，快速掌握先前在群組中張貼的內容。如需詳細資訊，請參閱傳送電子郵件至 Outlook 中的群組。
共用檔案庫 - 這是使用者可以儲存、共用文件、活頁簿、簡報、影像或他們需要處理的任何其他類型檔案，以及共同作業的地方。如需詳細資訊，請參閱在 Outlook 中與群組共用檔案。
共用行事曆 - 您的群組會取得共用行事曆，以張貼與群組相關的活動。每個訂閱群組的成員都會自動受邀參加發佈到行事曆上的活動，因此如果他們願意，這些活動也可以顯示在他們的個人日曆上。如需詳細資訊，請參閱在 Outlook 中使用群組行事曆來排程和編輯活動。
共用的 OneNote 筆記本 – 群組會自動擁有共用的 OneNote 筆記本，群組成員可以在這裡收集資訊並共同作業。許多群組會使用筆記本來建立包含常見問題集和其他資源的動態 Wiki。
來賓存取 - 您之前可以將外部連絡人新增至通訊群組，但他們只能接收電子郵件。透過群組，您可以為來賓提供電子郵件、交談、檔案，甚至是共用的 OneNote 筆記本的存取權。如需詳細資訊，請參閱來賓使用 Outlook 中的群組。
內容可探索 - Outlook 中的群組預設為公開，這表示組織中的其他人很容易探索並加入群組，以及檢閱群組的內容和共用資料。如果群組的內容較敏感，您可以將群組切換為私人群組，這樣會對非成員隱藏內容，並要求群組擁有者核准任何加入要求。
自助建立 - IT 不必因使用者建立群組的要求而陷入困境。使用者可以視需要建立自己的群組。如果您想要控制組織中的哪些使用者可以建立群組，請參閱管理可以建立 Microsoft 365 群組的人員。

群組的管理

Microsoft 365 提供許多實用的工具和功能，讓您更輕鬆地管理及管理群組。

秘訣

將 Microsoft 365 群組加入書籤 - 一般工作，可讓您輕鬆存取群組建立、委派、電子郵件管理、郵件流程、還原和實用指令碼的系統管理員資訊。

目錄管理

保持目錄受到控制是每個管理員關心的問題。以下是 Microsoft 365 提供的一些工具，可協助讓您更輕鬆地完成此作業：

命名原則 - 命名原則可讓您定義群組可接受的名稱及不正確的名稱。這可防止使用者為群組提供褻瀆或禁止的名稱。此外，您可以強制將公司標準首碼或尾碼套用至群組名稱。
動態成員資格 - 動態成員資格可讓您依規則設定群組成員資格，該規則會根據 Active Directory 中的部門或角色) 等中繼資料 (新增 (或移除) 群組成員。如需建立動態成員資格的詳細資訊，請參閱使用屬性建立進階規則。
隱藏成員資格 - 如果您有理由希望群組成員資格保密，例如，如果成員是學生，您可以向外部各方隱藏成員資格。
建立權限 - 貴組織中可能有些人您不希望能夠建立新群組。有數種技術可以管理目錄中的建立權限。請參閱管理 Microsoft 365 群組建立。
稽核記錄 - 您可以放心地允許使用者建立群組和管理群組成員資格，因為 Microsoft 365 群組稽核記錄可讓您追蹤建立或刪除群組的人員，以及對其成員資格進行變更的人員。如需詳細資訊，請參閱在 Microsoft 365 安全性 & 合規性中心搜尋稽核記錄。

遞送管理

傳遞管理提供一些方法來處理群組應該如何傳送或接收訊息。此外，還有一些工具可以監控這些訊息的流。如需詳細資訊，請參閱 Microsoft 365 群組 - 一般工作。

傳送為或代理 傳送者 - 這些設定允許指定的使用者傳送電子郵件，就好像他們來自或代表群組一樣傳送電子郵件。
寄件者限制 - 這些設定可讓您控制允許哪些人傳送郵件到群組。群組可以設定為允許來自外部各方的電子郵件，但您可能會想要將之限制為僅限特定外部各方。
外部使用者支援 - 邀請來賓加入您的群組，您可以選擇將他們包含在群組的電子郵件交談中。請參閱將來賓新增至 Outlook 中的群組以了解如何新增來賓。
傳輸規則 - 傳輸規則適用於群組，就如同它們適用於 Exchange 伺服器一樣。規則可以尋找符合特定條件的郵件，然後可以對這些郵件採取動作。
寄件提醒 - 郵件提示是使用者撰寫郵件時向使用者顯示的資訊訊息。如果使用者的訊息可能會傳送到外部合作對象或超過訊息配額，他們可以警告使用者，以協助減少 NDR。
多個 Proxy 位址 - 群組可以有別名，就像使用者信箱一樣。額外的 Proxy 位址可以方便地接受傳送至其他別名的郵件，或更容易聯繫名稱很長或難以拼寫的群組。如需詳細資訊，請參閱建立 Microsoft 365 群組時選擇要使用的網域。
傳送/接收大小上限 - 這些配額可協助減少群組接收 (或傳送極大訊息的問題) 以更有效地管理儲存空間和頻寬需求。

內容原則

Microsoft 365 也提供您一些工具來管理群組中共用的內容類型。如需詳細資訊，請參閱 Microsoft 365 群組 - 一般工作。

使用指導方針 - 您將可以定義 Microsoft 365 群組的使用指導方針，以教育使用者有關最佳做法，以協助保持群組有效，並教育他們了解內部內容原則。
資料分類 - 您將可以為Microsoft 365 群組建立可自訂的資料分類系統，允許依原則類型分隔群組 (例如，「未分類」、「公司機密」或「絕密」) 。如此一來，您的群組就能展示貴組織中其他內容的原則。可延伸原則可讓您的組織設定在群組建立或變更時呼叫的端點，然後您可以實作自己的群組建立或變更原則。

帳戶需求

任何具有 Exchange Online 和 SharePoint Online 的 Microsoft 365 訂閱都會支援群組。包括商務基本版和商務進階版方案，以及企業版 E1、E3 和 E5 方案。

如果您有僅限 Exchange 的方案，您還是可以取得 Outlook 群組的共用收件匣和共用行事曆功能，但您無法取得文件庫、Planner 或任何其他功能。

管理對 Microsoft 365 群組的變更

使用者有時對變更感到不舒服，因此請務必與通訊群組清單的現有成員溝通，讓他們知道預期會發生什麼。以下是您應該在此訊息中包含的一些資訊，以及一些您可能會覺得有幫助的答案：

Outlook 中的群組是什麼？

Outlook 中的 Microsoft 365 群組是一種單一共同作業解決方案，適用於想要以易於找到的統一方式共用討論、檔案、行事曆和筆記的小組/群組。可能唯一的最佳功能是群組的收件匣會保留討論的歷史記錄，以便於搜尋先前的討論。

如需詳細資訊，請參閱 Outlook 中的群組體驗。

為什麼要進行這項變更？

People 經常要求能夠搜尋張貼到通訊群組清單的郵件，以尋找過去討論過的資訊。將通訊群組清單升級為群組，表示人員不必一遍又一遍地詢問或回答相同的問題。

此外，新群組將包括一個用於我們群組活動的行事曆、一個共用文件庫和一個 OneNote 筆記本，我們可以在其中進行協作和收集信息以供將來參考。

如果我已經是通訊群組清單的成員，是否需要執行任何動作才能加入此群組？

否，如果您已經是通訊群組清單的成員，您會自動成為新群組的成員。

如何？存取 Outlook 中的新群組？ Outlook 網頁版呢？

若要存取 Outlook 中的新群組，只要移至左側瀏覽窗格底部的 [群組] 類別即可。如果您經常使用此群組，請考慮以滑鼠右鍵按一下它並選擇 [ 顯示為我的最愛]，將其釘選為我的最愛。

此外，每個移動平台 (iOS、Android 等都有免費的Microsoft 365 群組移動客戶端 ) 因此您可以隨時隨地輕鬆訪問該群組。

我仍然不能只是傳送電子郵件嗎？

當然可以。您用於通訊群組清單的相同電子郵件別名仍適用於 Outlook 中的群組。

此外...

請記住告訴他們何時發生此更改，以及如果他們有進一步問題，他們應該聯繫誰。

將通訊群組清單移轉 (連絡人清單)

Microsoft 不提供將共用信箱轉換成 Microsoft 365 群組的工具，反之亦然。不過，您可以將通訊群組清單升級至 Microsoft 365 群組。這是為組織的通訊群組清單提供 Microsoft 365 群組所有功能的絕佳方式。如需詳細資訊，請參閱 Microsoft 365 群組 - 一般工作。

哪些通訊群組清單無法升級至 Microsoft 365 群組？

您只能將雲端管理、簡單、非巢狀通訊群組清單升級至 Microsoft 365 群組。請參閱無法將通訊群組清單升級至 Microsoft 365 群組。

移轉連絡人清單之後

將通訊群組升級為 Microsoft 365 群組後，您可能需要執行一些後續工作，以確保通訊群組順利進行。

跟進您的使用者 - 升級完成後立即與他們簽入，然後在幾天後再次簽入。表明您正在傾聽並回應他們可能提出的任何問題，這將大大有助於讓他們對變化感到滿意和舒適。
監視參與報告 - Microsoft 365 系統管理入口網站有一些不錯的報告，可以顯示有多少使用者正在使用群組、使用頻率及其功能。這些報告可協助您設計後續追蹤和使用者訓練，並突顯使用者從新群組獲得最大價值的位置。如需詳細資訊，請參閱 Microsoft 365 系統管理中心中的活動報告。
分享您的經驗 - 讓公司的其他團隊知道您已升級通訊群組，以及為使其成功所採取的步驟！分享該資訊可以幫助其他團隊效仿您的範例，並成功升級他們自己。

學習 Microsoft 365 群組技術社群

有關於 Microsoft 365 群組的問題嗎？瀏覽 Microsoft 365 群組技術社群。

從不同的應用程式建立群組

秘訣

根據預設，所有使用者都可以建立 Microsoft 365 群組。若要深入了解，請參閱管理可以建立 Microsoft 365 群組的人員。

您可以用各式各樣的工具建立 Microsoft 365 群組，包括 Outlook、Outlook 網頁版、Outlook Mobile、SharePoint、Planner 和 Teams 等。您選擇從哪個工具開始取決於您正在使用的團隊類型。例如，在 Microsoft，當我們建立以電子郵件和行事曆組織的群組時，傾向從 Outlook 開始。如果群組是用於全公司範圍內的溝通，我們傾向從 Viva Engage 開始。對於聊天式共同作業，我們會從 Microsoft Teams 開始群組。

貴組織以外的人員無法看到或存取公開群組和私人群組，除非您另外邀請他們成為來賓。如需詳細資訊，請參閱將來賓新增至 Outlook 中的群組。

Microsoft 365 群組的最佳做法

管理擁有者、成員和來賓

群組擁有者是此群組的仲裁者。您可以新增或移除成員及擁有專屬權限，例如刪除共用收件匣中的交談或變更群組的其他設定。群組擁有者可以重新命名群組、更新描述或圖片等等。如果您熟悉 SharePoint 角色，則群組擁有者為網站集合管理員。

秘訣

如果可以的話，最好的做法是有最少兩位群組擁有者。這樣如果有一位擁有者沒有空，另一位還可以對群組進行變更。

群組成員是貴組織中使用群組共同作業的一般使用者。他們可以存取群組中的所有內容，但無法變更群組設定。在 SharePoint 中他們是網站成員。如需新增或移除群組成員的相關資訊，請參閱在 Outlook 中新增、編輯和移除群組成員。

來賓就像群組的成員，但他們不在您的組織中。根據預設，您的使用者可以邀請來賓加入您的群組，而且您可以控制該設定。如需詳細資訊，請參閱將來賓新增至 Outlook 中的群組。

使用 Microsoft Teams 進行持續聊天的工作區

與群組保持聯繫的絕佳方式是 Microsoft Teams。 Microsoft Teams 是您小組的內部溝通管道，常設聊天室可針對主題或群組內的子群組，進行非正式的即時對話。雖然 Teams 整合不會自動提供，但您可以根據您的 Microsoft 365 群組輕鬆建立 Teams 群組。

群組完成其預期目標之後，您便可以刪除群組以釋放系統資源，並移除群組使其不再被列出或顯示。如需詳細資訊，請參閱編輯或刪除 Outlook 中的群組。如果您怕忘記刪除過期的群組，您的系統管理員可以設定到期原則，並指定一段時間之後會自動移除舊的群組。另請參閱： Microsoft 365 群組到期原則。

佈建、命名和資訊保護

佈建 Microsoft 365 群組有三種主要模型：開放、IT 主導或控制。每個都有其的優點。

型號	優點
開啟（預設）	使用者可以建立自己的群組，不需要等待或麻煩 IT
IT 主導	使用者要求 IT 建立群組。 IT 可以配合需求選擇最佳的共同作業工具
控制	群組建立僅限特定人員、小組或服務 (請參閱：控制誰可以建立Microsoft 365 群組)

如果您想要控制 Microsoft 365 群組的命名方式，您可以使用命名原則來強制群組名稱遵循特定標準，包括前置詞或尾碼，以及封鎖令人反感的名稱。如需詳細資訊，請參閱 Microsoft 365 群組命名原則。

每個群組至少有一個能新增或移除成員的擁有者，並且可以對群組及它的內容進行基本的篩選和編輯。如果群組的擁有者 (或擁有者) 因任何原因離開組織，管理員可以為群組指派新的擁有者。

此外，如果您有 Exchange Online 系統管理員權限，則可以從 Microsoft 365 系統管理中心管理群組， (請參閱在 Microsoft 365 系統管理中心) 中管理群組成員資格，或從 PowerShell 管理群組成員資格 (請參閱管理Microsoft 365 群組使用 PowerShell) 。

您可能會想要從您的租用戶 刪除群組。如需有關如何刪除群組的資訊，請參閱：刪除 Outlook 中的群組。如果意外刪除群組，系統管理員最多可以還原該群組 30 天。如需詳細資訊，請參閱還原已刪除的 Microsoft 365 群組。

如果您偏好以更自動化的方式管理 Microsoft 365 群組的生命週期，您可以使用到期原則以特定時間間隔使群組過期。群組的擁有者會在群組到期日的前 30、前15 及前一天收到電子郵件，讓他們輕鬆更新仍需要的群組。請參閱： Microsoft 365 群組到期原則。

Microsoft 365 群組限制

在適用於系統管理員的 Microsoft 365 群組概觀中尋找群組限制。

若是您正準備使用 Azure Active Directory Connect 工具的「群組回寫」功能，最大長度與「描述」屬性相關，為 448 字元。

如需 SharePoint Online 儲存空間的詳細資訊，請參閱 SharePoint Online 限制。

當您擁有有關群組使用狀況的可採取動作資訊時，管理 Microsoft 365 群組會更有效。 Microsoft 365 系統管理中心提供報告工具，可讓您查看例如儲存空間使用量、您擁有的使用中群組數量，甚至是使用者使用群組的方式等資訊。如需詳細資訊，請參閱系統管理中心中的 Microsoft 365 報告。

Microsoft 365 群組提供您許多適用於合規性、資訊保護和電子文件探索的工具。