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您變更了專案排程，而現在結束日期卻落後太久。 若要修正專案的結束日期，請調整對於結束日期影響最大的任務。 這些任務就在專案的要徑上。 如需更多關於此系列專案管理說明指南的文章，請參閱專案藍圖。 |
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開始之前應瞭解的專案管理秘訣
當您變更排程時，有三個必須檢視的因素：專案成本、交付項目的範圍和時間。 這些因素通常以三角形來表示。 您無法變更三角形的其中一點，而不影響到其他兩點。
以下範例說明此三角形對於專案結束日期有何含意。
- 如果將排定的結束日期提前，最後可能會得到成本增加而範圍縮小的結果。
- 如果您打算不變更專案的成本，結果可能會是排程變長而範圍縮小。
- 如果擴大範圍或增加交付項目的數目，您的專案可能需要更多的時間，且花費更多的金錢來僱用額外的人力或資源。
如果您是第一次使用專案管理 無論你計劃一個項目多麼好，事情都會出錯。 現在就開始尋找問題，而不是稍後，因為事情可能會變得更糟。
以下是一些可協助您著手監控及修正專案的方法。
- 先查看最重要的工作 當您需要解決專案中的問題時，有些工作會比其他工作更重要。 對排程影響最大的任務是關鍵任務，也是您最需要關注的任務。
- 取得專案的正確檢視 Project 有許多檢視和報告，可協助您找出專案的問題。 若為簡單的專案，請使用甘特圖，嚴加監控專案的結束日期。 若為複雜的專案，請查看差異表格或實獲值分析報告。
- 取得每週狀態報告 人們發送工作狀態報告並不容易。 獲得狀態的簡單方法是在每週的團隊會議期間。 收集狀態的頻率高於每週可能會適得其反。
如果您是經驗豐富的專案經理 您擔任專案經理已久，但現在您面臨的專案需要密切監控才能保持在預算範圍內。
此外，您的贊助者表示她希望每個月都能收到執行報告。
以下是一些可協助您著手監控、報告及修正專案的要點。
- 建立專案的比較基準 建立排程之後，請儲存比較基準版本。 比較基準是專案的原始版本，可用來與任務進度進行比較。
- 取得專案的正確檢視 Project 有許多檢視和報告，可協助您找出專案的問題。 隨著專案複雜度的增加，查看差異表格或實獲值分析報告可瞭解問題所在。
- 取得每週狀態報告 隨著專案變得越來越複雜，您可以使用更複雜的方法來收集每週狀態報告。 小組成員可以在 SharePoint 工作清單中輸入狀態資訊，然後將其與 Microsoft Project 同步。 如果您使用的是 Project 專業版，您也可以使用 Project Web App 來收集小組的狀態報告。 收集狀態的頻率高於每週可能會適得其反。
- 了解實獲值分析 實獲值分析可協助您判斷專案是否按計劃進行。
監控專案
| 追蹤排程的進度 | 檢視小組成員所提供的任務更新以瞭解問題所在。 您可以使用甘特圖快速追蹤進度，或是使用較為精密的實獲值分析。 這可協助您瞭解專案的工作是否如預期方式進行。 |
| 顯示任務排程資訊以了解專案如何進行排程 | 瞭解專案的排程方式。 您可以查看任務排程的變更如何影響專案的完成日期。 |
| 顯示專案的要徑 | 顯示對於專案結束日期影響最大的任務。 請先查看這些任務，以修正排程中的問題。 |
| 選擇適合您專案排程的檢視 | 使用 Project 中的檢視和報表找出可能的問題所在，並協助變更排程。 |
| 設定並儲存比較基準 | 若要從頭開始追蹤，請啟動新的比較基準，以便比較未來進度。 |
| 檢視潛在問題報表 | 為專案進度建立和自訂圖形報表。 在 Project 中檢視這些報表或將其匯出到其他應用程式，例如 PowerPoint、Word 或 Excel。 |
| 利用實獲值分析找出問題 | 實獲值可協助您回答下列問題：「看看這個專案到目前為止所做的工作量，我們應該花多少錢？」 或「我們能準時完成嗎？」 |
修正問題
| 變更開始日期或完成日期 | 選擇開始或結束日期早於目前計劃日期的日期。 如果這是專案的選項，請先嘗試變更開始日期。 |
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| 變更任務工期 | 縮短任務工期以將結束日期提前。 請務必縮短對專案結束日期影響最大的關鍵任務之任務工期。 |
| 重新分派任務的工時 | 當人員同時處理太多工作分派時，您可以讓 Project 透過撫平資源分派的方式，更加平均地分配工作。 |
| 分割任務 | 如果單一任務包含可由不同資源同時處理的多個元素，則可以分割該任務。 如果您將關鍵路徑任務分成具有不同指派的不同元素，您也許可以滿足完成日期。 |
| 新增其他人員至專案 | 新增人員來處理會延後結束日期的任務。 |
| 移除小組中的人員 | 從任務中移除人員是引入專案結束日期的另一種方式。 讓太多人員同時進行一項任務或採用了不適合的人員，都可能造成溝通上的問題，因而延長任務工期。 |
| 變更專案行事曆的工作日 | 您可以藉由變更人員的工作行事曆來讓專案的結束日期提前。 您可以新增額外的工作日至人員的排程，或是讓人員加班。 |
| 在 Project 論壇中提問 | 取得專家對於 Project 問題的解答。 Answers.com 上的 Project 論壇有經驗豐富的使用者及 Project 顧問可回答您的問題。 |
| 傳達專案資訊 | 在您變更人員排程之後，請傳達這些變更，以免資訊遺失。 |
| 瞭解管理專案時必須做的取捨 | 專案中的任何變更都會涉及時間、金錢的損失或範圍的影響。 這些是您每天要處理的因素，以保持 Project 計劃按正軌進行。了解如何處理這些限制。 |
| Project 如何排程任務 | 當 Project 調整您的排程時，工作可能會意外變動。 了解重要的「為什麼？」 在 Project 強大的排程引擎背後。 |