當您在 Microsoft 365 中設定 Microsoft 365 中的 SharePoint 時，您可能有想要新增至小組網站的文件和檔案。 以下是一些您可以在網站中新增不同類型內容的方法。
注意
如需如何設定公司或學校用 OneDrive 和小組網站以便一起使用的文章，請參閱設定 Office 365 檔案儲存與共用。
本文內容
- 在開始之前
- 建立資料夾、文件庫和子網站
- 上傳文件、圖片和檔案
- 請考慮為連絡人、行事曆和試算表建立 SharePoint 清單
- 考慮滿足一般商務需求的 SharePoint 解決方案
- 協助網站使用者尋找您的內容
開始之前
開始移動檔案之前，請先在 Microsoft 365 中查看您為 Microsoft 365 中的 SharePoint 有多少儲存空間。 若要尋找 Microsoft 365 中 SharePoint 儲存空間限制的相關資訊，請參閱 SharePoint 限制。
秘訣
請務必記住，在 Microsoft 365 中，小組網站 (Microsoft 365 中 SharePoint 的儲存空間限制) 與) 電子郵件帳戶的 Exchange Online (儲存空間限制不同。 有關信箱儲存空間限制的詳細資訊，請參閱 Exchange Online 的 Microsoft 365 服務描述中的 [收件者]。
下一個步驟是分析您目前擁有的內容。 這包括文件、影像、表單等等。
秘訣
在 [檔案總管] 中，依大小和日期搜尋現有的檔案。 這可協助您快速識別最近使用過或非常大的檔案。
考慮一下有多少內容會定期使用，以及您是否要將所有內容儲存在 Microsoft 365 中。 就像您搬到較小的房子一樣，目標是決定什麼適合新地點。 例如，如果您的組織現在在 Microsoft 365 中為 SharePoint 使用的儲存空間超過 Microsoft 365 限制，您必須做出如下決策：
- 您想要移動哪些檔案？
- 是否要購買更多儲存空間？
- 您是否應該計劃為您的網站留出成長空間？ (肯定會)
如果您的組織規模龐大或複雜，請考慮邀請專家來協助您。 您可以在 Microsoft Pinpoint 找到信譽良好的協助。 Pinpoint 讓世界各地的公司都能快速、輕鬆地尋找通過認證的 Microsoft 專家和專業服務
建立資料夾、文件庫和子網站
找出您要移動的內容後，請思考您要如何整理它。 建議您先將檔案上傳到小組網站上的文件庫。 整理內容是個好主意，特別是如果您預期最終會擁有大量檔案。 隨著內容量的增加，您可以建立其他文件庫、表單庫和圖片庫來儲存該內容。 您也可以為不同類型的文件或專案建立子網站。
如需如何規劃結構以整理網站上內容的詳細資訊，請參閱規劃 小組網站的內容。
上傳文件、圖片和檔案
若要上傳檔案，例如 Word 文件、PDF 檔案或 JPG 相片，請將它們上傳至文件庫或文件庫中的資料夾。
注意
目前可上傳至 Microsoft 365 文件庫中的 SharePoint 的單一檔案大小上限為 2GB。 此外，您一次只能上傳 100 個或更少的檔案。
最佳方式視檔案數目而定。 請先瀏覽至目的地文件庫，然後使用此資料表來選擇方法：
| 檔案數目 | 上傳方法 |
|---|---|
| 單一文件 | 選取 [新增文件>]上傳現有檔案，然後瀏覽電腦上的檔案。 |
| 許多文件和資料夾 | 選取功能區 [文件庫] 索引標籤上的 [在檔案總管中開啟] 按鈕。 然後，使用 [檔案總管] 拖放檔案。 |
如需詳細資訊，請參閱 上傳、建立或刪除文件庫中的檔案。
注意
某些檔案類型無法上傳至文件庫。 如需這些清單，請參閱 文章：無法新增至清單或文件庫的檔案類型。
請考慮為連絡人、行事曆和試算表建立 SharePoint 清單
每個企業都有多種形式的數據，例如日曆、任務和電子表格。 針對這種類型的資料，您可以移動該內容，或將其轉換成您網站上的清單。 例如，您可以將商務連絡人清單轉換為 [連絡人] 清單。 此外，您通常可以將行事曆轉換成 SharePoint Calendar，這是一種特殊的清單類型。
- 若要了解如何在 Microsoft 365 的 SharePoint 中建立群組行事曆，請觀看這段影片： 影片：建立您自己的行事曆。
如果您現在使用 Microsoft Excel 試算表來追蹤資訊，您可以將這些試算表直接上傳到 Microsoft 365 中 SharePoint 中的文件庫。 或者，您可以將試算表匯入為 SharePoint 清單。 由於許多人可以同時更新清單，SharePoint 清單有助於鼓勵共同作業。 您可以建立不同的清單檢視，以準確顯示您想要的資訊。
- 若要深入了解如何使用清單，請參閱 訓練：建立及設定清單。
考慮滿足一般商務需求的 SharePoint 解決方案
移動內容的另一個方法是使用 SharePoint 解決方案來更完善地管理現有的工作。 例如，大多數組織都希望獲取並共享在那裡工作的人員的日常知識。 您網站上的 Wiki 可能非常適合這種共用。
下表說明可協助您管理商務程序的 SharePoint 功能。
| 商務程序 | 描述 |
|---|---|
| 使用 Wiki 分享團隊知識和共同作業 | Wiki 是使用者社群建立和維護資訊的特殊網站。 Wiki 是擷取和共用對工作很重要的流程資訊或一般參考資訊的絕佳工具。
|
| 將資源排程移至 SharePoint 群組行事曆 | 群組行事曆是排程共用資源的好方法，例如會議室、視聽設備等。 由於群組行事曆位於 Microsoft 365 中的 SharePoint 網站上，因此小組中的每個人都可以輕鬆地在 SharePoint 或 Outlook 中檢視它。
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| 將資料庫程式轉換成 Access 應用程式 | 您可以使用 Microsoft Access 2013 來設計及發佈資料庫，然後建立 Access 應用程式以在小組網站上使用該資料庫。 |
| 使用工作流程自動化商務程序 | 工作流程可自動化並追蹤商務程序中的重要工作。 它們非常適合審批流程或收集回饋等任務。
|
協助網站使用者尋找您的內容
將文件和檔案移至小組網站後，請告知其他網站使用者。 您可以提供幾種不同的方式讓他們用來尋找網站上的內容。
下表說明您可以使用的不同方法。
| 方法 | 描述 |
|---|---|
| 使用搜尋來尋找內容 | 在 Microsoft 365 中的 SharePoint 網站上尋找內容最簡單的方法是使用搜尋功能。
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| 設定清單和文件庫的檢視，讓內容可供探索 | 您可以選取要出現在檢視中的元素。 例如，您可以在一個檢視中顯示標題和作者。 在不同的檢視中，您可能想要只顯示特定日期之後新增的項目。
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| 自訂網站導覽 | 您可以自訂 Team 網站的瀏覽，讓網站使用者更容易找到內容。
|
| 離線時搜尋線上內容 | 當您離線時，可以使用公司用或學校用 OneDrive 或 Outlook 來搜尋 Microsoft 365 網站中的 SharePoint 上的內容
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| 持續追蹤內容更新 |
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若要深入瞭解可協助網站使用者輕鬆尋找內容的方法，請參閱規劃指南文章 ：規劃團隊網站的內容 。
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