從 Excel 將排程匯入至 [班次]

Applies To
Teams Microsoft Teams

本文適用於一線管理者。

您可以使用 Excel 活頁簿將您的排程帶入班次。 將排程從 Excel 匯入至 [班次] 可協助您更快速地設定團隊，特別是如果您管理一個大型團隊。  

本文內容

概觀

步驟 1：下載 Excel 範本

步驟 2：在 Excel 中填寫排程

步驟 3：上傳 Excel 檔案

檢視並修正匯入錯誤

Excel 範本

概觀

Excel 匯入可以執行下列動作，否則您會在 [班次] 中手動執行這些動作：

  • 為小組中的每個成員指派班次和休假。
  • 新增待認領班次。 
  • 依群組組織班次。
  • 將團隊成員新增至群組。 
  • 新增當天的筆記。

如果您想要手動填寫排程，請參閱在 [班次] 中建立小組排程 和 在 [班次] 中將班次新增至排程。

注意

  • Excel 匯入可讓您新增排程資訊，例如班次、休假和待認領班次。 編輯或刪除班次中既有的排程資訊無法透過 Excel 匯入。
  • 如果您在 [班次] 設定中停用待認領班次，或您沒有權限將群組新增至班次，您將無法透過 Excel 匯入新增待認領班次或按群組組織班次。
  • 您無法匯入比目前日期早兩年以上的排程。

首先，在 Excel 活頁簿中輸入排程資訊，然後上傳活頁簿將活頁簿匯入至 [班次]。 [班次] 包含 Excel 範本，您可以下載並用於輸入排程資訊。

您可以根據範本建立新檔案，也可以直接在其中新增排程資訊。 如果您使用範本，請務必先刪除範本中的範例資料，再上傳檔案。  
 

重要

請確定 裝置上設定的語言 和 Excel 中的數字格式 已設定為相同的地區。 這可確保 Teams 中的日期格式與您在 Excel 中輸入的格式相符。 Teams 會反映與您裝置的語言、日期和時間設定相同的日期和時間格式。

例如，如果您的裝置和 Excel 都設定為英文 (美國) ，則 Excel 日期格式 08/11/2024 在 Teams 中準確代表 2024 年 11 月 8 日。 如果您的裝置設定為英文 (英國) ，且 Excel 設定為英文 (美國) ，則 Excel 日期格式 08/11/2024 在 Teams 中會解譯為 2024 年 8 月 11 日。 

步驟 1：下載 Excel 範本

  1. 在 Shifts 桌面版或 Web 版排程的右上角，移至 [更多選項] [更多選項] 按鈕>[匯入排程]。

  2. 在 [匯入排程] 頁面上，選取 下載範本 連結以下載 Excel 範本。

    根據預設，檔案會以下列名稱儲存到電腦上的 [下載] 資料夾：ImportScheduleTemplate_<team ID>.xlsx。

步驟 2：在 Excel 中填寫排程

  1. 請閱讀範本中的指示，並參閱本文的 Excel 範本 一節，以取得有關如何新增排程資訊的詳細資訊。 
  2. 在 Excel 中填寫您的排程。

步驟 3：上傳 Excel 檔案

  1. 新增排程資訊之後，您就可以將它匯入 [班次]。 在 [匯入排程] 頁面上，選取 [ 上傳]。

  2. 在 [上傳 Excel 檔案 ] 對話方塊中，選擇 [上傳檔案]。 移至您儲存 Excel 活頁簿的位置，然後選取 [ 開啟]。

  3. 上傳檔案之後，您可以在 [匯入歷程記錄 ] 資料表中查看上傳狀態和詳細資料。 您會在 [狀態 ] 資料行中看到下列其中一種狀態：

    • [已匯入] 表示您的排程已成功匯入，現在會顯示在您的班次行事曆中。
    • 錯誤 指出您的排程有錯誤，且未匯入或已部分匯入。 如果您的排程已部分匯入，則會在 [狀態] 欄中看到 [下載報表] 連結。 了解如何 檢視和修正匯入錯誤。  

    重要

    表格會顯示您小組在過去 30 天內上傳的最後 10 次狀態。 您可以查看您和小組中其他前線主管上傳的內容。 如果小組中有多個前線主管要將排程匯入至 [班次]，請務必先檢查上傳的狀態，再將排程從表格中移除。

注意

  • 單一 Excel 檔案最多支援 30,000 個排程實體，其中每個實體有 10,000 個 (班次、待認領班次和休假) 。 如果您需要匯入更多項目，請建立另一個檔案。
  • 您可以排程超過 24 小時的休假。 不過，不支援班次和待認領班次超過 24 小時。

檢視並修正匯入錯誤

如果匯入 Excel 檔案時，[ 匯入歷程記錄 ] 資料表顯示 錯誤 狀態，請依照下列步驟來檢視並修正匯入錯誤。    

  1. 選取 [狀態] 欄中的 [下載報表] 以下載 Excel 錯誤檔案。

    根據預設，檔案會以下列名稱儲存到電腦上的 [下載] 資料夾：ImportScheduleErrors_<team ID>.xls。

  2. 開啟檔案，然後移至 [錯誤 ] 工作表。 每一列都會顯示錯誤的位置和需要更正的內容。

    錯誤工作表識別必須縮短至 24 小時或更短時間的無效班次

  3. 移至 [班次]、[ 待認領班次] 或 [ 休假 ] 工作表並修正錯誤。 錯誤位置會以紅色醒目提示。

    [班次] 工作表，其中無效的班次日期和時間以紅色醒目提示

    在此範例中，班次超過24小時。 若要修正錯誤，請變更班次開始或結束日期。

  4. 修正錯誤完成後，請儲存檔案，然後再次將它匯入到 [班次]。

Excel 範本

使用 Excel 範本幫助您在 Excel 中排程。 範本包含下列工作表：

  • 指示：如何輸入排程資訊的指南。
  • 班次、休假和待認領班次： 用於新增班次、休假和待認領班次。
  • 日筆記：用於輸入對應於特定日期的筆記。 
  • 成員：小組中您可以指派班次之人員的唯讀清單。 

您也可以使用 Shifts、 Time Off、 Open Shifts 和 Day Notes 工作表中所述的結構來建立自己的 Excel 活頁簿。

重要

  • 您無法移除或變更工作表中的欄順序。 否則，當您上傳檔案時會收到錯誤。
  • 必要資料欄位在每個工作表中都會標示為 粗體 ，且不能為空白。

班次工作表

在 [班次] 工作表上，每個班次會顯示為一列，共有 12 個欄。 以下是有關欄及其使用方式的詳細資訊。 

欄 屬性 類型 描述 輸入 範例
A 成員 選擇性 指派給班次的小組成員名稱。 輸入小組成員的名稱。 馬丁·菲茨杰拉德
B Work Email 必要 團隊成員的 Email 地址。 輸入小組成員的電子郵件地址。 mfitzgerald@contoso.com
C 群組 必要 小組成員所屬的排程群組。 輸入文字、數字和/或特殊字元。
您可以新增或現有的群組。		 皮具
D 開始日期 必要 班次開始的日期。 格式：mm/dd/yyyy
yyyy/mm/dd		 08/13/2024
13/08/2024
E 開始時間 必要 班次開始的時間。 格式：
12 小時
24 小時		 上午 8：30
上午 8：30
8:30
F 結束日期 必要 班次結束的日期。 格式：mm/dd/yyyy
yyyy/mm/dd		 08/13/2024
13/08/2024
G 結束時間 必要 班次結束的時間。 格式：
12 小時
24 小時		 下午 3：45
下午 3：45
15:45
H 佈景主題色彩 選擇性 色彩來分類班次。 輸入下列其中一個選項：
1. 白色的
2. 藍色
3. 綠色
4. 紫色
5. 粉紅色
6. 黃色
7. 灰色
8. 藍色的
9. 深綠
10. 深紫色
11. 深粉紅色
12. 深黃色		 2. 藍色
I 自訂標籤 選擇性 標籤以自訂班次。 輸入文字、數字和/或特殊字元。 最多 23 個字元。 小皮具
J 無薪休息 (分鐘) 選擇性 輪班休息的持續時間，以分鐘為單位。 輸入的數字 (分鐘為單位) 該數字少於班次的持續時間。 45
K 記事​​ 選擇性 關於此特定班次的小組成員注意事項。 輸入文字、數字和/或特殊字元。 最多 500 個字元。 使用我們的新系統請求將商品運送到我們的商店。
L 已共用 必要 匯入資訊後立即與團隊共用班次的選項。 選取 [共用 ] 或 [非共用]。

如果您選擇不共用，您可以在匯入班次後使用 [班次] 中的 [ 與小組共用 ] 選項來共用班次。		 未共用

休假工作表

在 [休假 ] 工作表上，每一個休假項目都會顯示為一列，共有 11 個欄。 以下是有關欄及其使用方式的詳細資訊。  

欄 屬性 類型 描述 輸入 範例
A 成員 選擇性 請假的小組成員名稱。 輸入小組成員的名稱。 馬丁·菲茨杰拉德
B Work Email 必要 團隊成員的 Email 地址。 輸入小組成員的電子郵件地址。 mfitzgerald@contoso.com
C 開始日期 必要 休假開始的日期。 格式：
yyyy/mm/dd
yyyy/mm/dd		 08/13/2024
13/08/2024
D 開始時間 必要 休假開始的時間。 格式：
12 小時
24 小時		 上午 12：00
上午 12：00
00:00
E 結束日期 必要 休假結束的日期。 格式：
yyyy/mm/dd
yyyy/mm/dd		 08/20/2024
20/08/2024
F 結束時間 必要 休息時間結束的時間。 格式：
12 小時
24 小時		 上午 12：00
上午 12：00
00:00
G 休假原因 必要 值得休假的原因。 從團隊班次設定中可用的休假原因清單中輸入休假原因。 假期
H 佈景主題色彩 選擇性 色彩來分類休假。 輸入下列其中一個選項：
1. 白色的
2. 藍色
3. 綠色
4. 紫色
5. 粉紅色
6. 黃色
7. 灰色
8. 藍色的
9. 深綠
10. 深紫色
11. 深粉紅色
12. 深黃色		 7. 灰色
I 記事​​ 選擇性 小組成員關於休假的注意事項。 輸入文字、數字和/或特殊字元。 最多 500 個字元。 祝您假期愉快。
J 已共用 必要 可在資訊匯入後立即與小組成員共用休假。 選取 [共用 ] 或 [非共用]。

如果您選擇不共用，您可以在匯入班次後使用 [班次] 中的 [ 與小組共用 ] 選項來共用班次。		 共用

開啟班次工作表

在 [待認領班次] 工作表中，每個待認領班次都會顯示為一列，共有 11 個欄。 以下是有關欄及其使用方式的詳細資訊。  

欄 屬性 類型 描述 輸入 範例
A 群組 必要 可向其請求待認領班次的排程群組。 輸入文字、數字和/或特殊字元。
您可以新增或現有的群組。		 皮具
B 開始日期 必要 待認領班次開始的日期。 格式：
yyyy/mm/dd
yyyy/mm/dd		 08/13/2024
13/08/2024
C 開始時間 必要 待認領班次開始的時間。 格式：
12 小時
24 小時		 上午 8：30
上午 8：30
8:30
D 結束日期 必要 待認領班次結束的日期。 格式：
yyyy/mm/dd
yyyy/mm/dd		 08/13/2024
13/08/2024
E 結束時間 必要 待認領班次結束的時間。 格式：
12 小時
24 小時		 下午 3：45
下午 3：45
15:45
F 開啟插槽 必要 可供群組成員要求的待認領班次數目。 輸入 1 到 255 之間的數字。 2
G 佈景主題色彩 選擇性 色彩來分類待認領班次。 輸入下列其中一個選項：
1. 白色的
2. 藍色
3. 綠色
4. 紫色
5. 粉紅色
6. 黃色
7. 灰色
8. 藍色的
9. 深綠
10. 深紫色
11. 深粉紅色
12. 深黃色		 6. 黃色
H 自訂標籤 選擇性 標籤以自訂待認領班次。 輸入文字、數字和/或特殊字元。 最多 23 個字元。 小皮具
I 無薪休息 (分鐘) 選擇性 輪班休息的持續時間，以分鐘為單位。 輸入的數字 (分鐘為單位) 該數字少於班次的持續時間。 45
J 記事​​ 選擇性 關於此特定待認領班次的團隊成員注意事項。 輸入文字、數字和/或特殊字元。 最多 500 個字元。 使用我們的新系統請求將商品運送到我們的商店。
K 已共用 必要 匯入資訊後立即與團隊成員共用班次的選項。 選取 [共用 ] 或 [非共用]。

如果您選擇不共用，您可以在匯入班次後使用 [班次] 中的 [ 與小組共用 ] 選項來共用班次。		 未共用

[日記] 工作表

您可以針對每一天新增附註。 

欄 屬性 類型 描述 輸入 範例
A 日期 必要 您希望備註出現在排程中的日期。 格式：
yyyy/mm/dd
yyyy/mm/dd		 08/13/2024
13/08/2024
B 附註 必要 訊息給您的小組。 輸入文字、數字和/或特殊字元。 最多 500 個字元。 現場培訓

在 [班次] 中，備忘錄會顯示在排程頂端附近的日期下方。

班次排程中的日筆記位置

針對 IT 系統管理員

適用於前線組織的 Shifts