使用服務 Web 資料庫範本將報價轉換成已付發票

本文內容

第一次啟動資料庫
使用者入門：將現有數據新增至您的服務資料庫
儀錶板：追蹤使用中的報價和發票
引號：管理您所有的引號
發票：管理所有發票
報表中心：檢視及列印報表
進階：管理服務、產品、員工和客戶
後續步驟

第一次啟動資料庫

對話框隨即出現，可讓您選擇要保留範例數據或刪除範例數據，以便開始輸入自己的數據：

服務 Web 資料庫範本的啟動表單

1. 按下左側的按鈕以開啟資料庫並使用範例數據。 Access 會以來自虛構公司 Northwind Traders 的數據填入服務資料庫。

2. 按下右側的按鈕以刪除範例數據，讓您可以開始自行輸入。

刪除範例數據也可防止啟動對話框於稍後再次出現。

3. 清除複選框，以防止該對話框稍後再次出現。

附註: 顯示貨幣數據的服務範本中的所有字段和控件，都會使用貨幣符號 ($) 做為貨幣符號。如果您的地區設定使用不同的貨幣符號，您應該考慮先調整受影響的欄位和控件，再移除範例數據。

使用者入門：將現有數據新增至您的服務資料庫

[使用者入門] 索引標籤包含下列其他索引標籤，可協助您設定商務數據並準備就緒：

使用者入門索引標籤	功能
歡迎加入	實用資源的連結
公司資訊	用來在發票和其他報表上使用之公司相關信息的欄位
員工	員工的數據工作表檢視。登入的員工會記錄在新的報價和發票上
服務	您可以新增至報價和發票之服務的數據工作表檢視
產品	您轉售或使用之材料的數據工作表檢視。您可以將這些產品新增至報價和發票
發票 & 引號	兩種數據工作表檢視：引號和發票

當您按兩下 [啟動] 對話方塊中的 [開始輸入我的數據] 時，Access 會將您帶到 [使用者入門Welcome] 索引卷標，您可以在這裡開始將數據輸入到新的服務資料庫。

服務 Web 資料庫範本的 [快速入門] 索引標籤

您不需要使用 [使用者入門] 索引標籤來輸入所有數據。索引標籤可讓您方便快速入門。您可以在下列使用者入門索引標籤中輸入的大部分資訊，也可以在主要索引標籤上輸入，例如 [引號] 索引標籤或 [發票] 索引標籤。不過，您只能輸入公司資訊 (使用 [ 公司資訊 ] 索引卷標顯示在引號和發票上) 。

歡迎使用索引標籤：說明和其他資源

[ 歡迎使用] 索 引標籤上的連結會指向最新的資源，以協助您充分利用服務資料庫。雖然連結不會變更，但是當有新的資源可供使用時，鏈接目標也會隨之更新。

當您完成檢視 [歡迎] 索 引卷標上的資訊時，按兩下一步 ] 以繼續進行 [公司資訊] 索引 標籤。

[公司資訊] 索引標籤：輸入您的公司資訊

在 [ 公司資訊] 索 引標籤上，您可以輸入公司相關信息，例如名稱、位置、電話和電子郵件位址。此信息會顯示在發票和資料庫建立的其他報表上。

[服務] 資料庫範本的 [公司資訊] 索引標籤

在方塊中輸入您公司的資訊，然後按 [ 下一步]。

[員工] 索引標籤：輸入員工資訊

在 [ 員工] 索引標籤上，您可以開始將員工新增至資料庫。這可協助您追蹤哪些員工做了什麼。例如，建立新報價時，會將登入的員工記錄為新報價的一部分。

在數據工作表中輸入每位員工的資訊，然後按 [ 下一步]。

您也可以在 [員工] 主索引標籤上檢視、編輯及新增員工。

[服務] 索引標籤：輸入服務資訊

在 [ 服務] 索 引標籤上，新增您所提供服務的相關信息，例如每個服務的每小時費率。您也可以刪除服務或將其標示為已停用，藉以移除服務。只有在服務未出現在任何引號或發票中時，才能刪除服務。

當您將服務新增至報價或發票時，該服務的預設每小時費率會新增至報價或發票。不過，您可以在提交任何特定報價或發票之前，調整任何服務的每小時費率。調整報價或發票的費率並不會影響服務的默認每小時費率。

新增儲存在 Excel 中的服務數據

您可以從 Excel 將資料複製並貼到 Access 資料工作表中。複製並貼上數據可以節省您的時間，特別是如果 Excel 中的數據已經位於與數據工作表上各欄相同或非常相似的列或欄中。

當您準備複製 Excel 數據並貼到 Access 時，有兩個主要考慮：

如果 Excel 數據是以列排列 (，而不是列) ，您應該在將數據貼到 Access 之前，先在 Excel 中轉置數據。
如果 Excel 欄的順序與 Access 數據工作表上的欄不同，您應該在將欄貼到 Access 之前，先重新排列 Excel 中的欄

重要: [ 服務代碼] 欄必須具備每個服務的值，而且值必須是唯一的，也即兩個或多個服務不能有相同的名稱。

附註: 本節中的步驟假設您擁有服務數據工作表中所有四欄的數據。如果您沒有所有資料，您可以複製您擁有的數據。唯一必要且必須具有唯一值的數據行是 [服務代碼]。

將 Excel 數據從列轉置成欄

提示: 如果您的數據排序與 Access 數據工作表中的欄不同，請考慮在 Excel 中插入工作表，並將數據轉置到新的工作表。使用新的工作表可讓您更輕鬆地以與 Access 數據工作表欄相同的順序排列數據。

在 Excel 中，選取數據，然後按 CTRL+C。

提示: 若要選取數個不相鄰的單元格群組，請在選取時按住 CTRL 鍵。
以滑鼠右鍵按下您所選數據以外的儲存格 (例如，選取範圍最小列) 下方的儲存格，然後按下 [ 貼上選項] 底下的 [ 轉置 ] 按鈕：

重新排列與服務數據工作表不同順序的Excel資料域

開啟包含服務相關數據的 Excel 活頁簿。
插入新的工作表。如需此步驟的說明，請參閱 Excel 文章插入或刪除工作表。
在新工作表上：
1. 在儲存格 A1 中輸入或貼上 服務代碼 。
2. 在儲存格 B1 中輸入或貼上 服務描述 。
3. 在儲存格 C1 中輸入或貼上 預設每小時費率 。
4. 在儲存格 D1 中輸入或貼上筆記。
將服務名稱或代碼複製到欄 A：
1. 按兩下列出名稱或程式碼之工作表的索引標籤。
2. 選取名稱或代碼清單，然後按 CTRL+C
3. 按一下新工作表的索引標籤。
4. 選取 A2 儲存格，然後按 CTRL+V。
將服務描述複製到欄 B：
1. 按兩下單元格 B2，然後輸入等號 (=) 。
2. 按兩下列出描述之工作表的索引標籤。
3. 按兩下包含第一個描述的儲存格，然後按 ENTER。Excel 會將儲存格參照貼到新工作表上的儲存格 B2。
4. 在新工作表上，再按兩下單元格 B2，然後按兩下填滿控點。Excel 會將清單其餘部分的儲存格參照貼到欄 B。
重複步驟 5，但使用欄 C，並複製服務的預設每小時費率。
重複步驟 5，但使用欄 D 並複製服務的附註。

貼上與 [服務] 數據工作表上欄順序相同的欄數據

在 Excel 中，選取數據，然後按 CTRL+C。

若要選取多個不相鄰的單元格群組，請在選取時按住 CTRL 鍵。
在 Access 的 [ 服務] 索 引標籤上，以滑鼠右鍵按鍵按一下資料工作表上的星號，然後按兩下 [ 貼上]。

一次新增一個服務

按兩下 [新增服務 ] 以開啟 [ 服務詳細 資料] 表單並輸入服務的相關信息。-或–
在 [ 服務 ] 索引標籤的數據工作表中輸入數據。

[產品] 索引標籤：輸入產品資訊

在 [ 產品] 索引標籤上，新增您在服務期間轉售或使用之產品的相關信息。

當您將產品新增至報價或發票時，單價會記錄為報價或發票的一部分。不過，在提交任何特定報價或發票之前，您可以調整任何產品的單價。調整報價或發票上的價格並不會影響產品的單價。

新增您儲存在 Excel 中的產品數據

您可以從 Excel 將資料複製並貼到 Access 資料工作表中。複製並貼上數據可以節省您的時間，特別是如果 Excel 中的數據已經位於與數據工作表上各欄相同或非常相似的列或欄中。

當您準備複製 Excel 數據並貼到 Access 時，有兩個主要考慮：

如果 Excel 數據是以列排列 (，而不是列) ，您應該在將數據貼到 Access 之前，先在 Excel 中轉置數據。
如果 Excel 欄的順序與 Access 數據工作表上的欄不同，您應該在將欄貼到 Access 之前，先重新排列 Excel 中的欄

重要: [ 產品代碼] 欄必須具有每個服務的值，而且該值必須是唯一的，也即兩個或多個服務不能有相同的名稱。

附註: 本節中的步驟假設您擁有 [產品 ] 數據工作表中所有四個數據行的數據。如果您沒有所有資料，您可以複製您擁有的數據。唯一必要且必須具有唯一值的數據行是 [產品代碼]。

將 Excel 數據從列轉置成欄

如果您的數據是列 (，而不是欄) ，請在將數據貼到 Access 之前，先轉置 Excel 中的數據。

提示: 如果您的數據排序與 Access 數據工作表中的欄不同，請考慮在 Excel 中插入工作表，並將數據轉置到新的工作表。使用新的工作表可讓您更輕鬆地以與 Access 數據工作表欄相同的順序排列數據。

在 Excel 中，選取數據，然後按 CTRL+C。

若要選取數個不相鄰的單元格群組，請在選取時按住 CTRL 鍵。
以滑鼠右鍵按下您所選數據以外的儲存格 (例如，選取範圍最小列) 下方的儲存格，然後按下 [ 貼上選項] 底下的 [ 轉置 ] 按鈕：

重新排列與 [產品] 數據工作表不同順序的Excel欄

開啟包含產品相關數據的 Excel 活頁簿。
插入新的工作表。如需此步驟的說明，請參閱 Excel 文章插入或刪除工作表。
在新工作表上：
1. 在儲存格 A1 中輸入或貼上 產品代碼 。
2. 在儲存格 B1 中輸入或貼上 產品描述 。
3. 在儲存格 C1 中輸入或貼上單價。
4. 在儲存格 D1 中輸入或貼上 [每單位數量 ]。
5. 在單元格 E1 中輸入或貼上筆記。
將產品名稱或代碼複製到欄 A：
1. 按兩下列出名稱或程式碼之工作表的索引標籤。
2. 選取名稱或代碼清單，然後按 CTRL+C
3. 按一下新工作表的索引標籤。
4. 選取 A2 儲存格，然後按 CTRL+V。
將產品描述複製到欄 B：
1. 按兩下單元格 B2，然後輸入等號 (=) 。
2. 按兩下列出描述之工作表的索引標籤。
3. 按兩下包含第一個描述的儲存格，然後按 ENTER。Excel 會將儲存格參照貼到新工作表上的儲存格 B2。
4. 在新工作表上，再按兩下單元格 B2，然後按兩下填滿控點。Excel 會將清單其餘部分的儲存格參照貼到欄 B。
重複步驟 5，但使用欄 C，並複製產品單價。
重複步驟 5，但使用欄 D，並複製產品每個單位的數量。
重複步驟 5，但使用欄 E 並複製產品筆記。

貼上與 [產品] 數據工作表上欄順序相同的欄數據

在 Excel 中，選取數據，然後按 CTRL+C。

若要選取多個不相鄰的單元格群組，請在選取時按住 CTRL 鍵。
在 Access 的 [ 產品] 索引標籤上，以滑鼠右鍵按鍵按一下資料工作表上的星號，然後按兩下 [ 貼上]。

一次新增一項產品

按兩下 [新增產品 ] 以開啟 [ 產品詳細資料 ] 表單並輸入產品資訊。-或–
在 [產品] 索引 標籤的數據 工作表中輸入數據。

[發票] 索引標籤 & 引號：輸入引號和發票

如果您手邊有一些引號和發票，您可以將它們輸入到 [ 引號 & [發票] 索 引卷標上的數據工作表中。

若要輸入報價，請按兩下 [新增報價]。若要輸入發票，請按兩下 [ 新增發票]。
在開啟的詳細數據表單中，輸入您擁有的資訊，例如狀態、產生報價或發票的員工，以及客戶。
如果您輸入的客戶不在資料庫中，Access 會提示您輸入新客戶。按兩下 [是]，然後填寫您對新客戶的相關信息。當您關閉資料工作表時，客戶會出現在 [ 客戶 ] 下拉式清單中。
完成每個報價或發票之後，按兩下 [儲存 & 關閉 ]。數據隨即儲存，表單隨即關閉。
當您完成新增現有的報價和發票時，請按 [下一步]。

頁面頂端

儀錶板：追蹤使用中的報價和發票

[儀錶板] 索引標籤提供一個方便的地方，可追蹤開啟的報價和未付發票，以及新增報價或發票。

[服務] 資料庫範本的 [儀表板] 索引標籤

檢視報價或發票的詳細數據

按兩下 [ 報價] 底下的值，開啟該報價的 [報價詳細 數據] 表單。

您可以在提交報價之前編輯報價的詳細數據，也就是如果狀態為 [新增]。
按兩下 [ 發票] 底下的值#，以開啟該發票的 [ 發票詳細 數據] 表單

建立新報價或發票

單擊 [新增報價 ] 或 [ 新增發票]，然後填寫出現的窗體。

附註: 如果您未登入資料庫，請從 [銷售人員 ] 下拉式清單中選取您的名稱，將您的名稱新增至報價或發票。

頁面頂端

引號：管理您所有的引號

[ 引號 ] 索引標籤提供檢視，可協助您根據引號的狀態管理引號。

[服務] 資料庫範本的 [報價] 索引標籤

引號列在下列索引標籤上：

有效清單尚未開發票、拒絕或過期的引號。
已核准 清單已核准或開發票的引號。
發票清單已開發票的引號。您可以檢視列出報價的發票。
已過期 清單未發票的報價過期。
已拒絕 清單遭到拒絕的引號。您可以核准已拒絕的報價，使其可供發票處理。

檢視報價的詳細數據

按兩下 [ 報價] 底下的值，開啟該報價的 [報價詳細 數據] 表單。

您可以在提交報價之前編輯報價的詳細數據，也就是如果狀態為 [新增]。

[報價詳細資料] 表單

1. 報價編號和狀態會出現在 [ 報價詳細 數據] 表單的左上角。

2. 使用 [ 報價詳細 數據] 表單頂端的按鈕來提交、核准、拒絕或開發票、建立報價的複本，以及檢視報價以準備列印。

3. 報價的一般資訊會出現在 [ 報價詳細 數據] 窗體頂端按鈕正下方的方塊中。

4. [ 報價詳細 數據] 表單中間的索引標籤是用於報價的詳細數據： (服務和產品) 、服務位置、稅金和條款，以及記事的明細專案。您可以在任何報價上調整明細專案的費率和單價，而不會影響相關服務或產品的預設值。

5. 服務、產品和稅金總額會顯示在 [ 報價詳細 數據] 表單的右下角。如果您在 [ 明細專案] 索引標籤或 [ 稅金 & 條款 ] 索引卷標上更新詳細數據，請按兩下 [ 重新整理總計 ] 以更新此區域中顯示的金額。

建立新報價

在 [ 報價] 索引 標籤上，按兩下 [ 新增報價]，然後填寫 [ 報價詳細數據] 表單。

附註: 如果您未登入資料庫，請從 [銷售人員 ] 下拉式清單中選取您的名稱，將您的名稱新增至報價。

提交核准報價

尚未提交的引號沒有報價編號;值 [...] 會顯示在 Quote#底下。

在 [ 引號 ] 索引標籤上，按兩下包含您要提交之報價的列中的 [... ]。Access 會開啟 [報價詳細數據] 表單並顯示報價。
檢閱報價的一般資訊和詳細數據，並進行任何必要的變更，例如新增或移除明細專案、調整明細專案的費率或單價，或新增附註。
在 [ 報價詳細數據 ] 窗體頂端，按兩下 [ 提交]。

核准或拒絕提交的報價

在 [ 報價] 索引 標籤上，按兩下 [ 報價] 底下的值，開啟 [ 報價詳細數據 ] 表單並顯示報價。
檢閱報價信息，然後執行下列其中一項作：
- 如果報價可接受，請按兩下 [報價詳細數據] 表單頂端的 [核准]。
- 如果報價可接受微變更，請按兩下 [報價詳細數據] 表單頂端的 [複製]。 Access 會根據原始報價建立新報價。接著，您可以修改並提交新報價，然後核准。
- 如果報價不可接受，請按兩下 [報價詳細數據] 表單頂端的 [拒絕]。

將核准的報價轉換成發票

在 [ 引號] 索引 標籤上，按兩下 [ 已核准] 索引標籤。Access 會顯示已核准的引號，包括已開發票的引號。
按兩下 [ 報價] 底下的值，開啟該報價的 [報價詳細 數據] 表單。
檢閱報價資訊。

附註: 您無法變更已核准報價的任何詳細數據。不過，您可以按兩下 [複製 ]，修改並提交重複的報價，然後核准並使用該報價建立發票，以產生重複的報價。
在 [ 報價詳細數據 ] 窗體頂端，按兩下 [ 發票]。

列印報價或以電子郵件傳送

在 [ 報價] 索引 標籤上，按兩下 [ 報價] 底下的值，開啟 [ 報價詳細數據 ] 表單並顯示報價。
在 [ 報價詳細數據 ] 窗體頂端，按兩下 [ 檢視報價]。Access 會在要列印的窗體中開啟報價。

附註: 報價頂端的按鈕不會出現在最終復本上。
按兩下報價頂端的適當按鈕。

頁首

發票：管理所有發票

在 [ 發票] 索引 標籤上，您可以建立新的發票，並依狀態檢閱發票。

[服務] 資料庫範本的 [發票] 索引標籤

帳單列在下列索引標籤上：

未付款的 清單尚未付款但尚未逾期的發票。
逾 期清單尚未付款且已逾期的發票。
已付費 清單已支付的發票。

檢視發票的詳細數據

按兩下 [ 發票] 底下的值#，以開啟該發票的 [ 發票詳細 數據] 表單。

您可以在提交發票之前先編輯其詳細數據，也就是如果狀態為 [新增]。

[發票詳細資料] 表單

1. 發票號碼和狀態會顯示在 [ 發票詳細 數據] 窗體的左上角。

2. 使用 [ 發票詳細 數據] 窗體頂端的按鈕來提交發票或將其標示為已付款、建立發票的複本、檢視發票列印時的外觀，以及儲存對發票的變更並關閉 [ 發票詳細 數據] 窗體。

3. 發票的一般資訊會位於 [ 發票詳細 數據] 窗體頂端按鈕下方的方塊中。如果發票是以報價建立，它會繼承該報價的這項資訊，但您可以變更發票而不影響原始報價。

4. [ 發票詳細 數據] 表單中間的索引標籤是用於發票的詳細數據：服務與產品) (明細專案、服務位置、稅金和條款，以及記事。如果發票是以報價建立，它會繼承該報價的這些詳細數據，但您可以變更發票詳細數據，而不會影響原始報價。您也可以調整任何發票上明細專案的費率和單價，而不會影響相關服務或產品的預設值。

5. 服務、產品和稅金總額會顯示在 [ 發票詳細 數據] 窗體的右下角。如果您在 [ 明細專案] 索引標籤或 [ 稅金 & 條款 ] 索引卷標上更新詳細數據，請按兩下 [ 重新整理總計 ] 以更新此區域中顯示的金額。

建立新發票

按兩下 [新增發票]，然後填寫 [ 發票詳細數據 ] 表單。

附註: 如果您未登入資料庫，請從 [銷售人員 ] 下拉式清單中選取您的名稱，將您的名稱新增至報價。

提交付款發票

尚未提交的發票沒有發票編號;值 [...] 會顯示在 [ 發票] 底下#。

在 [ 發票] 索引標籤 上，按兩下包含您要提交付款之發票的列中的 [... ]。Access 會開啟 [ 發票詳細數據 ] 表單並顯示發票。
檢閱發票的一般資訊和詳細數據，並進行任何必要的變更，例如新增或移除明細專案、調整明細專案的費率或單價，或新增記事。
在 [ 發票詳細數據 ] 窗體頂端，按兩下 [ 提交]。

打印發票或以電子郵件傳送發票

在 [ 發票] 索引 卷標上，按兩下 [ 發票] 底下的值，以開啟 [ 發票詳細數據 ] 窗體並顯示發票。
在 [ 發票詳細 數據] 窗體頂端，按兩下 [ 檢視發票]。Access 會開啟要列印之窗體中的發票。

附註: 發票頂端的按鈕不會出現在最終復本上。
按兩下發票頂端的適當按鈕。