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許多組織已使用網站信箱做為選擇的共同作業工具。 它隨附共同信箱,可協助您將小組或專案相關的電子郵件協調並儲存在單一位置,而 SharePoint 網站則儲存您的所有常用檔案。 不過,正如人們的共同作業在幾年中的變化方式,客戶已要求您提供一個可提升更活躍的共同作業形式的方案。 因此,我們有過時的網站信箱,而且鼓勵您移至 Office 365 群組,提供更豐富的共同作業體驗。

如需有關該決策的詳細資訊,請參閱網站信箱的棄用情況

Office 365 中的群組,可讓您選擇一組要共同作業的人員,並輕鬆設定一組供這些人員共用的資源。 您不必擔心要手動為這些資源指派權限,因為將成員加入群組時會自動授與他們存取群組所提供之工具的權限。

Office 365 群組超過網站信箱提供的功能,並包含:

  • 來賓存取-使用網站信箱您無法提供組織外部的人員存取權。 您可以使用群組提供來賓存取電子郵件交談、檔案甚至共用的 OneNote 筆記本。

  • 共用收件匣-您傳統上在信箱中發生之交談的位置。 這個共用的收件匣完全可供搜尋,因此它會建立群組郵件的活封存。 Newcomers 到群組可以搜尋或向後滾動記錄,以快速掌握與先前的群組通訊的速度。

  • 共用檔案文件庫-您的群組有一個 SharePoint 檔案文件庫,您的使用者可以在其中儲存、共用及共同作業檔、活頁簿、簡報、影像或任何其他需要處理的檔案類型。

  • 共用行事曆-您的群組會取得共用的行事曆,以張貼與群組相關的事件。 已訂閱該群組的每個成員都會自動受邀加入行事曆的事件,讓這些事件也能在他們想要的 Office 365 行事曆上顯示。

  • 共用的 OneNote 筆記本-群組會自動擁有共用的 OneNote 筆記本,群組成員可在此收集資訊並共同作業。 許多群組會使用筆記本來建立包含常見問題及其他資源的動態 wiki。

  • 內容是可探索的-Outlook 中的群組預設為公用,這表示您可以輕鬆讓組織中的其他人探索及加入或審閱群組中的材料。 如果群組的內容更敏感,您可以將群組切換至 [私人],這會隱藏非成員的內容,而且需要群組擁有者核准任何加入的要求。

  • 自助建立-系統管理員不需要由使用者建立群組的要求向下遲緩。 使用者可以視需要建立自己的群組。 如果您想要控制貴組織中哪些使用者可以建立群組,請參閱控制誰能建立 Office 365 群組

目錄管理

將您的目錄保留在 [控制] 下是每個系統管理員的考慮。 以下是 Office 365 群組提供的一些工具,可讓您更輕鬆地進行:

  • 命名原則-命名原則可讓您定義群組的內容,以及不能接受的名稱。 這可防止使用者將褻瀆或禁止名稱提供給群組。 此外,您也可以將公司標準首碼或尾碼強制用於群組名稱。

  • 動態成員資格-動態成員資格可讓您依規則設定群組成員資格,這會根據 active directory 中的中繼資料(例如部門或角色),新增(或移除)群組成員。

  • 隱藏的群組成員資格-如果您有理由想要讓群組的成員資格清單成為機密(例如,如果成員是學生),您可以隱藏來自外部各方的成員清單。

  • 建立許可權-貴組織中可能有一些您不希望能建立新群組的人員。 在目錄中管理建立許可權有幾種方法。

  • 審核記錄-您可以更放心地允許您的使用者建立群組和管理群組成員資格,因為 Office 365 群組審核記錄可讓您追蹤誰建立或刪除特定群組,或對群組的成員資格進行變更。

傳遞管理

傳遞管理提供了一些方法,可讓您處理如何傳送或接收該群組的訊息。 此外,還有一些工具可監視這些訊息的流程。

  • [傳送為] 或 [代表傳送]-這些設定可讓指定的使用者傳送電子郵件,就好像他們來自或代表群組。

  • 寄件者限制-這些設定可讓您控制誰可以傳送訊息給群組。 您可以將群組設定為允許來自外部各方的電子郵件,但您可能想要限制該使用者只能使用特定的外部參與方。

  • 外部使用者支援-只要邀請來賓到您的群組,您就可以選擇要將其包含在群組中的電子郵件交談中。

  • 傳輸規則-傳輸規則在群組中的運作方式與 Exchange 的一樣。 規則可以尋找符合特定條件的郵件,然後在這些訊息上執行動作。

  • [寄件提醒]-[寄件提醒] 是在撰寫郵件時,會向使用者顯示的資訊。 如果使用者的訊息可能會移至外部參與方,或超過郵件配額,就能協助減少 Ndr。

  • 多個 proxy 位址-群組可以有與使用者信箱一樣的別名。 其他的 proxy 位址可讓您方便地接受傳送到其他別名的郵件,或讓您更容易找到長或很難拼寫名稱的群組。

  • 最大傳送/接收大小-這些配額可協助您減少接收(或傳送)極大郵件的群組問題,以便更好地管理儲存空間和頻寬需求。

內容原則

Office 365 也提供一些工具來管理您群組中共用的內容類型。

使用指導方針-您可以定義 Office 365 群組的使用指導方針,以協助您的使用者瞭解最佳做法,協助讓您的群組保持有效,並在內部內容原則上進行教育。

資料分類-您可以為 Office 365 群組建立可自訂的資料分類系統,允許群組依原則類型(例如,「未分類、」「公司機密」或「主要密碼」)。 如此一來,您的群組可以展示貴組織中其他內容的原則。 [可擴展原則] 可讓您的組織設定在每次建立或變更群組時呼叫的端點,然後您就可以執行您自己的群組建立或變更原則。

為什麼要進行這種變更?

網站信箱鼓勵被動形式的共同作業。 隨著對現代團隊而言,共同作業變得越來越重要,我們的客戶越來越多地要求提供更活躍的共同作業體驗方案。 因此,我們決定停用網站信箱,並提升群組的使用方式。

開始使用群組很簡單,而且您可以在幾分鐘內完成及執行。

依照下列步驟建立 Office 365 群組隨附的 SharePoint Online 小組網站:

  1. 移至 SharePoint Online。 您可以在HTTPs://www.office.com中登入您的 Office 365 入口網站,然後按一下瀏覽器右上角的應用程式啟動器。

  2. 按一下 SharePoint 首頁上的 [ + 建立網站],然後選擇 [小組網站]

  3. 在彈出的窗格中,輸入新的小組網站名稱和描述。 填入貴組織所需的任何其他欄位,然後按[下一步]

  4. 在下列窗格中將擁有者和成員新增至網站,然後按一下 [完成]。 您可以選擇新增屬於 [傳統體驗小組] 網站的成員。

新建立的 SharePoint Online 小組網站現已準備就緒,可供使用。 如需詳細資訊,請參閱在 SharePoint Online 中建立小組網站

若要存取您的群組,請按一下應用程式啟動器,然後移至 [郵件]。 您會在 [資料夾] 底下找到 [群組] 索引標籤,並會建立與 SharePoint 上的網站名稱相同名稱的群組。 這個群組會以交談空間的形式來儲存共用信箱、[檔案] 索引標籤,可快速查看 SharePoint 網站上的 [檔] 頁面、群組行事曆和筆記本(也可以從 SharePoint 網站查看)。

您現在可以開始使用群組了。

我現有的網站信箱是什麼?

我們已瞭解,您的網站信箱中可能會有一些重要資料,您需要這些資料才能讓您的作業保持連續性。 您現有的網站信箱會在時間前繼續運作。

如果我使用的是 Project Online,該怎麼辦?

如果您是Project online客戶,將無法連線至 SharePoint online 小組網站。 不過,您可以繼續使用「傳統經驗」專案小組網站,這將會繼續運作,而不是建立新網站信箱的功能。 如果您在網站上需要郵寄方案,建議您建立新的 Office 365 群組,並將它用於電子郵件。 如需詳細資訊,請參閱在 Outlook 中建立群組

我們正在處理長期解決方案,當我們有解決辦法之後,就會通知您。

下一步是什麼?

我們已開始推出租使用者管理工具,將現有的 SharePoint 小組網站連接至新的 Office 365 群組。 如需詳細資訊,請參閱這篇文章

其他資訊

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本文于2018年7月10日更新,就是您的批註。 如果您發現此資訊很有説明,尤其是您不是,請使用下方的意見反應控制項,讓我們知道我們可以如何改善。

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