Access 桌面資料庫的基本工作

套用到
Microsoft 365 Access Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

Access 資料庫能幫助你儲存和追蹤幾乎任何類型的資訊，例如庫存、聯絡人或業務流程。 讓我們一起走一段建立 Access 桌面資料庫、新增資料的路徑，然後了解下一步如何自訂並使用你的新資料庫。

本文內容

選擇範本

Access 範本具備內建資料表、查詢、表單與報表，均已就緒可供使用。 當你開始使用 Access 時，首先會注意到的是模板的選擇，並且你可以在網路上搜尋更多範本。

Access 中啟動畫面上的範本檢視

  1. 在 Access 中點選「檔案新>」。
  2. 選擇桌面資料庫範本，並在 檔案名稱下輸入資料庫名稱。 (如果你找不到適合你的範本，可以使用 線上搜尋範本 的欄位 )
  3. 您也可以使用 Access 在 [檔案名稱] 方塊下顯示的預設位置，或按一下資料夾圖示，從中挑選。
  4. 按一下 [建立]。

從範本建立 Access 桌面應用程式

視範本而定，您可能必須執行下列任一動作以開始使用：

  • 如果 Access 顯示一個 登入對話框 ，裡面有空的使用者清單：

    1. 按一下 [新增使用者]。
    2. 填寫 [使用者詳細資料] 表單。
    3. 按一下 [儲存並關閉]。
    4. 選取您剛才輸入的使用者名稱，然後按一下 [登入]。

  • 如果 Access 在訊息列顯示 [安全性警告] 訊息，而您信任範本來源，請按一下 [啟用內容]. 如果資料庫需要登入，請再次登入。

欲了解更多資訊，請參閱 從範本建立 Access 桌面資料庫。

從頭開始建立資料庫

如果沒有範本符合您的需求，您可能會以空白桌面資料庫開始使用。

  1. 從 Access 中，點選 「新空白>桌面資料庫」。
  2. 在 [檔案名稱] 方塊輸入資料庫名稱。
  3. 您也可以使用 Access 在 [檔案名稱] 方塊下顯示的預設位置，或按一下資料夾圖示，從中挑選。
  4. 按一下 [建立]。

新增資料表

在資料庫中，您的資訊是儲存在多個相關的資料表中。 若要建立資料表：

  1. 當你第一次打開資料庫時，會在資料表檢視中看到一個空白表格，可以在那裡新增資料。 要新增另一個表格，請點擊 「建立>表格」。 您可在空白欄位 (儲存格) 中開始輸入資料，或貼上來自 Excel 活頁簿等其他來源的資料。

  2. 若要重新命名資料行 (欄位)，請按兩下資料行標題，然後輸入新名稱。

    秘訣

    有意義的名稱可讓您無須查看內容即可知道每個欄位中的內容。

  3. 點擊 檔案>儲存。

  • 若要新增更多欄位，請在 [按一下以新增] 欄中輸入。
  • 若要移動欄，請按一下欄名加以選取，再將之拖曳到所需的位置。 您亦可選取連續的欄，將之全部拖曳到新位置。

如需詳細資訊，請參閱資料表簡介。

複製與貼上資料

您可從 Excel 或 Word 等其他程式複製資料，並貼上至 Access 資料表。 若資料分散到各欄中，效果最佳。 若資料位於文字處理程式 (例如 Word) 中，請使用標籤來分隔欄，或轉換為資料表格式，再進行複製。

  1. 如果資料需要編輯，例如將完整姓名分成名字和姓氏，請先在來源程式中完成。

  2. 開啟來源，然後複製 (Ctrl + C) 資料。

  3. 開啟您要在資料工作表檢視中新增資料的 Access 資料表，然後將其貼上 (Ctrl + V)。

  4. 按兩下每個欄名，輸入有意義的名稱。

  5. 點選 檔案>儲存 ，給你的新桌子取個名字。

    注意

    Access 會根據您貼上各欄第一列的資訊，設定各欄位的資料類型，因此請確認後續各列的資訊與第一列相符。

你可以從其他來源匯入資料，或是直接從 Access 連結資料，但不移動資訊。 如果您有多個會更新資料的使用者，並要確認您看到的是最新版本或想要節省儲存空間時，就可以使用連結功能。 針對大部分的格式，您都可選擇要連結至資料或匯入資料。 更多資訊請參閱 匯入或連結至其他 Access 資料庫的資料 。

程序會根據資料來源而有些微不同，但這些指示可帶您入門：

  1. 在 外部資料 標籤的匯 入 & 連結 群組中，點選 新資料來源 ，然後從子選單選項中選擇你要匯入或連結的資料格式。

    注意

    如果你還是找不到合適的格式，可能需要先把資料匯出成 Access 支援的檔案格式，例如分隔文字檔案) (。

  2. 請依照 「取得外部資料 」對話框中的指示操作。

當您連結時，有些格式僅能以唯讀的方式使用。 以下外部來源可供您匯入資料，或從這些外部來源建立連結：

匯入 連結
Excel 是 是
(唯讀)
Access 是 是
ODBC 資料庫，例如 SQL Server 是 是
文字或逗點分隔值 (CSV) 檔案 是 是
(僅限新增記錄)
SharePoint 清單 是 是
XML 是
資料服務 是
(唯讀)
HTML 文件 是 是
Outlook 資料夾 是 是

欲了解更多資訊，請參閱 匯入或連結至其他 Access 資料庫的資料。

使用資料表分析組織資料

您可使用 [資料表分析精靈]，快速識別多餘資料。 精靈會提供簡單的方式，將資料組織為個別資料表。 Access 會保留原始資料表做為備份。

  1. 開啟包含要分析之資料表的 Access 資料庫。
  2. 點擊 資料庫工具>分析表格。
    精靈的前兩頁包含有範例的簡短教學課程。 若您看到標示為 [要顯示簡介頁嗎?] 的核取方塊，請核取此方塊，再按兩次 [上一步] 查看簡介。 若您不希望再次查看簡介頁，請取消核取 [要顯示簡介頁嗎?]

如需詳細資訊，請參閱使用 [資料表分析器] 將您的資料正常化。

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後續步驟

其餘的設計程序視您的用途而異，但您可考慮建立查詢、表單、報告和巨集。 以下文章可提供協助：

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