Access 桌面資料庫的基本工作

套用到
Microsoft 365 Access Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

Access 資料庫可協助您儲存及追蹤幾乎所有類型的資訊，例如庫存、連絡人或商務程序。 讓我們逐步了解建立 Access 桌面資料庫、新增資料的方法，然後了解自訂和使用新資料庫的後續步驟。

本文內容

選擇範本

Access 範本具備內建資料表、查詢、表單與報表，均已就緒可供使用。 當您啟動 Access 時，首先看到的是範本，您可以在線上搜尋以取得更多範本。

Access 中啟動畫面上的範本檢視

  1. 在 Access 中，選取 [新增檔案>]。
  2. 選取桌面資料庫範本，然後在 [ 檔案名稱] 底下輸入資料庫的名稱。 如果您沒有看到適合您的範本，請使用 [搜尋線上範本] 方塊。
  3. 您可以使用 Access 顯示在 [ 檔案名稱 ] 方塊下方的預設位置，或選取資料夾圖示以選擇其中一個位置。
  4. 選取 [建立]。

從範本建立 Access 桌面應用程式

視範本而定，您可能需要執行下列其中一項動作才能開始：

  • 如果 Access 顯示含有空白使用者清單的 [登入 ] 對話方塊：

    1. 選取 [新增使用者]。
    2. 填寫 [使用者詳細資料] 表單。
    3. 選取 [儲存並關閉]。
    4. 選取您剛才輸入的使用者名稱，然後選取 [ 登入]。

  • 如果 Access 在訊息列中顯示 安全性警告 訊息，而且您信任範本的來源，請選取 [啟用內容]。 如果資料庫需要登入，請重新登入。

如需詳細資訊，請參閱 從範本建立 Access 桌面資料庫。

從頭開始建立資料庫

如果所有範本都不符合您的需求，您可以從空白桌面資料庫開始。

  1. 在 Access 中，選取 [新增>空白桌面資料庫]。
  2. 在 [檔案名稱] 方塊輸入資料庫名稱。
  3. 您可以使用 Access 顯示在 [ 檔案名稱 ] 方塊下方的預設位置，或選取資料夾圖示以選擇其中一個位置。
  4. 選取 [建立]。

新增資料表

在資料庫中，您的資訊是儲存在多個相關的資料表中。 若要建立資料表：

  1. 當您第一次開啟資料庫時，您會在 [資料工作表檢視] 中看到空白資料表，您可以在其中新增資料。 若要新增其他資料表，請選取 [建立>資料表]。 您可以在儲存格) (空白欄位開始輸入資料，也可以貼上其他來源的資料，例如 Excel 活頁簿。

  2. 若要重新命名資料行 (欄位)，請按兩下資料行標題，然後輸入新名稱。

    秘訣

    有意義的名稱可讓您無須查看內容即可知道每個欄位中的內容。

  3. 選取 [ 檔案>儲存]。

  • 若要新增更多欄位，請在 [按一下以新增] 欄中輸入。
  • 若要移動欄，請按一下欄標題來選取欄，然後拖曳到您想要的位置。 您也可以選取相鄰的欄，並將它們一起拖曳到新位置。

如需詳細資訊，請參閱資料表簡介。

複製與貼上資料

您可以從其他程式（例如 Excel 或 Word）複製資料並貼到 Access 資料表中。 將資料分隔成欄時效果最佳。 如果資料位於文字處理程式中，例如 Word，請在複製資料之前使用標籤來分隔欄或將資料轉換成表格格式。

  1. 如果資料需要編輯，例如將完整姓名分成名字和姓氏，請先在來源程式中完成。

  2. 按 Ctrl+C 開啟來源並複製資料。

  3. 在 [資料工作表檢視] 中開啟您要新增資料的 Access 資料表，然後按 Ctrl+V 貼上資料表。

  4. 按兩下每個欄標題，然後輸入有意義的名稱。

  5. 選取 [ 檔案>儲存]，然後為新資料表命名。

    注意

    Access 會根據您貼到每欄第一列的資訊來設定各欄位的資料類型，因此請務必確定後續列中的資訊與第一列相符。

您可以從其他來源匯入資料，也可以連結至 Access 中的資料，而不需將資訊從儲存位置移動。 如果有多個使用者更新資料，而您想要確定看到的是最新版本，或是想要節省儲存空間，連結可能是不錯的選擇。 對於大部分的格式，您可以選擇要連結至或匯入資料。 如需詳細資訊，請參閱 匯入或連結到另一個 Access 資料庫中的資料。

該過程因資料來源而略有不同，但這些說明將協助您開始使用：

  1. 在 [外部資料 ] 索引標籤的 [匯入 & 連結 ] 群組中，選取 [新增資料來源]，然後從列出的子功能表選項中選取要匯入或連結的資料格式。

    注意

    如果仍然找不到正確的格式，您可能需要先將資料匯出為 Access 支援的檔案格式，例如分隔符號的文字檔。

  2. 請遵循 [ 取得外部資料] 對話方塊中的指示。

當您連結時，有些格式僅能以唯讀的方式使用。 以下是您可以從中匯入或連結到的外部來源：

來源 匯入 連結
Excel 是 是， (唯讀)
Access 是 是
ODBC 資料庫，例如 SQL Server 是 是
文字或逗點分隔值 (CSV) 檔案 是 是，僅 () 新增記錄
SharePoint 清單 是 是
XML 是
資料服務 是， (唯讀)
HTML 文件 是 是
Outlook 資料夾 是 是

如需詳細資訊，請參閱 匯入或連結到另一個 Access 資料庫中的資料。

使用資料表分析組織資料

您可使用 [資料表分析精靈]，快速識別多餘資料。 精靈會提供簡單的方式，將資料組織為個別資料表。 Access 會保留原始資料表做為備份。

  1. 開啟包含要分析之資料表的 Access 資料庫。
  2. 選取 [資料庫工具>][分析表格]。 精靈的前兩頁包含有範例的簡短教學課程。 如果您看到標示為 [顯示簡介頁面？] 的核取方塊，請選取該核取方塊，然後選取 [上一步] 兩次以查看簡介。 如果您不想再次查看簡介頁面，請清除 [顯示簡介頁面？]。

如需詳細資訊，請參閱 使用 [資料表分析器] 將您的資料正常化。

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後續步驟

設計程序的其餘部分會因您想要執行的內容而異，但您可能會考慮建立查詢、表單、報表和巨集。 以下文章可提供協助：

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