Access 桌面資料庫的基本工作

套用到

Microsoft 365 Access Access 2024 Access 2021 Access 2019 Access 2016

Access 資料庫能幫助你儲存和追蹤幾乎任何類型的資訊，例如庫存、聯絡人或業務流程。讓我們一起了解如何建立 Access 桌面資料庫、新增資料，然後學習如何自訂和使用新資料庫的下一步。

本文內容

Access 範本具備內建資料表、查詢、表單與報表，均已就緒可供使用。範本是你啟動 Access 時看到的第一件事之一，你也可以在網路上搜尋更多範本。

Access 中啟動畫面上的範本檢視

從範本建立 Access 桌面應用程式

根據範本的不同，你可能需要先做以下其中一項才能開始：

如果 Access 顯示一個 登入對話框 ，裡面有空的使用者清單：
1. 選擇 新使用者。
2. 填寫 [使用者詳細資料] 表單。
3. 選取 [儲存並關閉]。
4. 選擇你剛輸入的使用者名稱，然後選擇登入。
如果 Access 在訊息欄顯示 安全警告 訊息，且你信任範本來源，請選擇 啟用內容。如果資料庫需要登入，請重新登入。

如果沒有範本符合你的需求，你可以先從空白的桌面資料庫開始。

在資料庫中，您的資訊是儲存在多個相關的資料表中。若要建立資料表：

當你第一次打開資料庫時，會在資料表檢視中看到一個空白表格，可以在那裡新增資料。要新增另一張資料表，請選擇建立>資料表。你可以先在空欄位 (格) 輸入資料，或者貼上其他來源的資料，例如Excel工作簿。
若要重新命名資料行 (欄位)，請按兩下資料行標題，然後輸入新名稱。

秘訣

有意義的名稱可讓您無須查看內容即可知道每個欄位中的內容。
選擇檔案>儲存。

如需詳細資訊，請參閱資料表簡介。

你可以將其他程式的資料複製貼上，例如 Excel 或 Word 到 Access 表格中。當資料分成欄位時，這種方法效果最佳。如果資料是在像 Word 這類文字處理程式中，使用標籤來分隔欄位或將資料轉換成表格格式，再複製。

如果資料需要編輯，例如將完整姓名分成名字和姓氏，請先在來源程式中完成。
打開原始碼並按 Ctrl+C 複製資料。
在資料表檢視中打開你想新增資料的 Access 表格，然後按 Ctrl+V 貼上。
雙擊每個欄位標題，然後輸入有意義的名稱。
選擇檔案>儲存，然後給你的新資料表取個名字。

注意

Access 會根據你貼上到每欄第一列的資訊來設定每個欄位的資料型態，所以請確保後面的資訊與第一列一致。

你可以從其他來源匯入資料，或是連結到 Access 的資料，但不必移動資料儲存地點。如果有多位使用者更新資料，且你想確保看到最新版本，或想節省儲存空間，連結是一個不錯的選擇。大多數格式中，你可以選擇連結或匯入資料。欲了解更多資訊，請參閱匯入或連結至其他 Access 資料庫的資料。

流程會因資料來源而略有不同，但以下說明將幫助你入門：

在 外部資料 標籤中，匯 入 & 連結 群組，選擇 新資料來源，然後從列出的子選單選項中選擇你要匯入或連結的資料格式。

注意

如果你還是找不到合適的格式，可能需要先把資料匯出成 Access 支援的檔案格式，例如分隔文字檔。
請依照 「取得外部資料 」對話框中的指示操作。

當您連結時，有些格式僅能以唯讀的方式使用。以下是您可以匯入或連結的外部來源：