在 Access 資料庫中更新資料有許多種方式。 當您要追蹤新項目時，例如「連絡人」資料表中的新連絡人，可以新增記錄至資料庫。 新增記錄時，Access 會將記錄附加到資料表的結尾。 您也可以變更欄位以保持最新狀態，例如新的地址或姓氏。 為保持資料完整性，Access 資料庫中的欄位設定為接受特定資料類型，例如文字或數字。 如果您輸入不正確的資料類型，Access 會顯示一則錯誤訊息。 最後，您可以刪除不相關的記錄，以節省空間。
如需如何設定資料庫以進行資料輸入的詳細資訊，請參閱 更新資料的設計考量。
本文內容
- 使用表單或資料工作表更新資料
- 了解資料輸入符號
- 在資料表或表單中新增記錄
- 尋找記錄
- 刪除記錄
- 在文字方塊或欄位中編輯資料
- 使用日期選擇器來新增日期
- 將 RTF 格式套用至 [長文字] 欄位中的資料
- 使用輸入遮罩在控制項中輸入文字
- 使用清單輸入資料
- 輸入零長度字串
- 復原變更
使用表單或資料工作表更新資料
您可以使用表單來手動更新資料。 資料輸入表單提供了更容易、更快速且更精確的資料輸入方式。 表單可以包含任何數目的控制項，例如清單、文字方塊和按鈕。 而且，每個表單上的控制項可讀取或寫入資料到基礎資料表欄位。
資料工作表是看起來類似 Excel 工作表的資料格線。 您可以直接在 [資料工作表] 檢視中變更資料。 如果您熟悉 Excel 的操作方式，應該也會很容易了解資料工作表。 您可以變更資料表中的資料、查詢結果集，以及顯示資料工作表的表單。 一般來說，當您需要同時查看多筆記錄時，可以使用資料工作表。
了解資料輸入符號
下表顯示在您更新資料時會看到的一些記錄選取器符號，以及個別意義。
| 符號 | 意義 |
|---|---|
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這是目前記錄；出現此符號表示記錄已儲存。 以記錄選取器中的顏色變化來表示目前記錄。 |
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您正在編輯這筆記錄；記錄變更尚未儲存。 |
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這筆記錄由其他使用者鎖定；您無法編輯。 |
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這是新的記錄，您可以在其中輸入資訊。 |
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這是主索引鍵欄位，包含可唯一識別記錄的值。 |
在資料表或表單中新增記錄
- 開啟 [資料工作表檢視] 中的 資料表或 [表單檢視] 中的表單。
- 在 [常用 ] 索引標籤的 [記錄 ] 群組中，選取 [ 新增]，或選取 [新增] (空白) 記錄，或按 Ctrl+加號 (+) 。
- 在記錄選取器中尋找具有星號的記錄，然後輸入您的新資訊。
- 若要移至同一資料列中的下一個欄位，請按 Tab 鍵、使用向右或向左鍵，或按一下一個欄位中的儲存格。
若要在表格中移至資料行中的下一個儲存格，請使用向上或向下鍵，或按一下您要的儲存格。 - 當您檢視另一筆記錄或關閉資料表或表單時，Access 即會儲存您剛新增的新記錄。 若要明確儲存目前記錄的變更，請按 Shift + Enter。
尋找記錄
要編輯或刪除記錄之前，您必須先找到記錄。 在僅包含少量記錄的表單或資料工作表中，您可以使用記錄導覽按鈕來導覽記錄，直到找到所要的記錄。 當有多筆記錄時，您可以使用 [尋找及取代] 對話方塊來篩選記錄。
使用記錄導覽按鈕
您可以使用導覽按鈕在記錄之間導覽。
號按鈕 方便地瀏覽到第一筆、上一筆、下一筆或最後一筆記錄。
新增 (空白) 記錄 新增記錄。
目前記錄 輸入記錄號碼，然後按 ENTER 以瀏覽至該記錄。 記錄編號會從表格或資料工作表的開頭按順序計算，並不會對應到任何欄位值。
Filter 顯示是否已套用篩選。 選取以移除或重新套用篩選。
搜尋 在 [搜尋 ] 方塊中輸入文字。 當您輸入每一個字元時，第一個相符值會立刻以醒目提示顯示。
使用 [尋找及取代] 對話方塊
[尋找及取代] 對話方塊提供了另一種方法，讓您在短時間內輕鬆變更少量資料。 您可以使用 [尋找及取代] 對話方塊中的 [尋找] 功能，找出相符的記錄。 當您找到相符的記錄，該記錄會變成目前記錄，以讓您編輯或刪除。
- 選取要搜尋的欄位。
- 在 [常用 ] 索引標籤的 [ 尋找] 群組中，選取 [ 尋找]，或按 CTRL+F。
[尋找及取代] 對話方塊隨即顯示。 - 選取 [尋找 ] 索引標籤。
- 在 [尋找目標] 方塊中，輸入您想要尋找的值。
- 或者，您可以使用 [查詢] 清單變更您要搜尋的欄位，或是改為搜尋完整的基礎資料表。
- 您也可以選擇在 [符合] 清單中，選取 [欄位的任何部分]。 選取此選項可搜尋最廣泛的範圍。
- 在 [搜尋 ] 清單中，選取 [ 全部]，然後選取 [ 尋找下一個]。
如需詳細資訊，請參閱使用 [尋找及取代] 對話方塊來變更資料 (機器翻譯)。
套用篩選
您可以套用篩選，以限制顯示符合準則的記錄。 套用篩選可讓您更輕鬆地找到您要編輯或刪除的記錄。
- 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表或在 [表單檢視] 中開啟表單。
- 若要確定尚未篩選資料表或表單，請在 [常用 ] 索引標籤的 [排序 & 篩選] 群組中，選取 [ 進階]，然後選取 [ 清除所有篩選]，或選取記錄瀏覽列中的 篩選 。
- 瀏覽至包含您想要作為篩選一部分之值的記錄，然後選取欄位。 若要篩選部分選取項目，請僅選取您要的字元。
- 在 [常用 ] 索引標籤的 [排序 & 篩選] 群組中，選取 [選取範圍]，或以滑鼠右鍵按一下欄位並套用篩選。
- 若要篩選選取項目的其他欄位，請重複步驟 3 和 4。
如需詳細資訊，請參閱套用篩選以檢視 Access 資料庫中的所選記錄 (機器翻譯)。
刪除記錄
刪除記錄的過程相當簡單，除非記錄與其他資料相關並且是一對多關係的其中一方。 若要維護資料完整性，根據預設，Access 並不會讓您刪除相關的資料。 如需詳細資訊，請參閱資料表關聯指南。
- 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表或在 [表單檢視] 中開啟表單。
- 選取您想要刪除的記錄。
若要選取記錄，如果記錄選取器可用，請按記錄旁邊的記錄選取器。
若要延伸或減少選取項目，請拖曳記錄選取器 (如果有的話)，或按 SHIFT + 向下鍵或 SHIFT + 向上鍵。 - 按 DELETE、選取 [首頁>記錄>刪除] 或按 Ctrl+減號 (-) 。
秘訣 如果您只需要刪除部分資訊，而不需要刪除整筆記錄，請只選取要刪除的欄位中的資料，然後按 DELETE。
在文字方塊或欄位中編輯資料
Access 提供一個文字控制項，可搭配簡短文字和長文字 (也稱為 備忘) 欄位一起使用。 一般而言，您可以透過控制項的大小來判斷基礎欄位是短文字還是長文字，這通常可反映基礎資料表欄位所需的大小。 簡短文字欄位最多可以儲存 255 個字元，而長文字欄位可以儲存 64,000 個字元。
根據設計，您無法編輯某些查詢類型中的資料。 例如，您無法編輯交叉資料表查詢傳回的資料，您也無法編輯或移除導出欄位 (在您使用資料庫時公式導出的值，但這個值不存在資料表中)。
在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表或查詢，或在 [表單檢視] 中開啟表單。
使用 TAB 鍵或方向鍵瀏覽至欄位，然後按 F2 以選取欄位。
您可以在 [表單] 檢視中按一下欄位標籤，來選取該欄位。 您可以在 [資料工作表] 檢視中，當滑鼠指標變成加號 (+) 時按一下欄位左邊界附近來選取欄位。將游標置於您想要輸入資料的位置。
輸入或更新您想要插入的文字。 如果輸入錯誤，請按退格鍵。
如果欄位具有輸入遮罩，請根據格式輸入資料。
若要更有效率，請熟悉下列快速鍵：
- 若要在文字欄位中插入新行，請按 Ctrl + Enter。
- 若要插入欄位的預設值，請按 Ctrl + Alt + 空格鍵。
- 若要在欄位中插入目前的日期，請按 CTRL + 分號。
- 若要插入目前的時間，請按 CTRL+SHIFT+冒號 ()。
- 若要檢查拼字，請按 F7。
- 若要重複使用上一筆記錄的類似值，請移至前一筆記錄的對應欄位，然後按 CTRL +' (單引號)。
- 若要明確地儲存您的變更，請按 Shift + Enter。
如需詳細資訊，請參閱 Access 的鍵盤快速鍵。
若要儲存資料，請在 [常用 ] 索引標籤的 [記錄 ] 群組中選擇 [儲存]，或按 Shift+Enter。
您不需要明確地儲存您的變更。 當您將游標移動到同一資料列的新欄位，或將指標移動到另一個資料列，或當您關閉表單或資料工作表時，Access 即會在資料表中認可變更。
使用日期選擇器來新增日期
要在資料表中新增日期有好幾種方法，而使用 [日期選擇器] 控制項是一個快速的方法。
選取要新增日期的欄位。 即會顯示行事曆圖示。
注意：如果輸入遮罩套用至 [日期/時間] 欄位，則無法使用 [日期選擇器] 控制項。
選取行事曆圖示。 即會顯示行事曆控制項。
執行下列其中一個動作：
- 若要輸入目前日期，請選取 [ 今天]。
- 若要選取本月中的某日，請選擇日期。
- 若要選取不同的月份與日期，請使用向前或向後按鈕。
使用輸入遮罩在控制項中輸入文字
欄位可能已套用輸入遮罩。 輸入遮罩是一組文字和預留位置字元，用於強制您以特定格式輸入資料。 如需有關輸入遮罩的詳細資訊，請參閱使用輸入遮罩控制資料輸入格式。
若要輸入資料， 請依照輸入遮罩的規定：
預設電話號碼輸入遮罩定義和結果格式
將 RTF 格式套用至 [長文字] 欄位中的資料
如果長文字欄位 (也稱為 [備忘] 欄位) 支援 RTF 格式，您可以為文字套用不同的字型、大小、樣式和色彩。
在 [表單檢視] 中開啟表單，或在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。
選取長文字欄位。 一般而言，您可以尋找名為「註解」「備忘稿」或「描述」的欄位。
在 [常用 ] 索引標籤的 [文字格式設定 ] 群組中，使用按鈕和功能表來設定文字的格式。
您可以套用不同的字體和大小、將文字設為粗體或斜體、變更色彩等等。
如果您想擁有更大的編輯空間，開啟 [縮放] 方塊 (機器翻譯)。
使用清單輸入資料
清單有助於維護資料完整性，而且方便使用。 您可以在表單、資料表和查詢中使用清單。 Access 有三種類型的清單——值清單、查閱欄位和多重值清單。 值清單會顯示一組您手動輸入的項目。 查閱清單會使用查詢，從 [資料工作表檢視] 中開啟的一或多個資料表結果集中擷取其資料。 多重值清單解決了常見的商務需求，即多對多關聯性。 例如，您可能想要追蹤客戶支援問題，並在一個欄位中為多人指派相同的問題。
清單控制項有三種類型：
下拉式方塊
清單方塊
[多重選取] 下拉式方塊
處於
使用下拉式方塊輸入項目
- 在 [表單檢視] 中開啟表單，或 [資料工作表檢視] 中開啟資料表或查詢。
- 選取清單旁邊的向下箭號，然後選取您想要的項目。
- 若要在資料庫認可您的選擇，將游標移到另一個欄位，或按 Shift + Enter。
使用清單方塊輸入項目
- 在 [表單檢視] 中開啟表單。
- 向下捲動清單方塊中的項目清單並選取您想要的項目。
- 若要在資料庫認可您的選擇，將游標移到另一個欄位，或按 Shift + Enter。
在 [多重選取] 下拉式方塊中輸入多重值清單中的項目
- 在 [表單檢視] 中開啟表單，或 [資料工作表檢視] 中開啟資料表或查詢。
- 選取清單旁的向下箭號。
- 選取最多 100 個核取方塊，然後選擇 [確定]。
編輯清單中的項目
若要編輯清單中的項目，必須啟用清單的編輯功能。 如需詳細資訊，請參閱 更新資料的設計考量。
開啟包含清單的表單、資料表或查詢結果集。
執行下列其中一個動作：
- 以滑鼠右鍵按一下您要編輯的清單，然後選取 [ 編輯清單項目]。
- 選取清單，然後按下按鈕以開啟 [編輯清單項目 ] 對話方塊或表單。
![具有 [編輯清單項目] 按鈕的下拉式方塊](media/combobox-editlistbutton.gif)
系統會根據您想要編輯的清單類型顯示不同的畫面。 請執行下列其中一項操作。
- 如果您正在編輯值清單或多重值欄位，請使用 [編輯清單項目 ] 對話方塊來編輯清單資料，讓每個項目保持在不同的行中，然後在完成後選擇 [確定 ]。
若要為新記錄選取預設值，請選取 [ 預設值 ] 方塊中的下拉箭頭，然後選取您想要的值。 - 如果您正在編輯的是查詢欄位，則會顯示資料輸入表單。 使用該表單來編輯清單資料。
- 如果您正在編輯值清單或多重值欄位，請使用 [編輯清單項目 ] 對話方塊來編輯清單資料，讓每個項目保持在不同的行中，然後在完成後選擇 [確定 ]。
選擇 [確定]。
輸入零長度字串
Access 可讓您區分兩種空白值：Null 值或零長度字串。 Null 值表示未知的值，而且零長度字串則表示包含空格的欄位。 例如，假設您有一個客戶資料資料表，而該資料表包含傳真號碼的欄位。 如果您不確定客戶的傳真號碼，您可以將欄位保留空白。 在此案例中，將欄位保留為空白會輸入 Null 值，表示您不知道該值為何。 如果之後您確定該名客戶沒有傳真機，則您可以在欄位中輸入零長度字串，表示您已經知道這個欄位沒有值。
- 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表或查詢，或在 [表單檢視] 中開啟表單。
- 選取您想要的欄位，然後輸入兩個雙引號，中間不要有空格 ("")。
- 將游標移到另一筆記錄以在資料庫中認可變更，或按 Shift + Enter。 根據預設，雙引號會消失。
復原變更
如果您未正確輸入資料，可以復原您的變更。 請執行下列其中一或多項操作：
- 若要復原上一個變更，請在 [快速存取工具列] 上選取 [復原]，或按 ESC 鍵。
- 若要復原記錄的所有變更，再按一次 ESC 鍵。
- 若要在儲存變更後復原變更，或移至另一筆記錄，請在 [快速存取工具列] 上選取 [復原]。
重要 一旦您開始編輯另一筆記錄、套用或移除篩選，或切換到其他視窗或文件索引標籤，您的變更便會永久生效。