新增、編輯及刪除記錄的方式

在 Access 資料庫中更新資料有許多種方式。 當您要追蹤新項目時，例如「連絡人」資料表中的新連絡人，可以新增記錄至資料庫。 新增記錄時，Access 會將記錄附加到資料表的結尾。 您也可以變更欄位以保持最新狀態，例如新的地址或姓氏。 為保持資料完整性，Access 資料庫中的欄位設定為接受特定資料類型，例如文字或數字。 如果您輸入不正確的資料類型，Access 會顯示一則錯誤訊息。 最後，您可以刪除不相關的記錄，以節省空間。

欲了解更多如何設定資料庫以進行資料輸入的資訊，請參閱更新 資料的設計考量。

本文內容

• 使用表單或資料工作表更新資料
• 了解資料輸入符號
• 在資料表或表單中新增記錄
• 尋找記錄
• 刪除記錄
• 在文字方塊或欄位中編輯資料
• 使用日期選擇器來新增日期
• 將 RTF 格式套用至 [長文字] 欄位中的資料
• 使用輸入遮罩在控制項中輸入文字
• 使用清單輸入資料
• 輸入零長度字串
• 復原變更

使用表單或資料工作表更新資料

您可以使用表單來手動更新資料。 資料輸入表單提供了更容易、更快速且更精確的資料輸入方式。 表單可以包含任何數目的控制項，例如清單、文字方塊和按鈕。 而且，每個表單上的控制項可讀取或寫入資料到基礎資料表欄位。

資料表是看起來像 Excel 工作表的資料網格。 您可以直接在 [資料工作表] 檢視中變更資料。 如果您熟悉 Excel 的操作方式，應該也會很容易了解資料工作表。 您可以變更資料表中的資料、查詢結果集，以及顯示資料工作表的表單。 一般來說，當您需要同時查看多筆記錄時，可以使用資料工作表。

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了解資料輸入符號

下表顯示在您更新資料時會看到的一些記錄選取器符號，以及個別意義。

符號	意義
	這是目前記錄；出現此符號表示記錄已儲存。 以記錄選取器中的顏色變化來表示目前記錄。
	您正在編輯這筆記錄；記錄變更尚未儲存。
	這筆記錄由其他使用者鎖定；您無法編輯。
	這是新的記錄，您可以在其中輸入資訊。
	這是主索引鍵欄位，包含可唯一識別記錄的值。

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在資料表或表單中新增記錄

1. 開啟 [資料工作表檢視] 中的 資料表或 [表單檢視] 中的表單。
2. 在 主頁 標籤的 紀錄 群組中，選擇 新 (空白) 紀錄，或按 Ctrl+Plus 簽名 (+) 。
3. 在紀錄選擇器中找到帶有星號的紀錄，然後輸入你的新資訊。
4. 若要移至同一資料列中的下一個欄位，請按 Tab 鍵、使用向右或向左鍵，或按一下一個欄位中的儲存格。
   若要在表格中移至資料行中的下一個儲存格，請使用向上或向下鍵，或按一下您要的儲存格。
5. 當您檢視另一筆記錄或關閉資料表或表單時，Access 即會儲存您剛新增的新記錄。 若要明確儲存目前記錄的變更，請按 Shift + Enter。

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尋找記錄

要編輯或刪除記錄之前，您必須先找到記錄。 在僅包含少量記錄的表單或資料工作表中，您可以使用記錄導覽按鈕來導覽記錄，直到找到所要的記錄。 當有多筆記錄時，您可以使用 [尋找及取代] 對話方塊來篩選記錄。

使用記錄導覽按鈕

您可以使用導覽按鈕在記錄之間導覽。

的箭頭按鈕 方便地切換到第一、上一、下一或最後的紀錄。

新 (空白) 紀錄 新增紀錄。

現役戰績 輸入一個紀錄號碼，然後按 ENTER 鍵即可導航到該紀錄。 記錄編號會從表格或資料工作表的開頭按順序計算，並不會對應到任何欄位值。

濾波器 顯示是否已套用過濾器。 選擇移除或重新套用濾鏡。

搜尋 在 搜尋 框中輸入文字。 當您輸入每一個字元時，第一個相符值會立刻以醒目提示顯示。

使用 [尋找及取代] 對話方塊

[尋找及取代] 對話方塊提供了另一種方法，讓您在短時間內輕鬆變更少量資料。 您可以使用 [尋找及取代] 對話方塊中的 [尋找] 功能，找出相符的記錄。 當您找到相符的記錄，該記錄會變成目前記錄，以讓您編輯或刪除。

1. 選擇你想搜尋的欄位。
2. 在 「首頁 」標籤的 「尋找 」群組中，選擇 「尋找」，或按 CTRL+F。
   [尋找及取代] 對話方塊隨即顯示。
3. 選擇 「尋找 」標籤。
4. 在 [尋找目標] 方塊中，輸入您想要尋找的值。
5. 或者，您可以使用 [查詢] 清單變更您要搜尋的欄位，或是改為搜尋完整的基礎資料表。
6. 您也可以選擇在 [符合] 清單中，選取 [欄位的任何部分]。 選取此選項可搜尋最廣泛的範圍。
7. 在 搜尋 清單中，選擇 「全部」，然後選擇 「尋找下一步」。

如需詳細資訊，請參閱使用 [尋找及取代] 對話方塊來變更資料 (機器翻譯)。

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套用篩選

您可以套用篩選，以限制顯示符合準則的記錄。 套用篩選可讓您更輕鬆地找到您要編輯或刪除的記錄。

1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表或在 [表單檢視] 中開啟表單。
2. 要確保表格或表單尚未被篩選，請在 首頁 分頁的排序 & 篩選器 群組中，選擇 進階，然後選擇 清除所有篩選，或在記錄導覽列中選擇 篩選 。
3. 導航到包含你想用作篩選器一部分的值的紀錄，然後選擇欄位。 若要篩選部分選取項目，請僅選取您要的字元。
4. 在 「主頁 」標籤，在 「排序 & 篩選器 」群組中，選擇 選取，或右鍵點擊欄位並套用篩選器。
5. 若要篩選選取項目的其他欄位，請重複步驟 3 和 4。

如需詳細資訊，請參閱套用篩選以檢視 Access 資料庫中的所選記錄 (機器翻譯)。

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刪除記錄

刪除記錄的過程相當簡單，除非記錄與其他資料相關並且是一對多關係的其中一方。 若要維護資料完整性，根據預設，Access 並不會讓您刪除相關的資料。 如需詳細資訊，請參閱資料表關聯指南。

1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表或在 [表單檢視] 中開啟表單。
2. 選取您想要刪除的記錄。
   若要選擇唱片，請按該唱片旁邊的唱片選擇器（如果有唱片選擇器）。
   若要延伸或減少選取項目，請拖曳記錄選取器 (如果有的話)，或按 SHIFT + 向下鍵或 SHIFT + 向上鍵。
3. 按下刪除鍵，選擇 「首頁>紀錄>刪除」，或按 Ctrl+減號 (-) 。

提示 如果你只需要刪除部分資訊，不需要刪除整個紀錄，請只選擇每個欄位中你想刪除的資料，然後按下刪除鍵。

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在文字方塊或欄位中編輯資料

Access 提供一個文字控制項，可搭配簡短文字和長文字 (也稱為 備忘) 欄位一起使用。 通常，你可以透過控制項大小判斷底層欄位是短文字還是長文字，而控制項大小通常反映底層表格欄位所需的大小。 簡短文字欄位最多可以儲存 255 個字元，而長文字欄位可以儲存 64,000 個字元。

根據設計，您無法編輯某些查詢類型中的資料。 例如，您無法編輯交叉資料表查詢傳回的資料，您也無法編輯或移除導出欄位 (在您使用資料庫時公式導出的值，但這個值不存在資料表中)。

1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表或查詢，或在 [表單檢視] 中開啟表單。

2. 使用TAB鍵或方向鍵進入該欄位，然後按F2選擇欄位。
   您可以在 [表單] 檢視中按一下欄位標籤，來選取該欄位。 您可以在 [資料工作表] 檢視中，當滑鼠指標變成加號 (+) 時按一下欄位左邊界附近來選取欄位。

3. 將游標置於您想要輸入資料的位置。

4. 輸入或更新您想要插入的文字。 如果輸入錯誤，請按退格鍵。

5. 如果欄位具有輸入遮罩，請根據格式輸入資料。

6. 若要更有效率，請熟悉下列快速鍵：

   • 若要在文字欄位中插入新行，請按 Ctrl + Enter。
   • 若要插入欄位的預設值，請按 Ctrl + Alt + 空格鍵。
   • 若要在欄位中插入目前的日期，請按 CTRL + 分號。
   • 若要插入目前的時間，請按 CTRL+SHIFT+冒號 ()。
   • 若要檢查拼字，請按 F7。
   • 若要重複使用上一筆記錄的類似值，請移至前一筆記錄的對應欄位，然後按 CTRL +' (單引號)。
   • 若要明確地儲存您的變更，請按 Shift + Enter。

   如需詳細資訊，請參閱 Access 的鍵盤快速鍵。

7. 要儲存資料，請在 「主頁 」分頁的 「紀錄 」群組中選擇 「儲存」，或按下 Shift+Enter。
   您不需要明確地儲存您的變更。 當您將游標移動到同一資料列的新欄位，或將指標移動到另一個資料列，或當您關閉表單或資料工作表時，Access 即會在資料表中認可變更。

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使用日期選擇器來新增日期

要在資料表中新增日期有好幾種方法，而使用 [日期選擇器] 控制項是一個快速的方法。

1. 選擇你想新增日期的欄位。 即會顯示行事曆圖示。

   注意：若對日期/時間欄位套用輸入遮罩，則無法使用日期選擇器控制項。

2. 選擇行事曆圖示。 即會顯示行事曆控制項。
   

3. 執行下列其中一個動作：

   • 要輸入當前日期，請選擇 「今日」。
   • 要選擇本月中的某一天，請選擇日期。
   • 若要選取不同的月份與日期，請使用向前或向後按鈕。

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使用輸入遮罩在控制項中輸入文字

欄位可能已套用輸入遮罩。 輸入遮罩是一組文字和預留位置字元，用於強制您以特定格式輸入資料。 如需有關輸入遮罩的詳細資訊，請參閱使用輸入遮罩控制資料輸入格式。

• 若要輸入資料， 請依照輸入遮罩的規定：

  

  預設電話號碼輸入遮罩定義和結果格式

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將 RTF 格式套用至 [長文字] 欄位中的資料

如果長文字欄位 (也稱為 [備忘] 欄位) 支援 RTF 格式，您可以為文字套用不同的字型、大小、樣式和色彩。

1. 在 [表單檢視] 中開啟表單，或在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。

2. 選取長文字欄位。 一般而言，您可以尋找名為「註解」「備忘稿」或「描述」的欄位。

3. 在 主頁 分頁的 文字格式組 中，使用按鈕和選單來格式化文字。

   

   您可以套用不同的字體和大小、將文字設為粗體或斜體、變更色彩等等。

   如果您想擁有更大的編輯空間，開啟 [縮放] 方塊 (機器翻譯)。

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使用清單輸入資料

清單有助於維護資料完整性，而且方便使用。 您可以在表單、資料表和查詢中使用清單。 Access 有三種類型的清單——值列表、查找欄位和多值列表。 價值清單會顯示一組你手動輸入的項目。 查詢清單會透過查詢從一個或多個資料表結果集中擷取資料。 多價值清單解決了常見的商業需求——多對多的關係。 例如，你可能想追蹤客戶支援問題，並在同一欄位指派多位人員處理同一問題。

清單控制項有三種類型：

下拉式方塊

清單方塊

多選組合盒

在

使用下拉式方塊輸入項目

1. 在 [表單檢視] 中開啟表單，或 [資料工作表檢視] 中開啟資料表或查詢。
2. 選擇清單旁的向下箭頭，然後選擇你想要的項目。
3. 若要在資料庫認可您的選擇，將游標移到另一個欄位，或按 Shift + Enter。

使用清單方塊輸入項目

1. 在 [表單檢視] 中開啟表單。
2. 向下捲動清單方塊中的項目清單並選取您想要的項目。
3. 若要在資料庫認可您的選擇，將游標移到另一個欄位，或按 Shift + Enter。

將多值清單中的項目輸入 Multiselect Combo 框

1. 在 [表單檢視] 中開啟表單，或 [資料工作表檢視] 中開啟資料表或查詢。
2. 選擇清單旁的向下箭頭。
3. 選擇最多 100 個勾選框，然後選擇 確定。

編輯清單中的項目

若要編輯清單中的項目，必須啟用清單的編輯功能。 欲了解更多資訊，請參閱 更新資料的設計考量。

1. 開啟包含清單的表單、資料表或查詢結果集。

2. 執行下列其中一個動作：

   • 右鍵點擊你想編輯的清單，然後選擇 編輯清單項目。
   • 選擇清單，然後按下按鈕開啟 「編輯清單項目 」對話框或表單。
     

3. 系統會根據您想要編輯的清單類型顯示不同的畫面。 請執行下列其中一項操作。

   • 如果你正在編輯值清單或多值欄位，請使用 「編輯清單項目 」對話框來編輯清單資料，將每個項目放在獨立行中，完成後再選擇 確定 。
     要選擇新紀錄的預設值，請在 預設值 框中選擇下拉箭頭，然後選擇你想要的值。
   • 如果您正在編輯的是查詢欄位，則會顯示資料輸入表單。 使用該表單來編輯清單資料。

4. 選擇 [確定]。

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輸入零長度字串

Access 可讓您區分兩種空白值：Null 值或零長度字串。 Null 值表示未知的值，而且零長度字串則表示包含空格的欄位。 例如，假設您有一個客戶資料資料表，而該資料表包含傳真號碼的欄位。 如果您不確定客戶的傳真號碼，您可以將欄位保留空白。 在此案例中，將欄位保留為空白會輸入 Null 值，表示您不知道該值為何。 如果之後您確定該名客戶沒有傳真機，則您可以在欄位中輸入零長度字串，表示您已經知道這個欄位沒有值。

1. 在 資料表檢視 中開啟表格或查詢，或在 表單檢視中開啟表單。
2. 選取您想要的欄位，然後輸入兩個雙引號，中間不要有空格 ("")。
3. 將游標移到另一筆記錄以在資料庫中認可變更，或按 Shift + Enter。 根據預設，雙引號會消失。

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復原變更

如果您未正確輸入資料，可以復原您的變更。 請執行下列其中一或多項操作：

• 若要復原上一個變更，請在 [快速存取工具列] 上選取 [復原]，或按 ESC 鍵。
• 若要復原記錄的所有變更，再按一次 ESC 鍵。
• 若要在儲存變更後復原變更，或移至另一筆記錄，請在 [快速存取工具列] 上選取 [復原]。
  重要 一旦你開始編輯另一筆紀錄、套用或移除篩選器，或切換到其他視窗或文件分頁，你的變更就會變成永久的。

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