更新資料的設計考量

設計良好的資料庫不僅有助於確保資料完整性，也更容易維護與更新。 Access 資料庫並非像 Microsoft Word 文件或 Microsoft PowerPoint 投影片那樣的檔案。 相反地，它是一組物件——表格、表單、報告、查詢等等——必須協同運作才能正常運作。

使用者主要透過控制裝置輸入資料。 你對某個控制項的處理取決於底層資料表欄位的資料型態、該欄位的屬性設定，以及控制項的屬性設定。 最後，考慮使用額外的資料庫技術，如驗證、預設值、清單與查詢，以及層疊更新。

欲了解更多從使用者角度更新資料的資訊，請參閱 新增、編輯與刪除紀錄的方法。

本文內容

• 資料庫設計如何影響資料輸入
• 設定欄位或控制項的預設值
• 利用驗證規則限制資料
• 使用值清單與查詢欄位
• 從清單或查詢欄位刪除資料
• 資料類型如何影響你輸入資料的方式
• 表格欄位屬性如何影響你輸入資料的方式
• 利用層疊更新來更改主鍵和外鍵值
• 為什麼 ID 號碼有時會跳過號碼
• 透過查詢批量更新資料

資料庫設計如何影響資料輸入

你在資料庫中儲存的資訊會儲存在 表格中，表格中包含特定主題的資料，例如資產或聯絡人。 表格中的每 筆記錄 都包含一個項目的資訊，例如特定聯絡人。 紀錄由 欄位組成，例如姓名、地址和電話號碼。 記錄通常稱為列，欄位則稱為欄。 這些物件必須遵守一套設計原則，否則資料庫要麼運作不良，要麼完全失效。 這些設計原則反過來影響你如何輸入資料。 請考量下列事項：

• 表格 Access 將所有資料儲存在一個或多個資料表中。 你使用的表格數量取決於資料庫的設計和複雜度。 雖然你可以以表單、報告或查詢回傳的結果查看資料，但 Access 只將資料儲存在資料表中，資料庫中的其他物件則建立在這些資料表之上。 每張桌子應該以一個主題為基礎。 例如，商業聯絡資訊表不應包含銷售資訊。 如果有，找到和編輯正確資訊可能會變得困難，甚至不可能。
• 資料型態 通常，表格中的每個欄位只接受一種資料類型。 例如，你無法將筆記存放在設定為接受數字的欄位中。 如果你嘗試在這樣的欄位輸入文字，Access 會顯示錯誤訊息。 不過，這並非硬性規定。 例如，你可以將數字 (如郵遞區號) 存放在設定為短文字資料類型的欄位中，但因為 Access 將其視為文字，無法對該資料進行計算。
  除了某些例外，記錄中的欄位應該只接受一個值。 例如，你不能在一個地址欄位輸入超過一個地址。 這與 Microsoft Excel 不同，後者允許你在單一儲存格中輸入任意數量的姓名、地址或圖片，除非你設定該儲存格接受有限的資料類型。
• 多值場 Access 提供一項稱為多值欄位的功能，可將多個資料片段附加到單一紀錄，並建立接受多個值的清單。 你總是可以辨識多值清單，因為 Access 在每個清單項目旁邊都會有一個勾選框。 例如，你可以將 Microsoft PowerPoint 投影片和任意數量的圖片附加到資料庫中的記錄上。 你也可以建立名字清單，並根據需要選擇任意數量的名字。 多值欄位的使用看似違反資料庫設計規則，因為每個欄位可以儲存多筆紀錄。 但 Access 在「幕後」強制執行這些規則，將資料存放在特殊的隱藏表格中。
• 使用形式 通常你建立表單是為了讓資料庫更易使用，並幫助確保使用者正確輸入資料。 你如何使用表單來編輯資料，取決於表單的設計。 表單可以包含任意數量的控制項，例如清單、文字框、按鈕，甚至是資料表。 而且，每個表單上的控制項可讀取或寫入資料到基礎資料表欄位。

欲了解更多資訊，請參閱 資料庫設計基礎 及 建立表格並新增欄位。

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設定欄位或控制項的預設值

如果有大量紀錄在某欄位（例如城市或國家/地區）有相同的值，你可以透過設定該欄位或欄位本身的控制項預設值來節省時間。 當你打開表單或表格建立新紀錄時，預設值會出現在該控制項或欄位中。

在表格中

1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。
2. 在檢視圖頂端，選擇欄位。
3. 在檢視圖底部，選擇 「一般 」標籤。
4. 將預設值屬性設定為你想要的值。

形式為

1. 在版面版面或設計檢視中開啟表單。
2. 右鍵點擊你想操作的控制項，然後點 選「屬性」。
3. 在 資料 分頁，將 預設值 屬性設為你想要的值。

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利用驗證規則限制資料

你可以在輸入 Access 桌面資料庫時，使用驗證規則來驗證資料。 驗證規則可以設定在資料表的 [設計] 或資料表的 [資料工作表] 檢視中。 在 Access 中有三種類型的驗證規則︰

• 欄位驗證規則 你可以使用欄位驗證規則來指定一個所有有效欄位值必須符合的條件。 除非您在函數中使用目前的欄位，否則您不需要將該欄位指定為規則的一部分。 使用輸入遮罩能讓幫助您遵守欄位中字元類型的輸入限制。 例如，日期欄位可能有驗證規則不允許過去的值。
• 紀錄驗證規則 你可以使用記錄驗證規則來指定一個條件，所有有效記錄都必須滿足。 您可以使用記錄驗證規則來跨欄位比較值。 例如，有兩個日期欄位的紀錄可能要求其中一個欄位的值總是先於另一個欄位的值 (例如，StartDate 在 EndDate) 之前。
• 表單驗證你可以利用表單控制項的驗證規則屬性，指定一個標準，所有輸入該控制項的值都必須符合。 [驗證規則] 控制項屬性的運作就如同 [欄位驗證規則]。 通常，無論用於何處，如果規則僅適用於該表單而不是資料表的話，您會使用表單驗證規則而不是欄位驗證規則。

欲了解更多資訊，請參閱「 使用驗證規則限制資料輸入」。

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使用值清單與查詢欄位

Access 中有兩種類型的清單資料：

• 價值清單 這些資料包含一組硬編碼的數值，需手動輸入。 這些值存在於欄位的 Row Source 屬性中。
• 查找欄位 這些系統會透過查詢從另一個資料表取得值。 欄位的 Row Source 屬性包含查詢，而非硬編碼的值清單。 查詢會從資料庫中的一個或多個資料表取得值。 預設情況下，查詢欄位會以清單的形式呈現這些值。 根據你如何設定查找欄位，你可以從該清單中選擇一個或多個項目。
  註 查詢欄位可能會讓新手 Access 使用者感到困惑，因為項目清單會出現在 Access 從查詢欄位) 建立的清單 (某一位置，但資料可能位於包含資料) 的資料表 (另一個位置。

預設情況下，Access 會以組合框控制方式顯示清單資料，但您也可以指定清單框控制。 組合框會打開顯示清單，選擇後才關閉。 相較之下，清單框則始終開啟。

要編輯清單，你也可以執行 「編輯清單項目 」指令，或直接在來源資料表的 列來源 屬性中編輯資料。 當你在查找欄位更新資料時，就是更新來源資料表。

如果你的清單框或組合框的 列來源類型 屬性設為 值清單，你可以在表單檢視中編輯值清單，避免每次需要更改清單時，切換到設計視圖或版面檢視，打開屬性表，並編輯控制項的 列來源 屬性。 要編輯值清單，必須將清單框或組合框的 「允許值清單編輯 」屬性設為 「是」。

欲了解更多資訊，請參閱「 使用清單框或組合框建立選項清單」。

防止在表單檢視中編輯值清單

1. 在導覽窗格中右鍵點選表單，然後點選 設計檢視 或 版面檢視。
2. 點選控制鍵選擇，然後按 F4 顯示屬性表。
3. 在屬性工作表 的資料標籤中 ，將 「允許值列表編輯」 屬性設為 「否」。
4. 點選 檔案 ，然後點 儲存，或按 Ctrl+S 。

指定另一種格式來編輯價值清單

預設情況下，Access 提供內建表單用於編輯值清單。 如果你有其他表單想用於此目的，可以在 「清單項目編輯表單 」屬性中輸入該表單名稱，如下：

1. 在導覽窗格中右鍵點選表單，然後在捷徑選單中點選設計 檢視 或 版面檢視 。
2. 點選控制鍵選擇，然後按 F4 顯示屬性表。
3. 在屬性工作表 的資料標籤中 ，點擊 清單項目編輯表 單屬性框中的下拉箭頭。
4. 點擊你想用來編輯價值清單的表單。
5. 點擊 檔案 ，然後點擊 儲存，或按下 Ctrl+S 。

檢視一個表格中的查找欄位

1. 在版面版面或設計檢視中開啟表單。

2. 右鍵點擊清單框或組合框控制項，然後點選 屬性。

3. 在屬性表中，點選 「全部 」標籤，找到 「列來源類型 」和 「列來源 」屬性。 列來源類型屬性應包含值清單或資料表/查詢，列來源屬性則應包含以分號分隔的項目清單或查詢。 如需更多空間，請右鍵點擊屬性，選擇 縮放 或按 Shift+F2。
   通常，價值清單使用以下基本語法：「項目」;項目“;”物品」
   此時，列表是一組被雙引號包圍並以分號分隔的項目。
   選擇查詢使用以下基本語法：SELECT [table_or_query_name].[field_name**] 來自[table_or_query_name]**。
   在此情況下，查詢包含兩個子句 (SELECT 和 FROM)。 第一句指的是表格或查詢及其中的欄位。 第二句僅指資料表或查詢。 這裡有個重點要記住：SELECT 子句不一定要包含資料表或查詢的名稱，雖然建議如此，且必須包含至少一個欄位的名稱。 不過，所有 FROM 子句都必須參照資料表或查詢。 所以，你總是可以透過閱讀 FROM 子句找到查找欄位的來源表或來源查詢。

4. 執行下列其中一項操作。

   • 如果你用的是價值清單，請編輯清單中的項目。 務必用雙引號包圍每個項目，並用分號分隔。
   • 如果查詢清單中的查詢參考了另一個查詢，請在 設計檢視 中開啟第二個查詢 (在導航窗格中右鍵點擊該查詢，然後點選 設計檢視) 。 注意查詢設計器上方區塊中出現的表格名稱，然後進入下一步。
     否則，如果查詢欄位中的查詢參考到某個資料表，請記下該資料表的名稱，然後進入下一步。

5. 在 資料表檢視中開啟表格，然後根據需要編輯清單項目。

檢查表格中的查找欄位

1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

2. 在查詢設計網格的上方，資料 型別 欄位，點擊或以其他方式將焦點放在任何文字、數字或是/否欄位。

3. 在表格設計網格的下方，點選「 查找 」標籤，然後查看 「列來源類型 」和 「列來源 屬性」。
   列 來源類型 屬性必須讀取值 清單 或 表格/查詢。 列 來源 屬性必須包含值清單或查詢。
   價值清單使用這個基本語法：「item」;”項目“;”物品」
   此時，列表是一組被雙引號包圍並以分號分隔的項目。
   通常，select 查詢使用以下基本語法：SELECT [table_or_query_name].[field_name**] 來自[table_or_query_name]**。
   在此情況下，查詢包含兩個子句 (SELECT 和 FROM)。 第一句指的是表格或查詢及其中的欄位。 第二句僅指資料表或查詢。 這裡有個重點要記住：SELECT 子句不一定要包含資料表或查詢的名稱，雖然建議如此，且必須包含至少一個欄位的名稱。 不過，所有 FROM 子句都必須參照資料表或查詢。 所以，你總是可以透過閱讀 FROM 子句找到查找欄位的來源表或來源查詢。

4. 執行下列其中一項操作。

   • 如果你用的是價值清單，請編輯清單中的項目。 務必用雙引號包圍每個項目，並用分號分隔。
   • 如果查詢欄位中的查詢涉及另一個查詢，在導航窗格中，在設計檢視中開啟第二個查詢 (右鍵點擊查詢並點選 設計檢視) 。 注意查詢設計器上方區塊中出現的表格名稱，然後進入下一步。
     否則，如果查詢欄位中的查詢參考到某個資料表，請記下該資料表的名稱，然後進入下一步。

5. 在 資料表檢視中開啟表格，然後根據需要編輯清單項目。

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從值清單或查詢欄位刪除資料

值清單中的項目與記錄中的其他值位於同一個資料表中。 相較之下，查找欄位中的資料會存在於一個或多個其他資料表中。 要從值清單中移除資料，打開表格並編輯項目。

從查閱清單中移除資料則需要執行額外的步驟，而這些步驟會根據查閱清單的查詢是從資料表還是從另一個查詢中取得其資料而有所不同。 如果查閱清單的查詢是根據資料表，您需識別該資料表以及包含清單中顯示之資料的欄位。 接著，您需開啟來源資料表並編輯該欄位中的資料。 如果查閱清單的查詢是根據另一個查詢，您必須開啟該第二個查詢、尋找第二個查詢取得其資料的來源資料表和欄位，然後變更該資料表中的值。

從值清單中移除資料

1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。
2. 在設計格線的上方區段中，選取包含值清單的資料表欄位。
3. 在格線的下方區段中，按一下 [查閱] 索引標籤，然後找出 [資料列來源] 屬性。
   預設情況下，數值列表中的項目周圍會用雙引號標示，並以分號分隔每個項目： "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"
4. 視需要從清單中移除項目。 請記得刪除括住每個刪除的項目的引號。 此外，請勿保留開頭的分號，請勿保留成對的分號 (;;)，而且如果您移除清單中的最後一個項目，請刪除最後的分號。
   重要 如果你從值清單刪除項目，而資料表中的紀錄已經使用該已刪除項目，刪除項目仍是記錄的一部分，直到你更改它為止。 例如，假設貴公司在「A 城市」有一座倉庫，但後來售出該大樓。 如果您從倉庫清單中移除「A 城市」，則會在資料表中看見「A 城市」，直到您變更這些值為止。

從查找欄位移除資料

1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。

2. 在設計格線的上方區段中，選取查閱欄位。

3. 在設計格線的下方區段中，按一下 [查閱] 索引標籤，然後找出 [資料列來源類型] 和 [資料列來源] 屬性。
   [資料列來源類型] 屬性應顯示 [資料表/查詢]，而 [資料列來源] 屬性必須包含參照資料表或另一個查詢的查詢。 查詢欄位的查詢總是以 SELECT 這個詞開頭 。
   通常 (但不總是) ，select 查詢使用以下基本語法：SELECT [table_or_query_name].[field_name*] 出自[table_or_query_name]*。
   在此情況下，查詢包含兩個子句 (SELECT 和 FROM)。 第一個子句參照資料表和該資料表中的欄位，相反地，第二個子句僅參照資料表。 請記住這一點：FROM 子句一律會告訴您來源資料表或查詢的名稱。 SELECT 子句可能不一定會包含資料表或查詢的名稱，雖然它們一律會包含至少一個欄位的名稱。 不過，所有 FROM 子句都必須參照資料表或查詢。

4. 請執行下列其中一項操作：

   • 如果查詢欄位中的查詢參考了另一個查詢，請點擊 建置 按鈕 (在屬性工作表 的資料標籤中 ，) 點擊 ，在設計檢視中開啟查詢。 記下顯示在查詢設計工具之上方區段中的資料表名稱，然後繼續執行步驟 5。
   • 如果 [查閱] 欄位中的查詢參照資料表，請記下資料表名稱，然後繼續執行步驟 5。

5. 在 資料表檢視中開啟原始碼表。

6. 找出包含查閱清單中所用之資料的欄位，然後視需要編輯資料。

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資料類型如何影響你輸入資料的方式

當你設計資料庫資料表時，你會為該欄位的每個欄位選擇一種資料型態，這個過程有助於確保資料輸入更精確。

查看資料類型

執行下列其中一個動作：

使用資料表檢視

1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。
2. 在欄位標籤的格式化群組中，查看資料型別清單中的值。 當你將游標放在表格中的各個欄位時，數值會改變：
   

使用設計檢視

1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。
2. 看看設計格子。 網格上方顯示每個表格欄位的名稱與資料型態。
   

資料類型如何影響資料輸入

你為每個表格欄位設定的資料型態，提供了第一層次可以控制該欄位允許輸入哪種資料類型。 在某些情況下，例如長文字欄位，你可以輸入任何你想要的資料。 在其他情況下，例如自動編號欄位，欄位的資料型別設定會阻止你輸入任何資訊。 下表列出 Access 所提供的資料類型，並說明它們如何影響資料輸入。

欲了解更多資訊，請參閱 「Access 桌面資料庫的資料型別 」及 「修改或變更欄位的資料型別設定」。

資料型別	對資料輸入的影響
簡短文字	短文字欄位可接受文字或數字字元，包括分隔的項目列表。 文字欄位接受的字元數比長文字欄位少——從 0 到 255 個字元不等。 在某些情況下，你可以使用轉換函數對短文字欄位的資料進行計算。
長文字	您可以在此類欄位輸入最多 64,000 字元的大量文字與數字資料。 另外，你設定欄位支援富文字格式，也可以套用你在文字處理軟體（如 Word）中常見的格式。 例如，你可以對文字中的特定字元套用不同的字體和大小，並將它們加粗或斜體，等等。 你也可以在資料中加入超文本標記語言 (HTML) 標籤。 欲了解更多資訊，請參閱 「插入或新增富文字欄位」。 此外，長文字欄位有一個稱為 「僅附加」的屬性。 啟用該屬性後，你可以將新資料附加到長文字欄位，但無法更改現有資料。 此功能主要用於議題追蹤資料庫等應用，因為您可能需要保留永久且不可更改的紀錄。 當你將游標放在啟用 Append Only 屬性的長文字欄位時，預設欄位中的文字會消失。 你不能對文本進行任何格式或其他更改。 就像短文字欄位一樣，你也可以對長文字欄位的資料執行轉換函數。
數值	你只能在這類欄位輸入數字，並且可以對數字欄位中的數值進行計算。
大型數字 注意，大型數字資料型態僅在 Microsoft 365 訂閱版的 Access 中提供。	你只能在這類欄位輸入數字，並且可以在大數字欄位中對這些數值進行計算。 如需詳細資訊，請參閱使用大型數字資料類型。
日期及時間	此類欄位只能輸入日期和時間。 你可以設定欄位的輸入遮罩， (一系列字面及佔位字元，當你選擇欄位) 時會出現，必須在遮罩提供的空格和格式中輸入資料。 例如，如果您看到像 MMM_DD_YYYY 這樣的遮罩，您必須在提供的空格中輸入 Oct 11 2017。 你不能輸入完整的月份名稱，也不能輸入兩位數的年份。 如需有關輸入遮罩的詳細資訊，請參閱使用輸入遮罩控制資料輸入格式。 如果你沒有建立輸入遮罩，你可以用任何有效的日期或時間格式輸入該值。 例如，你可以輸入 11 October 2017、10/11/17、October 11， 2017 等等。 你也可以在欄位上套用顯示格式。 在這種情況下，如果沒有輸入遮罩，你可以輸入幾乎任何格式的值，但 Access 會依照顯示格式顯示日期。 例如，你可以輸入 10/11/2017，但顯示格式可能設定為 11-10-2017。 欲了解更多資訊，請參閱 「插入今日日期」。
貨幣	這類欄位只能輸入貨幣值。 另外，你不需要手動輸入貨幣符號。 預設情況下，Access 會套用 ¥、£、$ 等貨幣符號， () Windows 區域設定中指定的。 如果需要，你可以將這個貨幣符號改成反映不同的貨幣。
自動編號	你無法在任何時候輸入或更改這類欄位的資料。 存取權限會在你新增紀錄到資料表時，自動編號欄位中的數值會遞增。
計算	你無法在任何時候輸入或更改這類欄位的資料。 這個欄位的結果是由你定義的表達式決定的。 Access 會在你新增或編輯資料表時，更新計算欄位中的數值。
是/否	當你點擊設定為此資料類型的欄位時，Access 會依照欄位格式顯示勾選框或下拉清單。 如果你將欄位格式化為顯示清單，你可以從列表中選擇是或否、真或假，或是開啟或關閉，這同樣取決於欄位所套用的格式。 你無法直接從表單或表格輸入數值或更改清單中的數值。
OLE 物件	當你想顯示用其他程式建立的檔案資料時，你會使用這種欄位。 例如，你可以在 OLE 物件欄位中顯示文字檔、Excel 圖表或 PowerPoint 投影片。 附件提供了一種更快、更簡單且更靈活的方式來查看其他程式的資料。
超連結	你可以在這種欄位輸入任何資料，Access 會用網頁地址包裝。 例如，如果你在欄位輸入一個值，Access 會用 http://www.your_text**.com** 包圍你的文字。 只要輸入有效的網址，連結就會生效。 否則，你的連結會跳出錯誤訊息。 此外，編輯現有的超連結有時會很困難，因為用滑鼠點擊超連結欄位會啟動瀏覽器，並帶你到連結中指定的網站。 要編輯超連結欄位，選擇相鄰欄位，使用 TAB 鍵或方向鍵將焦點移到該連結欄位，然後按 F2 開啟編輯功能。
附件	你可以將其他程式的資料附加到這類欄位，但無法輸入文字或數字資料。 欲了解更多資訊，請參閱 「附加檔案與圖表至資料庫中的紀錄」。
查詢精靈	查詢精靈不是資料型別。 相反地，你可以使用精靈來建立兩種下拉選單：值清單和查找欄位。 價值清單使用一個分隔的項目清單，這些項目在你使用查找精靈時手動輸入。 這些值可以獨立於資料庫中的其他資料或物件。 相較之下，查詢欄位則是透過查詢從資料庫中一個或多個其他資料表中取得資料。 查詢欄位會以下拉選單顯示資料。 預設情況下，查找精靈會將表格欄位設為 Number 資料型別。 你可以直接在表格中操作查找欄位，也可以在表單和報告中操作。 預設情況下，查找欄位中的數值會出現在一種稱為組合框的清單控制方式中——這是一個帶有下拉箭頭的清單： 你也可以使用一個清單框，顯示多個項目並有滾動條，以查看更多項目： 根據你如何設定查找欄位和組合框，你可以透過關閉查詢欄位的 「限制到清單 」屬性來編輯清單中的項目並新增項目。 如果你無法直接編輯清單中的值，你必須在預設的值清單中新增或更改資料，或是作為查詢欄位來源的資料表中。 最後，當你建立查找欄位時，可以選擇性地設定支援多個值。 這麼做後，結果清單會在每個項目旁顯示一個勾選框，你可以選擇或清除任意數量的項目。 此圖展示了典型的多值列表： 關於建立多值查詢欄位及使用結果清單的資訊，請參見 「建立或刪除多值欄位」。

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表格欄位屬性如何影響你輸入資料的方式

除了控制資料庫結構的設計原則以及控制欄位可輸入內容的資料型態外，數個欄位屬性也會影響你如何輸入資料到 Access 資料庫。

檢視資料表欄位的屬性

Access 提供兩種方式來檢視表格欄位的屬性。

在資料表檢視中

1. 在 [資料工作表檢視] 中開啟資料表。
2. 點選 欄位 標籤，使用 格式化 群組中的控制項查看每個表格欄位的屬性。

在設計檢視中

1. 在 [設計檢視] 開啟資料表。
2. 在格子下方，如果還沒選中，點選「 通用 」標籤。
3. 要查看查找欄位的屬性，請點擊 「查找」 標籤。

屬性如何影響資料輸入

下表列出對資料輸入影響最大的屬性，並說明它們如何影響資料輸入。

財產	表格設計網格中的位置	可能的值	輸入資料時的行為
[欄位大小]	[一般] 索引標籤	0-255	字元限制僅適用於設定為文字資料型別的欄位。 如果你嘗試輸入超過指定數量的字元，欄位就會把它們切掉。
必要	[一般] 索引標籤	是/否	啟用此功能後，強制你在欄位輸入數值，Access 不會讓你儲存任何新資料，直到你完成必填欄位。 關閉後，欄位會接受空值，表示欄位可以保持空白。 空值和零值是不同的。 零是數字，而「null」則是缺失、未定義或未知的值。
允許零長度的字串	[一般] 索引標籤	是/否	開啟後，你可以輸入零長度字串——也就是不包含字元的字串。 要建立零長度字串，你在欄位「 () 輸入一對雙引號。
[索引]	[一般] 索引標籤	是/否	當你索引表格欄位時，Access 會防止你新增重複值。 你也可以從多個欄位建立索引。 如果你這麼做，可以在一個欄位複製這些值，但不能同時複製兩個欄位。
[輸入遮罩]	[一般] 索引標籤	預先定義或自訂的字元與佔位字元集合	輸入遮罩會強制你以預設格式輸入資料。 當你在表格中選擇欄位或在表單中選擇控制項時，遮罩就會出現。 舉例來說，假設你點擊一個日期欄位，看到這組字元：MMM-DD-YYYY。 那是一個輸入遮罩。 它強制你以三個字母縮寫輸入月份值，例如 OCT，年份則以四位數輸入，例如 OCT-15-2017。 輸入遮罩只控制你如何輸入資料，無法控制 Access 如何儲存或顯示這些資料。 欲了解更多資訊，請參閱 「控制資料輸入格式及輸入遮罩 」及 「格式化日期與時間欄位」。
列表限制	查找標籤	是/否	啟用或停用查詢欄位中項目的變更。 使用者有時會嘗試手動更改查詢欄位中的項目。 當存取權禁止你更改欄位中的項目時，這個屬性會設定為 「是」。 如果啟用此屬性且您需要更改清單中的項目，您必須開啟清單 (若想編輯值清單) 或是包含清單來源資料的資料表， (若要編輯查詢欄位) 並更改該欄位的值。
允許值清單編輯	查找標籤	是/否	啟用或停用 Edit List Items 指令用於值清單，但無法啟用查找欄位。 要啟用該查詢欄位的指令，請在 「清單項目編輯表單 」屬性中輸入有效的表單名稱。 「允許值列表編輯」指令會出現在快捷選單上，透過右鍵點擊清單框或組合框控制鍵開啟。 執行該指令後，會出現 「編輯清單項目 」對話框。 或者，如果你在 「清單項目編輯表單 」屬性中指定表單名稱，Access 會啟動該表單，而不是顯示對話框。 你可以從表單上的清單框和組合框控制項，以及表格和查詢結果集中的組合框控制項執行「 編輯清單項目 」指令。 表單必須在設計檢視或瀏覽檢視中開啟;資料表與查詢結果集必須在資料表檢視中開啟。
清單項目編輯表單	查找標籤	資料輸入表單的名稱	如果你在這個表格屬性中輸入資料輸入表單的名稱作為值，當使用者執行 「編輯清單項目 」指令時，該表單就會開啟。 否則，使用者執行指令時會出現 「編輯清單項目 」對話框。

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利用層疊更新來更改主鍵和外鍵值

有時你可能需要更新主鍵值。 如果你把該主鍵當作外鍵使用，你可以自動透過所有外鍵的子實例更新你的變更。

提醒一下， 主鍵 是一個能唯一識別資料庫資料表中記錄 () 列的值。 外鍵是與主鍵相匹配的欄位。 通常外鍵存在於其他資料表中，它們能讓你在資料表 (資料之間建立關聯) 連結。

舉例來說，假設你使用產品 ID 編號作為主鍵。 一個ID號碼能唯一識別一個產品。 你也會在訂單資料表中使用該 ID 編號作為外鍵。 這樣你就能找到所有涉及每個產品的訂單，因為只要有人下訂單，ID就會成為訂單的一部分。

有時候，這些 ID 號碼 (或其他類型的主鍵) 改變。 當它們出現時，你可以更改主鍵值，並讓該變更自動串接到所有相關的子記錄中。 你可以透過開啟參照完整性並在兩個資料表間串接更新來實現這個行為。

請記住以下重要規則：

• 你可以只對設定為文字或數字資料類型的主鍵欄位啟用層疊更新。 你無法對設定為 AutoNumber 資料型別的欄位使用層疊更新。
• 你只能在一對多關係的表格間啟用層疊更新。

關於建立關係的更多資訊。 請參閱資料 表關係指南 及 建立、編輯或刪除關係。

以下程序相輔相成，說明如何先建立關係，然後啟用該關係的連鎖更新。

建立關係

1. 在 [資料庫工具] 索引標籤上，按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [資料庫關聯圖]。
2. 在 設計 標籤的 關係 群組中，點擊 新增表格 (存取) 顯示 表格 。
3. 選擇 「表格」 標籤，選擇你想更改的資料表，點選 「新增」，然後點擊 「關閉」。
   你可以按 Shift 選擇多個資料表，或是逐個新增資料表。 只選擇關係中「一」與「多」兩側的表格。
4. 在 關係 視窗中，將主鍵從關係的「一」側拖曳，並放在「多」側的外鍵欄位。
   [編輯關聯] 對話方塊即會出現。 下圖顯示對話框：
   
5. 選擇「 強制執行參照完整性 」勾選框，然後點 選建立。

啟用主鍵的層疊更新

1. 在 [資料庫工具] 索引標籤上，按一下 [顯示/隱藏] 群組中的 [資料庫關聯圖]。
2. 會出現 關聯 視窗，並顯示連接點 (以連接線) 連接資料表的方式。 下圖顯示了一個典型的關係：
3. 右鍵點擊父表與子資料表之間的連接線，然後點選 「編輯關係」。
   
   [編輯關聯] 對話方塊即會出現。 下圖顯示對話框：
   
4. 選擇 Cascade Update 相關欄位，確認勾選「 強制執行參考完整性 」勾選框，然後點擊 確定。

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為什麼 ID 號碼有時會跳過號碼

當你建立一個設定為 AutoNumber 資料型別的欄位時，Access 會自動在每新增紀錄中產生該欄位的值。 該值預設會遞增，因此每筆新記錄都會獲得下一個可用的連續編號。 AutoNumber 資料型別的目的是提供一個適合作為主鍵使用的值。 欲了解更多資訊，請參閱 新增、設定、變更或移除主鍵。

當你從包含 AutoNumber 資料型別欄位的表格中刪除一列時，該列 AutoNumber 欄位的值不一定會自動重複使用。 因此，Access 產生的數字可能不是你預期看到的，且 ID 編號序列中可能會出現空缺——這是刻意設計。 你應該只依賴自動編號欄位中值的唯一性，而非它們的序列。

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透過查詢批量更新資料

新增、更新和刪除查詢是大量新增、變更或移除紀錄的強大工具。 此外，當你運用良好的資料庫設計原則時，批量更新會更簡單且更有效率。 使用附加、更新或刪除查詢可以節省時間，因為你也可以重複使用該查詢。

重要 在使用這些查詢前，先備份你的資料。 備有備份能幫助你快速修正可能不小心犯下的錯誤。

附加查詢 用於將許多紀錄加入一個或多個資料表。 附加查詢最常見的用途之一，是將來源資料庫中一個或多個資料表的一組紀錄加入目標資料庫中的一個或多個資料表。 舉例來說，假設你獲得了一些新客戶，以及一個包含這些客戶資訊的資料庫。 為了避免手動輸入新資料，你可以將其附加到資料庫中適當的表格或表格中。 欲了解更多資訊，請參閱 使用附加查詢將紀錄加入表格。

更新查詢 用於新增、變更或刪除許多現有紀錄的部分 (但不包括全部) 。 您可以將更新查詢想成 [尋找及取代] 對話方塊的強化版。 你輸入一個 select criterion， (粗略等價的搜尋字串) ，以及一個更新標準， (粗略等價的替換字串) 。 與對話框不同，更新查詢可以接受多項條件，允許你一次更新大量紀錄，並允許你更改多個資料表中的紀錄。 欲了解更多資訊，請參閱 建立並執行更新查詢。

刪除查詢 當你想快速刪除大量資料或定期刪除一組資料時，刪除很有用，因為查詢能設定條件快速找到並刪除資料。 欲了解更多資訊，請參閱 新增、編輯及刪除紀錄的方法。

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