本文是針對使用螢幕閱讀程式（如 Windows Narrator、JAWS 或 NVDA）搭配 Windows 工具或功能及 Microsoft 365 產品的人。 本文是協助工具說明與學習內容集的一部分，您可以在我們的應用程式上找到更多協助工具資訊。 如需一般協助，請造訪 Microsoft 支援服務。
使用 Access 搭配鍵盤和螢幕閱讀器，將 Excel 工作表匯入 Access，或從 Access 桌面資料庫連結到 Excel 工作表。 我們已使用朗讀程式、JAWS 和 NVDA 加以測試，但是只要遵循常見的協助工具標準和技巧，就可以與其他螢幕助讀程式搭配使用。
注意
- 新 Microsoft 365 功能會逐漸開放給 Microsoft 365 訂閱者使用，因此您的應用程式可能還沒有這些功能。 若要了解如何更快速地取得新功能，請瀏覽加入 Office 測試人員計畫。
- 若要深入了解螢幕助讀程式，請移至如何在 Microsoft 365 使用螢幕助讀程式。
本主題內容
準備 Excel 工作表以便匯入或連結
在將 Excel 工作表的資料帶到 Access 之前，先花點時間檢視工作表，決定如何匯入資料。
- 決定你要連結或匯入整份工作表，還是只匯入部分內容。 如果你只想將工作表的一部分帶到 Access，你可以定義一個命名範圍，只包含你想帶入的儲存格。 如需說明，請前往「 使用螢幕閱讀器命名 Excel 中的儲存格或資料範圍」。
- 確保 Excel 工作表是平面檔案格式，這樣精靈才能輕鬆處理其中的資料。 例如，修正可能的錯誤值、移除不必要的空白欄位與列，並檢查每一列的資料型態是否相同。 如需更詳細的匯入或連結準備資訊，請參閱「準備工作表」、「準備 Excel 資料」及「故障排除缺失或錯誤值」章節，請參閱 Excel 工作簿中的匯入或連結資料。
準備目的地 Access 資料庫以進行匯入
在從 Excel 工作表匯入資料前，請花點時間確認目的地 Access 資料庫是否準備好匯入，並決定如何儲存匯入資料。
請確保目的地 Access 資料庫不是唯讀，且你有權限對資料庫進行修改。
決定你要將資料存放在新的或現有的資料表中：
- 如果你選擇將資料儲存在新資料表中，Access 會建立一個資料表，並將匯入的資料加入該資料表。 如果具有指定名稱的資料表已存在，Access 會以匯入的資料覆寫資料表的內容。
- 如果你選擇將資料加入現有資料表，Excel 工作表中的資料列會附加到指定的表格中。
如果你決定將 Excel 資料附加到現有的 Access 資料表，請確保 Excel 來源資料的結構和欄位設定與 Access 中目標資料表的設定相符。 要在 設計檢視 中開啟存取表進行檢查，按 Alt+H、W、D。請將表格與「準備目的地資料庫」區塊的檢查清單比對，該區塊在 Excel 工作簿中匯入或連結資料的步驟第 2 步。
匯入資料
當你匯入資料時，Access 會將資料複製到新的或現有的資料表中，且不會更改來源的 Excel 工作表。
注意
你可能需要同事在第 10 步幫你選擇想編輯的欄位。
如果原始 Excel 工作簿是開著的，請關閉它。
打開將儲存匯入資料的目的地 Access 資料庫。
秘訣
如果你想建立新的空白資料庫，請按 Alt+F、N、L。
要開啟 「取得外部資料 - Excel 試算表 」對話框，請依你使用的 Access 版本，執行以下其中一項：
- 在 Microsoft 365 訂閱版本或 Access 2019 中，按 Alt+X、N、1，然後是 F 和 X。
- 在Access 2016中，按 Alt+X 進入外部資料分頁。按住 Tab 鍵直到進入匯入 & 連結群組，按右箭頭鍵直到聽到「Excel」，然後按 Enter。
「 取得外部資料 - Excel 試算表 」對話框會打開。 請選擇以下其中一項來指定包含你想匯入資料的 Excel 檔案：
- 要將焦點移到 檔案名稱 文字欄位，按 F，然後貼上或輸入路徑到 Excel 檔案。
- 要瀏覽檔案，請按 R。檔案 開啟 對話框會打開。 找到你想要的檔案，當進入檔案時，按 Enter 鍵選擇它。
要指定你想如何儲存匯入資料，請執行以下其中之一：
- 如果你想將資料存到新資料表，按 I 鍵移動到目前資料庫選項中「 匯入來源資料到新資料表 」。 稍後系統將提示您替此資料表命名。
- 如果你想將資料附加到現有資料表，按 A 鍵移動到並選擇 「將紀錄複製件附加到資料表」 選項。 要選擇表格，請按一次 Tab 鍵。 焦點會移到表格列表。 按 Alt+Down 箭頭鍵展開清單，按上或下箭頭鍵直到聽到你想要的表格，然後按 Enter 鍵選擇該表格。 如果資料庫不含資料表，則無法使用這個選項。
按住 Tab 鍵直到找到確定鍵，然後按下 Enter 。 匯入試算表精靈啟動。
秘訣
如果你的螢幕閱讀器沒有自動讀取精靈視窗，請按 SR 鍵+W。
如果原始的 Excel 工作簿只有一個工作表且沒有範圍，你可以繼續下一步。 若工作簿包含多個工作表或命名範圍，請選擇以下任一選擇要匯入的工作表或範圍：
- 要選擇工作紙，按Alt+W，按一次Tab鍵，再按向下方向鍵直到聽到你想要的工作表，然後按Enter來選取。
- 要選擇指定範圍，按Alt+R，按一次Tab鍵，再按下箭頭鍵直到聽到想要的範圍，然後按Enter來選擇該範圍。
下一個巫師視窗打開了。 如果原始工作表或範圍的第一列包含欄位名稱，按 I 鍵即可移動到並選擇 「第一列包含欄位標題 」的選項。 按 Enter 鍵將焦點移到下一個巫師視窗。 如果你是將資料附加到現有資料表，可以進入第 12 步。
在新的精靈視窗中，你可以指定每個匯入欄位的資訊（如果需要的話）。 選擇工作表或範圍中的第一個欄位。 您可以執行下列動作：
- 要更改目前欄位的名稱，請按 Alt+M，然後輸入新名稱。
- 要更改欄位的資料型態，請按 Alt+T。 焦點會移到 資料型別 清單。 要展開清單，請按Alt+向下箭頭鍵。 按下方向鍵直到聽到你想要的數值，然後按一次 Tab 鍵。
- 要更改欄位是否被索引，請按 Alt+I。 你聽到的是當前的價值。 要展開清單，請按Alt+向下箭頭鍵。 按下方向鍵直到聽到你想要的數值，然後按一次 Tab 鍵。
- 如果你不想匯入目前欄位，按 Alt+S 移動到並選擇 「不匯入欄位 」選項。
要選擇其他欄位，按 F6 直到聽到「Pane」，然後請同事幫你選擇想要的欄位。 依步驟 9 修改欄位。 完成後，按 Enter 鍵進入下一個精靈視窗。
新增一個主鍵給新表格。 主鍵會識別表格中的紀錄，讓你能更快取得資料。 執行下列其中一個動作：
- 要讓 Access 新增主鍵，請按 A。
- 要選擇自己的主鍵，請按 C。要定義要使用的按鍵，請按一次 Tab 鍵。 焦點轉向鑰匙列表。 要展開清單，請按Alt+向下箭頭鍵。 按向上或向下方向鍵，直到聽到你想要的鍵。
- 如果你不想用主鍵，按 O。
要移動到最後一個精靈視窗，請按 Enter。
最後一個巫師視窗打開了。 焦點在 「匯入到表格 」框中，你會聽到目標資料表的當前名稱。 如果你想更改資料表名稱，請輸入新名稱，然後按 Enter 鍵完成匯入。
注意
如果你聽到通知說該資料表已經存在，且你想用匯入的資料覆蓋現有資料表，請按 Y。如果你想重新命名表格，請按 N。按 Alt+I 將焦點移回 匯入表格 框，輸入另一個表格名稱，然後按 Enter。
如果匯入完全或部分成功，Access 會顯示匯入狀態。 Access 也會提示你儲存匯入步驟，這樣可以快速重複，不需要匯入精靈。 若要選取此選項，請按 Alt+V。 要命名匯入步驟，按 Alt+A，然後輸入匯入操作的名稱。 要儲存匯入步驟，請按 Alt+S。 如果匯入失敗，你會聽到「嘗試匯入檔案時發生錯誤」，接著是檔名。 按下 Enter 鍵即可退出警報訊息。
在 Excel 中建立資料連結
使用 連結試算表嚮導 ，從 Access 資料庫建立連結到 Excel 資料，這樣你就能使用 Access 的查詢與報告工具，而不必在資料庫中保留 Excel 資料的副本。
當您連結至 Excel 工作表或具名範圍時，Access 就會建立連接至來源儲存格的新資料表。 你在 Excel 中對來源儲存格所做的任何更改，都會出現在 Access 的連結表格中。 然而，您無法在 Access 中編輯對應資料表的內容。 如果你想新增、編輯或刪除資料，必須在原始 Excel 檔案中進行變更。
資料庫可以包含多個連結資料表。
啟動連結試算表嚮導
在 Access 中，有兩種方式可以選擇你想連結的 Excel 工作簿，並啟動 連結試算表嚮導。 你可以選擇在 Access 中開啟 Excel 工作簿，或使用 「取得外部資料 - Excel 試算表 」對話框。
在 Access 中開啟 Excel 工作簿
- 打開你想建立連結的 Access 資料庫。
- 要進入 開啟 選單，請按Alt+F、O。
- 要瀏覽練習簿，請按 O。視窗 開啟 對話框會打開。
- 要更改檔案類型，請按住 Tab 鍵直到聽到「Files of type， Microsoft Access」，然後按 Alt+Down 箭頭鍵。 按上方向鍵直到聽到「所有檔案」，然後按 Enter。
- 瀏覽你想要的工作簿，然後按 Enter 鍵選取它，並啟動 連結試算表嚮導。
使用「取得外部資料 - Excel 試算表」對話框
打開你想建立連結的 Access 資料庫。
秘訣
如果你不想連結到現有資料庫，按 Alt+F、N、L 來建立一個新的空白資料庫。
要開啟 「取得外部資料 - Excel 試算表 」對話框，請依你使用的 Access 版本，執行以下其中一項：
- 在 Microsoft 365 訂閱版本或 Access 2019 中，按 Alt+X、N、1，然後是 F 和 X。
- 在Access 2016中，按 Alt+X 進入外部資料分頁。按住 Tab 鍵直到進入匯入 & 連結群組，按右箭頭鍵直到聽到「Excel」，然後按 Enter。
「 取得外部資料 - Excel 試算表 」對話框會打開。 請選擇以下其中一項來指定你想建立連結的 Excel 檔案：
- 要將焦點移到 檔案名稱 文字欄位，按 F，然後貼上或輸入路徑到 Excel 檔案。
- 要瀏覽檔案，請按 R。檔案 開啟 對話框會打開。 找到你想要的檔案，當進入檔案時，按 Enter 鍵選擇它。
按 Alt+L 透過 建立連結表格選項，移動並選擇資料來源連結，然後按 Enter。 連結試算表精靈開始運作。
使用連結試算表嚮導建立 Excel 資料的連結
連結試算表精靈的視窗會引導你完成連結流程。 只要選擇你需要的選項，很快就能把 Excel 資料連結到你的資料庫。
秘訣
如果你的螢幕閱讀器沒有自動讀取精靈視窗，請按 SR 鍵+W。
如果原始的 Excel 工作簿只有一個工作表且沒有範圍，你可以繼續下一步。 若工作簿包含多個工作表或指定範圍，請選擇以下任一選題：
- 要選擇工作紙，按Alt+W，按一次Tab鍵，再按向下方向鍵直到聽到你想要的工作表，然後按Enter來選取。
- 要選擇音域，按Alt+R，按一次Tab鍵，再按下箭頭鍵直到聽到你想要的音域，然後按Enter來選擇。
下一個巫師視窗打開了。 如果原始工作表或範圍的第一列包含欄位名稱，按 I 鍵即可移動到並選擇 「第一列包含欄位標題 」的選項。 按 Enter 鍵將焦點移到下一個巫師視窗。
最後一個巫師視窗打開了。 焦點在 連結表名稱 框中，你會聽到連結表目前的名稱。 如果你想更改資料表名稱，請輸入一個新的資料表名稱，然後按 Enter 鍵完成匯入。
注意
如果你聽到通知說該資料表已經存在，且你想用匯入的資料覆蓋現有資料表，請按 Y。如果你想重新命名目標表格，請按 N。按 Alt+I 將焦點移回 匯入表格 框，輸入另一個表格名稱，然後按 Enter。
如果連結成功，你會聽到「已完成連結表格到檔案」，接著是 Excel 檔名。 按下 Enter 鍵退出通知。 請前往連結的表格並檢視其內容。 如需故障排除資訊，請參考「故障排除 #Num！ 以及「 匯入或連結到 Excel 工作簿中資料」的部分中，連結表格中其他錯誤的值。
如果連結失敗，請再次檢查 Excel 原始檔案與「準備目的地資料庫」部分的檢查清單，步驟 2 的匯 入或連結到 Excel 工作簿中的資料。
另請參閱
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