合併列印可讓您建立一批個人化信件,其中每個字母在版面配置、格式、文字和圖形上都相同,但個人化部分除外,例如稱呼。

準備信件

  1. 請前往郵件>開始合併列印>信件

    已選取字母的合併列印開始功能表

  2. 在 Word中,輸入要傳送至郵寄清單之信件的內文。

設定您的郵寄清單

您的郵寄清單是資料來源,其中包含您用來 Word 信件的資訊。 請參閱 可用於合併列印的資料來源

如果您需要排序或篩選郵寄清單,請參閱郵件 合併:編輯收件者

在信件中新增個人化內容

在信件中新增不同的內容,讓每一位收到該信件的人都不同。

  1. 移至 [郵件] > [地址區塊]。

    在 Word 合併列印的一部分,在 [郵件&中,選擇 [位址區塊。

  2. 在 [插入位址區塊> 對話方塊中,選擇收件者名稱的格式。

    [地址區塊] 選項

    如需詳細資訊,請參閱插入地址區塊

  3. 選擇 [確定]。

  4. 選擇 [問候行]。

    在 Word 合併列印的一部分,在 [郵件&中,選擇 [插入欄位&行問候行。

  5. 選取您想要在 [插入問候行」 對話方塊中 使用 的格式。

    如需詳細資訊,請參閱插入問候行

  6. 選取 [確定 以插入問候列欄位。

  7. 移至 [檔案] > [儲存]。

若要從郵寄清單插入其他自訂資訊,請參閱一次 新增一個合併列印欄位

預覽及列印字母

  1. 請前往郵件>預覽結果以預覽您的信件。

    在 Word 中,於 [郵件] 索引標籤上的 [預覽結果] 群組。

  2. 選擇合併列印預覽結果的 [下一個] 記錄按鈕或上一個 合併列印預覽結果的 [上一個] 記錄按鈕 流覽您的資料集,以確保名稱和位址看起來正確。

  3. 再次 選取預覽 結果,從合併結果切換回信件中的合併列印欄位

  4. 選取完成&合併>列印檔案

    選擇編輯個別檔、列印檔案或傳送電子郵件訊息。

    在 Word 合併列印的一部分,在郵件選項卡的完成群組中,選擇完成&合併,然後選擇選項。

儲存個人化信件

移至 [檔案] > [儲存]。 當您儲存合併列印檔時,檔會保持與郵寄清單的關聯,以便日後使用。

若要重複使用合併列印檔,請開啟合併列印檔。 當 系統Word 提示您保持連接時,請選擇是。

準備主檔案

  1. 請前往郵件>開始合併列印>信件

    套印信件

  2. 在 Word中,輸入要傳送至郵寄清單之信件的內文。

設定您的郵寄清單

您的郵寄清單是資料來源,其中包含您用來 Word 信件的資訊。 請參閱 可用於合併列印的資料來源

如果您需要排序或篩選郵寄清單,請參閱郵件 合併:編輯收件者

在信件中新增個人化內容

透過合併欄位在資料庫中新增名稱、位址和其他欄位。

  1. 前往 [郵件>插入合併欄位,然後選取您想要新增的欄位。

    在 [郵件] 索引標籤上,[插入合併欄位] 為醒目提示

    接著繼續新增欄位,直到您將所需的資訊全部新增到信件上為止。

  2. 選擇 [確定]

預覽及列印字母

  1. 請前往郵件>預覽結果以預覽您的信件。 使用向左鍵和向右鍵卷起每一個記錄。

    在 [郵件] 索引標籤上,[預覽結果] 為醒目提示

  2. 若要進行其他變更,請再次選取 預覽結果 以返回欄位視圖。

  3. 當信件看起來您想要的樣子時,請選取郵件>完成&合併>

    在 [郵寄] 索引標籤上,[完成與合併] 和 [列印文件] 選項為醒目提示

    請前往 郵件 > 完成&合併 > 編輯 個別檔,以在列印前個別檢查及更新每封信。

  4. 選取 檔案 > 列印 以列印信件。

儲存個人化信件

當您儲存合併列印檔時,檔會保持與郵寄清單的關聯,以便日後使用。

若要重複使用合併列印檔,請開啟合併列印檔。 當 系統Word 提示您保持連接時,請選擇是。

您可以在訓練課程的下列影片中深入瞭解信件的合併列印 運作方式

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