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依群組組織班次

在新的排程中,從一個未命名的群組開始,為它命名,然後新增人員並移轉至該群組。 您可以視需要新增其他群組,並為其提供所有名稱。 組名可協助您依角色或部門排程組織小組成員。 舉例來說,旅館可能會有下列群組:「櫃檯接待」、「客房服務」及「管家服務」。

建議您在開始新增人員至排程之前先建立群組。 人員和他們的班次無法從一個群組移到另一個群組。  

若要新增群組:

  • 按一下 [新增群組 ],然後輸入群組的名稱。

若要命名或重新命名群組:

  • 按一下 [輸入組名 或現有群組的名稱],然後輸入新名稱。

建立群組之後,您就可以在群組中新增人員。

將人員新增至排程

依群組整理您的排程,以便將人員新增至預設群組。

  1. 找出您要新增某人的群組,然後按一下 [ 將人員新增至群組 在 Microsoft Teams Shifts 中將人員新增至群組

  2. 輸入他們的名稱或電子郵件,然後在清單中選取他們。

  3. 選取 [新增]。

  4. 視需要繼續新增人員,然後在完成時選取 [關閉 ]。

附註: 

  • 排程屬於 Teams 中的團隊,因此您只能將該團隊的成員新增至排程。 如果您找不到您要新增的人員,請使用 [ 管理小組 ] 連結,將他們設為團隊成員或擁有者。 (擁有者可以建立和更新排程。)

  • 您對團隊所做的變更可能無法立即在 Shifts 中使用,因此如果您找不到要新增至排程的新團隊成員,請稍候片刻,然後再試一次。

新增班次

若要從頭開始新增班次:

  1. 在您要指派班次的人員列中,在您想要的日期底下,按一下 [ [其他選項] 按鈕 > 新增班次],或只要按兩下空白班次即可。

  2. 填寫班次的資訊。 考慮挑選主題色彩來組織專案。

  3. 為班次命名,讓您能輕鬆分辨其他班次。 根據預設,班名是其開始和結束時間。

  4. 為班次新增附注,例如「待完成的工作」。

  5. 在 [ 活動 ] 區段中新增休息時間或午餐。

  6. 選擇 [ 儲存 ] 以儲存而不共用,或如果您準備好儲存班次並與小組共用,則選擇 [ 共用 ]。

以現有班次為基礎進行新班次

移至您要指派班次的人員列。 在您想要的日期底下,按一下 [ [其他選項] 按鈕],然後從清單中選擇班次。 如果清單很長,您可以搜尋您想要的清單。

將班次複製到排程中的另一個位置

在現有的班次上,按一下 [ [其他選項] 按鈕 > 複製],然後移至您要放置班次的位置,然後按一下 [ [其他選項] 按鈕 > 貼上]

提示: 

  • 使用鍵盤快速鍵加快複製和貼上的速度:Ctrl+C 進行複製,以及 Ctrl+V 貼上。

  • 使用下列其中一種方式一次選取數個班次: - 選取班次,按住 Shift 鍵,然後使用方向鍵。- 使用滑鼠 (或其他指標裝置) ,按一下並拖曳游標。

 新增空班

立即新增開放式班次,並在稍後將該班指派給排程規劃中的人員,或與小組共用,好讓大家提出要求。

  1. 在您要建立班次的日期底下的 [開啟班次] 列中,按一下 [ [其他選項] 按鈕],然後選取 [+ 新增班次 ] 從頭開始,或從清單中選取現有班次,以做為新班次的基礎。

  2. 填寫班次資訊,包括您要提供的插槽數目。 若要尋找插槽的數目,請將 [開啟班次] 切換為 [ 開啟]

  3. 為班次命名,讓您能輕鬆分辨出其他班次。 根據預設,班名是開始和結束時間。

  4. 新增活動,例如休息或午餐。

  5. 選擇 [ 儲存 ] 以儲存而不共用,或選擇 [ 共用 ],如果您已準備好儲存,並與團隊共用開啟的班次。

    附註: 如果您想要在與小組共用班次後編輯班次,以下是幾個要記住的事項:

    • 如果您變更可用的插槽數目,則必須選擇 [ 共用]。 您無法儲存變更並稍後共用。

    • 如果您變更班次的開始或結束時間,當您再次與小組共用該班次時,系統會自動拒絕該班次的所有擱置要求。

與您的小組共用排程

當您變更排程時,您可以選擇何時與團隊共用這些變更。 您可以在排程中移動專案,直到一切順利完成為止。 您所做的任何變更都會以星號 (*) 標注—[ 與小組共用 ] 按鈕上也有星號,只是要提醒您與同事共用更新。

若要共用排程:

  1. 按一下 [與小組共用] 在 Microsoft Teams Shifts 中共用團隊排程

  2. 請確定已選取的時間範圍是您要共用的時間範圍。

  3. 決定是否要通知整個小組,或只通知受變更影響的人員。

  4. 按一下 [共用]。

開啟其他排程

如果您是一個以上的團隊,以下說明如何開啟不同的排程:

  1. 在 [班次] 左上角,選取 [ [其他] 按鈕功能表]

  2. 選擇您要開始處理其他排程的小組。

複製排程

  1. 選取應用程式右上角的 [複製排 程]。

  2. 針對您要複製的時間範圍選擇開始和結束日期。

  3. 如果您想要包含筆記,請選取 [班次筆記] 、[休假]、[活動] 或 [ 開啟班 次]。

  4. 選取[複製],複製的排程會顯示在複製的排程下方。 

依班次設定標記

按班標記可讓您即時聯繫上班的人員。 Teams 會自動從 Shifts 應用程式指派符合其排程的標籤和班組名稱的使用者,以啟用動態角色型訊息。 通知只會傳送給輪班時使用標籤開始聊天或頻道文章的人員。

若要按班建立標籤: 

  1. 在 Teams 中,移至Shifts 應用程式

  2. 建立班次群組,並以角色等屬性為其命名。 例如,EngineerOnCall。 班組名會是標籤的名稱。

  3. 將班次指派給團隊成員以填寫排程。 完成後,請選取 [班次] 應用程式右上角的 [與小組共用]

  4. 等候 15 分鐘,讓排定的班次填入標記服務。

  5. 在 Teams 中使用標籤的任何位置使用標籤。

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