您曾聽過 Microsoft 365 群組,以及如何在 Outlook 中使用它們,但或許您不確定如何開始使用。 本文將介紹一些基本步驟,說明您和小組如何開始使用 Microsoft 365 群組Outlook。 當您準備好執行更多工作時,我們也會提供您一些深入內容的連結。

如果您不確定什麼是群組,您可能會想要先流覽瞭解Microsoft 365群組

若要從 Outlook 中的 Microsoft 365 群組取得最大價值,您需要有支援 Exchange 線上和 SharePoint 線上的 Microsoft 365 方案,例如商務用 進階版、E3 或 E5。

附註: 若要在 Outlook 使用 Microsoft 365 群組Windows您必須在 Outlook 模式使用Exchange群組。 有關詳細資訊,請參閱開啟快速Exchange模式

選取下方的 Tab,以尋找有關開始使用該功能的詳細資訊。

您要做的第一件事就是建立您的群組。 在 Outlook 中建立群組是一個非常簡單的過程。 故事的簡短版本為:

  1. 功能區的 [群組> 區段按一下 [新增群組>。 如果您使用的不是桌面 Outlook 網頁版 ,您可以按一下新增旁邊的下拉箭鍵,然後選取群組來開始此程式

    Outlook 中的 [新增群組] 資訊頁面
  2. 為群組命名。

  3. 設定隱私權設定。 群組預設為私人。 這表示群組成員只能查看它們,而且需要群組擁有者的許可權才能加入。 貴組織中任何人都可以查看並加入公用群組。 除非您特別邀請群組做為來賓,否則這兩個設定都未將群組公開給組織外部人員。

    提示: 群組在建立時預設為私人Outlook 網頁版。 未來幾個月,當使用任一應用程式建立時,這些應用程式預設 Outlook 為私人。

  4. 決定是否要讓新成員遵循群組 (進) 。 追蹤群組的成員會取得其個人信箱中每個群組郵件的複本。 只有加入的成員必須前往群組的共用信箱,以參與群組交談。

執行更多工作:

  • 有關建立群組詳細資訊,請參閱在 Outlook中Outlook。

  • 有關加入其他人所建立群組之詳細資訊,請參閱在 Outlook 中加入Outlook。

  • 若要進一步瞭解如何停止在收件者中接收群組郵件,或完全結束群組,請參閱將群組留在Outlook。

建立群組後,您可以新增成員至群組。 若要新增成員:

  1. 在左側的流覽 Outlook 找到群組,以前往您的群組。 它應該會位在群組區段的 信箱 下方。

  2. 加入群組後,請按一下功能 區上的 [ 新增成員>。 如果您使用的是 [新增 Outlook 網頁版 請按一下群組中有多少成員的位置,靠近視窗的右上方,然後按一下 [ 新增成員> 。

    輸入要新增到群組之人員的名稱或電子郵件地址,然後按一下 [確定。
  3. 在提供的欄位中輸入您想要新增的每位人員的名稱或電子郵件地址。 完成後,請按一下 [確定並新增它們。 他們每個人都會收到電子郵件訊息,歡迎他們前往群組,並給予他們存取群組內容的便利連結。

    提示: 如果您想要新增現有通訊群組清單的所有成員,只要輸入通訊群組清單的名稱,就會在一個步驟中全部新增。

執行更多工作:

  • 有關邀請公司外部來賓到您群組的資訊,請參閱群組中的來賓Microsoft 365存取權。

  • 若要從群組新增或移除成員,請參閱在群組中新增和移除Outlook。

群組中的 Microsoft 365 群組 Outlook 在群組的共用收件匣中進行。 使用者可以讀取和回復郵件,而成員可以輕鬆地搜尋或卷回郵件歷程記錄,以瞭解之前討論過的資訊。 共用信箱看起來與使用者熟悉的個人 Outlook 非常類似。 每一個交談都會個別出現在左側的郵寄清單中,按一下其中一個交談就會在讀取窗格中開啟。 如果使用者將郵件或交談標記為已讀取,則不會影響群組其他成員的郵件顯示方式,因此您不必擔心其他成員可能會錯過重要訊息。

您群組的共用Office 365是交談發生的地方。

提示: 最近變更郵件的顯示及計算方式Outlook 可能會重設您于流覽窗格中群組名稱旁看到 Outlook 號碼。 如果您想要將數位重設為零,可以以滑鼠右鍵按一下群組,然後選取 [ 全部標記為已讀取」 。

現在,您的群組已經建立,讓我們開始新的交談。 您可以開啟群組的共用信箱,然後按一下功能區上的新增交談,來張貼新郵件。 或者,您也可以直接將電子郵件傳送至群組的別名。 群組的所有成員將能夠讀取您張貼的新郵件,而追蹤群組的任何成員都會在個人收件者收件者中取得郵件的一份副本。

執行更多工作:

每個 Microsoft 365 群組都有一個共用檔案庫,您可以在其中儲存、共用及共同處理檔、活頁簿、簡報,或只是任何種類的檔案。

若要存取檔案庫,請前往左側流覽窗格 Outlook (中的群組) 並按一下功能 區上的 [檔案> 。 檔案庫會以瀏覽器開啟,您可以在這裡建立新檔案、從電腦上傳檔案,以及執行文件庫SharePoint執行任何其他工作。 思考要與群組共用哪些類型的檔案會很有用,而且不會因為檔案Microsoft Office限制。 您也可以共用 PDF、相片,或只共用群組覺得有用的任何其他檔案類型。

按一下群組中的 [檔案Office 365以查看儲存在群組中的檔案和資料夾清單

若要下載或刪除檔案,只要選取檔案,這些選項就會出現在頂端的工具列上。

執行更多工作:

每個 Microsoft 365 群組都有自己的共用 OneNote 筆記本,他們可以在這裡收集想法、共同合作及儲存研究。

在左側流覽窗格中 Outlook 群組,或前往人員Outlook 網頁版 以前往群組。 一旦到場 ,請按一下功能 區上的 [筆記本>,開啟群組的共用筆記本。

在共用筆記本中收集和共同處理筆記OneNote想法

第一次開啟群組的共用筆記本時,它會在 OneNote 網頁版。 您可以在那裡進行編輯,或者如果您有編輯 OneNote 2016 您只要從功能區按一下 [編輯OneNote即可使用。 在筆記本中開啟筆記本OneNote筆記本會同步處理至開啟的筆記本清單,而且您可以直接從 OneNote 記憶體取它,而不需要先前往群組。

嘗試到您群組的筆記本OneNote,並思考群組收集想法及共同處理哪些內容可能很有用。 例如,您可能有一個區段,用於收集和評論與小組相關的網頁內容。

附註: 您也可以在智慧型手機或平板電腦上使用 iOS 或 Android OneNote群組筆記本。

執行更多工作:

  • 若要開始使用OneNote請參閱 OneNote 2016 中的基本Windows。

您的群組有可能擁有活動、會議、里程碑或其他專案,以利於共用日曆。 每個 Microsoft 365 群組都有一個共用日曆,所有成員都可以查看並參與。

顯示在桌面中的群組Outlook

使用群組的日曆與使用個人日曆一樣。 如果您選取流覽窗格上的日曆按鈕,就會看到您的個人日曆,以及您成員之任何群組的共用日曆。 您可以檢查您想要查看的每個日曆旁的核取方塊,並排或重迭來查看它們。

將專案新增到共用日曆,就像在個人日曆上一樣。 您新加入共用日曆的任何會議也會邀請群組的其他成員參加該事件,這樣他們就可以在他們自己的日曆上加入。 新加入共用群組日曆的約會不會顯示在其他成員的個人日曆上。

現在,您有了共用日曆,請嘗試新增您群組可能參與的任何近期會議或活動。

執行更多工作:

現在,您的群組已啟動並執行,您從哪裡開始?

另請參閱

有疑問嗎?

請流覽Microsoft Tech Community張貼問題,並參與與群組Microsoft 365交談。

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Ben 上次更新本文的時間是2021年 6 月 25 日,因為您的意見回饋。 如果您覺得很實用,尤其是如果您覺得不實用,請按一下下方的意見回饋控制項,並留下一些建設性的意見,讓我們可以繼續改善。 謝謝!

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