根據欄值將專案或檔等群組集合在一起。 當您將視圖分組時,它只會重新排列資料的顯示方式;不會從該視圖新增或移除內容。

您可以選擇只顯示群組標題,或展開選取範圍以顯示群組標題下的所有專案或檔。

索引可與篩選一起使用,以提高其績效。 如果清單或文件庫中的專案數超過清單視圖 閾值,您可以新增索引 至現有的欄。 接著,您可以申請篩選,以在清單檢視閾值 5000 個專案下取得顯示的資料。

篩選會依據作業專案來選取專案, (大於或小於) 資料。 當您建立篩選的視圖時,篩選運算式中的第一個索引欄應該會減少資料集的最大數量。 例如,在狀態或日期欄位上篩選通常可以大幅縮減資料集。 如果您有 15,000 個專案,您希望第一個索引的返回專案少於 5000 個。 如果您的資料集沒有超過 5000 個專案,這仍是一個好的做法。

SharePoint 選取查詢中第一個索引資料行,然後使用其餘的欄來選取您的資料。 您于視圖篩選中指定的其他欄可能會編制索引,也可能沒有編制索引。 即使篩選的視圖結果回報小於清單檢視閾值,該視圖不會使用這些索引。

例如,您擁有查詢 :size = large AND color = red。 在清單中,大小不會編制索引,但色彩是。 只要清單中少於 5000 個「紅色」專案,查詢在大型清單中即會成功。 不過,如果您有查詢大小 = 大型 OR color = red,雖然資料庫可能會找到所有紅色專案,但資料庫必須掃描完整清單,以尋找所有大型專案。 如果已退回超過 5000 個專案,查詢會受到限制。

如果您在篩選運算式中使用兩個或多個欄,判斷索引或索引應該使用 AND 運算子。 例如,如果您想要從大型動物清單中退貨狗。 您擁有名為 "物種" 的未索引欄,其中將 Dog 做為值。 如果您只查詢 Species = Dog,您的查詢會受到限制。 不過,如果您有名為 Class 的索引欄,您的查詢會變成 Class = 哺乳類和物種 = Dog。 您也可以使用查詢 Class = 哺乳類及動物物種 = dog OR Species = 貓科動物 (搜尋貓和狗) 。 第二個查詢會選取所有哺乳類動物,然後篩選為狗和貓。

附註: 如果您將專案移至回收站,當判斷篩選運算式是否超過清單檢視閾值時,這些專案仍然會計算在內。 如果您清除回收站,就不會再計算回收站。 詳細資訊,請參閱 清空回收站或還原您的檔案

如果您用於篩選的欄沒有索引,您首先會想要建立索引。 詳細資訊,請參閱新增索引至SharePoint欄

索引欄之後,您可以在建立或修改視圖時新增該欄,然後使用它來篩選該視圖。 建立視圖之前,您可能會想要在清單中新增更多欄,以啟用排序、群組和篩選的更多彈性。 針對排序和篩選,您可以選擇資料集中但不顯示的資料行。

建立視圖

開啟您想要建立視圖的清單或文件庫。

  1. 按一下要篩選的欄標題,然後從功能表選項選擇 [篩選。

    SharePoint欄標題篩選選項

  2. 在頁面右側開啟的篩選窗格中,選擇要篩選 (欄) 欄值。 完成後,按一下 [Apply按鈕


    SharePoint線上清單篩選窗格
    您現在應該會注意到欄標題旁邊有一個篩選圖示,表示清單正在根據該欄中的值進行篩選。


    SharePoint篩選圖示的欄標題
    如果您想要深入瞭解篩選窗格,以及如何根據儲存在數個不同資料行的值進行篩選,請閱讀什麼是清單和文件庫篩選窗格?

  3. 針對您想要篩選的其他欄重複步驟 1 和 2。

  4. 查看清單或文件庫右上方的視圖功能表。 您應該注意到目前視圖的名稱,旁邊有星號 (*) ,表示該視圖未保存。 若要建立新視圖,請選取目前視圖的名稱,然後選擇功能表選項中的另存視圖。

    SharePoint線上清單視圖功能表另存為選項

  5. 在出現的 「另存新名」方塊中,輸入您視圖的新名稱。 (如果您希望每個人都能看到該視圖,請保持選取此 公用視圖 。 否則,請清除選取專案,讓該視圖只顯示) 按一下 [儲存> 按鈕以建立您的新視圖。


    SharePoint線上清單視圖儲存視圖對話方塊
    您現在應該會看到清單或文件庫的篩選視圖,其中會包含指派的名稱。

    附註: 您可以篩選清單或文件庫,而不將清單或文件庫另存為視圖。 

修改視圖

開啟您想要建立視圖的清單或文件庫。

  1. 對視圖進行額外的變更,例如排序、群組或新增其他篩選。

  2. 請遵循上述步驟 3 和 4 中的指示,但這次請勿變更該視圖的名稱。 按一下 [儲存>按鈕。 這會更新現有的視圖。

如果您想要更詳細控制您的視圖,您可以改為使用傳統視圖編輯器來修改您的視圖。 若要這麼做,請在視圖功能表中選取您目前視圖的名稱,然後從功能表選項選擇編輯目前視圖,然後按照下列指示操作。

SharePoint線上編輯目前視圖功能表選項

在傳統模式編輯器中修改視圖

  1. 向下卷起至篩選 段,然後選取只有在下列為 True 時 顯示專案

  2. 新增語句以定義要篩選的欄或欄。

    在 設定中,定義您要查看的篩選。

    如果您有 Or 語句, 請先指定它們。 然後新增任何需要的 And 語句。

  3. 如果您需要在篩選定義中新增其他專案, 請選取右 下角的顯示更多欄。 篩選定義中最多隻能有 10 個語句。

    如果您需要在篩選定義中新增其他專案,請選取顯示更多欄。

  4. 完成後,請選取 頁面頂端或 底部的確定以儲存該視圖。

    編輯 視圖 頁面會關閉,而且會以您定義的視圖取代。

若要讓視圖快速篩選多個專案,篩選的第一欄必須編制索引。 在視圖篩選中指定的其他資料行可能會編制索引,也可能沒有編制索引,但該視圖不會使用這些索引。 篩選的第一欄應會比清單檢視閾值少。

如果篩選的第一欄所返回的專案超過清單檢視閾值,您可以使用包含兩個或多個欄的篩選。 當您定義使用兩個或多個欄的篩選視圖時,請使用 AND 運算子來限制所退回的專案總數。 但即使在這種情況下,您還是需要指定為篩選資料行的第一欄,該欄最有可能會返回較少的資料量。 使用 OR 篩選幾乎一定會增加退回的專案數量,在這種情況下無法生效。

有關視圖詳細資訊,請參閱建立、 變更或刪除清單或文件庫的視圖

重要: 雖然您可以編制單一資料行的索引以改善績效,但使用索引的尋找欄來防止超過清單檢視閾值並不起作用。 使用另一種類型的欄做為主要或次要索引。

重要: 如果您要根據索引欄位篩選清單,請檢查回收站中從清單或文件庫刪除的專案。 回收站中的專案會與清單檢視閾值進行計數,而且不會從後端資料庫刪除,直到這些專案從回收站中移除。 如果清單和回收站中的篩選項目總數大於清單閾值限制,您可能會收到不完整的結果集,或受到封鎖。 詳細資訊,請參閱 清空回收站或還原您的檔案

您可以根據目前 [今天] 或目前使用者 [我],使用兩個關鍵字來篩選。 這些是動態的,因為它們會隨著使用者或日期而變更。

附註: 使用欄標題進行篩選時,無法使用 [今天] 或 [我] 篩選。 您必須使用這些關鍵字使用傳統視圖編輯器來篩選欄。

當您只想在大型文件庫中查看檔時,使用 [我] 會很有説明。 [我] 會以人員為基礎的欄操作,例如 [建立者] 或 [修改者]。 例如,若要查看您建立的所有檔,請設定 [建立者] 欄等於 [我] 的篩選。 如果您是編輯者,而且想要查看您處理的最後一個檔案,請設定 [修改者] 欄上的篩選為等於 [我]。 若要同時查看兩者,請建立兩個由 Or 連接的 篩選

使用 [我] 篩選

[今天] 關鍵字適用于日期資料行。 您可以使用數學取得隨今天日期而變更的範圍。 例如,若要查看過去 30 天內修改的所有檔,您可以在 [日期] 欄上建立大於或等於 [今天] - 30 的篩選。 若要排除目前日期,請將 [日期] 欄的第二個篩選設定為小於 [今天],然後將它們與 And 連結

使用 [今天] 篩選

您可以篩選包含SharePoint欄的清單。 

在清單中新增中繼資料欄

前往您的清單,然後選取 +Add 欄

新增中繼資料欄

選取 更多... 更多主題 選擇管理 中繼資料 選項按鈕, 然後選取確定 。

建立清單欄

或者,建立受管理的中繼資料欄,並新增專案至清單後,您可以按一下編輯清單專案窗格中的標記圖示 標記圖示 標記圖示來申請元資料標記。

元資料標記窗格

在樹狀檢視窗格中 使用中繼資料 標記。

樹狀圖

在受 管理的元資料標記上 篩選

  1. 選取篩選圖示 篩選圖示 以存取篩選窗格。

    篩選窗格

    附註: 您可以從窗格頂端的下拉式清單中選取樹狀檢視選項,其中提供與所選欄相關聯的字詞的階層式視圖。

  2. 選取您想要篩選 () 的元資料標記。

    篩選中繼資料
  3. 或者,如果您在管理中繼資料欄中定義至少 5 個值,請選取查看所有連結以查看篩選窗格。

    中繼資料篩選窗格

  4. 檢查要篩選 (的) 標記,然後選取

以下是適用于索引欄之一般視圖的一些建議:

若要篩選::

編制索引:

例如:

最近變更的專案

已修改欄

若要只查看過去一周中變更的專案,請適用[已修改]大於[Today]-7 的篩選。 

新項目

已建立

若要只建立過去一周新增專案的視圖,請適用 [已建立] 大於[Today]-7 的篩選。  

我的專案

建立者

若要只建立您新增專案的視圖,請適用 [建立] 等於[Me] 的篩選。  

今天到期的專案

在清單 (文件庫中建立到期日欄)

若要只建立具有今天到期日的專案的視圖,請適用篩選 [到期日]等於[今天]。  

討論區更新

上次更新欄

若要只建立過去一個月更新之討論的視圖,請適用篩選 [上次更新]  大於 [Today]-30

將文件庫中的檔案歸檔

修改日期

若要建立自 2016 (之後未變更的檔) ,請適用篩選日期修改日期小於2016 年 12 月 31日。

尋找財務資料的子集

地區年份 (兩個簡單的索引)

若要在 2015 年為美國東部地區建立財務資料的視圖,請針對地區等於 "NE" 和 Year 等於2015進行篩選,因為 「地區」欄的值可能小於 「年」欄。

受管理的中繼資料

若要建立受管理的中繼資料的視圖,請根據在清單和文件庫篩選窗格中定義的元資料標記來申請篩選。 有關資訊,請參閱 什麼是清單和文件庫篩選窗格?

附註: 即使您根據欄索引建立篩選的視圖,如果您超過清單檢視閾值,某些額外的作業可能仍然會因為需要存取整個清單或文件庫而封鎖。 這些作業包括:新增或刪除索引、在視圖定義中建立排序;顯示欄總計;以及新增、更新或刪除計算欄位。 如果發生這種情況,請嘗試在釋放保留時,在每日 時間視窗期間執行作業。

支援的欄類型

  • 單行文字

  • 選擇 (單值)

  • 號碼

  • 貨幣

  • 日期和時間

  • 人員或群組 (單一值)

  • 受管理的中繼資料

  • 是/否

  • 查找

不支援的欄類型

  • 多行文字

  • 選擇 (多重值)

  • 計算

  • 超連結或圖片

  • 自訂欄

  • 人員或群組 (多重值)

  • 外部資料

我們正在聆聽

本文有説明嗎? 如果是這樣,請在此頁面底部告訴我們。 如果沒有説明,請告訴我們造成混淆或遺漏的問題。 請包含 SharePoint、作業系統和瀏覽器版本。 我們會使用您的意見,仔細檢查事實、新增資訊,並更新本文。

另請參閱

建立、變更或刪除視圖

使用排序來修改SharePoint視圖

使用分組以修改 SharePoint 檢視

刪除清單檢視

篩選會依據作業專案來選取專案, (大於或小於) 資料。 當您建立篩選的視圖時,篩選運算式中的第一個索引欄應該會減少資料集的最大數量。 例如,在狀態或日期欄位上篩選通常可以大幅縮減資料集。 如果您有 15,000 個專案,您希望第一個索引的返回專案少於 5000 個。 如果您的資料集沒有超過 5000 個專案,這仍是一個好的做法。

SharePoint 選取查詢中第一個索引資料行,然後使用其餘的欄來選取您的資料。 您于視圖篩選中指定的其他欄可能會編制索引,也可能沒有編制索引。 即使篩選的視圖結果回報小於清單檢視閾值,該視圖不會使用這些索引。

例如,您擁有查詢 :size = large AND color = red。 在清單中,大小不會編制索引,但色彩是。 只要清單中少於 5000 個「紅色」專案,查詢在大型清單中即會成功。 不過,如果您有查詢大小 = 大型 OR color = red,雖然資料庫可能會找到所有紅色專案,但資料庫必須掃描完整清單,以尋找所有大型專案。 如果已退回超過 5000 個專案,查詢會受到限制。

如果您在篩選運算式中使用兩個或多個欄,判斷索引或索引應該使用 AND 運算子。 例如,如果您想要從大型動物清單中退貨狗。 您擁有名為 "物種" 的未索引欄,其中將 Dog 做為值。 如果您只查詢 Species = Dog,您的查詢會受到限制。 不過,如果您有名為 Class 的索引欄,您的查詢會變成 Class = 哺乳類和物種 = Dog。 您也可以使用查詢 Class = 哺乳類及動物物種 = dog OR Species = 貓科動物 (搜尋貓和狗) 。 第二個查詢會選取所有哺乳類動物,然後篩選為狗和貓。

附註: 如果您將專案移至回收站,當判斷篩選運算式是否超過清單檢視閾值時,這些專案仍然會計算在內。 如果您清除回收站,就不會再計算回收站。 詳細資訊,請參閱 清空回收站或還原您的檔案

如果您用於篩選的欄沒有索引,您首先會想要建立索引。 詳細資訊,請參閱新增索引至SharePoint欄

索引欄之後,您可以在建立或修改視圖時新增該欄,然後使用它來篩選該視圖。 建立視圖之前,您可能會想要在清單中新增更多欄,以啟用排序、群組和篩選的更多彈性。 針對排序和篩選,您可以選擇資料集中但不顯示的資料行。

建立視圖

開啟您想要建立視圖的清單或文件庫。

  1. 按一下 [清單或文件庫> Tab,然後按一下 [建立視圖

    功能區SharePoint文件庫建立視圖按鈕。

  2. 在 [ 檢視類型 」 頁面上,按一下您要查看的視圖。 如果不確定,請選擇 標準視圖

    查看類型頁面
  3. 輸入 View Name

    設定該視圖的名稱和檔案名
  4. 編輯該視圖的網址,或接受預設值。 您可以稍後回來變更。

  5. 在 [篩選>區段,按一下 [只有在下列專案為 True 時顯示專案,然後根據其中一個已編制索引的欄選擇篩選項目。

    例如,若要建立只有今天變更專案的視圖,請選擇 [已修改的 (索引) 欄, 且 等於 條件, 然後輸入 [Today]

    在 SharePoint Online 中,挑選索引欄位

    附註: 如果您在名稱之後看不到任何 (索引) 欄,表示您沒有可用於該清單或文件庫的任何索引欄。 您必須先 建立簡單或複合索引

  6. 若要限制每一頁上顯示的專案數量,請向下卷起至專案限制,並設定要顯示的值的專案數。 當您建立視圖時,要顯示的預設專案數為 30。

    設定要顯示在 View 設定中的專案數量
  7. 在頁面上設定專案限制時,您可以選擇兩個選項:

    • 以指定 大小的批次顯示專案,以一頁一頁的方式顯示資料,當您以非互動式方式流覽專案時,這項功能非常實用。

      當專案超過您的限制設定時,畫面會分頁顯示。

      功能圖像

    • 限制退回到指定 數量的專案總數,會建立硬性限制,可能會或可能不會退回篩選作業的整個結果。 當您測試您的視圖、建立原型,或只想在視圖中取回頂端值時,這項功能會很有用。

  8. 樣式下,您可以選擇 預覽窗格 ,以垂直窗格格式查看清單中專案的所有資訊。 預覽窗格是編輯或建立視圖時,您可以在樣式下選擇的其中一個視圖樣式。

    在查看設定頁面中的樣式選項

    您可以將游標停留在頁面左側捲動區域的專案標題上,以查看頁面右側垂直列出的目前專案的所有欄值,以更快速地流覽資料。 顯示的初始資料較少,這有助於更快速地顯示視圖。 當您的清單很寬或有許多欄,而且需要水準卷軸才能查看資料時,這個樣式也很實用。

    功能圖像

  9. 按一下 [確定]

您可以使用視圖執行更多步驟,但如果您被封鎖,這足以查看超過 清單視圖 閾值的資料。 您也可以使用行動裝置排序或分組合計、展開資料夾,以及優化檢視檢視。

修改視圖

開啟您想要建立視圖的清單或文件庫。

  1. 按一下 [清單或文檔庫> Tab,選取 [目前視圖> 下的[視圖>,然後按一下[修改視圖> 。

    已強調修改視圖的文件庫選項卡

  2. 向下卷起至 [ 視圖 > 區段,然後按一下一個視圖。

  3. 接著,您可以變更上述建立視圖程式步驟 5 到步驟 9 所述的 設定。

  4. 按一下 [確定]

若要讓視圖快速篩選多個專案,篩選的第一欄必須編制索引。 在視圖篩選中指定的其他資料行可能會編制索引,也可能沒有編制索引,但該視圖不會使用這些索引。 篩選的第一欄應會比清單檢視閾值少。

如果篩選的第一欄所返回的專案超過清單檢視閾值,您可以使用包含兩個或多個欄的篩選。 當您定義使用兩個或多個欄的篩選視圖時,請使用 AND 運算子來限制所退回的專案總數。 但即使在這種情況下,您還是需要指定為篩選資料行的第一欄,該欄最有可能會返回較少的資料量。 使用 OR 篩選幾乎一定會增加退回的專案數量,在這種情況下無法生效。

有關視圖詳細資訊,請參閱建立、 變更或刪除清單或文件庫的視圖

重要: 雖然您可以編制單一資料行的索引以改善績效,但使用索引的尋找欄來防止超過清單檢視閾值並不起作用。 使用另一種類型的欄做為主要或次要索引。

重要: 如果您要根據索引欄位篩選清單,請檢查回收站中從清單或文件庫刪除的專案。 回收站中的專案會與清單檢視閾值進行計數,而且不會從後端資料庫刪除,直到這些專案從回收站中移除。 如果清單和回收站中的篩選項目總數大於清單閾值限制,您可能會收到不完整的結果集,或受到封鎖。 詳細資訊,請參閱 清空回收站或還原您的檔案

您可以根據目前 [今天] 或目前使用者 [我],使用兩個關鍵字來篩選。 這些是動態的,因為它們會隨著使用者或日期而變更。

附註: 使用欄標題進行篩選時,無法使用 [今天] 或 [我] 篩選。 您必須使用這些關鍵字使用傳統視圖編輯器來篩選欄。

當您只想在大型文件庫中查看檔時,使用 [我] 會很有説明。 [我] 會以人員為基礎的欄操作,例如 [建立者] 或 [修改者]。 例如,若要查看您建立的所有檔,請設定 [建立者] 欄等於 [我] 的篩選。 如果您是編輯者,而且想要查看您處理的最後一個檔案,請設定 [修改者] 欄上的篩選為等於 [我]。 若要同時查看兩者,請建立兩個由 Or 連接的 篩選

使用 [我] 篩選

[今天] 關鍵字適用于日期資料行。 您可以使用數學取得隨今天日期而變更的範圍。 例如,若要查看過去 30 天內修改的所有檔,您可以在 [日期] 欄上建立大於或等於 [今天] - 30 的篩選。 若要排除目前日期,請將 [日期] 欄的第二個篩選設定為小於 [今天],然後將它們與 And 連結

使用 [今天] 篩選

您可以篩選包含SharePoint欄的清單。 

在清單中新增中繼資料欄

前往您的清單,然後選取 +Add 欄

新增中繼資料欄

選取 更多... 更多主題 選擇管理 中繼資料 選項按鈕, 然後選取確定 。

建立清單欄

或者,建立受管理的中繼資料欄,並新增專案至清單後,您可以按一下編輯清單專案窗格中的標記圖示 標記圖示 標記圖示來申請元資料標記。

元資料標記窗格

在樹狀檢視窗格中 使用中繼資料 標記。

樹狀圖

在受 管理的元資料標記上 篩選

  1. 選取篩選圖示 篩選圖示 以存取篩選窗格。

    篩選窗格

    附註: 您可以從窗格頂端的下拉式清單中選取樹狀檢視選項,其中提供與所選欄相關聯的字詞的階層式視圖。

  2. 選取您想要篩選 () 的元資料標記。

    篩選中繼資料
  3. 或者,如果您在管理中繼資料欄中定義至少 5 個值,請選取查看所有連結以查看篩選窗格。

    中繼資料篩選窗格

  4. 檢查要篩選 (的) 標記,然後選取

以下是適用于索引欄之一般視圖的一些建議:

若要篩選::

編制索引:

例如:

最近變更的專案

已修改欄

若要只查看過去一周中變更的專案,請適用[已修改]大於[Today]-7 的篩選。 

新項目

已建立

若要只建立過去一周新增專案的視圖,請適用 [已建立] 大於[Today]-7 的篩選。  

我的專案

建立者

若要只建立您新增專案的視圖,請適用 [建立] 等於[Me] 的篩選。  

今天到期的專案

在清單 (文件庫中建立到期日欄)

若要只建立具有今天到期日的專案的視圖,請適用篩選 [到期日]等於[今天]。  

討論區更新

上次更新欄

若要只建立過去一個月更新之討論的視圖,請適用篩選 [上次更新]  大於 [Today]-30

將文件庫中的檔案歸檔

修改日期

若要建立自 2016 (之後未變更的檔) ,請適用篩選日期修改日期小於2016 年 12 月 31日。

尋找財務資料的子集

地區年份 (兩個簡單的索引)

若要在 2015 年為美國東部地區建立財務資料的視圖,請針對地區等於 "NE" 和 Year 等於2015進行篩選,因為 「地區」欄的值可能小於 「年」欄。

受管理的中繼資料

若要建立受管理的中繼資料的視圖,請根據在清單和文件庫篩選窗格中定義的元資料標記來申請篩選。 有關資訊,請參閱 什麼是清單和文件庫篩選窗格?

附註: 即使您根據欄索引建立篩選的視圖,如果您超過清單檢視閾值,某些額外的作業可能仍然會因為需要存取整個清單或文件庫而封鎖。 這些作業包括:新增或刪除索引、在視圖定義中建立排序;顯示欄總計;以及新增、更新或刪除計算欄位。 如果發生這種情況,請嘗試在釋放保留時,在每日 時間視窗期間執行作業。

支援的欄類型

  • 單行文字

  • 選擇 (單值)

  • 號碼

  • 貨幣

  • 日期和時間

  • 人員或群組 (單一值)

  • 受管理的中繼資料

  • 是/否

  • 查找

不支援的欄類型

  • 多行文字

  • 選擇 (多重值)

  • 計算

  • 超連結或圖片

  • 自訂欄

  • 人員或群組 (多重值)

  • 外部資料

我們正在聆聽

本文有説明嗎? 如果是這樣,請在此頁面底部告訴我們。 如果沒有説明,請告訴我們造成混淆或遺漏的問題。 請包含 SharePoint、作業系統和瀏覽器版本。 我們會使用您的意見,仔細檢查事實、新增資訊,並更新本文。

另請參閱

建立、變更或刪除視圖

使用排序來修改SharePoint視圖

使用分組以修改 SharePoint 檢視

刪除清單檢視

需要更多協助?

擴展您的技能
探索訓練
優先取得新功能
加入 Microsoft 測試人員

這項資訊有幫助嗎?

您對翻譯品質的滿意度為何?
以下何者是您會在意的事項?

感謝您的意見反應!

×