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儲存格

將資料驗證套用到儲存格

使用資料驗證來限制資料類型或使用者輸入儲存格的值,例如下拉式清單。

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試試看!

  1. 選取要建立規則的儲存格。

  2. 選擇 資料>資料驗證 .

    資料驗證

  3. 設置 索引標籤,在 允許 ,選取一個選項:

    • 整數 - 以限制儲存格只能接受整數。

    • 十進位 - 以限制儲存格只能接受小數。

    • 清單 - 從下拉式清單中挑選資料。

    • 日期 - 以限制儲存格只能接受日期。

    • 時間 - 以限制儲存格只能接受時間。

    • 文字長度 - 以限制文字的長度。

    • 自 定義 – 用於自訂公式。

  4. 資料 ,選取條件。

  5. 根據您選擇的值來設定其他必要值 允許 資料 .

  6. 選取 輸入訊息 索引標籤,並自訂使用者在輸入資料時會看到的訊息。

  7. 選取 選取儲存格時顯示提示訊息 核取方塊,以在使用者選取或將游標移到選取的儲存格 () 上時顯示訊息。

  8. 選取 錯誤警示 索引標籤以自訂錯誤訊息,並選擇 風格 .

  9. 選擇 還行 .

    現在,如果使用者嘗試輸入不正確值,則 錯誤警示 隨即顯示您的自訂郵件。

下載我們的範例

下載包含本文中所有資料驗證範例的範例活頁簿

如果您要建立需要使用者輸入資料的工作表,您可能會想要將輸入限制為特定的日期範圍或數字範圍,或確認只輸入正整數。 Excel 可以使用 資料驗證 ,提示使用者在選取儲存格時輸入有效資料,並在使用者輸入無效資料時顯示錯誤訊息。

限制資料輸入

  1. 選取您要限制資料輸入的儲存格。

  2. 資料 索引標籤上,按一下 資料驗證 > 資料驗證 .

    附註:  如果驗證命令無法使用,表示工作表可能受保護或活頁簿可能已共用。 如果活頁簿已共用或工作表受保護,則無法變更資料驗證設定。 如需活頁簿保護的詳細資訊,請參閱 保護活頁簿 .

  3. 允許 方塊中,選取您要允許的資料類型,並填寫限制準則和值。

    附註:  輸入限制值的方塊會根據您選取的資料和限制條件標示。 例如,如果您選擇 [日期] 做為您的資料類型,您將能夠在標示為 [最小值] 和 [最大值] 方塊中輸入限制值 開始日期 結束日期 .

提示使用者有效輸入

當使用者按一下含有資料輸入需求的儲存格時,您可以顯示一則訊息,說明哪個資料有效。

  1. 選取您要提示使用者有效資料輸入的儲存格。

  2. 資料 索引標籤上,按一下 資料驗證 > 資料驗證 .

    附註:  如果驗證命令無法使用,表示工作表可能受保護或活頁簿可能已共用。 如果活頁簿已共用或工作表受保護,則無法變更資料驗證設定。 如需活頁簿保護的詳細資訊,請參閱 保護活頁簿 .

  3. 輸入訊息 索引標籤上,選取 選取儲存格時顯示提示訊息 核取方塊。

  4. 標題 方塊中,輸入訊息的標題。

  5. 輸入訊息 方塊中,輸入您要顯示的訊息。

輸入無效資料時顯示錯誤訊息

如果您有資料限制且使用者在儲存格中輸入無效資料,您可以顯示一則說明錯誤的訊息。

  1. 選取您要顯示錯誤訊息的儲存格。

  2. 資料 索引標籤上,按一下 資料驗證 > 資料驗證 .

    附註:  如果驗證命令無法使用,表示工作表可能受保護或活頁簿可能已共用。 如果活頁簿已共用或工作表受保護,則無法變更資料驗證設定。 如需活頁簿保護的詳細資訊,請參閱 保護活頁簿 .

  3. 錯誤警示 索引標籤的 標題 方塊中,輸入訊息的標題。

  4. 錯誤訊息 方塊中,輸入輸入無效資料時要顯示的訊息。

  5. 執行下列其中一個動作:

    若要

    風格 快顯功能表,選取

    在繼續進行前,要求使用者修正錯誤

    停止

    警告使用者資料無效,並要求他們選取 是的 以指示他們是否要繼續

    警告

    警告使用者資料無效,但允許使用者在關閉警告訊息後繼續進行

    重要事項

在儲存格或範圍中新增資料驗證

附註:  本節的前兩個步驟是適用於新增任何類型的資料驗證。 步驟 3 至 7 則是適用於建立下拉式清單。

  1. 選取一個或多個要驗證的儲存格。

  2. 資料 索引標籤的 資料工具 群組中,按一下 資料驗證 .

  3. 設置 索引標籤的 允許 方塊中,選取 清單 .

  4. 方塊中,輸入您的清單值,並以逗號分隔。 例如,輸入 低、平均、高 .

  5. 請確定 儲存格內下拉式清單 核取方塊已選取。 否則您將無法看見儲存格旁的下拉式箭號。

  6. 若要指定如何處理空白 (Null) 值,請選取或清除 忽略空白 核取方塊。

  7. 測試資料驗證,以確認運作正確無誤。 嘗試在儲存格中輸入有效和無效的資料,以確認您的設定確實如預期運作,訊息也如您預期顯示。

附註: 

  • 在您建立下拉式清單後,請確認它可按照您希望的方式運作。 例如,您可能會想要查看 儲存格夠寬 以顯示您的所有專案。

  • 移除資料驗證 - 選取包含您要刪除之驗證的儲存格或儲存格,然後移至 資料>資料驗證 然後在 [資料驗證] 對話方塊中按下 全部清除 按鈕,然後按一下 還行 .

下表列出其他類型的資料驗證並顯示將其加入至您工作表的方式。

若要這麼做:

請遵循下列步驟:

將資料輸入限制為限制內的整數。

  1. 執行上述步驟 1 至 2。

  2. 允許 清單中,選取 整數 .

  3. 資料 方塊中,選取所要的限制類型。 例如,若要設定上限和較低的限制,請選取 之間 .

  4. 輸入允許的最小值、最大值或特定值。

    您也可以輸入會傳回數值的公式。

    例如,假設您要驗證在儲存格 F1 中的資料。 若要將扣除額的最小限制設定為該儲存格中子女人數的兩倍,請選取 大於或等於 資料 方塊,然後輸入公式, =2*F1 最低 箱。

將資料輸入限制為限制內的實數。

  1. 執行上述步驟 1 至 2。

  2. 允許 方塊中,選取 十進位 .

  3. 資料 方塊中,選取所要的限制類型。 例如,若要設定上限和較低的限制,請選取 之間 .

  4. 輸入允許的最小值、最大值或特定值。

    您也可以輸入會傳回數值的公式。 例如,若要在 E1 儲存格中設定銷售人員薪資 6% 的傭金和紅利上限,請選取 小於或等於 資料 方塊,然後輸入公式, =E1*6% 最大 箱。

    附註:  若要讓使用者輸入百分比,例如 20%,請選取 十進位 允許 方塊中,選取您要在 資料 方塊中,輸入最小值、最大值或特定值做為小數,例如 .2 ,然後選取儲存格並按一下 百分比樣式 按鈕影像 數量 群組上的 選項 卡。

將資料輸入限制為時間範圍內的日期。

  1. 執行上述步驟 1 至 2。

  2. 允許 方塊中,選取 日期 .

  3. 資料 方塊中,選取所要的限制類型。 例如,若要允許特定日期之後的日期,請選取 大於 .

  4. 輸入允許的開始日期、結束日期或特定日期。

    您也可以輸入會傳回日期的公式。 例如,若要設定今天日期與今天日期 3 天之間的時間範圍,請選取 之間 資料 方塊中,輸入 =TODAY () 開始日期 方塊中,然後輸入 =TODAY () +3 結束日期 箱。

將資料輸入限制為時間範圍內的時間。

  1. 執行上述步驟 1 至 2。

  2. 允許 方塊中,選取 時間 .

  3. 資料 方塊中,選取所要的限制類型。 例如,若要允許一天中某個時間之前的時間,請選取 少於 .

  4. 輸入允許的開始時間、結束時間或特定時間。 如果要輸入特定時間,請使用 hh:mm 時間格式。

    例如,假設您已將 E2 儲存格設定為開始時間 (上午 8:00) ,而儲存格 F2 的結束時間 (下午 5:00) ,而您想要在這些時間之間限制會議時間,然後選取 之間 資料 方塊中,輸入 =E2 開始時間 方塊,然後輸入 =F2 結束時間 箱。

將資料輸入限制為指定長度的文字。

  1. 執行上述步驟 1 至 2。

  2. 允許 方塊中,選取 文字長度 .

  3. 資料 方塊中,選取所要的限制類型。 例如,若要允許最多特定字元數,請選取 小於或等於 .

  4. 在此情況下,我們想要將專案限制為 25 個字元,因此請選取 小於或等於 資料 方塊,然後輸入 25 最大 箱。

根據其他儲存格的內容計算允許的項目。

  1. 執行上述步驟 1 至 2。

  2. 允許 方塊中,選取您要的資料類型。

  3. 資料 方塊中,選取所要的限制類型。

  4. 資料 方塊中,按一下您要用來指定允許哪些內容的儲存格。

    例如,若要只在結果不會超出 E1 儲存格中的預算時,才允許帳戶的專案,請選取 允許 > 整數、資料 ,小於或等於, 最大 >= =E1 .

附註: 

  • 下列範例會在您寫下公式的位置使用 [自訂] 選項以設定您的條件。 您不需要擔心 [資料] 方塊顯示的任何內容,當您使用 [自訂] 選項時該方塊是停用的。

  • 本文中的螢幕擷取畫面是以 Excel 2016 ;但功能在 Excel 網頁版 .

若要確定下列狀況

請輸入此公式

含產品識別碼的儲存格 (C2) 一律以「ID-」的標準字首為開頭,且長度至少 10 (大於 9) 個字元。

=AND(LEFT(C2,3)="ID-",LEN(C2)>9)

範例 6:資料驗證中的公式

含產品名稱的儲存格 (D2) 只包含文字。

=ISTEXT(D2)

範例 2:資料驗證中的公式

含某人生日的儲存格 (B6) 必須大於儲存格 B4 設定的年份數字。

=IF(B6<=(TODAY()-(365*B4)),TRUE,FALSE)

以最低年齡限制進入的資料驗證範例

儲存格範圍 A2:A10 中的所有資料都包含唯一值。

=COUNTIF($A$2:$A$10,A2)=1

範例 4:資料驗證中的公式

附註:  您必須先針對儲存格 A2 輸入資料驗證公式,然後將 A2 複製到 A3:A10,以使 COUNTIF 的第二個引數與目前的儲存格相符。 這就是 A2) =1 部分會變更為 A3) =1, A4) =1 等等。

如需詳細資訊

確定輸入於儲存格 B4 的電子郵件地址包含 @ 符號。

=ISNUMBER(FIND("@",B4))

確定電子郵件地址包含 @ 符號的資料驗證範例

提示: 如果您是小型企業擁有者,且想深入了解如何設定 Microsoft 365,請造訪小型企業說明與學習

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建立下拉式清單

新增或移除下拉式清單中的項目

有關資料驗證的詳細資訊

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