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什麼是Viva Topics?

Viva Topics可在需要時協助您存取訊號,讓您更有效率且更聰明地工作。 它可讓您在每天使用的應用程式中獲得知識和專業知識。

Viva Topics如何協助您

在組織中尋找知識或專業知識可能很困難。 Viva Topics讓知識更易於存取且更容易找到。 以下是Viva Topics可協助您提高生產力的方法:

  • 減少搜尋或重新建立已存在資訊的時間

  • 在需要時存取正確的資訊,以更聰明的方式工作

  • 輕鬆存取貴組織的知識和專業知識,以做出明智且快速的決策

  • 將新的小組成員新增至組織或專案

Viva Topics使用 AI 將組織的組織排列成獨一無二的主題。 主題是一種對組織具有特定意義的片語或字詞。 主題具有可提供特定主題相關知識的屬性和資源,可協助您找到更多與該主題相關的資訊和專家。  

Viva Topics使用人類貢獻來提升主題的品質。 組織中的人員透過Viva Topics中的各種策劃機制,為主題的實用性新增預設知識和意見反應。   

組織可以有許多不同類型的重要主題,包括專案、產品或服務、客戶、程式、研究領域、領域、功能和資產。  

向使用者顯示主題的方式

主題是組織內特定或重要的片語或字詞,例如專案名稱或經常討論的主題。

Viva Topics使用 AI 將組織的數位工作區排列成獨特的主題。 Viva Topics編譯主題資訊,例如簡短描述和相關人員、網站、檔案和頁面。 這些都發生在您在 Microsoft 365 和 Office 網站和應用程式的工作流程中。

Viva Topics使用人類貢獻來提升主題的品質。 組織中的人員可以透過各種機制,針對主題的實用性,提供知識和意見反應。

顯示主題屬性的圖表Viva Topics

附註: 系統管理員必須授與員工編輯或新增主題的許可權。

主題會透過下列方式向使用者顯示:

SharePoint

當 SharePoint 新聞和頁面上的內容中提及主題時,您會看到該主題反白顯示。 頁面作者可以自動識別或直接參照所提及的主題。

  1. 從醒目提示開啟主題摘要。

  2. 從摘要標題開啟主題詳細資料,以檢視完整的主題頁面。

Microsoft Office

  1. 當您在 SharePoint 首頁、Word、PowerPoint、Outlook 或 Excel 中搜尋時,或如果您將搜尋範圍變更為完整組織,則可在搜尋結果中檢視主題答案。 主題答案會顯示在結果清單頂端,並提供一組與該主題相關的簡短資訊。

  2. 當您在 Word、PowerPoint、Outlook 或 Excel 等 Office 應用程式中使用 [搜尋] 時,不論是透過搜尋方塊,還是在操作功能表中選取 [搜尋],都會在搜尋結果中顯示主題答案。

  • 搜尋查閱中的主題答案影像

為什麼我會在某個主題上看到我的名稱?

Viva Topics根據經常撰寫或編輯的內容來識別與某個主題相關聯的人員,並在頁面的 [建議人員區段中列出他們。 這是為了協助您識別正在處理本主題相關內容的人員,您有權檢視這些內容。 \

此外,編輯主題的人員可以將人員存入頁面, (自己或其他人) ,當他們想要被辨識為與內容相關時。 這些已釘選的人員會向所有使用者顯示。 您也有空間可以描述釘選的人員與主題的關係。

在 [主題中心] 首頁上,您可以看到組織中已連線的主題。

為Viva Topics貢獻您的專業知識

附註: 使用者需要主題參與者許可權,才能編輯和建立新的主題。 如果您無法編輯或建立主題,請連絡您的系統管理員。 

有兩種主要的方法可讓您為Viva Topics提供知識和專業知識。 

編輯和建立主題

編輯或建立主題就像編輯或發佈 SharePoint 頁面一樣。 瞭解如何 [編輯現有主題 編輯主題建立新主題]。 如果尚未準備好發佈,也可以將 主題儲存為草稿

群眾來源意見反應

當使用者與建議的主題互動時,系統可能會在Viva Topics UI 中詢問簡單的問題。 例如:

  • 本主題與頁面相關嗎?

  • 此人是否與本主題相關?

  • 這個定義正確嗎?

建議的連線

您會在 [我們已將您列在這些主題] 底下看到主題。我們是否正確了? 這些是Viva Topics建議您連線的主題,因為您已撰寫或編輯與主題相關的內容,例如檔案或網站。

您可以確認您是否應該繼續列為該主題的相關人員。 列在您易於瞭解的主題中,可協助貴組織的成員將您辨識為主題專家。

  • 含意見反應問題的主題影像

使用Viva Topics的不同方式

深入瞭解重要主題

我們全都曾在閱讀檔和網站頁面時遇到不熟悉的詞彙,或是需要更多相關資訊的主題。 一般而言,我們會停止為了花費寶貴時間搜尋更多資訊所進行的工作。 我們通常不知道該詢問誰或在哪裡找到更多資訊。

Viva Topics使用 AI 來醒目提示使用者每天已使用之應用程式中的主題。 當使用者想要深入瞭解主題時,他們可以選取反白的主題來檢視提供簡短描述的主題摘要   卡片。 如果他們想要深入瞭解,可以選取摘要中的 [主題詳細資料] 連結來開啟詳細的主題頁面。

重複使用知識或資訊

當組織中的其他人已經建立可重複使用的專案時,重新建立工作或交付專案可能會令人感到沮喪。 當人員不知道其他人也做了類似的工作,或因為找不到資訊或專業知識而無法找到資訊或專業知識時,組織中通常會發生多餘的工作。 有許多可在組織中進行多餘工作的範例,包括提案、銷售簡報、專案交付專案、訓練內容、計畫和規格。 Viva Topics可讓人員輕鬆尋找組織中的現有知識和內容,並將其重複用於其工作。

分享知識

人員花很多時間分享他們的知識,不論是透過電子郵件、聊天或其他低效的頻道。 在Viva Topics中共用整理和維護的知識很簡單。 頁面作者可以使用雜湊標記符號,直接參照新式 SharePoint 網站頁面上的主題。 頁面作者可以在新式 SharePoint 頁面上叫用主題選擇器,方法是新增雜湊標記,然後選取要包含在頁面上的主題。

顯示如何在 Viva Topics 中使用雜湊標記的螢幕擷取畫面

已確認連線

這些是您釘選在主題頁面上的主題,或是您已確認與該主題的建議連結。 當您確認建議的連線時,主題會從建議的確認區段移至確認區段。

尋找與重要主題連結的人員和內容

主題卡片可以提供相關人員和資源的相關資訊。 這表示您可以輕鬆找出要到哪裡尋找,以及要與誰討論,以取得主題的詳細資訊,而不用搜尋不同的孤島。

如何判斷系統產生的主題 (建議) 由使用者編輯併發布的主題

已由Viva Topics識別且沒有意見反應的主題頂端有灰色的「建議」橫幅。 建議的主題也包括建議的人員和資源。 這些區段中的每個專案都有建議理由,並指出來源。

建議的橫幅不會出現在知識管理員所確認、經由人員透過意見反應確認,或由具有編輯許可權或知識管理員的使用者編輯的主題上。 您可以提供輸入來改善建議的主題。

  • 含有「建議」橫幅的主題影像

知識管理員或具有編輯許可權的使用者已編輯已發佈的主題。

為什麼維琪百科的外部內容可以顯示為主題的描述

Viva Topics來源:透過內部組織資源 (如檔案和頁面) ,以及透過 Wikipedia,針對存在於外部網際網路的主題,提供建議主題的簡短描述。 如果Viva Topics無法識別內部組織資源的描述,但已識別適當的外部描述,您可能會看到維琪百科的主題描述。

Wikipedia 是您 Microsoft 365 租使用者以外的唯一來源,目前用於協助主題的內容識別。

安全性如何影響您可以看到的內容

Viva Topics不會對現有許可權進行任何變更,因此您只會看到有權檢視建議主題的內容,以及已發佈主題的建議網頁元件。 這表示貴組織中的不同人員可能會看到相同主題的不同檢視,取決於他們在組織內有權檢視的內容。 如果您沒有許可權可查看某個主題的任何資源,您就不會看到主題卡片或頁面。

深入瞭解安全性和主題

主題中心主頁面體驗

主題中心是一個 SharePoint 網站,可做為您組織的主題知識中心。 主題中心有一個預設首頁,您可以在此查看已連線的主題。

提供主題輸入

Viva Topics會詢問您對特定主題的意見反應。 即使主題可以自動產生,它們仍仰賴您盡可能的實用和準確性輸入。 提供意見反應有助於確保在主題頁面和卡片中向組織成員顯示的資訊很有用。 您針對易於瞭解的主題所提供的意見反應越多,就會向組織成員顯示更準確的資訊。

針對您知識豐富的主題提供意見反應,因此可協助組織中的其他成員從您的專業知識獲益。 主題摘要卡片會詢問下列問題:

  1. 在 SharePoint 頁面中識別主題是否有説明。 如果有足夠的人員指出某個主題在特定頁面上無法正確識別,最後會移除這個醒目提示。

  2. 如果建議的主題對組織來說很有價值。 如果有足夠的人員指出建議的主題有價值,系統會自動確認該主題。 或者,如果建議的主題沒有價值,則會自動拒絕該主題。

  3. 人員和資源建議是否有説明。

  4. 在 [主題中心] 首頁上,您可以看到組織中具有連線的主題。 您可以選擇繼續列在主題中或移除您自己。 這項意見反應會反映給每個探索此主題的人。 深入瞭解主題中心首頁

  5. 如果您有編輯許可權,您可以 編輯主題

想要更多資訊嗎?

在 Microsoft Viva Topics 中編輯現有的主題

簡介Viva Topics

如何尋找Viva Topics

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