規劃您的 SharePoint 通訊網站

規劃您的 SharePoint 通訊網站

SharePoint 通訊網站的設計目的是要告知及參與。 與小組網站不同的是,主要目標是共同作業,以使用較小的群組建立內容,通訊網站的主要目標就是通知讀者,主要是為了讓讀者閱讀,而不是建立。

通訊網站提供絕佳的方式來執行下列動作:

  • 與幾十人或幾百人共用資訊,或整個組織

  • 展示您群組提供的服務,或將新產品啟動的相關案例告知組織

  • 以視覺引人注目的格式共用新聞

通訊網站與內部網路

如果您要建立內部網路,通訊網站會提供您要使用的主要網站類型。 因此,您可以預期通訊網站的 readership。 當網站吸引廣大物件時,請務必確認:

  • 周密的管理-網站設計做法,並遵循貴組織所提供的管理指導方針

  • 特定主題-您的內部網路將由許多主題、職能、服務、程式或方案所專用的通訊網站組成。 如果您有一組其他人負責某個主題或函式,請考慮建立一個單獨的通訊網站。

  • 周密規劃的主網站-家用網站是您建立並設定為內部網路中所有使用者之最上層登陸頁面的通訊網站。 規劃您的主網站有一些特殊的考慮。

規劃。

瞭解您的物件

您可以將每個通訊網站想像成能讓讀者掌握故事的機會。 從瞭解閱讀程式開始,這是一個很好的通訊網站。 規劃網站時,請考慮下列問題:

  • 您的查看者是誰? 他們要尋找什麼?

  • 他們想要學習或執行哪些動作? 根據您所提供的服務而定,他們需要執行哪些任務? (請考慮主要任務,不只是您想要的專案。 考慮您收到的常見問題或電話,您可以在目前的內部網路上,進一步瞭解讀者所需的資訊或無法取得哪些內容。

  • 對他們有何意義? 請記住,您的讀者不會知道您對內容所做的任何事,所以您必須思考其「語言」以及代表其意義的詞彙。

  • 您想要達到哪些結果? 如果您的網站已順利完成,該如何得知?

  • 您是否擁有全域物件? 您的網站是否需要使用多種語言呈現? 如果是,請務必查看如何建立多語種通訊網站、頁面和新聞

提示: 您的網站訪客在協助減少完成工作所需的時間,並將它們連接至經常需要的資源時,您的通訊網站對您有價值。 當您的網站減少客戶支援票證或自動執行諸如合約處理之類的工作,或可協助人們探索並參與領導開發課程時,您的網站將對您的組織有價值。 從網站訪客的角度規劃您的網站,並解決重要的商業問題,以確保您的通訊網站能提供有意義的結果。

定義主要使用者目標之後,請造訪lookbook ,以查看在您的網站中可能代表使用者結果目標的一些範例。

現實生活範例:定義商業結果

您可以考慮將會傳送給您網站的主要訪客類型,並以下列格式來記錄其目標: ...,所以我需要 ... .。。

請從以下範例中查看 & 組織開發(T&OD)團隊的通訊網站,以改善組織的領導能力。 針對成功的量度,他們識別了可改善領導能力的 proxy,可增加參與領導開發訓練的人數。

針對其使用者的結果目標,他們定義下列專案:

為(n) .。。

我需要 .。。

因此。。。

員工

瞭解針對我的角色提供給我的領導開發計畫

我可以輕鬆註冊必要的學習商機並 elective。

員工

尋找學習資源,例如我有權存取的領導的內容出版物

我可以在工作中更順利地完成作業。

T&OD

宣傳員工的學習機會,讓您可以輕鬆地註冊課程

我們可以在領導的結果中看到有意義的改良功能。

T&OD

在一年的不同時間宣傳不同的學習機會

我們可以更有效率地回應不斷變化的需求。

在這個實際範例中,從傳統 SharePoint 網站遷移到新的 SharePoint 通訊網站的組織,主要是為了解決這些目標。 小組已建立課程清單來描述每個課程,並將課程行事曆清單用於每個課程的排程,而不是將課程清單建立為靜態檔(例如過去的檔)。 在發行的第一年90天,在相同的3個月期間內,參與的領導開發課程會增加400%!

規劃網站內容

您的通訊網站會告訴讀者一個故事。 您的故事主要會告知頁面,但您的網站中可能還有其他資源,包括清單和文件庫。

規劃網站內容時,請記住下列事項:

  • 最小化時間(而不是按一下),讓讀者取得所的內容

  • 使用超過檔的頁面來建立通訊網站,便於使用

  • 如果您是先規劃此頁面,請在最後建立您的首頁。 如此一來,當您在首頁(例如 [英雄] 或 [快速連結] 網頁元件)中建立導覽元素時,您可以從每個頁面自動拉入影像,以在讀者按一下連結時建立視覺一致性。

頁面

您的網站通常會由兩種類型的頁面所組成:

流覽頁面提供讀者資訊的類別。 流覽頁面通常會提供一些較高層次的內容,但它們主要是為了說明讀者在您的網站上的歷程中所呈現的資訊類別。 基於這個原因,您用來呈現這些類別的標籤尤為重要,因此應該謹慎規劃。 您的網站首頁是一種特殊類型的流覽頁面,可為您的網站提供「前門」。

流覽頁面的範例:

含有其他內容連結的流覽頁面範例

目的地頁面在 reader 旅程中提供路徑的結尾,並顯示資訊以進行閱讀、下載或列印。 您的目標頁面目標是保持簡短且特定主題,因為使用者不會讀取線上頁面中的每個 word-在搜尋中,他們的掃描與檢視器將能獲得更佳的體驗。

目的地頁面範例:

目的地頁面範例

請考慮您網站的主要區段或類別,以及如何使用流覽和目的頁面組合來引導您的檢視器,並協助他們盡可能地取得所需的資訊。

針對每個頁面(包括 [首頁]),請確認您提供的檢視器包含下列資訊:

  • 我的位置

  • 我可以在此執行哪些動作?

  • 下一步可以做什麼?

清單和文件庫

使用您網站上的清單,以類似表格的格式動態顯示內容。 清單可以用來顯示內容,或從網站訪客收集資訊。

清單網頁元件的範例:

文件庫網頁元件範例

提示: 即使您的網站訪客預設不能編輯通訊網站上的內容,您還是可以選擇在網站上的任何清單中管理許可權,以便讓您的訪客僅參與特定清單的存取權,而不能提供整個網站的存取權。 您可以使用清單網頁元件,在頁面上顯示清單資訊。

使用文件庫儲存及顯示檔和檔案等內容。 您的通訊網站會有一個預設文件庫,但您可以針對不同類型的檔新增更多文件庫。 您可以使用文件庫網頁元件來顯示文件庫的內容。 或者,您可以使用網頁元件(例如快速連結網頁元件)或文字網頁元件中的超連結來展示個別檔的連結。 個別檔連結可讓您更輕鬆地為讀者新增內容,且比顯示整個文件庫更有説明。 如果您想要顯示文件庫的內容,請考慮建立自訂視圖,在每個頁面上篩選最相關的內容,並在文件庫網頁元件中使用該視圖。 深入瞭解如何在文件庫中建立自訂視圖

提示: 請勿在您的文件庫中使用多個或兩層以上的資料夾。 相反地,請建立新的文件庫,讓您的檔案結構更簡單,而且您的內容更容易被發現。 考慮使用欄來整理文件庫中的內容。 最好的做法是使用網站欄(而不是清單欄),因為網站欄可以在任何文件庫或清單欄中重複使用,且清單欄只能在單一清單或文件庫中使用。 深入瞭解如何使用欄來整理您的清單和文件庫

決定您想要如何組織頁面

規劃網站內容時,請考慮您可能想要如何分組及整理頁面:

  • 您是否想要 [累加] 有關特定主題或特定類型(例如 [人員焦點])的所有新聞文章? 如果是這樣,您可以在頁面上新增欄,然後您就可以用來群組及整理頁面,就像在文件庫中的檔案一樣。

  • 您是否有多個有關特定主題的頁面,讓您能夠輕鬆相互連接? 您也可以使用頁面屬性(我們如何參照網站頁面庫中的欄)來進行這項工作。

  • 建立您的頁面屬性做為網站欄,而不是清單欄。 這可讓您有可能為檔和頁面共用相同的屬性。

瞭解如何建立及編輯頁面屬性。 瞭解如何在醒目提示的內容("上卷")網頁元件中使用頁面屬性。 若要在醒目提示的內容網頁元件中使用 page 屬性,請選取[此網站上的頁面庫作為來源]。

瞭解貴組織的管理與協助工具指導方針

在新式 SharePoint 體驗中,您可以輕鬆地變更與公司或組織品牌相符的外觀與風格,但貴組織可能已建立您的網站需要對齊的標準。 如果這些準則不是用來建立網站的網站設計的一部分,請務必瞭解他們的功能,讓您的網站與貴組織的設計模式對齊。 此外,請務必瞭解貴組織的協助工具標準。 查看這些資源,在 SharePoint online 中建立易於存取的網站

當您在網站上收集內容(尤其是影像)時,請尋找高保真影像和錄影帶資產。 如果您的系統管理方案需要使用符合品牌規範的影像,請務必從您的組織資產文件庫(位於影像選擇器中的 [貴組織] 連結)中選擇影像。 在 SharePoint 頁面上新增影像時,請務必不要中斷任何版權規則。 利用 Microsoft 提供的免版稅股票影像(可在影像選擇器中取得)。

規劃頁面

避免使用太多資訊來超載您的頁面

  • 如果新聞文章或內容頁面只與特定的人員群組有關,您可以使用 [目標物件] 設定內容指向該群組。 [目標物件目標] 可讓您在 SharePoint 開始頁面、行動應用程式上的特定物件,以及在啟用目標設定的情況下,在新聞和醒目提示的內容網頁元件中,將特定內容的優先順序設定成優先順序。

  • 查看者正在嘗試取得工作完成。太大的內容太大,需要花太長的時間來尋找資訊。

  • 練習累進披露。讓您的檢視器先保持高優先順序內容,然後只在檢視器進入更詳細的資訊時才披露次要內容

  • 詳細資訊分組為自然類別。 讓您可以輕鬆快速流覽類別,然後按一下 [流覽] 以深入瞭解特定類別。

  • 將您的內容分解成區段。 章節可協助改善大型和小型螢幕上的可讀性。

  • 使用內建的標題樣式來直觀地分隔文字區段。 標題樣式支援長頁面的定位點標記,也可讓使用螢幕閱讀程式的使用者在章節之間跳轉至章節,而不需要閱讀整個螢幕。

讓頁面「易於流覽」

  • 每個文欄位落一個想法。 第一個句子應該提供摘要或結論。

  • 使用項目符號清單。 

  • 越少越好。請盡可能少使用幾個字。

  • 不要將文字加上底線。網頁上的底線信號超連結,如果您有底線文字不是超連結,就會混淆您的閱讀程式。

  • 永遠不要張貼長 URL。 改為使用含有超連結的文字。

  • 使用影像建立吸引人的內容。 使用網頁元件來新增影像,並確認您的影像與主題相關,且符合您組織的品牌樣式。

  • 永遠不要將超連結與「這裡」一詞建立關聯。多個按一下頁面上的 [這裡] 連結需要您的 reader 停止、閱讀「這裡」一詞前後的文字,然後再找出連結目標位置。 相反地,超連結應該總是與目標標籤相關聯,如下所示:

    • 請勿使用:按一下這裡以查看應用程式表單

    • 更好:下載應用程式表單

    • 最佳:申請表

確保頁面易於存取

  • 確定影像有 "alt" 文字。當螢幕閱讀器遇到影像時,它會嘗試朗讀文字替代字。 查看自動產生的「替代文字」,以取得您上傳的影像並變更描述(如果它與圖片不符)。

  • 當影像無法載入時,瀏覽器會顯示「alt」文字。當影像無法載入時,文字的選擇也很重要,例如網路連線性較差等常見原因。

  • 使用動畫影像時請小心。具有認知障礙、動作靈敏度或捕獲障礙的使用者可能不容許移動、閃爍或自動產生動畫效果(包括 Gif)問題。

  • 查看這些資源,在 SharePoint online 中建立易於存取的網站

規劃首頁

每個頁面都很重要,但您的網站首頁是您的訪客取得「第一印象」。 在為您的訪客建立良好的體驗中,首頁會扮演特別重要的角色。 首頁必須同時以視覺化的方式參與並運作。

首頁範例:

署名網站首頁的範例

Lookbook有示範如何設計首頁的範例,但是您在規劃期間發現的商業結果,應該會推動從 lookbook 的想法轉換到您首頁的設計。

本文中使用的通訊網站設計是署名網站的範例。

您的首頁主要是流覽頁面。 我們的目標是概述您的網站所提供的功能,並讓您的讀者有機會根據他們需要知道或完成的資訊來選擇其路徑。 您的首頁不需要提供您網站上每個頁面的連結(或每個檔)。 不過,將首頁與您的網站流覽結合之後,您就應該將讀者導向至您的網站所涵蓋的每個主要類別主題

將高值內容放在頁面頂端

因為這是您網站的前門,所以您必須在頁面頂端加入最常需要的內容的連結。 您在收集規劃網站所需的資訊時,找出最常需要的內容。 首頁(以及上方導覽)是將此資訊放入行動的最佳位置! [快速連結] 網頁元件提供數種不同的版面配置選項,可將連結提供給您最常需要的內容或主題,而且您也可以使用 [英雄] 網頁元件來實現這個目的。

顯示網站查看者的網站擁有者連絡人資訊

將網站擁有者的名稱新增至您的首頁可能會很有説明。 此資訊的最佳位置位於頁面底部。 雖然很重要,但不需要任何時間。 如果您的所有通訊網站都有位於首頁底部的網站擁有者(或 [網站連絡人]),訪客會辨識此模式,如果他們需要尋找網站的連絡人,就知道要向下滾動。 使用 [人員] 網頁元件來新增網站擁有者的名稱。

使用新聞宣傳活動、里程碑和內容

使用「新聞」來宣傳與您網站所代表之主題或部門相關的內容、里程碑或活動。 您可以快速建立引人注目的文章,以包含圖形及豐富的格式設定。 若要讓您更容易建立新聞文章,請考慮建立適用于新聞文章的頁面範本

新聞通常會根據文章的第一個發佈日期顯示,最新的文章排在最前面。 不過,您也可以在 [新聞] 網頁元件中以特定順序來 [釘選] 新聞文章。

使用 [新聞網頁元件]

「新聞」網頁元件包含多個版面配置與您在其中放置網頁元件之欄大小的不同體驗。 最好的做法是使用頁面頂端的 [新聞] 網頁元件,並確認 [經常更新]。 您建立的任何新聞文章都會自動顯示在 [新聞] 網頁元件中。

鼓勵查看者「追蹤」您的網站。 這會將您的新新聞張貼內容促銷至 SharePoint 開始頁面,以及適用于您的共同使用者的行動裝置 app 上的 [新聞] 索引標籤。

已填入的新聞網頁元件範例:

已填入新網頁元件的範例

大多數的 [新聞網頁元件] 版面配置都使用頁面的縮圖圖像。 縮圖會從頁面上的第一個高品質影像自動建立。 這可能是頁面標題圖像,或者,如果您的頁面沒有標題圖像,SharePoint 將會使用頁面上第一個區段第一欄中的第一個影像。 為了獲得最佳結果,請在每個新聞文章的主要影像中使用橫向影像。 瞭解如何變更或選取頁面的縮圖圖像

建立吸引人的內容

在您的新聞文章中,總是將最重要的資訊放在您的新聞報導中,就像是報紙中的新聞報導。

 針對新聞頁面標題使用下列秘訣,以吸引讀者的注意:

  • 使用數位。 您可以使用數位來開始您的標題。

  • 使用句型案例(除非您的組織標準不另行指示)。 標題中的第一個字應該大寫(所有正確的名詞)。 大多數的標題文字應該以小寫字母顯示。 不要將每個單字大寫。 在大多數情況下,請在冒號後加上第一個單字的大寫。 (在某些情況下,只有一個字位於冒號之後,該字不會大寫。 使用您的最佳判斷。

  • 使用吸引人的形容詞。 例如:輕鬆、有趣、免費、令人難以置信、重要、不奇怪、令人驚奇的人。

  • 最小化 hype 和運算式。 在您的新聞文章標題中使用運算式或 idioms,通常不會對非本機的英文喇叭造成任何意義。

  • 使用獨特的基本原理。 「清單」文章之類的人員。 若要透過清單文章來吸引他人的注意,請使用如下所示的文字:原因、原則、事實、教學課程、想法、方法、秘訣和訣竅。

  • 使用的專案、原因、方式或時間。 這在您將文章撰寫成勸誘時特別有用。

  • 作出粗體保證。 承諾您的讀者有價值–例如新的技能或 unsolved 神秘的解決方案。 Dare 讀者閱讀您的文章,然後傳送!

  • 在現在時的時態中撰寫。 針對立即過去的資訊使用現在時現在時、過去內容的過去時,以及未來事件的後續時態。

規劃導覽

最有效的 SharePoint 網站可協助使用者快速找到所需的資訊,讓他們可以使用他們所找到的資訊來作出決策、瞭解所需的工具,或與同事接洽,以協助解決問題。 規劃有效的流覽體驗就是設計通訊網站的關鍵元素。 良好的流覽體驗讓訪客能完整瞭解網站上的可用內容,並將其與首頁結合,為網站提供完整的「故事」。 

瞭解貴組織的中樞結構,並考慮將您的網站與中樞建立關聯,以獲得更好的可視性及存取能力。 當您將網站與中樞建立關聯時,您的網站可能會根據貴組織的管轄規則,繼承中樞主題和許可權。

瞭解如何規劃網站導航

規劃許可權

通訊網站通常有少量的內容作者,以及大量的閱讀者。 許可權是由 SharePoint 群組所管理,而且預設會包含三個許可權等級:

  • [擁有者] – [完全控制] 許可權。 一種好的做法是,每個通訊網站至少有兩個(2)個擁有者。

  • [成員] – [編輯] 許可權。 您可以視需要擁有多個成員,但最好將數位保持為相對較小的值,這樣您就能提供適當的監管。 任何成員都可以編輯由任何其他成員所建立的內容,並查看處於草稿狀態的頁面。

  • 訪客–讀取權限。 如果您為您的訪客(例如外部使用者以外的所有人)使用現有的大量人員,就能更輕鬆地管理您的 [來訪者] 群組。 如果您想要建立私人通訊網站,您可以將現有的 Microsoft 365 群組新增至您的 [訪客] 群組或現有的已啟用郵件功能的安全性群組。

內容作者將會新增至 [成員] 群組。 擁有者和成員許可權的主要差異就是指派網站許可權的能力。 除了上面所列的三個許可權群組之外,每個網站也都有網站管理員(先前稱為網站集合管理員)。 如果您的組織支援通訊網站的自助建立,網站系統管理員就是建立網站的人員。

下一步:

建立您的 SharePoint 通訊網站

附註:  本頁面是經由自動翻譯而成,因此文中可能有文法錯誤或不準確之處。 讓這些內容對您有所幫助是我們的目的。 告訴我們這項資訊是否有幫助? 這裡是供您參考的英文文章

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