設定、加入和展示 Lync 會議時,您有不同的選項可以使用。這些最佳作法可協助您善用這些功能,讓您的工作更加輕鬆,並提供宜人的會議體驗。

提示: 如需常見簡報者工作的互動式指南,請參閱排程和準備 Lync 會議管理您的 Lync 會議

設定 Lync 會議

排程會議

  • 對於公司內部人員參加的小型與非正式會議,請使用會議預設選項,不變更設定。請記住,預設選項會使每個人都成為簡報者,並直接加入會議。

  • 如果您有特定的會議需求,例如有眾多參與者、需保護資料、有外部客戶等,請務必變更會議選項以符合需求。如需資訊,請參閱設定 Lync 會議選項

  • 如果您同時有親自參加及線上的出席者,您可以在會議室中執行 Lync 會議。在 Outlook 中按一下 [會議室尋找工具],在所要的大樓內尋找和新增會議室。或是個別預訂會議室,然後在會議邀請的 [位置] 方塊中新增會議室資訊。

指定備用簡報者

選擇一位備用簡報者,以免您無法加入或遲到。備用簡報者也可以開始錄製、協助並管理線上參與者或監視會議中提交的問題,如此一來,您就可以將焦點放在簡報上。如果您有大型會議或活動時,這就會變得特別重要。

知道您的個人識別碼 (PIN)

當您使用電話撥入會議時,大部分時間都不需要使用 PIN。您會直接連入,且您的電話號碼會顯示在參與者清單中。但若要以主席或經驗證之來電者的身分撥入,系統將提示您出示 PIN 及/或公司電話或分機號碼。

以經驗證之來電者的身分撥入,僅意味會議受到保護,而且您必須先經過身分驗證,才能加入會議。

建議您備妥 PIN 以防不時之需。若您不記得您的 PIN,請按一下 [忘記您的撥入 PIN 嗎?] ,然後按照頁面上的指示重新設定。

會議邀請中包含訓練文件或連結

如果您邀請了不熟悉 Lync 的參與者,請將使用方法訓練文件或 Lync 訓練的連結包含在會議邀請中,協助他們在加入會議之前先瞭解會議功能。

在會議邀請新增筆記

排程會議時,可使用 OneNote 新增私人或共用筆記。受邀者若具備適當權限,就能在會議開始之前檢視與編輯共用筆記。只要按一下邀請功能區上的 [會議筆記],並新增會議邀請的共用筆記或您自己的筆記 (他人無法看到) 即可。詳情請參閱在 Lync 會議中使用共用與私人筆記

加入 Lync 會議

提示: 如需加入 Lync 會議的互動式指南 (包括疑難排解秘訣),請參閱加入 Lync 會議

  • 提前 10 到 15 分鐘登入會議以進行設定,或若需要的話有時間進行疑難排解。

  • 在會議之前,決定您要使用電腦音訊 (Lync 整合式音訊和視訊) 或電話,來加入會議的音訊部分。

  • 若您使用電腦音訊,請設定音訊與視訊裝置,並檢查品質。您可以使用電腦的麥克風和喇叭,或是插入耳機。詳情請參閱設定及測試 Lync 音訊設定及疑難排解 Lync 視訊

  • 若您使用電話加入會議音訊,請善用 Lync 的 [撥號給我] 功能。在 [加入會議音訊] 視窗中,選取 [請用下列電話號碼連絡我],並輸入您想要別人連絡的電話號碼。

使用此功能時,不需要輸入會議 ID 或 PIN。按 *1 可收聽可用會議命令的描述。

  • 可能的話,請使用耳機,而不使用電腦麥克風和喇叭,以提高音訊品質。

  • 音訊品質大多取決於網路的條件。使用有線網路連線,並確定在電腦上關閉無線功能。

  • 加入會議後,若不說話請將麥克風設為靜音。請參閱在 Lync 會議中使用音訊

在 Lync 會議中進行簡報

  • 讓同事與您一起登入會議,以確認會議音訊與視訊品質。

  • 檢查會議中選項,確保您已關閉/開啟正確的觀眾功能,如出席者權限、檢視內容或註釋權限。

  • 若您使用 PowerPoint:

  1. 讓投影片組保持在 15 張投影片以內、使用較大字型 (30 點以上),並使用簡單的背景以避免分心。

  2. 預先上傳您的簡報,並練習移動投影片或註解的控制項。例如,您可使用雷射筆或戳記來叫出重點。

  3. 使用簡報者記事,幫您記住談話重點。

    詳情請參閱在 Lync 會議中簡報 PowerPoint 投影片

  4. 若您要共用桌面或程式:

    1. 請記住,當您共用程式時,出席者只會看到您共用的程式或文件。若您瀏覽至其他程式,他們無法在會議中看到。

    2. 若您必須在程式間切換,請使用桌面共用。

    3. 按一下 Lync 會議的 [預覽],可查看共用桌面或程式時出席者所看到的模樣。

    4. 讓您的觀眾知道他們可切換到全螢幕模式,來擴大檢視區域。

      詳情請參閱在 Lync 會議中共用您的桌面或程式

  5. 預留足夠的時間供人發問,並讓觀眾知道他們可在會議的 IM 區段輸入他們的問題或註解。

  6. 不說話時請將自己設為靜音,並確認您知道如何在需要時使用 Lync 與電話按鍵命令 (若您使用電話的話;按電話撥號鍵台上的 *1 可聆聽命令) 將參與者設為靜音或取消靜音。

  7. 在會議開始時,提醒參與者如何將自己設為靜音或取消靜音。

  8. 會議結束時,按一下 [更多選項]([...]),然後按一下 [結束會議]。按一下提示上的 [確定] 繼續。如此會關閉視窗並中斷所有人與會議的連線,包括撥入的參與者。

如果您只想結束會議,並讓其他人保持連線,只需關閉會議視窗即可。

Lync 會議中更多選項的螢幕擷取畫面

在會議室舉行會議

建議您在會議開始之前,先預留時間準備會議室,確保 Lync 已經備妥,可搭配會議室的音訊與視訊裝置使用。

  1. 如有需要,請將您的筆記型電腦連接到投影機和會議室電話。

  2. 若有回音,請將您電腦的麥克風與喇叭設為靜音。要求會議室中的其他人在登入 Lync 時,同樣將其麥克風與喇叭設為靜音。

  3. 您可將會議室電話連接到您的電腦,或使用電話撥入會議音訊。

  4. 若您要使用會議室投影機,請將連接線連接到您的電腦並選取適當的顯示器。

    Windows 鍵 + P 會開啟顯示器,讓您選擇下列選項之一:

  5. 複製 - 在電腦螢幕與會議室投影機上,都顯示您的桌面。

  6. 延伸 - 將桌面從電腦螢幕延伸到會議室投影機。

  7. 僅投影機 - 僅在會議室投影機顯示您的桌面。

我們建議選取 [複製],讓您可同時在監視器與會議室顯示器上看到會議。

頁首

Need more help?

Expand your skills
Explore Training
Get new features first
Join Microsoft Office Insiders

Was this information helpful?

How satisfied are you with the translation quality?
What affected your experience?

Thank you for your feedback!

×