Outlook 最佳做法：撰寫絕佳電子郵件

本文內容

• 請這麼做

• 不該用

• 如何使用通訊組清單和聯繫人群組 (DLS)

• 如何使用內置註解

• 何時使用密件副本

• 準備假期

請這麼做

下列規則可協助電子郵件看起來專業，並傳達您的訊息。

1. 傳送前先閱讀一次。

2. 主旨具描述性並以動作為導向。 例如：「管理員：請傳送您的版面退修會日期」包含組名和動作，讓收件者可以快速分辨需要執行的動作。 其他有用的前綴包括「FYI：」和「需要採取動作」。

3. 如果需要採取動作，請 在 [主旨] 行上陳述您想要的內容。

4. 如果交談的主題有變，請變更郵件的主旨。

5. 所有郵件保持簡短扼要。

6. 將郵件內容 從最重要的組織到最小。

7. 請考慮將重要資訊 設為粗體 。

8. 將動作專案或問題放在個別的行上 ，以凸顯並引起注意。

9. 提出問題時，請將人員名稱設為粗體。 例如：「Ryan：項目狀態為何？」 如果您搭配 Microsoft 365使用 Outlook 2016，請考慮使用 @Mentions。

10. 限制您傳送郵件的收件者人數，以提供給需要讀取郵件的人員。

    • 將需要通知的人員放在 [ 副本 ] 行。

    • 將需要回應或採取行動的人員放在 [收件者] 行。

11. 請 視需要使用簽名，但讓簽名保持簡單、簡短、專業，而且盡可能不使用圖形。

12. 如果您想要立即回應，請不要傳送電子郵件。 而是改打電話或傳送立即訊息。

13. 如果您在電子郵件交談中有超過 10 封郵件 而沒有解決方法，請考慮撥打電話或設定會議來討論問題。 電子郵件不見得都能有效解決複雜的問題。

14. 認可需要進一步回應的郵件。 如果您太過忙碌，無法馬上完整答覆，也要讓寄件者知道您正在研究問題，稍後會在特定的時間或日期之前回覆。 標幟郵件以提醒自己稍後回復。

15. 謹慎使用高重要性 ( ) 。

    附註: 即使您已設定延遲傳送規則，以 高重要性 標記郵件仍會立即傳送。

16. 如果您問了一個問題，有幾個人可以回應， 請只選擇一個人 ，而不是將您的問題傳送給一個群組。

撰寫好電子郵件訊息的關鍵，是要與收件者產生同感。

待處理：傳送時加上標幟

當您傳送郵件給某人，而且需要對方回應時，請執行下列動作：

1. 在傳送時為您自己加上標幟。

2. 變更 To-Do 列中已標幟之電子郵件工作的名稱，以從 [待處理] 開始。

3. 將它標記為「@正在等待」類別。

當您採取這三個步驟時，您會知道下一個動作是傳送另一封郵件或尋找回應。

祕訣    提醒自己再傳送一封郵件，通常會比為郵件加上標幟來提醒收件者更加有效。 同樣的，當您在郵件中承諾要做某件事時，請為自己加上標幟，讓 [待辦事項列] 中有一項工作來提醒您。

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不該用

1. 請勿 使用信箋。

2. 不要 在您傳送的每封郵件上都包含您的主管。

3. 不要 在生氣時傳送訊息。 建議寫好後先儲存在 [草稿] 資料夾，稍後再回頭檢查。

4. 傳送長訊息 (兩個以上的段落) 時，不要預期會有快速回應。

5. 第一封郵件之後的一天內，不要傳送待處理郵件。 如果您沒有及時回聽，請嘗試使用電話或立即訊息。

6. 不要 在傳送的每封郵件上使用已讀回執或送達回條。 只有當您不確定收件者是否會收到郵件時才使用。

7. 不要 在您傳送的每封郵件中附加標幟或高重要性 。 收件者會漸漸習慣忽略它。

8. 不要 使用所有 CAPS。

9. 不要 傳送附件，而是改傳連結。

10. 不要 展開通訊組清單或聯繫人群組。 展開通訊組清單會讓郵件難以閱讀，並導致郵件進入錯誤的郵件資料夾。

11. 請勿 使用薩利文。 您的幽默感可能會被誤導。

12. 不要 寫您不希望公司中所有人閱讀的內容。 您永遠不知道您的電子郵件訊息最後會寄到哪裡。

13. 請勿 使用難以閱讀的游標或高度美術字型。

14. 請勿 使用紅色字型，因為紅色字型很難閱讀，而且可以被解譯為重要字型。

15. 不要 傳送 [全部回復 ] 給通訊組清單或聯繫人群組，要求移除。 絕對不要。

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聯繫人群組和通訊組清單 (DLS) 規則

• 如果您要回復大型聯繫人群組，請遵循所有電子郵件的 [執行] 和 [不該做]。

• 如果您需要來自某個人的詳細資訊，或是另行調查問題，請回復整個通訊組清單，讓所有人都知道您有回應，然後個別回復給個人。 問題解決之後，請務必回復通訊組清單。 這麼做可讓通訊組清單上的其他人員參照該解析度。

如何重新導向人員

如果有人傳送郵件到您所屬的通訊組清單，而該郵件最好由其他人或其他通訊組清單回復，請執行下列動作：

1. 以正確的通訊組清單或 [到 ] 行的 人員回復。

2. 將回復傳送給 正確的通訊組清單或人員。

3. 請勿將原始通訊組清單放在 [密件抄送] 行 ，因為其他人的規則不會篩選您的郵件。 相反地，請將通訊組清單留在 [ 收件者 ] 或 [ 副本] 行。

如何從 DL 移除

如果您從不想使用的通訊組清單收到郵件，請傳送郵件給您的網路管理員或通訊組清單的擁有者，並要求移除。 請勿回復整個通訊組清單。 若要尋找 DL 清單的擁有者，請按兩下通訊組清單名稱。

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如何使用內置註解

您可以在收到的電子郵件中新增內嵌批注 ，方便您回答問題並直接回復問題。 最好的作法是執行下列動作：

1. 在郵件中提及您有內置註解。 例如，加上「請參閱下方的其他註解」這一句。

2. 區隔您的文字與原始郵件。 其他建議還包括：

   • 變更字型色彩

   • 以括弧預先擱置您的名稱或縮寫，例如 [Melissa]， [MM]

   • 將字型變更為斜體或粗體或兩者

3. 請勿刪除您未撰寫的任何內容。

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何時使用密件副本

當您認為人員不再需要額外的電子郵件或交談主題已變更時，請使用 [ 密件抄 送] 功能，從電子郵件交談中移除人員。

例如，如果您是收到問題的五個人之一，而您想要回答問題，請將其他四個人移至 [密件抄送 ] 行，並說出類似「密件抄送」：Joe、Jeff、James 和 Jennifer。 答案如下...」 之後，郵件只會在您和原始寄件人之間。

請勿使用 密件抄 送來讓第三方 (如您的主管) 知道機密訊息。 密件抄送收件者可能不知道自己已收到密件抄送，而且可能會回復給所有人，表示他們已收到密件抄送。 您可能會遇到這種暗中行為。

傳送郵件之後，請轉寄郵件，而不是使用密件 抄 送通知第三方發生問題。

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準備假期

如果您使用 Outlook 搭配 Microsoft 365、Outlook.com、Hotmail.com 或 Live.com 帳戶或 Microsoft Exchange 帳戶，您可以設定不在辦公室訊息，讓組織內部人員知道您不在辦公室。

最佳作法是按照在同事的 Outlook 行事曆中新增離開辦公室的時間一文中的建議進行。

如果您或您的系統管理員已建立共用的假期行事曆，請務必在該處張貼您的假期。 如果每個人都在使用共用行事曆，您不需要傳送個別的會議邀請，就能讓所有人都知道您不在，如先前所參照的文章所建議，但電子郵件訊息可以做為很好的提醒。

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