規劃您的 SharePoint 網站內容

當網站內容有邏輯地組織且易於找到時，維護和管理更簡單，網站使用者的生產力也會提升。 作為網站收藏管理員或網站擁有者，你可能想在建立網站前先規劃好網站策略。 在本文中，我們將探討：

將在網站放置何種內容？

在你已經考慮過想要的網站數量和類型後，請對這些網站中將儲存的內容做些規劃。 本次內容規劃的目標是確定：

  • 你想在網站上建立什麼樣的清單、函式庫或頁面來組織內容 函式庫可用來儲存文件及其他檔案，而清單則有助於追蹤任務或問題。 頁面是網站上的獨立項目，你可以在這裡展示內容、應用程式、連結等。
  • 你想包含哪些類型的應用程式SharePoint 內建應用程式，如文件函式庫和清單，但你也可以自行建立應用程式，或在 SharePoint 商店購買第三方應用程式。
  • 無論你是想創造內容類型 內容類型幫助你自訂處理和追蹤特定內容的方式。

你的組織可能希望以集中方式進行這類規劃， (特別是針對內容類型) ，但這也是你應該鼓勵各個網站擁有者在自訂他們負責的網站時所做的規劃。

您要新增何種應用程式？

除了思考內容類型以外，可能也要思考將儲存在網站上的其他類型資訊，或組織中人員想要使用網站來管理的工作類型。 這可以幫助您規劃您想加入網站來使用的各種應用程式。 假設，您知道自己需要一個地方來儲存文件，那麼您可能會希望增加一個文件庫。 如果您知道自己想要追蹤重要日期，那麼您可能需要一個行事曆。

您不必一次就把所有需要的應用程式全部加入。 商務需求與時俱進，網站擁有人可以配合這些變遷來新增和移除新的應用程式。 但是，及早規劃您自訂網站內容的方式，絕對能協助您確保使用者能立即使用網站。

SharePoint 內建應用程式，適用於各種商業用途，從文件儲存與管理、專案管理與追蹤，到溝通皆有幫助。 您可以針對這些類型的應用程式，在網站上新增多個執行個體。 您也可以向 SharePoint 市集購買協力廠商應用程式，然後將它們新增至網站。

如需詳細資訊，請參閱在網站上新增應用程式，以及從 SharePoint 市集購買應用程式。

是否需要定義內容類型？

內容類型可以讓網站使用者在清單或文件庫中使用 [新增項目] 或 [新增文件] 命令，快速建立特殊類型的內容。 網站擁有者可以藉由內容類型確認各網站內容的一致性，因此十分實用。 內容類型也可讓單一清單或文件庫包含多種項目類型或文件類型。 當網站擁有者在設定網站、清單或文件庫的內容類型時，可以預先設定內容的特定詳細資料。

網站擁有者可以定義清單項目、文件或資料夾的內容類型。

只要有任何內容符合下列準則，即可為其定義內容類型：

當下列情況成立時： 下列幾種情況下可以使用內容類型：
您有標準化格式或用途的特定類型文件，必須在整個組織中保持統一。 在團隊站點層級為這類文件設定網站內容類型，使其能在團隊站的所有子站使用。 如此一來，貴組織中所有使用者皆會以統一的方式建立文件。
您有所有人員都必須在特定文件類型中使用的特定範本。 將這些文件範本新增到相關的內容類型，讓所有使用此內容類型所建立的新文件皆採用此範本。
您要追蹤特定文件或項目類型中的某組標準資訊。 只要將欄新增至內容類型，即可追蹤此資訊。 其中如有特別重要的資訊，可以將這些欄指定為必要。 您可以在設定內容類型時，為特定欄提供預設值。
已經定義了商務流程，處理或檢閱特定類型的文件一定要遵循。 您可以考慮針對特定內容類型設定工作流程。 工作流程可以協助您管理商務程序，如文件檢閱或核准。

在確認需要定義內容類型的內容之後，應思考定義內容類型的位置。 如果你在團隊站層級定義網站內容類型，這些內容將廣泛可供你團隊網站所有子站的清單和函式庫重複使用。 各網站的擁有者也可定義其網站的內容類型，但只有該網站及其下網站的清單與文件庫才可使用這些內容類型。

你可能會覺得建立一個試算表或表格，來記錄你定義內容類型時想包含的資訊。 例如，您可以從建立基本項目 (如下面的表格) 開始，然後修改該項目以包含可能要追蹤的其他任何有用資訊，例如要使用內容類型的網站或小組：

新內容類型 上層內容類型 欄 文件範本 工作流程
指定要建立的內容類型名稱。 指定要從其建立內容類型的上層內容類型。 列出要加入內容類型的新欄或現有欄。 指定是否有文件範本要與內容類型關聯。 指定是否有任何工作流程要與內容類型關聯。

如需使用內容類型的詳細資訊，請參閱建立或自訂內容類型。

使用者將如何找到及存取內容？

思考網站使用者會如何找到並使用你 SharePoint 網站上的內容。 此項規劃可以協助您決定小組網站及其子網站之導覽與搜尋的設定方式。

在全域導覽中要包含何種網站？

若要規劃導覽，可以嘗試建立網站階層中的網站圖表。 您若已在規劃網站時建立圖表，可以從該圖表開始進行編修。 其應包含小組網站內的所有子網站。 你也可以加入團隊網站及其子網站上存在的重要清單或函式庫。 這能幫助你一眼辨識使用者在從團隊首頁開始時可能想找到的重要目的地。

網站上的頂端導航功能稱為全球導航。

精選的熱門連結。

預設情況下，每個網站使用自己的頂部導覽，但你可以選擇允許網站繼承母站的頂部導覽，以確保所有網站的導覽體驗一致。 你可以設定哪些網站會出現在頂部導覽上。 你也可以加入指向其他網址的連結，以便將外部資源連結整合進網站導覽中。 欲了解更多自訂頂部導覽的資訊，請參閱 「自訂你團隊網站上的導覽」。

如果你的團隊網站有許多子網站，可能不想把所有子網站都顯示在上方連結欄，因為這可能會讓網站使用者感到壓力。 但你也不想讓重要的網站或內容無法被發現。 利用你的網站階層圖來識別你想在全球導航中暴露的關鍵網站。

使用者將如何在網站內進行導覽？

除了頂部導覽外，網站還會在頁面左側顯示一個稱為快速啟動的導覽元素。

[快速啟動] 通常會顯示目前網站的相關連結，並可用於強調最重要的內容。 當您建立新的清單或文件庫時，在 [快速啟動] 的 [最近] 中會自動出現新的連結。 [最近] 區段中只會出現五個最新連結。

[快速啟動] 上的 [最近] 連結會顯示最近建立的頁面、清單和文件庫

你可以自訂快速啟動功能，新增或移除網站上的清單和圖書館連結。 你也可以將連結分成自訂標題。 如果你選擇讓所有子網站繼承全球導覽，那麼網站擁有者在快速啟動時自訂導覽就很重要，因為這將是使用者造訪網站時尋找內容的主要方式。 如果你決定不讓子網站繼承團隊網站的全域導航功能，使用者將能同時使用子網站的頂部連結列和快速啟動來找到該子網站的內容。 欲了解更多關於編輯快速啟動連結的資訊，請參閱 「自訂您的團隊網站導覽」。

頁首

當使用者能輕鬆找到所需資訊時，他們更可能想使用 SharePoint。 透過使用內容類型等功能，或在清單和函式庫中加入元資料欄位，你可以幫助讓內容更容易被搜尋發現。

網站收藏管理員與網站管理員可以進行多種設定，以自訂使用者的搜尋體驗。

方法如下： 請參考此主題：
自訂影響搜尋結果的樣式與設定，您可以自訂搜尋中心頁面中使用的搜尋中心和網頁部分。 管理 SharePoint 中的搜尋中心
建立查詢規則以改善搜尋對使用者意圖的回應。 管理查詢規則
自訂搜尋結果來源。 管理結果來源
檢視、建立或變更受管理屬性，或將爬取的屬性映射到受管理屬性。 在 SharePoint 中管理搜尋結構
用於匯出與匯入網站間自訂的搜尋設定設定。 您匯出與匯入的設定包含所有自訂的查詢規則、結果來源、結果類型、排名模型及網站搜尋設定。 匯出及匯入自訂的搜尋設定

如何在搜尋中使用內容

搜尋服務排程每五分鐘爬取一次 SharePoint 內容。 項目加入 SharePoint 網站後，會有一段時間才會被索引並返回搜尋結果。 此時間量會根據目前的使用者活動而有所不同。 網站移轉、升級及維護這類工作，會增加索引管道的負載。 新內容通常會在一小時內顯示在搜尋結果中。

使用者需要對內容執行何種作業？

透過詢問網站使用者需要如何處理內容的基本問題，你可以判斷如何配置特定網站、清單或函式庫，以及網站使用者可能需要使用哪些功能。

要探索的問題： 內容設定的考量：
是否需要追蹤特定文件類型或清單項目的版本？
  • 考慮在這些清單或文件庫啟用版本設定。
  • 考慮要求文件或項目先取出，再進行修改。
網站使用者是否需要同時在特定類型文件上工作或共同作業的功能？
  • 考慮啟用相關文件庫的共同撰寫功能，以促進共同作業。
特定類型的內容是否需要經過核准才能廣泛取得
  • 考慮啟用文件庫的內容核准，或使用工作流程以管理核准。
某些類型的文件是否受制於特定商務流程或人力工作流程？
  • 考慮為套用至這些文件的內容類型，或是為將存放這些文件的文件庫，建立或設定工作流程。
你會用清單來推動流程還是管理流程
  • 考慮為議題追蹤和管理等流程建立或設定清單工作流程。
網站上是否存在需要限制一般存取的敏感內容
  • 考慮建立以唯一權限設定的特定網站或文件庫，用來儲存機密性內容。
  • 如果有限制存取內容的最低需求，可考慮項目層級權限。
  • 考慮使用選取目標對象以顯示不同的內容給不同的使用者。
  • 考慮特定清單或文件庫是否需要排除於搜尋索引之外。
使用者會需要接收內容變更的更新嗎？
  • 考慮為主要清單和文件庫啟用 RSS。