從 Excel 匯入排班到 Shifts

例如，如果您的裝置和 Excel 都設定為英文 (美國) ，Excel 日期格式 08/11/2024 在 Teams 中準確表示 2024 年 11 月 8 日。如果您的裝置設定為英文 (英國) ，且 Excel 設定為英文 (美國) ，Teams 中 Excel 日期格式 08/11/2024 會被解讀為 2024 年 8 月 11 日。

步驟 1：下載 Excel 範本

在 Shifts 桌面或網頁版中，排程表右上角，點選「更多選項」>「匯入排程」。
在匯入排程頁面，選擇 下載範本 連結以下載Excel範本。

預設情況下，該檔案會儲存在你電腦的下載資料夾中，名稱為：ImportScheduleTemplate_<team ID>.xlsx。

步驟二：在Excel中填寫你的行程表

請閱讀範本中的說明，並參考本文的 Excel 範本部分，了解如何新增您的行程資訊。
請用 Excel 填寫你的行程表。

步驟三：上傳你的 Excel 檔案

加入排班資訊後，就可以匯入 Shifts。在匯入排程頁面，選擇上傳。
在 「上傳 Excel 檔案 」對話框中，選擇 「上傳檔案」。回到你儲存 Excel 工作簿的地方，然後選擇開啟。
上傳檔案後，你可以在 匯入歷史 表中查看上傳狀態和詳細資訊。你會在狀態欄看到以下其中一個狀態：
- 「匯入 」表示您的排班已成功匯入，現在已顯示在您的班次行事曆中。
- 錯誤表示你的排程有錯誤，且未被匯入或部分匯入。如果你的排程被部分匯入，你會在狀態欄看到下載報告連結。學習如何檢視並修正匯入錯誤。
重要

表格顯示過去 30 天內你團隊最近 10 次上傳的狀態。你可以看到你和團隊其他前線經理的上傳資料。如果你團隊中有多位前線經理都在匯入排班到班次，務必在從表格中移除前先確認你的上傳狀態。

注意

單一 Excel 檔案最多支援 30,000 個排班實體，每個實體包含 10,000 個， (班次、空班及休假) 。如果你需要匯入更多項目，請建立另一個檔案。
你可以安排超過24小時的休假。不過，不支援超過24小時的班次和空班。

檢視並修正匯入錯誤

如果你匯入 Excel 檔案時，匯 入歷史 表顯示 錯誤狀態， 請依照以下步驟檢視並修正匯入錯誤。

在狀態欄選擇下載報告以下載 Excel 錯誤檔案。

預設情況下，該檔案會儲存在你電腦的下載資料夾，名稱為：ImportScheduleErrors_<team ID>.xls。
打開檔案，進入錯誤工作表。每一列顯示錯誤的位置及需要修正的事項。
去「班次」、「 開放班次」或 「休假 工作表」修正錯誤。錯誤位置以紅色標示。

在這個例子中，班次超過24小時。要修正錯誤，請更改班次開始或結束日期。
修正錯誤後，先儲存檔案，然後再匯入 Shifts。

Excel 範本

使用 Excel 範本幫助你把行程放進 Excel。範本包含以下工作表：

說明：如何輸入您的行程資訊的指引。
班次、休假與空班：用於新增班次、休假及空班。
日記：用於輸入與特定日期對應的筆記。
成員：一份只讀的團隊成員名單，您可以指派班次。

你也可以依照班次、休假、空班和日記工作表中描述的結構，建立自己的 Excel 工作簿。

重要

你無法移除或更改工作表中欄位的順序。否則上傳檔案時會出錯。
每份工作表中必填欄位會以粗體標示，且不能空填。

班次工作表

在班次工作表中，每個班次以一列 12 欄的形式出現。 以下是關於這些柱子的詳細資訊及使用方法。

欄	屬性	類型	描述	輸入	範例
A	成員	選擇性	被指派輪班的隊員姓名。	輸入團隊成員姓名。	馬丁·費茲傑羅
B	工作郵件 Email	必要	Email團隊成員的地址。	輸入該團隊成員的電子郵件地址。	mfitzgerald@contoso.com
C	團體	必要	該團隊成員所屬的排程群組。	輸入文字、數字和/或特殊字元。你可以新增或新增的群組。	皮革製品
D	開始日期	必要	班次開始的日期。	格式：mm/dd/yyyy DD/MM/YYYY	08/13/2024 13/08/2024
E	開賽時間	必要	輪班開始的時間。	賽制： 12小時 24小時	上午8：30 上午8：30 8:30
F	結束日期	必要	班次結束的日期。	格式：mm/dd/yyyy DD/MM/YYYY	08/13/2024 13/08/2024
G	終結時代	必要	輪班結束的時間。	賽制： 12小時 24小時	下午3：45 下午3：45 15:45
H	主題色彩	選擇性	用顏色來分類這個轉變。	請輸入以下其中一個選項： 1. 白色 2. 藍色 3. 綠色 4. 紫色 5. 粉紅色 6. 黃色 7. 灰色 8. 藍色 9. 深綠色 10. 暗紫 11. 暗粉紅 12. 暗黃	2. 藍色
I	自訂標籤	選擇性	標籤以自訂班次。	輸入文字、數字和/或特殊字元。最多23個字元。	小型皮革製品
J	無薪休息 (分鐘)	選擇性	輪班休息時間在幾分鐘內。	輸入一個數值，幾分鐘內 () 比班次持續時間還短。	45
K	記事	選擇性	關於這次特定班次的團隊成員筆記。	輸入文字、數字和/或特殊字元。最多500字元。	使用我們的新系統來要求商品配送到我們的門市。
L	共享	必要	資訊匯入後，可以立即與團隊分享班次。	選擇「共享」或「不分享」。如果你選擇不分享，可以在匯入後使用 Shifts 中的「與團隊共享」選項分享該班次。	未分享

休假工作表

在休假工作表中，每個休假項目以一列11欄的形式出現。 以下是關於這些柱子的詳細資訊及使用方法。

欄	屬性	類型	描述	輸入	範例
A	成員	選擇性	請假的團隊成員姓名。	輸入團隊成員姓名。	馬丁·費茲傑羅
B	工作郵件 Email	必要	Email團隊成員的地址。	輸入該團隊成員的電子郵件地址。	mfitzgerald@contoso.com
C	開始日期	必要	請假開始的日期。	賽制：嗯/DD/YYYY DD/MM/YYYY	08/13/2024 13/08/2024
D	開賽時間	必要	休息時間開始。	賽制： 12小時 24小時	凌晨12：00 凌晨12：00 00:00
E	結束日期	必要	請假結束的日期。	賽制：嗯/DD/YYYY DD/MM/YYYY	08/20/2024 20/08/2024
F	終結時代	必要	休息時間結束。	賽制： 12小時 24小時	凌晨12：00 凌晨12：00 00:00
G	請假理由	必要	理由是可以合理地請假。	請從 Shifts 設定中可選的請假理由清單中輸入一個請假原因。	假期
H	主題色彩	選擇性	用顏色分類休假時間。	請輸入以下其中一個選項： 1. 白色 2. 藍色 3. 綠色 4. 紫色 5. 粉紅色 6. 黃色 7. 灰色 8. 藍色 9. 深綠色 10. 暗紫 11. 暗粉紅 12. 暗黃	7. 灰色
I	記事	選擇性	給團隊成員的休假筆記。	輸入文字、數字和/或特殊字元。最多500字元。	祝你假期愉快。
J	共享	必要	資訊匯入後，可以立即與團隊成員共享休假時間。	選擇「共享」或「不分享」。如果你選擇不分享，可以在匯入後使用 Shifts 中的「與團隊共享」選項分享該班次。	共用

開放班次工作表

在 開放班 次工作表中，每個空班以一列11欄的形式出現。 以下是關於這些柱子的詳細資訊及使用方法。

欄	屬性	類型	描述	輸入	範例
A	團體	必要	排班群組，可申請空班。	輸入文字、數字和/或特殊字元。你可以新增或新增的群組。	皮革製品
B	開始日期	必要	開放班開始的日期。	賽制：嗯/DD/YYYY DD/MM/YYYY	08/13/2024 13/08/2024
C	開賽時間	必要	空班開始的時間。	賽制： 12小時 24小時	上午8：30 上午8：30 8:30
D	結束日期	必要	開放班結束的日期。	賽制：嗯/DD/YYYY DD/MM/YYYY	08/13/2024 13/08/2024
E	終結時代	必要	開放班結束的時間。	賽制： 12小時 24小時	下午3：45 下午3：45 15:45
F	空缺時段	必要	組員可申請的空班數。	輸入從1到255的數字。	2
G	主題色彩	選擇性	用顏色分類開放班次。	請輸入以下其中一個選項： 1. 白色 2. 藍色 3. 綠色 4. 紫色 5. 粉紅色 6. 黃色 7. 灰色 8. 藍色 9. 深綠色 10. 暗紫 11. 暗粉紅 12. 暗黃	6. 黃色
H	自訂標籤	選擇性	標籤來自訂空班。	輸入文字、數字和/或特殊字元。最多23個字元。	小型皮革製品
I	無薪休息 (分鐘)	選擇性	輪班休息時間在幾分鐘內。	輸入一個數值，幾分鐘內 () 比班次持續時間還短。	45
J	記事	選擇性	關於這個特定空班的團隊成員筆記。	輸入文字、數字和/或特殊字元。最多500字元。	使用我們的新系統來要求商品配送到我們的門市。
K	共享	必要	資訊匯入後，可以立即與團隊成員分享班次。	選擇「共享」或「不分享」。如果你選擇不分享，可以在匯入後使用 Shifts 中的「與團隊共享」選項分享該班次。	未分享

日記工作表

每天你可以加註。

欄	屬性	類型	描述	輸入	範例
A	日期	必要	你希望該筆記出現在排程表上的日期。	賽制：嗯/DD/YYYY DD/MM/YYYY	08/13/2024 13/08/2024
B	附註	必要	傳訊息給你的團隊。	輸入文字、數字和/或特殊字元。最多500字元。	現場訓練

在班次中，備註會出現在排班表的上方日期下方。

班次排程表中日票據的位置

針對 IT 系統管理員

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