使用 Excel 試算表合併列印

以下是準備 Excel 試算表進行合併列印的一些祕訣。 請務必確認：

• 試算表的欄名稱符合您要插入合併列印的欄位名稱。 例如，若要在文件中以讀者的名字稱呼他們，您需要在分開的欄輸入名字和姓氏。
• 所有要合併的資料都在試算表的第一個工作表中。
• 包含百分比、貨幣和郵遞區號的資料條目會在試算表中正確格式化，讓 Word 能正確讀取其數值。
• 用於郵件合併的 Excel 試算表會儲存在你的本地電腦上。
• 試算表的變更或新增會在它連接到 Word 的郵件合併文件之前完成。

連線並編輯郵寄清單

連線至您的資料來源。 如需詳細資訊，請參閱可用於合併列印的資料來源。

編輯您的郵寄清單

1. 選擇 [編輯收件者清單]。
   

2. 在 [合併列印收件者] 中，在您不希望收到您郵件的人員名稱旁，清除其核取方塊。
   

   注意

   您也可以排序或篩選清單，以便更容易找到名稱和地址。 如需詳細資訊，請參閱排序資料以進行合併列印或篩選資料以進行合併列印。

插入合併欄位

您可以插入一個或多個合併列印功能變數，從試算表提取資訊並放入文件中。

在信封、標籤、電子郵件訊息或信件上插入合併功能變數

1. 前往郵 寄>地址區塊。
   
   如需詳細資訊，請參閱插入地址區塊
2. 若要新增問候行，請選擇 [問候行]。
   
   如需詳細資訊，請參閱插入問候行。
3. 若要新增其他合併功能變數，例如發票編號，請參閱插入合併列印功能變數。
4. 選擇 [確定]。
5. 選擇 檔案>儲存。

如果您想要深入了解設定電子郵件訊息的選項，請參閱 Word 的電子郵件合併。

預覽及完成合併列印

插入所需的合併欄位之後，預覽結果以確認內容無誤。 接著，就能完成合併程序。

1. 前往 郵件>預覽結果。
   
2. 選擇 「下一 ，或選擇 「上一 ，以便在資料來源中瀏覽紀錄並查看它們在文件中的呈現方式。
3. 前往 完成 & 合併>、列印文件 或 發送電子郵件。
   

儲存您的合併列印

當您儲存合併列印文件時，該文件會保持連接至資料來源。 您可以重複使用合併列印文件，以便在下次傳送大宗郵件時使用。

• 打開郵件合併文件，當 Word 提示你保持連線時，選擇「是」。

另請參閱

• 使用合併列印建立並傳送大宗郵件、標籤和信封
• 在 LinkedIn Learning 發現更多 Word 培訓

以下是準備 Excel 試算表進行合併列印的一些祕訣。 請務必確認：

• 試算表的欄名稱符合您要插入合併列印的欄位名稱。 例如，若要在文件中以讀者的名字稱呼他們，您需要在分開的欄輸入名字和姓氏。
• 所有要合併的資料都在試算表的第一個工作表中。
• 包含百分比、貨幣和郵遞區號的資料條目會在試算表中正確格式化，讓 Word 能正確讀取其數值。
• 用於郵件合併的 Excel 試算表會儲存在你的本地電腦上。
• 試算表的變更或新增會在它連接到 Word 的郵件合併文件之前完成。

如需詳細資訊，請參閱準備 Word 合併列印用的 Excel 資料來源。

連線並編輯郵寄清單

連線至您的資料來源。 如需詳細資訊，請參閱可用於合併列印的資料來源。

1. 選擇 [編輯收件者清單]。
   如需詳細資訊，請參閱合併列印：編輯收件者。
   如需排序以及篩選的詳細資訊，請參閱排序資料以進行合併列印或篩選資料以進行合併列印。
2. 選取 [確定]。

插入合併欄位

您可以插入一個或多個合併列印功能變數，從試算表提取資訊並放入文件中。

1. 前往 郵件>插入合併欄位。
2. 新增您要的欄位。
3. 視需要重複步驟 1 和 2。
4. 選擇 檔案>儲存。

如果您想要深入了解設定電子郵件訊息的選項，請參閱 Word 的電子郵件合併。

預覽及完成合併列印

插入所需的合併欄位之後，預覽結果以確認內容無誤。 接著，就能完成合併程序。

1. 前往 郵件>預覽結果。
2. 選擇 [下一個] 或 [上一個]，在資料來源的記錄間移動，然後檢視記錄在文件中顯示的方式。
3. 前往 完成 & 合併>列印文件 或合併 至電子郵件。

儲存您的合併列印

當您儲存合併列印文件時，該文件會保持連接至資料來源。 您可以重複使用合併列印文件，以便在下次傳送大宗郵件時使用。

• 打開郵件合併文件，當 Word 提示你保持連線時，選擇「是」。

另請參閱

• 使用合併列印建立並傳送大宗郵件、標籤和信封
• 在 LinkedIn Learning 發現更多 Word 培訓