إدارة مجموعات المواقع المشتركة والإعدادات العمومية في مركز إدارة SharePoint

التخطيط لإبقاء مجموعات المواقع الموقعة قابلة للإدارة

إن الإدارة هي مجموعة من السياسات والأدوار والمسؤوليات والعمليات التي تتحكم في كيفية تعاون مؤسستك لتحقيق أهداف الأعمال. تركز هذه الأهداف على الخدمة التي تقدمها وإدارة الملكية الفكرية التي ينشئها الموظفون. بينما تخطط لمجموعات المواقع الخاصة بك، يجب أيضا إنشاء خطة لكيفية تحكمها.

عندما تفكر في كيفية تنظيم مجموعات المواقع الموقعة الخاصة بك وتحكمها، فكر في الإجابات على هذه الأسئلة.

حذف مجموعات المواقع الموقعة واستعادتها

ب SharePoint، ستكون قادرا أيضا على استعادة مجموعات المواقع المحذوفة. تسمح لك سلة المحذوفة باستعادة مجموعات المواقع الموقعية المحذوفة، طالما أنها لم تكن في سلة المحذوفة لمدة أطول من 90 يوما. بعد مرور 90 يوما في سلة المحذوفة، يتم حذف مجموعة مواقع ويب بشكل دائم تلقائيا. توفر لك سلة المعاد تدويرها الوقت للتأكد من أن مجموعة المواقع لا تحتوي على بيانات تحتاجها مؤسستك. لمزيد من المعلومات، راجع استعادة مجموعة مواقع ويب محذوفة.

إدارة مسؤولي مجموعة الموقع

هناك ثلاثة أدوار إدارية في SharePoint الخدمة:

• مسؤول عام    مسؤول Microsoft 365 المدخل؛ إدارة تراخيص الخدمات والمستخدمين والمجموعات والمجالات والخدمات التي اشتركت فيها. في Microsoft 365 ، يكون المسؤول العام أيضا SharePoint مسؤول.

• مسؤول SharePoint    المسؤول العام الذي تكون وظيفته الأساسية إدارة بيئة SharePoint باستخدام SharePoint المسؤول؛ يمكن إنشاء مجموعات المواقع الموقعة وإدارتها، وتحديد مسؤولي مجموعات المواقع، وتحديد إعدادات المستأجر، وتكوين خدمات اتصالات والخدمات الآمنة، وإدارة السجلات، والبحث، وملفات تعريف المستخدمين.

• مسؤول مجموعة المواقع    مستخدم مع أذونات المسؤول لإدارة مجموعة مواقع ويب. يمكن أن يكون لدى مجموعة المواقع العديد من المسؤولين، ولكن مسؤول أساسي واحد فقط. يجب SharePoint المسؤول تعيين أذونات لمسؤول مجموعة المواقع الرئيسية عند إنشاء مجموعة مواقع ويب، كما يمكنه إضافة المزيد من المسؤولين عن مجموعة المواقع الموقعة بعد ذلك.

عند إنشاء مجموعة مواقع SharePoint مسؤول SharePoint مسؤول عام يعين مسؤول مجموعة مواقع أساسية. من الجيد أن يتم تعيين مسؤول مجموعة مواقع واحدة أو أكثر ك النسخ الاحتياطية، تماما كما أنه من الجيد أن يتوفر مسؤول عام ثانوي داخل Microsoft 365.

لمزيد من المعلومات، راجع إدارة المسؤولين عن مجموعة مواقع ويب.

السماح للمستخدمين الخارجيين بالوصول إلى مواقعك الداخلية

SharePoint إمكانية لمستخدمي الموقع لدعوة مستخدمين خارجيين (أي المستخدمين الذين ليس لديهم ترخيص لاشتراكك في Microsoft 365 ) لعرض المحتوى أو تحريره على المواقع. إذا كنت تتساءل عن أنواع المستخدمين المؤهلين لتكون مستخدمين خارجيين وما هي الحقوق التي لدى المستخدم الخارجي، فشاهد ما هو المستخدم الخارجي؟

المشاركة الخارجية هي ميزة تعاون فعالة يمكنها دعم احتياجات مؤسستك للتعاون مع موردين خارجيين أو عملاء أو عملاء خارجيين. ومع ذلك، من المهم إدارة المشاركة الخارجية بعناية للتأكد من حماية أي محتوى لا تريد مشاركته بشكل كاف.

هناك ثلاث طرق يمكن للمستخدمين من خلالها مشاركة المحتوى على المواقع مع أشخاص من خارج مؤسستك:

• يمكنهم مشاركة موقع بأكمله عن طريق دعوة مستخدمين خارجيين إلى تسجيل الدخول إلى موقعك باستخدام حساب Microsoft* أو Microsoft Office 365 المستخدم.

• يمكنهم مشاركة مستندات فردية بدعوة مستخدمين خارجيين إلى تسجيل الدخول إلى موقعك باستخدام حساب Microsoft* أو Microsoft Office 365 المستخدم.

• يمكنهم إرسال ارتباط ضيف للمستخدمين يمكنهم استخدامه لعرض مستندات فردية على موقعك بشكل مجهول.

* يتم توفير حسابات Microsoft مثل Outlook.com Hotmail.com Microsoft Corporation وتخضع لشروط Microsoft وشروطها وبيانات الخصوصية الخاصة بها. قد يؤدي استخدام هذه التطبيقات والحسابات إلى نقل بيانات العملاء أو تخزينها و/أو معالجتها في الولايات المتحدة أو أي بلد آخر حيث توجد منشآت لشركة Microsoft أو الشركات التابعة لها أو موفرو الخدمات التابعون لها.

لا يتم تمكين المشاركة الخارجية بشكل افتراضي لبيئة SharePoint (المستأجر) ومجموعة المواقع، ولكن يمكنك تشغيلها بعد معرفة كيفية استخدام الميزة بالضبط. قد تقرر أنك تريد السماح بالمشاركة الخارجية لمجموعات مواقع موقعية معينة، مع تركها م إيقاف التشغيل في مجموعات المواقع التي ستخزن المحتوى الحساس للأعمال.

يمكنك تكوين المشاركة الخارجية على مستويين ضمن SharePoint إدارة:

1. يمكنك تشغيل المشاركة الخارجية أو إيقاف تشغيلها بشكل عمومي لبيئة SharePoint (أو مستأجر).    بالإضافة إلى ذلك، إذا قمت تشغيل المشاركة الخارجية، يمكنك تحديد ما إذا كنت تريد السماح بالمشاركة مع المستخدمين المصادق عليه فقط، أو إذا كنت تريد السماح للمستخدمين بمشاركة المحتوى مع كل من المستخدمين المصادق عليه والمستخدمين المجهولين من خلال ارتباطات الضيوف.

2. يمكنك تشغيل المشاركة الخارجية أو إيقاف تشغيلها لمجموعات المواقع الفردية.    يوفر لك ذلك إمكانية تأمين المحتوى على مجموعات مواقع مشتركة معينة لا تريد مشاركتها. يمكنك أيضا تحديد مستوى المشاركة الذي تريد السماح به في مجموعة مواقع ويب (المشاركة مع المستخدمين المصادقين، أو المشاركة مع كل من المستخدمين المصادقين والمستخدمين المجهولين من خلال ارتباطات الضيوف).

لمزيد من المعلومات حول تمكين المشاركة الخارجية وإدارتها، راجع إدارة المشاركة الخارجية لبيئة SharePoint الخاصة بك.

إدارة ملفات تعريف المستخدمين وخطط أي خصائص أو سياسات مخصصة لملف التعريف

عند إنشاء حساب مستخدم باستخدام Microsoft 365 ، يمكن للمسؤول إدخال تفاصيل المستخدم يدويا، بما في ذلك الملقب الوظيفي والقسم ورقم الهاتف والخصائص الأخرى التي تظهر في قائمة Microsoft 365 العالمية. أو يمكن للمسؤول استخدام أداة مزامنة دليل Microsoft Services لتكرار حسابات مستخدمي Active Directory في مؤسستك (وغيرها من كائنات Active Directory) في Microsoft 365. يتم تغذية هذه المعلومات في ملف تعريف SharePoint المستخدم.

سواء قمت بإدخال معلومات ملف تعريف المستخدم يدويا في خدمة دليل Microsoft 365 أو قمت بمزامنتها مع Active Directory، إذا كانت هناك معلومات تريد إضافتها إلى ملفات تعريف المستخدمين، ولكن لا يوجد أي حقل لها، فقد تفكر في إنشاء خاصية ملف تعريف مستخدم SharePoint . يمكنك أيضا تعريف سياسات كيفية عمل هذه الخصائص.

يمكن لخصائص ملف تعريف المستخدم الإضافية تحسين تجربة SharePoint الاجتماعية، مثل البحث عن الأشخاص والتوصيات. على سبيل المثال، قد ترغب في إنشاء خاصية ملف تعريف مستخدم للمشاريع الحالية التي يعمل عليها أحد الموظفين، والتي ستسمح للآخرين بعثرة الخبراء في مجال العمل.

ضع في اعتبارك أن هذه الخصائص خاصة SharePoint ولن يتم نسخ هذه المعلومات نسخا متماثلا إلى حساب العمل أو المؤسسة التعليمية الخاصة بك. وهذا يعني Microsoft 365 ، مثل Exchange أو Lync Online، لن ترى هذه المعلومات لأنه لن يتم إضافتها إلى قائمة العنوان العام.

عند التخطيط لملفات تعريف المستخدمين، قد تبدأ بتقييم احتياجات التعاون في مؤسستك من خلال التفكير في الإجابات على الأسئلة التالية. للحد من نطاق التخطيط، ركز على إضافة خصائص تمكن احتياجات العمل الأساسية أو السيناريوهات لكل مجموعة مواقع. إذا لم تعالج خاصية ذات صلة سيناريوهات معينة، فانتظر حتى يتم تحديد حاجة أثناء العمليات العادية بدلا من التخطيط لإضافة الخاصية فقط لأنك تعتقد أنك قد تحتاج إليها في المستقبل. من المحتمل أنك قد لا تحتاج إلى إضافة خصائص جديدة على الإطلاق.

لمزيد من المعلومات حول إدارة ملفات تعريف المستخدمين، راجع إدارة ملفات تعريف المستخدمين في SharePoint.

عرض المحتوى المخصص للمستخدمين الذين يستهدفهم الجمهور

SharePoint الجمهور على عرض المحتوى للمستخدمين استنادا إلى وظيفتهم أو مهمتهم. يمكن تعريف الجماعة المستهدفة من خلال عنصر واحد أو مجموعة عناصر: العضوية في قائمة توزيع، Windows الأمان، SharePoint المجموعة؛ دور المؤسسة؛ أو الخصائص العامة في ملفات تعريف المستخدمين يمكنك استهداف المحتوى لجمهور من أجل ارتباطات التنقل، عناصر القائمة، عناصر المكتبة، أجزاء ويب.

قبل إنشاء مجموعات مستهدفة لاستهداف المحتوى، يجب العمل مع مسؤولي مجموعة المواقع وملاك المواقع لتحديد عناصر الموقع التي سيتم استخدامها على مواقعهم. سيساعدك هذا على التفكير في كيفية تفاعل الأشخاص مع المواقع المختلفة وتحديد الطريقة التي تريد بها استخدام استهداف المحتوى.

بمجرد تعريف الجماعات المستهدفة، يمكن استخدامها لتوجيه المحتوى بطرق متعددة. على سبيل المثال، بالنسبة لبرامج Microsoft Office 2013، يمكنك تعريف الارتباطات التي يتم عرضها في حفظ باسم > SharePoint الأخيرة، فضلا عن تعيين الجماهير التي يكون كل ارتباط مرئيا لها. على المواقع الشخصية (المعروفة سابقا ب "المواقع")، يمكنك تعيين الجماهير لاارتباطات التنقل في الموقع التي تظهر على شريط الارتباطات العلوي. في بيئة يتم فيها تكوين الفئات المستهدفة، يمكن لمسؤولي الموقع استخدام أجزاء ويب استهداف المحتوى حسب الجمهور.

عند التخطيط للجمهور، يجب أن يكون الهدف البحث عن أصغر مجموعة ممكنة من الجماهير الرئيسية استنادا إلى احتياجات مؤسستك.

SharePoint تختلف عن SharePoint الأخرى. إذا كنت تريد تعطيل وصول شخص ما إلى موقع أو مكتبة مستندات أو مستند معين، يمكنك القيام بذلك من خلال تكوين الأذونات. لمزيد من المعلومات حول التخطيط لهذا، راجع تخطيط استراتيجية الأذونات.

لمزيد من المعلومات حول إدارة الجماهير، راجع إدارة جمهور ملفات تعريف المستخدمين في SharePoint.

إعداد المواقع الشخصية للمستخدمين

مواقعي هي مواقع شخصية توفر مجموعة غنية من ميزات الشبكات الاجتماعية والتعاون لكل عضو في مؤسستك. بالإضافة إلى ذلك، توفر "المواقع الخاصة Microsoft 365 " للمستخدمين موقعا مركزيا حيث يمكنهم تخزين المعلومات التي تهتم بها ومشاركتها وتعقبها. يمكن للمستخدمين الوصول إلى مواقعهم الشخصية بالنقر فوق المواقع في أعلى موقع SharePoint يؤدي النقر فوق ملف الأخبار أو OneDrive إلى أخذ مستخدم إلى مواقع مختلفة في "الموقع الخاص به" بمجرد إنشاء مجموعة المواقع الموقعية الخاصة به. بالإضافة إلى ذلك، إذا نقرت فوق اسم المستخدم في الزاوية العلوية اليسرى من أي صفحة، وانقرت فوق معلومات عني، فهذا سيوجهك إلى صفحة "الموقع الخاص بي" التي تصف أنشطة مالك "الموقع الخاص بي".

كمسؤول SharePoint، يمكنك تخصيص محتوى "الموقع الخاص بكل مستخدم" في أي مؤسسة وتمكين نهج لحماية الخصوصية.

المواقع الخاصة بى، بشكل افتراضي، لديها المكونات الأساسية التالية:

• ملف الأخبار الخاص بك هو الصفحة المنتقلة الافتراضية. تعرض هذه الصفحة موجزا عن الأنشطة الأخيرة المتعلقة ب زملاء العمل المحددين للمستخدم اهتماماته. يمكن للمستخدمين تخصيص ملف الأخبار الخاص بهم من خلال متابعة زملاء العمل وتحديد الاهتمامات وتكوين نوع الأنشطة التي يرغبون في متابعتها.

• OneDrive للعمل أو المؤسسة التعليمية المحتوى هو صفحة جزء ويب تعرض المحتوى الذي قام المستخدم بتخزينه في "الموقع الخاص".

• "المواقع" هي صفحة ارتباطات إلى المواقع التي قرر المستخدمون متابعتها والربط بالمواقع المقترحة.

• يعرض "معلومات خاصة بي" صفحة ملف تعريف المستخدم للأشخاص الآخرين في المؤسسة حيث يمكن للمستخدمين مشاركة خبراتهم وصور ملف التعريف وما إلى ذلك. على الرغم من أن صفحتي "ملف أخباري" و" OneDrive للعمل أو المؤسسة التعليمية الخاصتي" متوفرة للمستخدم فقط، إلا أن صفحة ملف التعريف الخاص بك هي ما يراه هذا المستخدم و الأشخاص الآخرين في المؤسسة عند الوصول إلى "الموقع الخاص به" الخاص بهذا المستخدم.

للخطط الفعالة للمواقع الخاصة SharePoint، يجب على المسؤول تحديد الحصة النسبية التي تتطلبها "المواقع الخاصة". بالإضافة إلى ذلك، يمكن لمسؤول SharePoint تحديد معلومات تكوين مهمة، مثل مواقع المضيفين الموثوق بهم ومركز البحث المفضل والحسابات أو المجموعات التي سيكون لديها أذونات القراءة على "المواقع الخاصة بي"، وإعدادات الخصوصية والأمان الأخرى التي يمكن العثور عليها في مركز إدارة SharePoint، ضمن ملفات تعريف المستخدمين . يتحكم SharePoint المسؤول أيضا في خصائص ملف تعريف المستخدم التي تظهر على صفحات ملف تعريف مستخدمي "الموقع".

يمكن لمسؤولي مجموعة المواقع أو مالكي المواقع تحديد ما إذا كانت ميزة "موجز الموقع"، المتوفرة على مواقع الفريق، سيتم تشغيلها لموقع. سينشئ تشغيل هذه الميزة ملف أخبار و Microfeed خاصين بالموقع يمكن قراءتها على الموقع، أو تتبعها من موقعي.

يوفر الجدول التالي إرشادات للأذونات للميزات الاجتماعية:

لمزيد من المعلومات حول إدارة الميزات الاجتماعية، راجع إدارة الميزاتالشخصية والاجتماعية .

مراعاة خاصة

تتضمن ميزات "الموقع" التي تتطلب مراعاة خاصة ما يلي:

• ملف الأخبار    بشكل افتراضي، يتم تمكين ميزة "ملف الأخبار"، مما يسمح لمستخدمي الموقع بمتابعة أنشطة زملاء العمل على صفحة ملف الأخبار في "مواقعي". يمكن للمستخدمين عرض الأنشطة في ملف الأخبار الذي لديهم الإذن به فقط. عند التخطيط لمواقعي، يجب عليك التفكير في الآثار المترتبة على الخصوصية لهذه الميزة وتوفير عمليات تخفيف استنادا إلى متطلباتك.

• أداة العلامة والملاحظة    يمكن تشغيل أداة العلامات والملاحظات أو إيقاف تشغيلها في مركز إدارة SharePoint باستخدام الإذن استخدام العلامات والملاحظات. ينطبق هذا الإعداد على جميع المستخدمين الذين لديهم الإذن استخدام العلامات والملاحظات.

لمزيد من المعلومات حول إدارة مواقعي، راجع إدارة إعدادات الموقع الخاص SharePoint وإدارة الميزاتالشخصية والاجتماعية .