إرسال بريد إلكتروني في سير عمل

فتح SharePoint Designer 2013 والاتصال بموقع SharePoint

يتم تثبيت SharePoint Designer 2013 كتطبيق Office 2013. لفتح SharePoint Designer 2013 والاتصال بموقع SharePoint، اتبع الخطوات التالية:

1. لفتح SharePoint Designer 2013، حدده في قائمة البدء. حدد أيقونة البدء>كافة البرامج>Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013.

2. في صفحة البدء SharePoint Designer 2013، حدد Open Site.

3. أدخل موقع SharePoint الذي تريد الاتصال به، على سبيل المثال، http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

4. لفتح الموقع، حدد فتح.

5. إذا طلب منك ذلك، أدخل بيانات الاعتماد الخاصة بك. (إذا لم يتم دمج الأمان مع الكمبيوتر الذي سجلت الدخول إليه، فستتم مطالبتك بإدخال بيانات الاعتماد الخاصة بك.) وتأكد من استخدام بيانات الاعتماد التي لديها حق الوصول لموقع SharePoint.

إنشاء سير عمل قائمة وفقاً لنظام سير عمل SharePoint الأساسي

1. في جزء التنقل، حدد عقدة سير العمل.

2. في القسم New من علامة التبويب Workflows، حدد القائمة المنسدلة List Workflow.

3. حدد القائمة التي تريد ربطها مع سير العمل الجديد.

4. في مربع الحوار إنشاء سير عمل قائمة ، أدخل اسما ووصفا لسير العمل، ثم تأكد من تعيين نوع النظام الأساسي إلى سير عمل SharePoint 2013.

5. لإنشاء سير العمل، حدد موافق.

والآن بعد إنشاء سير العمل، يمكنك إضافة الإجراءات والشروط والمراحل والخطوات والحلقات لإنشاء سير العمل الخاص بك. تتوفر مكونات سير العمل هذه في شريط SharePoint Designer 2013.

لمزيد من المعلومات حول قائمة إجراءات سير العمل المتوفرة، راجع أيضا.

إنشاء الإجراء لإرسال رسالة بريد إلكتروني

1. حدد الإجراءات، ثم حدد إرسال بريد إلكتروني.

2. في الإجراء، حدد هؤلاء المستخدمين.

3. في مربع الحوار تعريف رسالة البريد الإلكتروني ، حدد المستخدمين من المستخدمين والمجموعات الموجودة، أو أدخل عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك في الحقل إلى.

   ملاحظات: 

   • لإرسال رسالة بريد إلكتروني إلى عنوان بريد إلكتروني خارجي. يجب أن تكون قادرا على استرداد المعلومات من خادم البريد الإلكتروني المعني.

   • يمكن أن يكون عنوان إلى للبريد الإلكتروني إما عنوانا ثابتا محددا (على سبيل المثال، NORTHWINDTRADERS\junmin أو junmin@northwindtraders.com)، أو بحث سير العمل عن معلومات متغيرة. لمزيد من المعلومات حول استخدام عمليات بحث سير العمل لمعالجة رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من سير العمل ديناميكيا بدلا من استخدام العناوين الثابتة، راجع تحديد المستخدمين أو المجموعات ديناميكيا لتلقي الرسالة.

   • سيكون عنوان المرسل للبريد الإلكتروني المعروض دائما عنوان البريد الإلكتروني لمسؤول الخادم، ما لم يغير مسؤول الخادم عنوان المرسل لتطبيق الويب الحالي أو جميع تطبيقات الويب. لمزيد من المعلومات، اقرأ تكوين رسائل البريد الإلكتروني الصادرة لتطبيق ويب محدد.

4. في حقل الموضوع، أدخل موضوعا للبريد الإلكتروني، أو لتعريف بحث سير العمل عن النص الذي تريده هنا، حدد عرض ربط البيانات .

   ملاحظة: لكي يتم تحويل سير العمل برمجيا بشكل صحيح، يجب إجراء بعض الإدخالات في حقل الموضوع.

5. في المربع الكبير ضمن حقل الموضوع، أدخل النص الأساسي للبريد الإلكتروني أو الصقه.

   

6. حدد موافق.

7. حدد الإجراء>الانتقال إلى مرحلة.

8. حدد نهاية سير العمل.

9. حدد نشر.

للحصول على خيارات أكثر تقدما لتعديل محتويات البريد الإلكتروني، راجع الأقسام التالية.

أعلى الصفحة

استخدم قائمة مخصصة لتخزين عناوين المستلم

إذا تغير المستلمون بشكل دوري، ولكن ليس بشكل كاف في كثير من الأحيان بحيث يجب تحديدهم في نموذج بدء في كل مرة يتم فيها بدء سير العمل، يمكنك إنشاء قائمة مستلمين مخصصة تحتوي على عنصر قائمة واحد لكل سير عمل يشير إليه، ثم إنشاء أعمدة يمكنك فيها تخزين العناوين التي سيتم إرسال كل بريد إلكتروني من كل سير عمل إليها. وعند تغيير المستلمين لأي رسالة سير عمل، فما عليك سوى تغيير العناوين في الحقل المناسب في عنصر القائمة "المستلمون" لسير العمل هذا.

لاستخدام البحث في سير العمل لقائمة "المستلمون" المخصصة:

1. في المستعرض، قم بإنشاء قائمة تُسمى "المستلمون" بالأعمدة الثلاثة الآتية:

   • قم بتغيير الاسم الافتراضي للعمود العنوان إلى اسم سير العمل. اترك جميع الخيارات الأخرى كما هي. لمزيد من المعلومات حول تغيير العمود في قائمة أو مكتبة، راجع راجع أيضا.

   • أضف عمود "مجموعة" أو "شخص" بالاسم إلى. في هذا العمود، اسمح بتحديد كل من "المجموعات" و"الأشخاص"، ولكن لا تسمح بتحديدات متعددة. اترك جميع الخيارات الأخرى كما هي. لمزيد من المعلومات حول إنشاء عمود في قائمة أو مكتبة، راجع راجع أيضا.

   • إضافة سطر واحد من النص في العمود المسمى نسخة. اترك جميع الخيارات الأخرى كما هي.

2. في قائمة المستلمين، قم بإنشاء عنصر جديد، ثم قم بما يلي:

   • في الحقل اسم سير العمل ، أدخل مراجعة المستند وهو اسم مثال سير العمل المستخدم هنا.

   • في الحقل إلى، حدد دفتر العناوين ثم في مربع الحوار تحديد الأشخاص والمجموعات، حدد شخصا واحدا أو مجموعة لمعالجة رسائل البريد الإلكتروني إليها.

   • في الحقل نسخة ، أدخل عناوين البريد الإلكتروني للمستلمين لعنوان النسخ إليه، مع فصل عناوين متعددة بفواصل منقوطة.

3. إنشاء سير عمل جديد.

4. حدد الإجراءات، ثم حدد إرسال بريد إلكتروني.

5. في الإجراء، حدد هؤلاء المستخدمين.

6. في مربع الحوار تعريف رسالة البريد الإلكتروني ، في نهاية المربع إلى ، انقر فوق دفتر العناوين .

7. في مربع الحوار تحديد المستخدمين ، في القائمة أو حدد من قائمة المستخدمين والمجموعات الموجودة ، حدد بحث سير العمل لمستخدم، ثم حدد إضافة.

8. في مربع الحوار بحث عن شخص أو مجموعة ، حدد الخيارات التالية:

   • مصدر البيانات: المستلمون أو اسم قائمتك المخصصة.

   • الحقل من المصدر: إلى أو الحقل الذي يحتوي على العنوان الذي تريده في السطر إلى.

   • إرجاع الحقل ك: اسم تسجيل الدخول. هذا يقرر تنسيق الحقل "إلى" في البريد الإلكتروني.

   • الحقل: المستلمون: اسم سير العمل

   • Value: أدخل Document Review أو اسم سير العمل الحالي.

     

     تنص عملية البحث هذه، "من قائمة المستلمين، حدد قيمة الحقل إلى حيث يساوي اسم سير العمل مراجعة المستند."

     يحدد النصف العلوي من مربع الحوار القائمة والعمود؛ يحدد النصف السفلي من مربع الحوار الصف.

9. في مربع الحوار بحث عن شخص أو مجموعة ، حدد موافق.

10. في البريد الإلكتروني حول ضمان عمليات البحث الفريدة، حدد موافق.

11. لإغلاق مربع الحوار تحديد المستخدمين ، حدد موافق مرة أخرى.

12. في مربع الحوار تعريف رسالة البريد الإلكتروني ، في نهاية الحقل نسخة، حدد دفتر العناوين .

13. في مربع الحوار تحديد المستخدمين ، في القائمة أو حدد من قائمة المستخدمين والمجموعات الموجودة ، حدد بحث سير العمل لمستخدم، ثم حدد إضافة.

14. في مربع الحوار تعريف بحث سير العمل ، حدد الخيارات التالية:

    • مصدر البيانات: المستلمون أو اسم قائمتك المخصصة.

    • الحقل من المصدر: نسخة، أو الحقل الذي يحتوي على العنوان الذي تريده في السطر نسخة.

    • إرجاع الحقل ك: اسم تسجيل الدخول. هذا يقرر تنسيق الحقل "إلى" في البريد الإلكتروني.

    • الحقل: المستلمون: اسم سير العمل

    • Value: أدخل Document Review أو اسم سير العمل الحالي.

      

      تنص عملية البحث هذه، "من قائمة المستلمين، حدد قيمة الحقل نسخة حيث يساوي اسم سير العمل مراجعة المستند."

15. حدد موافق، وفي رسالة التحذير، حدد موافق مرة أخرى.

16. لإغلاق مربع الحوار تحديد المستخدمين ، حدد موافق.

الآن، عندما يرسل سير العمل هذا البريد الإلكتروني، فإنه يرسله إلى العناوين المدرجة في الحقلين إلى ونسخة لعنصر مراجعة المستند في قائمة المستلمين المخصصة. لتغيير المستلمين، ما عليك سوى إجراء التغييرات التي تريدها في عنصر القائمة.

قد يرسل سير عمل واحد رسائل بريد إلكتروني متعددة، وقد لا يتم إرسال جميع رسائل البريد الإلكتروني إلى نفس المستلمين. لتخزين عناوين أخرى لرسائل البريد الإلكتروني الإضافية المرسلة بواسطة سير العمل هذا، يمكنك إضافة أعمدة إلى القائمة لتخزين العناوين الأخرى. وفي هذه الحالة، قد ترغب في تسمية الأعمدة "الرسالة الأولى إلى" و"الرسالة الثانية إلى" وما إلى ذلك.

بدلا من ذلك، يمكنك تصميم القائمة بحيث تقوم بإنشاء عنصر واحد لكل بريد إلكتروني يرسله سير العمل، بدلا من عنصر واحد لكل سير عمل. في هذه الحالة، تأكد من أن الاسم المستخدم لتعريف كل بريد إلكتروني فريد، بحيث ترجع عمليات البحث التي تسترد العناوين القيمة الفريدة التي تريدها.

استخدام نموذج تهيئة سير العمل لتحديد المستلمين

إذا كنت تريد أن يكون المستلمون محددين في كل مرة يبدأ فيها سير العمل يدوياً، يمكنك تخصيص نموذج تهيئة سير العمل لتجميع العناوين من الشخص الذي بدأ سير العمل. ويمكن أن يكون سير العمل إما سهل الاستخدام عن طريق إدخال العناوين مباشرة أو نسخه في الحقول الموجودة في العنصر الحالي؛ حيث ستظل متوفرة للرجوع إليها بعد انتهاء سير العمل من مثيله الحالي. إذا تم إعداد سير العمل بحيث يبدأ تلقائياً أيضاً، يمكنك تحديد العناوين الافتراضية في نموذج التهيئة كلما حدث بدء تلقائي.

أعلى الصفحة

إذا كان العنصر الحالي عبارة عن مستند في مكتبة مستندات

في مثال إعلام بدء تشغيل سير العمل، قد ترغب في توفير ارتباط للمستند الجديد بنفسه:

1. أدخل النص الثابت الذي تريد أن يظهر فيه الارتباط أو الصقه.

2. حدد النص، وحدد تحرير ارتباط تشعبي.

3. في مربع الحوار تحرير ارتباط تشعبي ، حدد دالة (fx).

   تلميح: بعد إدراج بحث، لا يمكنك سحبه إلى موقع جديد. (ومع ذلك، فمن المحتمل، "تغيير الموقع" الخاص بالبحث عن طريق سحب النص الآخر حوله.) وبشكلٍ مماثل، ليس من الممكن قص بحث أو أي نص يتضمن بحثاً أو نسخه أو لصقه.

4. في مربع الحوار بحث عن سلسلة، في الحقل مصدرالبيانات، حدد العنصر الحالي.

5. في الحقل Field from source، حدد Encoded Absolute URL، ثم حدد OK.

   

عندما يحدد مستلم البريد الإلكتروني الارتباط، يفتح المستند للعرض أو التحرير.

إذا كان العنصر الحالي عنصر قائمة

عند إنشاء ارتباط إلى عنصر قائمة — على سبيل المثال، إعلان أو حدث تقويم — يمكنك اختيار فتح الارتباط إما نموذج العرض (DispForm.aspx) أو نموذج التحرير (EditForm.aspx) لعنصر القائمة.

لإنشاء ارتباط يفتح عنصر القائمة:

1. في المستعرض، انتقل إلى القائمة التي تريد إنشاء سير العمل عليها.

2. افتح عنصر القائمة لأي مستند موجود في المكتبة، باستخدام عرض العنصر إذا كنت تريد أن يفتح الارتباط نموذج العرض، أو تحرير عنصر إذا كنت تريد أن يفتح الارتباط نموذج التحرير.

3. انسخ العنوان في شريط العناوين من http البداية: أو https: من خلال علامة المساواة الأولى (=).

   

4. إن النص ?ID= عبارة عن معلمة سلسلة استعلام يوجه الصفحة لعرض النموذج لأي عنصر في القائمة الحالية أو مكتبة بها معرف قائمة متبوعاً بعلامة التساوي (=) - الذي سيكون في هذا المثال معرف القائمة للعنصر الحالي، على النحو المحدد في البحث في سير العمل.

   ملاحظة: إذا كان العنصر الحالي عبارة عن مهمة تم إنشاؤها بواسطة أحد إجراءات مهام سير العمل الثلاثة، وإذا كنت تريد أن يفتح الارتباط نموذج المهمة المخصص (وليس نموذج العرض أو التحرير الافتراضي لقائمة المهام)، فشاهد ما إذا كان العنصر الحالي نموذج مهمة مخصصا. بالنسبة للمهام غير المنشأة بواسطة إجراء نموذج سير العمل وبالنسبة لنماذج العرض لتلك المهام المنشأة بأحد إجراءات مهام سير العمل، فإن الإجراء الحالي هو كل ما يلزمك.

5. في مربع الحوار تعريف رسالة البريد الإلكتروني ، أدخل النص الثابت الذي تريد أن يظهر فيه الارتباط أو الصقه، على سبيل المثال - لعرض عنصر القائمة، انقر هنا.

6. حدد النص، وحدد تحرير ارتباط تشعبي.

7. في مربع تحرير ارتباط تشعبي، لحقل العنوان ، حدد منشئ السلسلة.

8. في مربع الحوار String Builder ، الصق العنوان.

9. ضع نقطة الإدراج مباشرة بعد علامة التساوي (=)، ثم حدد إضافة بحث أو تغييره.

10. في مربع الحوار بحث عن سلسلة، في الحقل المصدر، حدد العنصر الحالي، وفي الحقل من الحقل المصدر، حدد المعرف.

    

11. حدد موافق.

    يجب أن تبدأ السلسلة النهائية في String Builder http:// أو https:// وتنتهي [%Current Item:ID%].

    هام: في حين أن البحث عن معرف العنصر الحالي مفيد في إنشاء ارتباطات إلى عنصر القائمة الحالي، يمكن أن تقدم عمليات البحث التالية أخطاء في المسار المعروض، ولا نوصي بتضمينها في ارتباطات البريد الإلكتروني: المسار وعنوان URL النسبي للخادم وعنوان URL المصدر ومسار URL.

12. حدد موافق مرتين.

ستظهر ارتباطاتك في نص أزرق مع تسطير في البريد الإلكتروني.

إذا كنت تخطط لاستخدام الارتباط أكثر من مرة، فتابع إلى المقطع التالي.

تخزين عنوان عنصر قائمة كمتغير لسير العمل

يمكنك تخزين عنوان URL لنموذج العرض أو نموذج التحرير لعنصر قائمة في متغير سير عمل، بحيث يمكنك استخدامه في مواقع متعددة داخل نفس سير العمل.

1. في نافذة مصمم سير العمل، حدد الإجراءات، ثم حدد استخراج السلسلة الفرعية من فهرس السلسلة.

   

2. في المرحلة، حدد سلسلة، وحدد زر علامات الحذف [...].

3. في مربع الحوار String Builder ، الصق جزء النص الثابت من عنوان URL (ولكن ليس البحث عن معرف العنصر الحالي).

   

4. ضع نقطة الإدراج بعد علامة التساوي (=)، ثم حدد إضافة بحث أو تغييره.

5. في مربع الحوار بحث عن سلسلة، في الحقل مصدرالبيانات، حدد العنصر الحالي، وفي الحقل من الحقل المصدر، حدد معرف.

   

6. حدد موافق.

   تتم إضافة البحث إلى النص في مربع الحوار.

   

7. لإغلاق مربع الحوار String Builder ، حدد OK.

8. حدد 0 في بدءا من 0 واستبدله ب 1.

   ملاحظة: عندما يكون للبدء في قيمة أكبر من 1، تتم إزالة الأحرف في السلسلة النهائية.

9. حدد Variable: substring أو Variable: substring1 في Output to Variable: substring.

10. في القائمة، حدد Create a new variable ثم، في مربع الحوار Edit Variable ، أدخل اسما للمتغير الجديد.

11. تأكد من تعيين Type إلى String، ثم حدد OK.

12. حدد أسفل الإجراء الذي أنشأته للتو وأضف إجراء إرسال بريد إلكتروني إلى الإجراءات، ثم حدد هؤلاء المستخدمين في الإجراء.

13. لاستخدام المتغير الجديد في مربع الحوار تعريف رسالة البريد الإلكتروني ، أدخل النص الذي تريد أن يظهر فيه الارتباط في نص البريد الإلكتروني أو الصقه. حدد النص، ومن قائمة التنسيق، حدد تحرير ارتباط تشعبي. حدد زر [fx]، أو حدد زر علامات الحذف [...]، ثم حدد إضافة بحث أو تغييره.

14. في مربع الحوار بحث عن سلسلة، في قائمة مربع مصدرالبيانات، حدد متغيرات ومعلمات سير العمل.

15. في القائمة Fieldfrom source ، حدد Variable: name of variable، ثم حدد OK، وحدد OK in المربع التالي.

    

يمكنك الآن إدراج هذا المتغير في أي مكان تريده في سير العمل الحالي.

أعلى الصفحة

تلميحات أساسية حول استكشاف الأخطاء وإصلاحها 

قد تساعدك القائمة التالية للأسئلة على تحديد سبب مشكلة تتعلق بإنشاء سير عمل:

1. هل أنت قادر على إنشاء أي نوع آخر من نفس القائمة؟ على سبيل المثال، حاول إنشاء سير عمل الموافقة.

2. هل أنت قادر على إنشاء نفس سير العمل:

   • في قائمة مختلفة على نفس الموقع؟

   • في موقع آخر ضمن نفس مجموعة المواقع؟

   • على مجموعة مواقع مختلفة ضمن نفس تطبيق الويب؟

   • على تطبيق ويب مختلف؟

   • تسجيل الدخول باستخدام حساب مختلف؟

   • هل تستخدم كمبيوتر مختلف؟

 تلميحات متقدمة حول استكشاف الأخطاء وإصلاحها

إذا لم تساعد أي من تلميحات استكشاف الأخطاء وإصلاحها الأساسية في تحديد سبب مشكلة سير العمل، فاستخدم الخطوات التالية:

1. تأكد من أنك لديك الأذونات المطلوبة على مستوى الموقع وسير العمل. انتقل إلى إعدادات الموقع>أذونات الموقع>التحقق من الأذونات/إعدادات القائمة>الأذونات لهذه القائمة، وتحقق من تطابق نتائج التحقق من الأذونات مع ما يلي:

   1. الحد الأدنى من الأذونات لتصميم سير عمل (حفظ ونشر):

      1. على موقع SharePoint: تصميم

      2. على قائمة SharePoint: تحرير

   2. الحد الأدنى للأذونات لبدء سير العمل:

      1. على موقع SharePoint: للعرض فقط/للقراءة

      2. على قائمة SharePoint: مساهمة

2. تأكد من تعيين إعدادات البريد الإلكتروني الصادر إلى خادم Exchange الصحيح.

   1. افتح نافذة موجه الأوامر كمسؤول

   2. قم بتشغيل nslookup <Exchange عنوان الخادم>. على سبيل المثال: nslookup exch.contoso.com

   3. يجب أن تشاهد عنوان IP الذي تم حله لخادم Exchange في المخرج. إذا لم يكن كذلك، تواصل مع مسؤول Exchange واطلب اسم مجال Exchange المؤهل بالكامل الصحيح (FDQN).

3. أرسل بريدا إلكترونيا إلى نفس الشخص باستخدام الدالة SendEmail لفئة SPUtility مع SharePoint Management Shell باستخدام الخطوات التالية.

   1. افتح SharePoint Management Shell كمسؤول. (انقر بزر الماوس الأيمن فوق SharePoint Management Shell>Run as administrator)

   2. قم بتشغيل البرنامج النصي التالي. إذا استجاب البرنامج النصي باستخدام True، وكان المستخدم يتلقى رسالة بريد إلكتروني من SharePoint ، يتم تكوين SMTP بشكل صحيح في SharePoint.

   $Site = "Your Site Name"
   $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
   $Subject = "Subject Line with the email"
   $Body = "Test Email Body"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
   
   # Below is the same script with sample data              
   $Site = "http://sp/"
   $Email = "User1@contoso.com"
   $Subject = "Test Email from SharePoint"
   $Body = "This is a Test Email"
   $web = Get-SPWeb $Site
   [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)

4. باستخدام وظيفة SMTP، أرسل بريدا إلكترونيا إلى نفس المستخدم من خادم SharePoint. اتبع الخطوات الواردة في استخدام Telnet لاختبار اتصال SMTP.