يتيح لك Microsoft Office InfoPath إنشاء قوالب نماذج لإدخال البيانات وتجميعها. تمكنMicrosoft Office Excel 2007 المستخدمين من حساب البيانات وتخطيطها وتحليلها. باستخدام كل من هذه البرامج و XML ، يمكنك بسهوله إنشاء حل اعمال بسيط ولكن فعال بدون تعليمات برمجيه لتعقب الأصول في الشركة.
في هذه المقالة
مقدمه حول إنشاء حل متعقب أصول
يمكنك تبادل بيانات XML بين InfoPath و Excel. علي الرغم من ان أمر التصدير ل Infopath هو طريقه بسيطه ومباشره لإرسال بيانات النموذج إلى Excel ، الا انه يمكنك الحصول علي المزيد من المرونة التي يوفرها بكثير. من خلال تعيين ملف مخطط InfoPath XML (.xsd) بشكل صريح في Excel ، ثم استيراد ملفات نماذج InfoPath (.xml) إلى Excel ، يمكنك تخصيص تخطيط البيانات وزيادة الميزات الموجودة في Excel بشكل أفضل لمساعدتك علي أداره البيانات وتحليلها بفعالية أكبر.
في هذه المقالة ، سنستخدم قالب نموذج لتعقب أصول InfoPath لتوضيح كيفيه عمل InfoPath و XML و Excel معا. تخيل ان مؤسستك تقوم بجرد الأصول في كل سنه من العام. بعد ذلك ، يتم تشغيل تقرير Excel لمساعدتك علي تحديد كيفيه تخصيص ميزانيه المعدات للسنه القادمة. الرسم التخطيطي التالي عبارة عن نظره عامه حول كيفيه جمع بيانات الأصول وتعقبها والإبلاغ عنها في القسم.
1. تم إنشاء قالب نموذج متعقب الأصول.
2. تم تعيين ملف المخطط إلى جدول Excel ويتم تخصيص تخطيط الجدول.
3. تم إنشاء تقرير ملخص PivotTable و PivotChart فارغ.
4. يتم استخدام نموذج متعقب الأصول لجمع البيانات من المستخدمين.
5. يتم تصدير كل بيانات النموذج إلى جدول Excel ويتم تحديث تقارير PivotTable و PivotChart.
يتضمن هذا الحل ادوار المستخدمين ومنتجاتهم التالية:
|
متطلبات البرامج |
|||
|
الأدوار |
Office InfoPath 2007 |
Office Outlook 2007 |
Office Excel 2007 |
|
مصمم الحل |
|
|
|
|
القرار-المتخذ |
|
|
|
|
الموظفون |
|
|
|
الخطوة 1: تخصيص قالب نموذج متعقب الأصول
يمكنك قالب نموذج متعقب الأصول المضمن في InfoPath من جمع المعلومات حول كل أصل في مكتب الموظفين والقسم الذي ينتمي اليه الموظف وفئات الأصول وتفاصيل حول كل أصل. في هذا الحل ، يقوم مصمم النموذج بإرسال قالب النموذج إلى حساب البريد الكتروني الخاص بمتخذ القرار باستخدام Office Outlook 2007.
المهمة 1: فتح قالب نموذج متعقب الأصول وتخصيصه
نظرا لأنه لا يمكنك نشر قالب نموذج إلى قائمه تضم مستلمي البريد الكتروني إذا كان يحتوي علي عنصر تحكم مربع نص منسق يحتوي علي صور مرتبطة ، ستحتاج إلى اجراء تغيير صغير علي نموذج قالب نموذج تعقب الأصول.
-
من القائمة ملف ، انقر فوق تصميم قالب نموذج.
-
في مربع الحوار تصميم قالب نموذج ، ضمن فتح قالب نموذج، انقر فوق تخصيص نموذج.
-
في مربع الحوار بدء الاستخدام ، انقر فوق النموذج-تعقب الأصول، ثم ضمن مهام النموذج، انقر فوق تصميم هذا النموذج.
-
انقر بزر الماوس الأيمن فوق عنصر تحكم أسيتنوتيس ، وأشر إلى خصائص مربع النص المنسق ، وانقر فوق علامة التبويب عرض ، ثم ضمن التنسيق المتوفر، قم بإلغاء تحديد خانه الاختيار الصور المرتبطة .
المهمة 2: تعريف خيارات الإرسال
المهمة التالية هي تحديد خيارات الإرسال بحيث يتمكن الموظفون من إرسال ملف نموذج يحمل اسما فريدا (.xml) إلى حساب البريد الكتروني الخاص بمتخذ القرار كملف مرفق.
-
من القائمة أدوات ، انقر فوق خيارات الإرسال.
-
في مربع الحوار خيارات الإرسال ، حدد خانه الاختيار السماح للمستخدمين بإرسال هذا النموذج .
-
انقر فوق إرسال بيانات النموذج إلى وجهه واحده، ثم في القائمة ، انقر فوق البريد الكتروني.
-
انقر فوق إضافة.
يظهر معالج اتصال البيانات .
-
في المربع إلى ، اكتب الاسم المستعار لمتخذ القرار الذي سيتلقى كل النماذج المرسلة.
-
لتحديد سطر موضوع فريد ، في المربع الموضوع :
-
انقر فوق ادراج صيغه
-
اكتب الصيغة التالية:
-
concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)
-
انقر فوق التحقق من الصيغة، ثم انقر فوق موافق مرتين.
-
في المربع المقدم ، اكتب رسالة مناسبه أو أضف إرشادات مهمة لهذا الحل.
-
انقر فوق التالي.
-
في الصفحة التالية من المعالج ، انقر فوق إرسال بيانات النموذج كمرفق، ثم حدد خانه الاختيار إرفاق قالب النموذج للتاكد من انه بإمكان المستخدمين فتح النموذج .
يساعد هذا الأمر علي ضمان وصول الموظفين إلى ملف قالب النموذج (.xsn) في حاله عدم تمكنهم من الوصول اليه من موقع الشبكة.
-
لتحديد اسم ملف فريد لكل ملف نموذج (xml.) في مربع اسم المرفق :
-
انقر فوق ادراج صيغه
-
اكتب الصيغة نفسها لتلك الموجودة في سطر الموضوع :
-
concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)
-
انقر فوق التحقق من الصيغة، ثم انقر فوق موافق مرتين.
-
انقر فوق التالي.
-
في الصفحة التالية من المعالج ، في المربع ادخل اسما لاتصال البيانات هذا ، اكتب اسما وصفيا لاتصال بيانات الإرسال هذا.
-
تاكد من ان المعلومات صحيحه في المقطع ملخص ، ثم انقر فوق إنهاء.
-
احفظ النموذج إلى مجلد شبكه عام يمكن الوصول اليه من قبل متخذ القرار ولكل الموظفين.
الخطوة 2: تعيين ملف المخطط وتخصيص تخطيط الجدول في Excel
يتطلب اعداد الاتصال بين InfoPath و Excel ثلاث مهام: استخراج ملف المخطط لقالب نموذج متعقب الأصول ، وتعيين ملف المخطط هذا في Excel ، وتخصيص التخطيط الافتراضي لجدول Excel الذي سيحتوي علي كل XML المدرج ملفات بيانات النماذج.
المهمة 1: استخراج ملف المخطط من InfoPath
-
في InfoPath ، افتح ملف قالب نموذج متعقب الأصول.
-
من القائمة أدوات ، انقر فوق تصميم هذا النموذج.
-
من القائمة ملف ، انقر فوق حفظ كملفات مصدر.
-
في مربع الحوار الاستعراض بحثا عن مجلد ، حدد مجلدا أو أنشئ مجلدا جديدا في المكان الذي تريد تخزين ملف المخطط فيه.
لاحظ موقع المجلد حيث يتم حفظ كل الملفات المصدر واسم ملف المخطط ، في هذه الحالة ، ميشيما، الذي يحتوي علي تعريف المخطط لبيانات النموذج في XML.
المهمة 2: تعيين ملف مخطط InfoPath في Excel
-
قم بإنشاء ملف Excel جديد ، ثم احفظه في موقع يمكن الوصول اليه في متخذ القرار.
-
في Excel ، إذا لم تكن علامة التبويب المطور مرئية ، فقم بما يلي:
-
انقر فوق زر Microsoft Office
-
في الفئة شائع ، ضمن أفضل الخيارات لاستخدام Excel، حدد خانه الاختيار إظهار علامة تبويب المطور في الشريط ، ثم انقر فوق موافق.
ملاحظة: الشريط هو أحد مكونات واجهة مستخدم Microsoft Office Fluent.
-
-
ضمن علامة تبويب المطور، في المجموعة XML، انقر فوق المصدر.
يتم عرض جزء مهمة مصدر XML .
-
انقر فوق مخططات xml، ثم في مربع الحوار خرائط XML ، انقر فوق أضافه.
-
علي كمبيوتر يقوم بتشغيل Windows Vista
-
في شريط العناوين، انقر فوق محرك الاقراص أو المجلد الذي يحتوي علي الملف ميشيما الذي قمت بإنشاءه في الخطوة 2 من المقطع ، المهمة 1: استخراج ملف المخطط من InfoPath.
علي كمبيوتر يعمل بنظام التشغيل Microsoft Windows XP
-
في القائمة بحث في ، انقر فوق محرك الاقراص أو المجلد الذي يحتوي علي الملف ميشيما الذي قمت بإنشاءه في الخطوة 2 من المقطع ، المهمة 1: استخراج ملف المخطط من InfoPath.
-
-
انقر فوق الملف، ثم انقر فوق فتح.
-
عندما يظهر مربع الحوار الجذور المتعددة ، انقر فوق العقدة الجذر لأسيتراكينج التي تم تعريفها في الملف ميشيما ، ثم انقر فوق موافق.
يتم عرض مخطط XML في جزء مهمة مصدر xml .
-
اسحب الns1: عنصر عقده الأصل ، وهو عنصر XML مكرر ، إلى موقع ورقه العمل حيث تريد ظهور جدول Excel.
المهمة 3: تخصيص تخطيط جدول Excel
بشكل افتراضي ، يستخدم Excel أسماء عناصر XML كعناوين أعمده للجدول. ومع ذلك ، يمكنك تغيير عناوين الاعمده عن طريق تحرير خلايا راس العمود.
-
لتعديل عناوين الاعمده الافتراضية ، احتفظ بجدول Excel محددا ، وابحث عن بادئه السلسلة التالية ، ns1التالية ، وقم بإزالتها. علي سبيل المثال ، يمكنك تغيير ns1: assetID to ID.
-
لضبط عرض العمود ، انقر فوق الزر تحديد الكل ، ثم انقر نقرا مزدوجا فوق اي حد لراس العمود.
الخطوة 3: إنشاء تقرير ملخص PivotTable و PivotChart
يقوم متخذ القرار باستخدام تقارير PivotTable و PivotChart لتحليل البيانات التلخيصية واستكشافها وإظهارها. من خلال اعداد تقارير PivotTable و PivotChart التي تريد استخدامها في هذا السيناريو ، ستكون عمليه بسيطه لإنشاء قرار لتشغيل التقرير مع البيانات المكتملة لاحقا.
-
حدد خليه في جدول Excel.
-
علي علامة التبويب ادراج ، في المجموعة جداول ، انقر فوق Pivottable، ثم انقر فوق pivottable.
يعرض Excel مربع الحوار إنشاء PivotTable.
-
لوضع تقرير PivotTable في ورقه عمل جديده بدءا من الخلية A1 ، انقر فوق ورقه عمل جديده، ثم انقر فوق موافق.
يضيف Excel تقرير PivotTable فارغا إلى الموقع المحدد ويعرض قائمه حقول PivotTable بحيث تتمكن من أضافه الحقول وإنشاء تخطيط وتخصيص تقرير PivotTable.
-
لإنشاء تقرير متقاطع للبيانات ، اسحب حقل المعرف إلى منطقه القيم ، وحقل القسم إلى منطقه تسميات الاعمده ، وحقل الفئة إلى ناحية تسميات الصفوف ، والحقل تعيين إلى إلى ناحية تصفيه التقرير.
-
انقر فوق تقرير PivotTable.
-
علي علامة التبويب ادراج ، في المجموعة مخططات ، انقر فوق نوع المخطط الشريطي .
-
ضمن شريط ثلاثي الابعاد، حدد شريط متفاوت المسافات.
-
ضبط حجم تقرير PivotChart وموقعه إلى تفضيلاتك.
الخطوة 4: تجميع معلومات الأصول من المستخدمين
والآن ، سيكون قالب النموذج جاهزا لملء كل الموظفين ، ستحتاج إلى نشر النموذج وإرساله إلى كل موظف. عندما يقوم كل موظف بإرسال النموذج المكتمل ، يتم إرساله كملف بيانات XML (.xml) مرفق في رسالة بريد الكتروني إلى حساب البريد الكتروني الخاص بمتخذ القرار. يمكن ان يقوم متخذ القرار بنقل كل الرسائل إلى مجلد InfoPath مخصص في Outlook. في هذا السيناريو ، من المستحسن تعيين فتره زمنيه معينه لكل المستخدمين لإكمال النماذج بحيث يتمكن متخذ القرار من تشغيل التقرير مع كل النماذج المكتملة عند الوصول إلى الموعد النهائي لتجميع البيانات.
-
في InfoPath ، افتح قالب النموذج (.xsn) الذي قمت بحفظه في الخطوة 1: تصميم قالب نموذج عينه تعقب الأصول
-
من القائمة أدوات ، انقر فوق تصميم هذا النموذج.
-
في القائمة ملف ، انقر فوق نشر.
-
في "معالج النشر" ، انقر فوق إلى قائمه تضم مستلمي البريد الكتروني، ثم انقر فوق التالي.
-
في الصفحة التالية من المعالج ، في المربع اسم قالب النموذج ، اكتب اسما لقالب النموذج ، ثم انقر فوق التالي. سيظهر اسم قالب النموذج في عنوان موضوع الرسالة التي يتم إرسالها إلى مستلمي رسائل البريد الكتروني.
-
بشكل اختياري ، في الصفحة التالية من المعالج ، يمكنك إنشاء الاعمده التي ستظهر في مجلدات Outlook لمساعدتك علي تنظيم رسائل البريد الكتروني.
-
انقر فوق التالي.
-
انقر فوق نشر.
-
بعد انتهاء معالج النشر من نشر قالب النموذج ، سيتم فتح رسالة بريد الكتروني تحتوي علي النموذج.
-
قم بتعبئة الرسالة ، واكتب أسماء الموظفين أو استخدم قائمه توزيع ، ثم أرسل الرسالة.
في Outlook ، يمكن لمتخذ القرار تنظيم كل نماذج XML المرسلة باستخدام أحدي الطريقتين التاليتين:
-
إذا ظهر مربع الرسالة InfoPath مجلدات النماذج في المرة الاولي التي تفتح فيها الرسالة ، فانقر فوق إنشاء مجلد النماذج.
-
يمكنك إنشاء قاعده في Outlook لنقل كل نماذج InfoPath ذات الصلة إلى مجلد InfoPath.
لمزيد من المعلومات ، راجع أداره الرسائل باستخدام القواعد.
الخطوة 5: استيراد النماذج إلى Excel
نظرا لأنك قمت بالفعل بإنشاء الخطوتين 2 و 3 لمصنف Excel ، فمن المهم ان يقوم متخذ القرار بتصدير بيانات النموذج ومراجعتها. يحتاج متخذ القرار ببساطه إلى تصدير ملفات xml (xml.) من Outlook ، واستيراد كل ملفات النماذج (.xml) إلى مصنف Excel ، ثم تحديث البيانات.
المهمة 1: تصدير النماذج من Outlook إلى مجلد Windows
-
في Outlook ، حدد المجلد الذي يحتوي علي كافة النماذج التي تلقيتها من الموظفين ، ثم اضغط علي CTRL + A لتحديد كل رسائل البريد الكتروني الخاصة بالنموذج.
-
انقر بزر الماوس الأيمن فوق التحديد ، وأشر إلى إجراءات InfoPath، ثم انقر فوق تصدير النماذج.
-
في مربع الحوار تصدير النماذج ، حدد مجلدا ، ثم اضغط علي موافق.
المهمة 2: استيراد النماذج إلى Excel
-
في مصنف Excel الذي انشاته في الخطوة 2: تعيين ملف المخطط وتخصيص تخطيط الجدول في Excel، حدد أحدي الخلايا المعينة في جدول excel.
-
علي علامة التبويب المطور ، في المجموعة XML ، انقر فوق استيراد.
يتم عرض مربع الحوار استيراد XML .
-
علي كمبيوتر يقوم بتشغيل Windows Vista
-
في شريط العناوين، انقر فوق المجلد الذي يحتوي علي ملفات بيانات XML (xml.) التي تم إنشاؤها في المهمة 1: تصدير النماذج من Outlook إلى مجلد Windows.
علي كمبيوتر يعمل بنظام التشغيل Microsoft Windows XP
-
في القائمة بحث في ، انقر فوق المجلد الذي يحتوي علي ملفات بيانات XML (xml.) التي تم إنشاؤها في المهمة 1: تصدير النماذج من Outlook إلى مجلد Windows.
-
-
نفّذ أحد الإجراءات التالية:
-
إذا كانت الملفات متقاربة ، فاضغط علي SHIFT ، ثم انقر فوق الملف الأول والأخير في القائمة.
-
إذا لم تكن الملفات غير متجاورة ، فاضغط علي CTRL ، ثم انقر فوق كل ملف تريد استيراده في القائمة.
-
-
انقر فوق استيراد.
بشكل افتراضي ، يقوم Excel بالكتابة فوق اي بيانات موجودة في الخلايا المعينة ، وهو النتيجة النهائية المطلوبة لحل الاعمال هذا. ومع ذلك ، يمكن ان يقوم متخذ القرار ، علي سبيل المثال ، باستيراد البيانات عده مرات لتقدم القياس قبل الموعد النهائي المجدول.
ملاحظة: في Excel ، يمكنك أيضا إلحاق البيانات باستخدام خيار إلحاق البيانات الجديدة بجداول XML الموجودة (ضمن علامة التبويب المطور ، في المجموعة XML ، انقر فوق خصائص الخريطة) ، التي قد تكون مناسبه للحلول الأخرى.
لمزيد من المعلومات ، راجع الاتصال بملف XML.
المهمة 3: تحديث تقارير PivotTable و PivotChart
-
انقر فوق خليه في تقرير PivotTable.
-
علي علامة التبويب خيارات ، في المجموعة بيانات ، انقر فوق السهم الموجود إلى جانب تحديث الكل، ثم انقر فوق تحديث.
يحتوي مصنف Excel الآن علي كافة البيانات والتقارير التلخيصية التي تحتاج اليها لمساعدتك علي تخصيص ميزانيه المعدات للسنه القادمة. بالطبع ، يمكنك اجراء المزيد من التحليل في مصنف Excel إذا لزم الأمر ، مثل الفرز أو التصفية أو التنسيق الشرطي للبيانات.
الأفكار النهائية: ضع في اعتبارك استخدام قائمه SharePoint أو قاعده بيانات Access
كبديل ، يمكنك استخدام قائمه SharePoint أو قاعده بيانات Access ، بدلا من XML ، لنقل البيانات بين InfoPath و Excel.
استخدام قائمه SharePoint
من InfoPath ، يمكنك بسهوله استخدام قائمه SharePoint كمصدر بيانات للقراءة فقط. يمكنك تنفيذ أحد الأمرين التاليين:
-
من قائمه SharePoint ، يمكنك تصدير البيانات إلى Excel ، التي تقوم تلقائيا بإنشاء اتصال بيانات في Excel.
-
من Excel ، قم بإنشاء اتصال بيانات بشكل صريح إلى قائمه SharePoint.
بمجرد إنشاء اتصال بيانات ، يمكنك تحديث البيانات في Excel لاسترداد البيانات المحدثة.
يمكنك استخدام قائمه SharePoint لأضافه البيانات وتحديثها ، واستخدام نموذج InfoPath لعرض عنصر من القائمة (علي سبيل المثال ، العنصر المعقد أو الطويل الذي يتم عرضه بشكل أفقي) ، ثم استخدم Excel لتحليل البيانات بمزيد من المعلومات.
1. عرض عنصر واحد للمراجعة بسهوله في InfoPath.
2. أضافه البيانات وتحديثها في قائمه SharePoint.
3. تحديث واعداد التقرير حديثا باستخدام Excel.
لمزيد من المعلومات ، راجع أضافه اتصال بيانات إلى مكتبه أو قائمه مستندات SharePoint
استخدام قاعده بيانات Access
من InfoPath ، يمكنك إنشاء اتصال قراءه/كتابه إلى قاعده بيانات Access. من Excel ، يمكنك بشكل صريح إنشاء اتصال بيانات بقاعده بيانات Access يمكنك تحديثها لاسترداد البيانات المحدثة. يمكنك حتى تحديد الاتصال الذي سيتم تحديثه تلقائيا عند فتح المصنف ، أو تحديثه بشكل دوري ، مثل كل 5 دقائق.
يمكنك استخدام قاعده بيانات Access كوسيطه بين InfoPath و Excel. عند إرسال نموذج InfoPath إلى Access ، يمكنك تحديث قاعده بيانات Access. عند تحديث اتصال البيانات في Excel ، يمكنك استرداد البيانات المحدثة من Access. في الواقع ، أنت تقوم بإرسال البيانات بشكل غير مباشر من InfoPath إلى مصنف Excel.
1. عرض نموذج وإرساله إلى قاعده بيانات Access.
2. تخزين البيانات في قاعده بيانات Access.
3. تحديث واعداد التقرير حديثا باستخدام Excel.
لمزيد من المعلومات ، راجع تصميم قالب نموذج يستند إلى قاعده بيانات Microsoft Access.
تلميح: هل تعلم انه بإمكانك إنشاء نموذج InfoPath مباشره من Access ؟ إذا كان لدي المستخدمين Outlook 2007 أو 2010 و InfoPath 2007 أو 2010 مثبته علي أجهزه الكمبيوتر الخاصة بهم ، فيمكنك جمع البيانات من مستخدمين متنوعين مباشره من Access باستخدام معالج تجميع البيانات من رسائل البريد الكتروني . لمزيد من المعلومات ، راجع موضوع تعليمات Access ، أضف البيانات التي تم تجميعها عبر رسائل البريد الكتروني إلى قاعده بيانات Access.
