بدء إنشاء الملفات وإدارتها ومشاركتها في OneDrive وSharePoint

مشاهدة: متى تستخدم OneDrive مقابل SharePoint

OneDrive هو نظام أساسي للتخزين السحابي حيث يمكنك تخزين ملفاتك الفردية أو الشخصية. يتم دمج OneDrive بإحكام مع تطبيقات مثل Word وExcel وPowerPoint مما يجعله مكانا مناسبا لتخزين المستندات الحساسة والوصول إليها بأمان.

استخدم OneDrive عندما تريد إنشاء مستند خاص بك فقط، على سبيل المثال، عند العمل على معلومات حساسة للغاية أو خاصة.

لبدء استخدام One Drive، قم بتسجيل الدخول إلى حساب Microsoft أو التسجيل للحصول على واحد، قم بتنزيل تطبيق OneDrive لسطح المكتب وتثبيته، ثم اتبع المطالبات لتسجيل الدخول وحدد المجلدات التي تريد مزامنتها مع السحابة. 

• لإنشاء ملف جديد في OneDrive، ما عليك سوى النقر فوق الزر جديد وتحديد نوع الملف الذي تريد إنشاؤه، مثل مستند Word أو جدول بيانات Excel.

• لإدارة الملفات في OneDrive، انقر بزر الماوس الأيمن فوق ملف وحدد إعادة تسمية لإعطائه اسما وصفيا أكثر أو اسحب الملفات وأفلتها إلى مجلدات مختلفة للحصول على مؤسسة أفضل.

• لمشاركة الملفات مع OneDrive - انقر فوق الزر مشاركة وأدخل عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذين تريد مشاركة الملف معهم. تعرف على المزيد حول كيفية إدارة الملفات في OneDrive.

SharePoint هي أداة تعاون تستخدم لإدارة الملفات والمعلومات ومشاركتها عبر المؤسسة. يسمح SharePoint لعدة مستخدمين بالتعاون في موقع مركزي واحد.

استخدم SharePoint عندما تحتاج إلى إنشاء مستند ستتم كتابته وإدارته بواسطة فريق من الأشخاص أو عندما يحتاج إلى مشاركته على نطاق واسع. على سبيل المثال، استخدمه كموقع مركزي لأعضاء الفريق لعرض المخططات الزمنية والمهام والأحداث الرئيسية للمشروع. يسمح هذا للفرق بتعقب التقدم والبقاء على الجدول الزمني والتعاون بشكل أكثر كفاءة.

• لإنشاء ملف جديد في SharePoint، انتقل إلى مكتبة المستندات حيث تريد إنشاء الملف وانقر فوق الزر جديد.

• لإدارة الملفات، راجع ملفا لإجراء تغييرات عليه، ثم تحقق من الملف مرة أخرى عند الانتهاء.

• لمشاركة الملفات، انقر فوق الملف وحدد مشاركة. يمكنك أيضا التعاون في الوقت الحقيقي عن طريق فتح الملف في التطبيق المناسب، مثل Word أو Excel، وتمكين التأليف المشترك. لعرض الإصدارات السابقة من ملف، انقر فوق الملف وحدد محفوظات الإصدارات. تعرف على المزيد حول كيفية إدارة الملفات في SharePoint.

تنظيم وصول الأطراف الداخلية والبائعين والمقاولين والأطراف الخارجية  

للتأكد من أن المستخدمين المعتمدين فقط لديهم حق الوصول إلى الملفات والبيانات الحساسة في OneDriveوSharePoint:

• حدد نهج الوصول لأنواع مختلفة من المستخدمين مثل الداخليين والبائعين والمقاولين والأطراف الخارجية. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء نهج وصول يسمح فقط لبعض الموظفين بالوصول إلى المعلومات السرية، مثل البيانات المالية أو معلومات العملاء. يمكنك أيضا تحديد نوع البيانات التي يمكنهم الوصول إليها، وكيف يمكنهم الوصول إليها، ومدة الوصول إليها. وهذا يضمن أن المستخدمين المعتمدين فقط لديهم حق الوصول إلى الملفات والبيانات الحساسة.

• استخدم الأذونات والأدوار للتحكم في الوصول إلى ملفات أو مجلدات معينة. على سبيل المثال، امنح حق الوصول للقراءة فقط إلى عضو الفريق الذي يحتاج إلى عرض الملفات ولكن لا يقوم بإجراء تغييرات، مثل شخص لا يشارك مباشرة في المشروع ولكنه يحتاج إلى البقاء على اطلاع. من خلال تحديد هذه الأذونات والأدوار، يمكنك التأكد من أن المستخدمين المعتمدين فقط لديهم حق الوصول إلى المعلومات الحساسة وأنه يمكنهم فقط عرض الملفات التي تم منحهم حق الوصول إليها وتحريرها.

• استخدم المصادقة متعددة العوامل للتأكد من أن المستخدمين المعتمدين فقط يمكنهم الوصول إلى البيانات الحساسة. يمكن أن يتضمن ذلك مطالبة المستخدمين بتوفير كلمة مرور ورمز مرسل إلى أجهزتهم المحمولة أو بريدهم الإلكتروني.

• راقب الوصول إلى بيئة OneDrive وSharePoint واستخدامها للكشف عن الوصول أو الاستخدام غير المصرح به ومنعه. على سبيل المثال، من خلال مراجعة سجلات نشاط المستخدم، يمكنك تحديد أي نشاط غير عادي، مثل محاولات الوصول غير المصرح بها، واتخاذ إجراء لمنع خروقات البيانات.

• تنفيذ التشفير للبيانات الحساسة للتأكد من أنه حتى إذا حصل شخص ما على وصول غير مصرح به إلى البيانات، فلا يمكنه قراءتها دون مفتاح فك التشفير. يمكن أن يساعد هذا في منع خروقات البيانات، وحماية بيانات العملاء، وضمان الامتثال للوائح خصوصية البيانات.

• قم بتعيين تواريخ انتهاء الصلاحية للارتباطات المشتركة للتأكد من إبطال الوصول تلقائيا بعد فترة معينة. على سبيل المثال، إذا قمت بمشاركة عقد مع مورد أو مقاول وتريد التأكد من أن المورد أو المقاول لديه حق الوصول إلى المستند لفترة محدودة فقط، يمكنك تعيين تاريخ انتهاء صلاحية وسيتم إبطال الوصول إلى المستند تلقائيا بعد الفترة المحددة. وهذا يقلل من مخاطر الوصول إلى المستند من قبل أطراف غير مصرح بها.

من خلال تنفيذ هذه التدابير، يمكنك تنظيم الوصول إلى الداخل والموردين والمقاولين والأطراف الخارجية في OneDrive وSharePoint والحفاظ على أمان بياناتك. تعرف على المزيد حول كيفية حماية بياناتك.

تقليل الثغرات الأمنية في OneDrive وSharePoint  

بينما يوفر OneDrive وSharePoint العديد من ميزات الأمان للحماية من انتهاكات البيانات، لا تزال هناك العديد من الثغرات الأمنية الرئيسية التي يمكن أن تؤثر على أمان هذه الكيانات:

• يمكن أن تخدع هجمات التصيد الاحتيالي المستخدمين بالتخلي عن بيانات اعتماد تسجيل الدخول الخاصة بهم، والتي يمكن استخدامها بعد ذلك للوصول إلى OneDrive أو SharePoint.

• يمكن أيضا تخمين كلمات المرور الضعيفة أو اختراقها بسهولة، ما يؤدي إلى الوصول غير المصرح به.

• يمكن استخدام البرامج الضارة لسرقة بيانات اعتماد تسجيل الدخول أو التقاط البيانات الحساسة أو التحكم في جهاز المستخدم، والذي يمكن أن يعرض OneDrive أو SharePoint للخطر.

• يمكن أن تشكل تهديدات Insider، مثل الموظفين الذين يشاركون البيانات الحساسة عن قصد أو عن طريق الخطأ مع أطراف غير مصرح بها، خطرا على OneDrive أو SharePoint. تعرف على المزيد حول كيفية إدارة المخاطر الداخلية.

للتخفيف من هذه الثغرات الأمنية، من المهم تنفيذ أفضل ممارسات الأمان، وتثقيف المستخدمين، ومراجعة أذونات المستخدم وتدقيقها بانتظام. من الضروري أيضا وضع خطة شاملة للاستجابة للحوادث للاستجابة بسرعة لأي حوادث أمنية قد تحدث.