إن الكلمات التي بها أخطاء إملائية والمساحات البادئة غير المرغوب فيها والحالتين غير المناسبتين والأحرف غير المطبوعة تجعل انطباعا أول سيئا. ولا يمكن حتى أن تكون هذه قائمة كاملة من الطرق التي يمكن أن تلوث بها بياناتك. التقط اكمامك. لقد حان الوقت للتنظيف الربيعي الرئيسي أوراق العمل باستخدام Microsoft Excel.
لا يمكنك دائما التحكم في تنسيق البيانات التي تستوردها من مصدر بيانات خارجي ونوعها، مثل قاعدة بيانات أو ملف نصي أو صفحة ويب. قبل أن تتمكن من تحليل البيانات، ستحتاج في أغلب الأحيان إلى تنظيفها. لحسن الحظ، Excel العديد من الميزات لمساعدتك على الحصول على البيانات في التنسيق الدقيق الذي تريده. في بعض الأحيان، تكون المهمة مباشرة وهناك ميزة معينة تقوم بهذه المهمة لك. على سبيل المثال، يمكنك بسهولة استخدام المدقق الإملائي لتنظيف الكلمات التي بها أخطاء إملائية في الأعمدة التي تحتوي على تعليقات أو أوصاف. أو، إذا كنت تريد إزالة صفوف مكررة، يمكنك القيام بذلك بسرعة باستخدام مربع الحوار إزالة التكرارات.
في أوقات أخرى، قد تحتاج إلى معالجة عمود واحد أو أكثر باستخدام صيغة لتحويل القيم المستوردة إلى قيم جديدة. على سبيل المثال، إذا كنت تريد إزالة المسافات زائدة، يمكنك إنشاء عمود جديد لتنظيف البيانات باستخدام صيغة، وتعبئة العمود الجديد، وتحويل صيغ هذا العمود الجديد إلى قيم، ثم إزالة العمود الأصلي.
الخطوات الأساسية لتنظيف البيانات هي كما يلي:
-
استيراد البيانات من مصدر بيانات خارجي.
-
إنشاء نسخة احتياطية من البيانات الأصلية في مصنف منفصل.
-
تأكد من أن البيانات بتنسيق جدولي للصفوف والأعمدة التي تحتوي على: بيانات مماثلة في كل عمود، وكل الأعمدة والصفوف مرئية، ولا توجد صفوف فارغة ضمن النطاق. للحصول على أفضل النتائج، استخدم Excel جدول.
-
تنفيذ المهام التي لا تتطلب معالجة العمود أولا، مثل التدقيق الإملائي أو استخدام مربع الحوار "البحث والاستبدال".
-
بعد ذلك، يمكنك تنفيذ المهام التي تتطلب معالجة العمود. الخطوات العامة لمعالجة عمود هي:
-
أدرج عمودا جديدا (B) بجانب العمود الأصلي (A) الذي يحتاج إلى تنظيف.
-
أضف صيغة ستحول البيانات في أعلى العمود الجديد (B).
-
قم بتعبئة الصيغة في العمود الجديد (B). في جدول Excel، يتم تلقائيا إنشاء عمود محسوب بقيم معبأه لأسفل.
-
حدد العمود الجديد (B)، وانسخه، ثم اللصق كقيم في العمود الجديد (B).
-
قم بإزالة العمود الأصلي (A)، الذي يحول العمود الجديد من B إلى A.
-
لتنظيف مصدر البيانات نفسه بشكل دوري، يجب تسجيل ماكرو أو كتابة التعليمات البرمجية لأتمتة العملية بأكملها. هناك أيضا عدد من الوظائف الإضافية الخارجية المكتوبة بواسطة موردين خارجيين، مدرجة في قسم موفري الجهات الخارجية، التي يمكنك استخدامها إذا لم يكن لديك الوقت أو الموارد لأتمتة العملية بنفسك.
|
معلومات إضافية |
الوصف |
|---|---|
|
يعرض كيفية استخدام الأمر تعبئة. |
|
|
إنشاء جداول وتنسيقها
|
إظهار كيفية إنشاء جدول Excel وإضافة أعمدة أو أعمدة محسوبة أو حذفها. |
|
يعرض طرقا متعددة لأتمتة المهام المتكررة باستخدام ماكرو. |
يمكنك استخدام المدقق الإملائي ليس فقط للعثور على الكلمات التي بها أخطاء إملائية، ولكن للعثور على القيم غير المستخدمة بشكل متناسق، مثل أسماء المنتجات أو الشركات، عن طريق إضافة هذه القيم إلى قاموس مخصص.
|
معلومات إضافية |
الوصف |
|---|---|
|
يوضح كيفية تصحيح الكلمات التي بها أخطاء إملائية في ورقة عمل. |
|
|
يشرح كيفية استخدام القواميس المخصصة. |
الصفوف المتكررة هي مشكلة شائعة عند استيراد البيانات. من الجيد تصفية القيم الفريدة أولا للتأكد من أن النتائج هي ما تريده قبل إزالة القيم المتكررة.
|
معلومات إضافية |
الوصف |
|---|---|
|
يعرض إجراءين مرتبطين بشكل وثيق: كيفية التصفية للصفوف الفريدة وكيفية إزالة الصفوف المكررة. |
قد ترغب في إزالة سلسلة ناسخة شائعة، مثل تسمية متبوع بها علامة النقطتين والمساحة، أو لاحقة، مثل عبارة النصية في نهاية السلسلة القديمة أو غير الضرورية. يمكنك القيام بذلك عن طريق البحث عن مثيلات لهذا النص ثم استبداله بدون نص أو أي نص آخر.
|
معلومات إضافية |
الوصف |
|---|---|
|
التحقق مما إذا كانت الخلية تحتوي على نص (مع عدم حساسية حالة)
|
إظهار كيفية استخدام الأمر "البحث" والعديد من الدالات للعثور على نص. |
|
يوضح كيفية استخدام الأمر استبدال والعديد من الدالات لإزالة النص. |
|
|
إظهار كيفية استخدام مربعي الحوار "البحث والاستبدال". |
|
|
FIND، FINDB
|
هذه هي الدالات التي يمكنك استخدامها للقيام بمهام معالجة سلسلة متنوعة، مثل البحث عن سلسلة فرعية واستبدالها أو استخراج أجزاء من سلسلة أو تحديد طول السلسلة. |
في بعض الأحيان، يأتي النص في حقيبة مختلطة، خاصة عندما يتعلق الأمر بقضية النص. باستخدام دالة واحدة أو أكثر من دالات Case الثلاث، يمكنك تحويل النص إلى أحرف صغيرة، مثل عناوين البريد الإلكتروني أو الأحرف الكبيرة، مثل رموز المنتجات أو أحرف الأحرف العادية، مثل الأسماء أو عناوين الكتب.
|
معلومات إضافية |
الوصف |
|---|---|
|
يوضح كيفية استخدام دالات Case الثلاث. |
|
|
تحويل كل الأحرف الكبيرة في سلسلة نصية إلى أحرف صغيرة. |
|
|
تحوّل هذه الدالة الحرف الأول في سلسلة نصية وأي أحرف أخرى في النص الذي يلي أي حرف آخر غير حرف أبجدي إلى حرف كبير. وتحوّل كافة الأحرف الأخرى إلى أحرف صغيرة. |
|
|
تحويل النص إلى أحرف كبيرة. |
تحتوي القيم النصية في بعض الأحيان على أحرف مسافة مضمنة أو زائدة أو متعددة ( قيم مجموعة أحرفUnicode 32 و160) أو أحرف غير مطبوعة (قيم مجموعة أحرف Unicode من 0 إلى 31 و127 و129 و141 و143 و144 و157). قد تتسبب هذه الأحرف في بعض الأحيان في نتائج غير متوقعة عند الفرز أو التصفية أو البحث. على سبيل المثال، في مصدر البيانات الخارجي، قد يحدث المستخدمون أخطاء في الطباعة عن طريق إضافة أحرف مسافة إضافية عن غير قصد، أو قد تحتوي البيانات النصية المستوردة من مصادر خارجية على أحرف غير مطبوعة مضمنة في النص. ونظرا لعدم ملاحظة هذه الأحرف بسهولة، فقد يكون من الصعب فهم النتائج غير المتوقعة. لإزالة هذه الأحرف غير المرغوب فيها، يمكنك استخدام مجموعة من الدالات TRIM و CLEAN و SUBSTITUTE.
|
معلومات إضافية |
الوصف |
|---|---|
|
يوضح كيفية إزالة كل المسافات والأحرف غير المطبوعة من مجموعة أحرف Unicode. |
|
|
تُرجع رمزاً رقمياً للحرف الأول في سلسلة نصية. |
|
|
يزيل الأحرف ال 32 الأولى غير المطبوعة في التعليمات البرمجية ASCII من 7 بت (القيم من 0 إلى 31) من النص. |
|
|
يزيل حرف المسافة ASCII 7 بت (القيمة 32) من النص. |
|
|
يمكنك استخدام الدالة SUBSTITUTE لاستبدال أحرف Unicode الأعلى قيمة (القيم 127 و129 و141 و143 و144 و157 و160) بأحرف ASCII 7 بت التي تم تصميم الدالتين TRIM و CLEAN لها. |
هناك اثنتان من المشاكل الرئيسية في الأرقام التي قد تتطلب منك تنظيف البيانات: تم استيراد الرقم كنص عن غير قصد، وينبغي تغيير العلامة السالبة إلى المعيار الخاص بالمنظمة.
|
معلومات إضافية |
الوصف |
|---|---|
|
يوضح كيفية تحويل الأرقام التي تم تنسيقها وتخزينها في الخلايا كنص، مما قد يسبب مشاكل في العمليات الحسابية أو يؤدي إلى ترتيب فرز مربك إلى تنسيق أرقام. |
|
|
تحول رقما إلى تنسيق نصي وتطبق رمز عملة. |
|
|
تحويل قيمة إلى نص بتنسيق أرقام معين. |
|
|
تقريب رقم إلى العدد المحدد من الأرقام العشرية، وتنسيق الرقم بتنسيق عشري باستخدام فاصلة وفترة زمنية، وإرجاع النتيجة كنص. |
|
|
تحوّل هذه الدالة سلسلة نصية تمثل رقماً إلى رقم. |
نظرا إلى وجود عدد كبير جدا من تنسيقات التاريخ المختلفة، ولأن هذه التنسيقات قد يتم الخلط بينها وبين رموز أجزاء مرقمة أو سلاسل أخرى تحتوي على علامات الشرطة المائلة أو النافذات، يجب تحويل التواريخ والأزمنة وتنسيقها في أغلب الأحيان.
|
معلومات إضافية |
الوصف |
|---|---|
|
تغيير نظام التاريخ أو التنسيق أو تفسير السنة المكون من رقمين |
يصف كيفية عمل نظام التاريخ في Office Excel. |
|
يوضح كيفية التحويل بين وحدات زمنية مختلفة. |
|
|
يوضح كيفية تحويل التواريخ التي تم تنسيقها وتخزينها في الخلايا كنص، مما قد يسبب مشاكل في العمليات الحسابية أو ينتج عنها ترتيب فرز مربك إلى تنسيق تاريخ. |
|
|
ترجع هذه القيمة الرقم التسلسلي المتتالي الذي يمثل تاريخا معينا. إذا كانت الخلية بالتنسيق عام قبل إدخال الدالة، فيتم تنسيق الخلية كتاريخ. |
|
|
تحويل تاريخ يمثله نص إلى رقم تسلسلي. |
|
|
تُرجع هذه الدالة الرقم العشري لوقت محدد. إذا كانت الخلية بالتنسيق عام قبل إدخال الدالة، فيتم تنسيق الخلية كتاريخ. |
|
|
تُرجع هذه الدالة الرقم العشري للوقت ممثلاً بسلسلة نصية. إن الرقم العشري هو قيمة تتراوح من 0 (صفر) إلى 0,999999999، تمثل الأوقات من 0:00:00 (12:00:00 ص) إلى 23:59:59 (11:59:59 م). |
إن إحدى المهام الشائعة بعد استيراد البيانات من مصدر بيانات خارجي هي دمج عمودين أو أكثر في عمود واحد، أو تقسيم عمود واحد إلى عمودين أو أكثر. على سبيل المثال، قد ترغب في تقسيم عمود يحتوي على اسم كامل إلى الاسم الأول واسم العائلة. أو، قد ترغب في تقسيم عمود يحتوي على حقل عنوان إلى أعمدة منفصلة للشارع والمدينة والمنطقة والبريد. قد يكون العكس صحيحا أيضا. قد ترغب في دمج عمود الاسم الأول واسم العائلة في عمود الاسم الكامل، أو دمج أعمدة عنوان منفصلة في عمود واحد. تتضمن القيم الشائعة الإضافية التي قد تتطلب دمج عمود واحد أو التقسيم إلى أعمدة متعددة رموز المنتجات ومسارات الملفات وعناوين بروتوكول الإنترنت (IP).
|
معلومات إضافية |
الوصف |
|---|---|
|
دمج الأسماء الأولى وأسماء الأخيرة
|
إظهار أمثلة نموذجية لدمج قيم من عمودين أو أكثر. |
|
تقسيم النص في أعمدة مختلفة باستخدام "معالج تحويل النص إلى أعمدة" |
يوضح كيفية استخدام هذا المعالج لتقسيم الأعمدة استنادا إلى مختلف المواريخ الشائعة. |
|
يوضح كيفية استخدام الدالات LEFT و MID و RIGHT و SEARCH و LEN لتقسيم عمود الاسم إلى عمودين أو أكثر. |
|
|
يوضح كيفية استخدام الدالة CONCATENATE وعامل التشغيل & (الأعمدة) و"معالج تحويل النص إلى أعمدة". |
|
|
يوضح كيفية استخدام الأمرين دمج الخلاياودمج عبرودمج وتنتصف. |
|
|
ربط سلسلتين نصتين أو أكثر في سلسلة نصية واحدة. |
تفترض معظم ميزات التحليل Office Excel أن البيانات موجودة في جدول أحادي الأبعاد مسطح. قد ترغب في بعض الأحيان في جعل الصفوف تصبح أعمدة، وتصبح الأعمدة صفوفا. في أوقات أخرى، لا يتم حتى تنظيم البيانات بتنسيق جدولي، وأنت بحاجة إلى طريقة لتحويل البيانات من تنسيق غير جدولي إلى تنسيق جدولي.
|
معلومات إضافية |
الوصف |
|---|---|
|
إرجاع نطاق عمودي من الخلايا كمدى أفقي، أو العكس بالعكس. |
|
في بعض الأحيان، يستخدم مسؤول قاعدة البيانات Office Excel للبحث عن أخطاء المطابقة وتصحيحها عند انضمام جدولين أو أكثر. قد يتضمن ذلك التوفيق بين جدولين من أوراق عمل مختلفة، على سبيل المثال، لرؤية كل السجلات في الجدولين أو لمقارنة الجداول والعثور على صفوف غير متطابقة.
|
معلومات إضافية |
الوصف |
|---|---|
|
يعرض طرقا شائعة للبحث عن البيانات باستخدام دالات البحث. |
|
|
ترجع قيمة إما من نطاق صف واحد أو من عمود واحد أو من صفيف. للدالة LOOKUP نموذجان بناء الجملة: نموذج المتجه ونماذج الصفيف. |
|
|
تبحث عن قيمة في الصف العلوي من جدول أو صفيف من القيم، ثم ترجع قيمة في العمود نفسه من صف تحدده في الجدول أو الصفيف. |
|
|
البحث عن قيمة في العمود الأول من صفيف جدول وإرجاع قيمة في الصف نفسه من عمود آخر في صفيف الجدول. |
|
|
تُرجع هذه الدالة قيمة أو مرجعاً إلى قيمة من ضمن جدول أو نطاق. هناك نموذجان للدالة INDEX: نموذج الصفيف والشكل المرجعي. |
|
|
ترجع الموضع النسبي لصنف في صفيف يتطابق مع قيمة محددة في ترتيب محدد. استخدم الدالة MATCH بدلاً من إحدى دالات LOOKUP عندما تريد معرفة موضع عنصر في نطاق وليس معرفة العنصر نفسه. |
|
|
تُرجع هذه الدالة مرجعاً إلى نطاق يتكوّن من عدد معين من الصفوف والأعمدة من خلية أو نطاق من الخلايا. يكون المرجع الذي يتم إرجاعه عبارة عن خلية واحدة أو نطاق من الخلايا. ويمكنك تحديد عدد الصفوف وعدد الأعمدة التي سيتم إرجاعها. |
فيما يلي قائمة جزئية لموفري الجهات الخارجية الذين لديهم منتجات يتم استخدامها لتنظيف البيانات بطرق متنوعة.
ملاحظة: لا توفر Microsoft الدعم لمنتجات الأطراف الخارجية.
|
الموفر |
المنتج |
|---|---|
|
الوظائف الإضافية Express Ltd. |
|
|
Add-Ins.com |
|
|
AddinTools |
|
|
WinPure |
