كلمات بها أخطاء إملائية، ومسافات زائدة زائدة، وبادئات غير مرغوب فيها، وحالات غير صحيحة، وأحرف غير مطبوعة لها انطباع أول سيئ. وهذه ليست حتى قائمة كاملة من الطرق التي يمكن أن تسخ بها بياناتك. إظهار أكمامك. لقد حان الوقت لإجراء بعض عمليات التنظيف الرئيسية لورقات العمل باستخدام Microsoft Excel.
لا يمكنك دائما التحكم في تنسيق البيانات التي تستوردها من مصدر بيانات خارجي ونوعها، مثل قاعدة بيانات أو ملف نصي أو صفحة ويب. قبل أن تتمكن من تحليل البيانات، غالبا ما تحتاج إلى تنظيفها. لحسن الحظ، يحتوي Excel على العديد من الميزات لمساعدتك في الحصول على البيانات بالتنسيق الدقيق الذي تريده. في بعض الأحيان، تكون المهمة مباشرة وهناك ميزة معينة تقوم بالمهمة نيابة عنك. على سبيل المثال، يمكنك بسهولة استخدام "المدقق الإملائي" لتنظيف الكلمات التي بها أخطاء إملائية في الأعمدة التي تحتوي على تعليقات أو أوصاف. أو، إذا كنت تريد إزالة صفوف مكررة، يمكنك القيام بذلك بسرعة باستخدام مربع الحوار "إزالة التكرارات ".
في أوقات أخرى، قد تحتاج إلى معالجة عمود واحد أو أكثر باستخدام صيغة لتحويل القيم المستوردة إلى قيم جديدة. على سبيل المثال، إذا كنت تريد إزالة المسافات اللاحقة، يمكنك إنشاء عمود جديد لتنظيف البيانات باستخدام صيغة، وتعبئة العمود الجديد، وتحويل صيغ العمود الجديد إلى قيم، ثم إزالة العمود الأصلي.
الخطوات الأساسية لتنظيف البيانات هي كما يلي:
-
استيراد البيانات من مصدر بيانات خارجي.
-
إنشاء نسخة احتياطية من البيانات الأصلية في مصنف منفصل.
-
تأكد من أن البيانات بتنسيق جدولي من الصفوف والأعمدة مع: بيانات مشابهة في كل عمود، وكافة الأعمدة والصفوف مرئية، ولا توجد صفوف فارغة ضمن النطاق. للحصول على أفضل النتائج، استخدم جدول Excel.
-
قم بالمهام التي لا تتطلب معالجة العمود أولا، مثل التدقيق الإملائي أو استخدام مربع الحوار "بحث واستبدال ".
-
بعد ذلك، قم بالمهام التي تتطلب معالجة العمود. الخطوات العامة لمعالجة عمود هي:
-
إدراج عمود جديد (B) بجانب العمود الأصلي (A) الذي يحتاج إلى تنظيف.
-
أضف صيغة من شأنها تحويل البيانات في أعلى العمود الجديد (B).
-
املأ الصيغة في العمود الجديد (B). في جدول Excel، يتم تلقائيا إنشاء عمود محسوب بالقيم المملوءة.
-
حدد العمود الجديد (B)، وانسخه، ثم الصقه كقيم في العمود الجديد (B).
-
قم بإزالة العمود الأصلي (A)، الذي يحول العمود الجديد من B إلى A.
-
لتنظيف مصدر البيانات نفسه بشكل دوري، ضع في اعتبارك تسجيل ماكرو أو كتابة تعليمة برمجية لأتمتة العملية بأكملها. هناك أيضا عدد من الوظائف الإضافية الخارجية التي كتبها موردون تابعون لجهات خارجية، مدرجة في قسم موفري الجهات الخارجية ، والتي يمكنك استخدامها إذا لم يكن لديك الوقت أو الموارد لأتمتة العملية بنفسك.
|
معلومات إضافية |
الوصف |
|---|---|
|
يوضح كيفية استخدام الأمر "تعبئة ". |
|
|
إنشاء جداول
|
إظهار كيفية إنشاء جدول Excel وإضافة أعمدة أو أعمدة محسوبة أو حذفها. |
|
يعرض عدة طرق لأتمتة المهام المتكررة باستخدام ماكرو. |
يمكنك استخدام المدقق الإملائي ليس فقط للبحث عن الكلمات التي بها أخطاء إملائية، ولكن للبحث عن القيم التي لا يتم استخدامها باستمرار، مثل أسماء المنتجات أو الشركات، عن طريق إضافة تلك القيم إلى قاموس مخصص.
|
معلومات إضافية |
الوصف |
|---|---|
|
يوضح كيفية تصحيح الكلمات التي بها أخطاء إملائية في ورقة عمل. |
|
|
يشرح كيفية استخدام القواميس المخصصة. |
تعد الصفوف المتكررة مشكلة شائعة عند استيراد البيانات. من المستحسن تصفية القيم الفريدة أولا للتأكد من أن النتائج هي ما تريده قبل إزالة القيم المكررة.
|
معلومات إضافية |
الوصف |
|---|---|
|
يعرض إجراءين مرتبطين ارتباطا وثيقا: كيفية التصفية للصفوف الفريدة وكيفية إزالة الصفوف المكررة. |
قد تحتاج إلى إزالة سلسلة بادئة شائعة، مثل تسمية متبوعة بعلامة نقطتين ومساحة، أو لاحقة، مثل عبارة قوس في نهاية السلسلة القديمة أو غير الضرورية. يمكنك القيام بذلك عن طريق العثور على مثيلات لهذا النص ثم استبداله بدون نص أو أي نص آخر.
|
معلومات إضافية |
الوصف |
|---|---|
|
التحقق مما إذا كانت الخلية تحتوي على نص (غير حساس لحالة الأحرف)
|
إظهار كيفية استخدام الأمر "بحث" ودالات متعددة للبحث عن النص. |
|
يوضح كيفية استخدام الأمر "استبدال" والعديد من الدالات لإزالة النص. |
|
|
إظهار كيفية استخدام مربعي الحوار "بحثواستبدال ". |
|
|
FIND, FINDB
|
هذه هي الدالات التي يمكنك استخدامها للقيام بمهام معالجة سلسلة مختلفة، مثل البحث عن سلسلة فرعية واستبدالها داخل سلسلة، أو استخراج أجزاء من سلسلة، أو تحديد طول السلسلة. |
في بعض الأحيان، يأتي النص في حقيبة مختلطة، خاصة عندما يتعلق الأمر بحالة النص. باستخدام دالة واحدة أو أكثر من دالات Case الثلاث، يمكنك تحويل النص إلى أحرف صغيرة، مثل عناوين البريد الإلكتروني أو الأحرف الكبيرة، مثل رموز المنتجات أو الأحرف العادية، مثل الأسماء أو عناوين الكتب.
|
معلومات إضافية |
الوصف |
|---|---|
|
يوضح كيفية استخدام دالات الحالة الثلاث. |
|
|
تحويل كافة الأحرف الكبيرة في سلسلة نصية إلى أحرف صغيرة. |
|
|
تحوّل هذه الدالة الحرف الأول في سلسلة نصية وأي أحرف أخرى في النص الذي يلي أي حرف آخر غير حرف أبجدي إلى حرف كبير. وتحوّل كافة الأحرف الأخرى إلى أحرف صغيرة. |
|
|
تحويل النص إلى أحرف كبيرة. |
في بعض الأحيان، تحتوي القيم النصية على أحرف مسافة بادئة أو زائدة أو متعددة مضمنة (Unicode قيم مجموعة الأحرف 32 و160)، أو الأحرف غير المطبوعة (قيم مجموعة أحرف Unicode من 0 إلى 31 و127 و129 و141 و143 و144 و157). قد تتسبب هذه الأحرف أحيانا في نتائج غير متوقعة عند الفرز أو التصفية أو البحث. على سبيل المثال، في مصدر البيانات الخارجي، قد يقوم المستخدمون بإجراء أخطاء مطبعية عن طريق إضافة أحرف مسافة إضافية عن غير قصد، أو قد تحتوي البيانات النصية المستوردة من مصادر خارجية على أحرف غير مطبوعة مضمنة في النص. نظرا لعدم ملاحظة هذه الأحرف بسهولة، فقد يكون من الصعب فهم النتائج غير المتوقعة. لإزالة هذه الأحرف غير المرغوب فيها، يمكنك استخدام مجموعة من الدالات TRIM و CLEAN و SUBSTITUTE.
|
معلومات إضافية |
الوصف |
|---|---|
|
تُرجع رمزاً رقمياً للحرف الأول في سلسلة نصية. |
|
|
إزالة الأحرف ال 32 الأولى غير المطبوعة في التعليمات البرمجية ASCII 7 بت (القيم من 0 إلى 31) من النص. |
|
|
إزالة حرف المسافة ASCII 7 بت (القيمة 32) من النص. |
|
|
يمكنك استخدام الدالة SUBSTITUTE لاستبدال أحرف Unicode ذات القيمة الأعلى (القيم 127 و129 و141 و143 و144 و157 و160) بأحرف ASCII ذات الإصدار 7 بت التي تم تصميم الدالتين TRIM و CLEAN لها. |
هناك متطلبان رئيسيان في الأرقام قد يتطلبان منك تنظيف البيانات: تم استيراد الرقم عن غير قصد كنص، ويجب تغيير العلامة السالبة إلى المعيار لمؤسستك.
|
معلومات إضافية |
الوصف |
|---|---|
|
يوضح كيفية تحويل الأرقام المنسقة والمخزنة في الخلايا كنص، والتي يمكن أن تسبب مشاكل في العمليات الحسابية أو تنتج أوامر فرز مربكة، إلى تنسيق أرقام. |
|
|
تحويل رقم إلى تنسيق نصي وتطبيق رمز عملة. |
|
|
تحويل قيمة إلى نص بتنسيق أرقام معين. |
|
|
تقريب رقم إلى العدد المحدد من الأرقام العشرية وتنسيق الرقم بتنسيق عشري باستخدام نقطة وفواصل وإرجاع النتيجة كنص. |
|
|
تحوّل هذه الدالة سلسلة نصية تمثل رقماً إلى رقم. |
نظرا لوجود العديد من تنسيقات التاريخ المختلفة، ولأن هذه التنسيقات قد يتم الخلط بينها وبين رموز الأجزاء المرقمة أو سلاسل أخرى تحتوي على علامات شرطة مائلة أو واصلات، غالبا ما تحتاج التواريخ والأوقات إلى تحويل وإعادة تنسيق.
|
معلومات إضافية |
الوصف |
|---|---|
|
تغيير نظام التاريخ أو التنسيق أو تفسير السنة المكون من رقمين |
يصف كيفية عمل نظام التاريخ في Office Excel. |
|
يوضح كيفية التحويل بين وحدات زمنية مختلفة. |
|
|
يوضح كيفية تحويل التواريخ المنسقة والمخزنة في الخلايا كنص، والتي يمكن أن تسبب مشاكل في العمليات الحسابية أو تنتج أوامر فرز مربكة، إلى تنسيق التاريخ. |
|
|
إرجاع الرقم التسلسلي المتتالي الذي يمثل تاريخا معينا. إذا كانت الخلية بالتنسيق عام قبل إدخال الدالة، فيتم تنسيق الخلية كتاريخ. |
|
|
تحويل تاريخ ممثل بنص إلى رقم تسلسلي. |
|
|
تُرجع هذه الدالة الرقم العشري لوقت محدد. إذا كانت الخلية بالتنسيق عام قبل إدخال الدالة، فيتم تنسيق الخلية كتاريخ. |
|
|
تُرجع هذه الدالة الرقم العشري للوقت ممثلاً بسلسلة نصية. الرقم العشري هو قيمة تتراوح بين 0 (صفر) و0.999999999، تمثل الأوقات من 0:00:00 (12:00:00 ص) إلى 23:59:59 (11:59:59 م). |
تتمثل إحدى المهام الشائعة بعد استيراد البيانات من مصدر بيانات خارجي في دمج عمودين أو أكثر في عمود واحد أو تقسيم عمود واحد إلى عمودين أو أكثر. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى تقسيم عمود يحتوي على اسم كامل إلى اسم أول واسم العائلة. أو قد ترغب في تقسيم عمود يحتوي على حقل عنوان إلى أعمدة منفصلة للشارع والمدينة والمنطقة والرمز البريدي. قد يكون العكس صحيحا أيضا. قد تحتاج إلى دمج عمود "الاسم الأول" و"اسم العائلة" في عمود "الاسم الكامل"، أو دمج أعمدة عنوان منفصلة في عمود واحد. تتضمن القيم الشائعة الإضافية التي قد تتطلب الدمج في عمود واحد أو التقسيم إلى أعمدة متعددة رموز المنتجات ومسارات الملفات وعناوين بروتوكول الإنترنت (IP).
|
معلومات إضافية |
الوصف |
|---|---|
|
دمج الأسماء الأولى وأسماء
|
إظهار أمثلة نموذجية لدمج القيم من عمودين أو أكثر. |
|
تقسيم النص في أعمدة مختلفة باستخدام "معالج تحويل النص إلى أعمدة" |
يوضح كيفية استخدام هذا المعالج لتقسيم الأعمدة استنادا إلى المحددات الشائعة المختلفة. |
|
يوضح كيفية استخدام الدالات LEFT و MID و RIGHT و SEARCH و LEN لتقسيم عمود اسم إلى عمودين أو أكثر. |
|
|
يوضح كيفية استخدام الدالة CONCATENATE وعامل التشغيل & (علامة العطف) ومعالج تحويل النص إلى أعمدة. |
|
|
يوضح كيفية استخدام الأمرين "دمج الخلايا" و" دمج عبر" و" دمج وتوسيط ". |
|
|
ربط سلسلتين نصيتين أو أكثر في سلسلة نصية واحدة. |
تفترض معظم ميزات التحليل والتنسيق في Office Excel أن البيانات موجودة في جدول أحادي ومسطح ثنائي الأبعاد. قد ترغب في بعض الأحيان في تحويل الصفوف إلى أعمدة، وتصبح الأعمدة صفوفا. في أوقات أخرى، لا يتم حتى تنظيم البيانات بتنسيق جدولي، وتحتاج إلى طريقة لتحويل البيانات من تنسيق غير جدولي إلى تنسيق جدولي.
|
معلومات إضافية |
الوصف |
|---|---|
|
إرجاع نطاق عمودي من الخلايا كنطاق أفقي، أو العكس بالعكس. |
|
في بعض الأحيان، يستخدم مسؤولو قاعدة البيانات Office Excel للبحث عن أخطاء مطابقة وتصحيحها عند ضم جدولين أو أكثر. قد يتضمن ذلك تسوية جدولين من أوراق عمل مختلفة، على سبيل المثال، لرؤية كافة السجلات في الجدولين أو لمقارنة الجداول والعثور على صفوف غير متطابقة.
|
معلومات إضافية |
الوصف |
|---|---|
|
يعرض طرقا شائعة للبحث عن البيانات باستخدام دالات البحث. |
|
|
إرجاع قيمة إما من نطاق صف واحد أو عمود واحد أو من صفيف. تحتوي الدالة LOOKUP على نموذجين لبناء الجملة: نموذج المتجه ونموذج الصفيف. |
|
|
البحث عن قيمة في الصف العلوي لجدول أو صفيف من القيم، ثم إرجاع قيمة في العمود نفسه من صف تحدده في الجدول أو الصفيف. |
|
|
البحث عن قيمة في العمود الأول من صفيف جدول وإرجاع قيمة في الصف نفسه من عمود آخر في صفيف الجدول. |
|
|
تُرجع هذه الدالة قيمة أو مرجعاً إلى قيمة من ضمن جدول أو نطاق. هناك نموذجان للدالة INDEX: نموذج الصفيف والنموذج المرجعي. |
|
|
إرجاع الموضع النسبي لعنصر في صفيف يطابق قيمة محددة بترتيب محدد. استخدم الدالة MATCH بدلاً من إحدى دالات LOOKUP عندما تريد معرفة موضع عنصر في نطاق وليس معرفة العنصر نفسه. |
|
|
تُرجع هذه الدالة مرجعاً إلى نطاق يتكوّن من عدد معين من الصفوف والأعمدة من خلية أو نطاق من الخلايا. يكون المرجع الذي يتم إرجاعه عبارة عن خلية واحدة أو نطاق من الخلايا. ويمكنك تحديد عدد الصفوف وعدد الأعمدة التي سيتم إرجاعها. |
فيما يلي قائمة جزئية بموفري الجهات الخارجية الذين لديهم منتجات تستخدم لتنظيف البيانات بطرق متنوعة.
ملاحظة: لا توفر Microsoft الدعم لمنتجات الجهات الخارجية.
|
الموفر |
Product |
|---|---|
|
الوظيفة الإضافية Express Ltd. |
|
|
Add-Ins.com |
|
|
الوظائف الإضافية |
|
|
WinPure |
