هدف المستخدم: إدارة التكاليف

	إذا كنت تخطط لتعقب معلومات التكلفة، فأنت في المكان الصحيح. تعرف على كيفية إدخال تفاصيل التكلفة المختلفة وأين يمكنك عرض التكاليف الإجمالية وتحليلها من وقت إلى آخر مع التقدم الذي يتقدم في مشروعك. ستساعدك معرفة المكان الذي تذهب إليه أموالك على اتخاذ قرارات أفضل لإكمال مشروعك ضمن الميزانية.

تلميحات حول إدارة التكلفة قبل البدء

تمثل هذه المقالة أحد أهداف إدارة المشروع العديدة في خريطة طريق إدارة المشروع.

• تقدير تكاليف المشروع: قد تكون محفوظات تكاليف المشاريع المماثلة للمشروع الذي تخطط له مفيدة عند البدء. يساعد على منع الأخطاء المكلفة. إذا كان لدى مؤسستك خبراء في مكتب إدارة المشاريع (PMO)، فيمكنك أيضا مناقشة خطط التكلفة والميزانية معهم، أو الطلب من أحد أعضاء الفريق من ذوي الخبرة والمعرفة مراجعة تقديرات تكلفة المهمة والموارد. تعد تقديرات التكاليف صعبة—فالمؤسسات الأكبر حجما تتبع إرشادات مكتب إدارة المشاريع أو توظف محترفين لتقديرات التكاليف.
• معرفة أنواع التكاليف الموجودة في Project: تأتي معظم تكاليف المشروع من موارد العمل، أي الأشخاص الذين يعملون على تنفيذ مهام معينة أو المواد والمعدات اللازمة لإكمال مشروع. تعتمد تكاليف الموارد عادة على أسعار الأجور بالساعة أو أسعار الوحدة، ولكن يمكن أن تكون أيضا تكاليف لمرة واحدة مثل رسوم الاستشاريين أو تكاليف البائعين أو تكاليف السفر. ويتم عادة إدخال التكاليف غير المرتبطة بالموارد كتكاليف ثابتة لمهام معينة أو للمشروع بأكمله.
• إدخال التكاليف: يتم إدخال تكاليف الموارد في طريقة العرض "ورقة الموارد" للعاملين بالساعة أو العاملين بأجر أو المقاولين أو تكاليف المواد أو تكاليف الموارد الأخرى لمرة واحدة، مثل تكلفة التأمين أو السندات. يتم إدخال تكاليف المهمة في جدول تكلفة يمكنك إضافته إلى أي ورقة مهام.
• الحصول على إجماليات التكلفة: يحتسب Project التكاليف الإجمالية لأي تكاليف تقوم بإدخالها بحيث يمكنك معرفة كيفية زيادة تكاليف المشروع بسرعة. شارك معلومات التكلفة هذه مع المساهمين في المشروع، الذين ربما يبحثون عنها.
• تحديد ميزانيتك: عندما تشبه التكاليف الإجمالية الموازنة التي وضعتها أنت والمساهمون في اعتبارك للمشروع، يؤدي حفظ أساس إلى إنشاء هذه التكاليف الإجمالية كموازنة للمشروع. إنك تفعل ذلك عادة بعد إدخال كافة المعلومات التي يحتاجها مشروعك، وقبل بدء أي عمل. تعد موازنة الأساس مطلوبة إذا كنت تخطط لتعقب التكاليف وإدارتها، خاصة إذا كنت ستقوم بتحليل القيمة المكتسبة لتحليل تباينات التكاليف في المشروع بأكمله. للحصول على مزيد من المعلومات، راجع تعيين أساس وحفظه.
• إجراء تحليل للتكاليف:يمكنك تصدير بيانات التكلفة إلى Excel لإجراء تحليل تفصيلي للبيانات، باستخدام جداول Excel PivotTables والمخططات وميزات أخرى مثل التنسيق الشرطي وخطوط المؤشرات (كما هو موضح في الصورة التالية).
  
  أو استخدم التقارير المرئية في Project لعرض PivotChart ذي القيمة المكتسبة (المعروف باسم منحنى S).
  
  يمكنك حتى الارتقاء ببيانات Project إلى أبعد من ذلك وإنشاء تحليل متقدم باستخدام ميزات تحليل ANOVA لحزمة أدوات التحليل في Excel. السماء هي الحد الأقصى عندما يتعلق الأمر بتحليل تكاليف المشروع!

إدخال التكاليف في المشروع

إدخال تكاليف الموارد	الأمور الأولى أولا، فأنت تبدأ بإدخال أسعار الرواتب للأشخاص الذين سيقومون بالعمل وأسعار الوحدات للمواد التي ستحتاجها لإكمال مشروعك. بعد ذلك، ستدخل تكاليف الموارد "الثابتة" للمعدات، إلى جانب أي تكاليف موارد لمرة واحدة تريد تعقبها في المشروع. يحتسب Project تلقائيا التكاليف الفعلية استنادا إلى العمل الفعلي المتراكم أو المواد المستهلكة للمهام، ولكن إذا لزم الأمر، يمكنك إدخال التكاليف الفعلية لأي مهام معينة تم إكمالها.
عرض تكاليف المشروع الإجمالية	بعد إدخال تكاليف الموارد أو المهام أو كليهما، افحص التكاليف الإجمالية لمعرفة إذا ما كانت بحاجة إلى تعديل لتحقيق هدف التكاليف.
اختيار التقرير المناسب	في مرحلة ما، ستحتاج إلى إبلاغ أشخاص آخرين في مؤسستك بمعلومات حول تكلفة المشروع. استخدم تقرير تكلفة محددا مسبقا، مثل تقرير التدفق النقدي أو تقرير القيمة المكتسبة، أو استعرض بيانات التكلفة على الفور في تقرير مرئي، مثل PivotChart في Excel أو Visio PivotDiagram.

إدارة تكاليف المشروع

تعيين الأساس وحفظه	بعد إدخال تقديرات التكلفة، احفظها مع خطتك الأساسية لتأسيس ميزانيتك. يتيح لك ذلك مقارنة التكاليف المخططة بالتكاليف الفعلية التي يتكبدها مشروعك مع تقدمه، والتنبؤ بما إذا كانت تكاليف المشروع ستظل ضمن الموازنة أم لا.
تعقب التقدم الحاصل في جدولك، من البساطة إلى الخبير	راقب تقدم العمل على المهام وكيفية إضافة التكاليف الفعلية لتحديد ما إذا كان مشروعك سيبقى ضمن الموازنة أو معرض لخطر تجاوز الميزانية.
تحليل القيمة المكتسبة، لبقيتنا	قم بإجراء تحليل للقيمة المكتسبة في أي وقت أثناء المشروع لمعرفة ما إذا كان المال الذي أنفق حتى الآن يتماشى مع العمل الذي تم إنجازه، ويتطابق مع تكاليف الأساس التي عينتها للمهام والموارد والتعيينات.