هدف المستخدم: التخطيط لمشروعك

	إن بدء التخطيط لمشروعك قبل فتح Microsoft Project يُعد فكرة جيدة. لتسجيل أفكارك المبكرة حول أهداف المشروع، استخدم تطبيقاً مثل Word أو Excel أو OneNote أو Outlook. بعد أن يقتنع الجميع بأفكارك، يمكنك بدء التخطيط لجدولك باستخدام Project. للاطلاع على مزيد من المقالات التي تعرّفك على إدارة المشاريع، عد إلى خريطة طريق المشروع.

تلميحات حول إدارة المشروع قبل بدء . . .

• تأكد من وجود مشروع لديك تأكد من أن ما تفكر به عبارة عن مشروع فعلي. يتميز المشروع بثلاث خصائص:

  • إنه مؤقت وفريد من نوعه تصميم مصنع لتصنيع السيارات هو مشروع لأنه نشاط يتم تنفيذه لمرة واحدة. يعد تصنيع السيارات في المصنع سلسلة متكررة من الأنشطة وبالتالي فهو ليس مشروعا.
  • لديها تسليمات محددة بوضوح توفر التسليمات تركيزا وغرضا للمشروع. لن يشعر المساهمون بأن استثماراتهم في المشروع جديرة بالاهتمام إذا لم يتم الإعلان بوضوح عن التسليمات.
  • له بداية ونهاية بدون تاريخ انتهاء المشروع، لن يستمتع المساهمون والمستثمرون بنتائج المشروع وفوائده التي أصبحت ممكنة بفضل استثماراتهم.
    إليك بعض الأمثلة التي من شأنها مساعدتك على تحديد إن كان ما تفكر به عبارة عن مشروع.

أنشطة ليست عبارة عن مشاريع	مشاريع معرّفة بشكل واضح
تصنيع السيارات	سيقوم المشروع بترقية مصنع لزيادة الفعالية. سيقوم المشروع بإقامة مرفق للصيانة بالقرب من مرافق التصنيع.
تقليل المخاطر الناجمة عن المنافسة	سيقوم المشروع باستبدال برنامج الأمان. سيقوم المشروع بتوظيف أخصائيي أمان من الصناعات ذات الصلة.

• تحديد قيود المشروع تعد القيود بمثابة عوامل تحدد خيارات مدير المشروع على صعيد تصميم المشروع وإدارته. تتضمن معظم المشاريع ثلاثة قيود:

  • فترة زمنية محدودة تقوم عادة تواريخ انتهاء التسليمات الرئيسية بتثبيت المدة الإجمالية للمشروع.
  • أشخاص محددون وموارد أخرى محدودة يدير مديرو المشاريع عادة عددا محدودا من الأشخاص لتنفيذ العمل على المشروع، أو يعملون ضمن موازانة محدودة.
  • نطاق صغير يخضع المشروع عادة للقيد المتمثل بكمية العمل التي يمكن للفريق إكمالها. إذا تضمن المشروع الكثير من التسليمات أو الميزات، فقد لا يتضمن الجدول الوقت الكافي لتنفيذها كلها.

يؤدي إدخال تغيير على قيد واحد عادةً إلى التأثير في القيدين الآخرين ويمكنه التأثير في الجودة الإجمالية. على سبيل المثال، يؤدي تخفيض مدة المشروع إلى إجبار مدير المشروع على اتخاذ قرارات حول عدد العاملين الذين يحتاج إليهم لإكمال تسليمات المشروع. في حال عدم وجود عددٍ كافٍ من العاملين، فقد يؤدي تقصير المشروع إلى فرض مقايضات أخرى مثل تخفيض نطاق عمل المشروع.

• التعرف على المساهمين في وقت مبكر لا شيء يضر المشروع أكثر من عدم التعرف على المساهمين الهامين وأفضل طريقة للتواصل معهم. إذا لم تتمكن من تحديد مساهم هام بعد بدء المشروع، فقد يتعذر على المشروع متابعة العمل، أو قد يتم تجاوز الميزانية عند اقتراح أهداف وأساليب جديدة للمشروع.

الخطوة 1: تسجيل أفكارك المبكرة

تدوين الأفكار المبكرة في OneNote	سجّل ملاحظاتك باستخدام OneNote في الوقت الذي تفكر فيه بمشروعك والأمور التي تريد إنجازها. بإمكان ملاحظاتك أن تحتوي على رسائل بريد إلكتروني أو ارتباطات إلى مواقع ويب أو مقاطع فيديو أو مواصفات مبكرة.
استيراد بيانات Excel إلى Project	تبدأ المشاريع أحياناً على شكل قوائم بسيطة في Excel. ولكن عندما تنمو، يمكنك استيرادها إلى Project حيث يمكنك تنظيم مهامك وجدولتها بفعالية أكبر.
استخدام Microsoft 365 على أي كمبيوتر شخصي لتسجيل ملاحظات المشروع في أي مكان	اعمل مع مواصفات المشروع المبكرة باستخدام Microsoft 365. طالما كنت تعمل على كمبيوتر شخصي مزوّد باتصال بالإنترنت، يمكنك العمل على مستنداتك باستخدام الإصدارات الكاملة من Word أو Excel أو PowerPoint أو OneNote—تحت الطلب، من أي مكان.
استخدام Office Online في مستعرض ويب	يمكنك العمل مع Office على الويب بدون اشتراك Microsoft 365. فطالما كان لديك حساب Microsoft، بإمكانك استخدام إصدارات ويب من Word أو Excel أو PowerPoint أو OneNote لتسجيل أفكارك المبكرة حول المشروع.

أعلى الصفحة

الخطوة 2: التواصل مع المساهمين

إعداد تقرير حول التقدم المبكر	بصرف النظر عن المكان الذي وصلت إليه في عملية التخطيط للمشروع، فإن التقرير المقدّم بطريقة جيدة يساعد على كسب موافقة المساهمين على تسليمات المشروع.
الانضمام إلى اجتماع عبر الإنترنت	إذا تعذّر على المساهمين الحضور، فاستخدم الاجتماعات عبر الإنترنت للاتصال بهم. ويمكنك مشاركة شرائح PowerPoint أو أوراق Excel أو ملاحظات OneNote لمناقشة خطط المشروع المبكرة. يمكن People المشاركة في اجتماعات Microsoft Teams عبر الإنترنت في المكتب أو أثناء التنقل أو على الجهاز المحمول.
Chat مع أحد أعضاء فريق المشروع	عندما تتوارد الأسئلة أثناء عملك على جدول مشروع، يمكنك الدردشة معهم عبر الإنترنت باستخدام Teams.

أعلى الصفحة

الخطوة 3: بدء مشروع

النسخ واللصق من Word أو Outlook أو PowerPoint إلى Project	انسخ قائمة مهام في Word أو Outlook أو PowerPoint والصقها في Project لبدء جدول بسرعة. وسيحافظ Project على بنية المخطط التفصيلي وتنسيقه.
إنشاء مشروع جديد من مشروع أو قالب آخر	أنشئ مشروعا جديدا يستند إلى قالب معبأ مسبقا بمهام من مشاريع مماثلة لمشروعك. وقد أنشأ خبراء الصناعة العديد من هذه المشاريع لمساعدتك على بدء العمل بسرعة.
استيراد بيانات Excel إلى Project	انقل قائمة مهام بدأتها في Excel إلى Project. وسيحافظ Project على بنية المخطط التفصيلي وتنسيقه.
استيراد قائمة مهام SharePoint كمشروع مبكر	تبدأ المشاريع أحيانا كقوائم مهام في SharePoint لمشاركتها مع أشخاص بدون Project. بعد أن تنمو قائمة المهام وتصل إلى حجم معين، انقلها إلى Project لمتابعة العمل عليها هناك.
هدف إدارة المشروع: إنشاء جدول مشروع جديد	بعد بدء مشروعك في Project، يمكنك بدء عملية إضافة المهام وتنظيمها وربطها معا وإضافة الأشخاص وغير ذلك.

العودة إلى خريطة طريق المشروع.