استخدام قارئ الشاشة لجلب بيانات Excel إلى قواعد بيانات Access لسطح المكتب

في هذا الموضوع

• إعداد ورقة عمل Excel للاستيراد أو الربط

• إعداد قاعدة بيانات Access الوجهة للاستيراد

• استيراد البيانات

• إنشاء ارتباط إلى البيانات في Excel

  • بدء تشغيل معالج ارتباط جدول البيانات

    • فتح مصنف Excel في Access

    • استخدام مربع الحوار الحصول على بيانات خارجية - جدول بيانات Excel

  • استخدام معالج ارتباط جدول البيانات لإنشاء ارتباط إلى بيانات Excel

إعداد ورقة عمل Excel للاستيراد أو الربط

قبل إحضار البيانات من ورقة عمل Excel إلى Access ، خذ بعض الوقت لمراجعة ورقة العمل وتحديد الطريقة التي تريد استيراد البيانات منها.

• حدد ما إذا كنت تريد إنشاء ارتباط إلى ورقة العمل بأكملها أو استيراد جزء منها فقط. إذا كنت تريد إحضار جزء فقط من ورقة العمل إلى Access ، فيمكنك تعريف نطاق مسمى يتضمن الخلايا التي تريد إحضارها فقط. للحصول على إرشادات، انتقل إلى استخدام قارئ شاشة لتسمية خلية أو نطاق بيانات في Excel.

• تأكد من أن ورقة العمل Excel بتنسيق ملف ثابت بحيث يمكن للمعالج التعامل بسهولة مع البيانات الموجودة فيها. على سبيل المثال، إصلاح قيم الخطأ المحتملة، وإزالة الأعمدة والصفوف الفارغة غير الضرورية، والتحقق من أن كل عمود يحتوي على نفس نوع البيانات في كل صف. للحصول على مزيد من المعلومات التفصيلية حول كيفية التحضير للاستيراد أو الربط، راجع المقاطع "إعداد ورقة العمل" و"إعداد بيانات Excel" و"استكشاف أخطاء القيم المفقودة أو غير الصحيحة وإصلاحها" في استيراد بيانات في مصنف Excel أو إنشاء ارتباط إليها.

إعداد قاعدة بيانات Access الوجهة للاستيراد

قبل استيراد البيانات من ورقة عمل Excel ، خذ بعض الوقت للتحقق من أن قاعدة بيانات Access الوجهة جاهزة للاستيراد وتحديد الطريقة التي تريد تخزين البيانات المستوردة بها.

• تأكد من أن قاعدة بيانات Access الوجهة ليست للقراءة فقط، وأن لديك أذونات لإجراء تغييرات على قاعدة البيانات.

• حدد ما إذا كنت تريد تخزين البيانات في جدول جديد أو موجود:

  • إذا اخترت تخزين البيانات في جدول جديد، Access بإنشاء جدول وإضافة البيانات المستوردة إلى هذا الجدول. إذا كان هناك جدول بالاسم المحدد موجودا بالفعل، Access الكتابة فوق محتويات الجدول بالبيانات المستوردة.

  • إذا اخترت إضافة البيانات إلى جدول موجود، يتم إلحاق الصفوف الموجودة في ورقة عمل Excel بالجدول المحدد.

• إذا قررت إلحاق بيانات Excel بجدول Access موجود، فتأكد من أن إعدادات البنية والحقول في البيانات المصدر في Excel تتطابق مع تلك الموجودة في الجدول الوجهة في Access. لفتح الجدول Access في طريقة عرض التصميم للفحص، اضغط على Alt+H، W، D. تحقق من الجدول مقابل قائمة الاختيار في المقطع "إعداد قاعدة بيانات الوجهة"، الخطوة 2، في استيراد بيانات في مصنف Excel أو إنشاء ارتباط إليها.

استيراد البيانات

عند استيراد البيانات، Access بإنشاء نسخة من البيانات في جدول جديد أو موجود دون تغيير ورقة عمل Excel المصدر.

1. إذا كان المصنف Excel المصدر مفتوحا، فقم بإغلاقه.

2. افتح قاعدة بيانات Access الوجهة حيث سيتم تخزين البيانات المستوردة.

   تلميح: إذا كنت ترغب في إنشاء قاعدة بيانات جديدة فارغة، فاضغط على Alt+F، N، L.

3. لفتح مربع الحوار الحصول على بيانات خارجية - جدول بيانات Excel ، قم بأحد الإجراءات التالية استنادا إلى الإصدار Access الذي تستخدمه:

   • في إصدار اشتراك Microsoft 365 أو Access 2019، اضغط على Alt+X وN و1 ثم F وX.

   • في Access 2016 أوAccess 2013 ، اضغط على Alt+X للانتقال إلى علامة التبويب بيانات خارجية . اضغط على المفتاح Tab حتى تصل إلى مجموعة Import & Link ، واضغط على مفتاح السهم لليمين حتى تسمع "Excel ،" ثم اضغط على مفتاح الإدخال Enter.

4. يتم فتح مربع الحوار الحصول على بيانات خارجية - جدول بيانات Excel . قم بأحد الإجراءات التالية لتحديد ملف Excel الذي يحتوي على البيانات التي تريد استيرادها:

   • لنقل التركيز إلى الحقل النصي اسم الملف ، اضغط على F، ثم الصق المسار أو اكتبه إلى ملف Excel.

   • للاستعراض بحثا عن الملف، اضغط على R. يتم فتح مربع الحوار فتح الملف . انتقل إلى الملف الذي تريده، وعندما تكون على الملف، اضغط على مفتاح الإدخال Enter لتحديده.

5. لتحديد الطريقة التي تريد بها تخزين البيانات المستوردة، قم بأحد الإجراءات التالية:

   • إذا كنت تريد تخزين البيانات في جدول جديد، فاضغط على I للانتقال إلى وحدد الخيار استيراد البيانات المصدر إلى جدول جديد في قاعدة البيانات الحالية . ستتم مطالبتك بتسمية هذا الجدول لاحقاً.

   • إذا كنت تريد إلحاق البيانات بجدول موجود، فاضغط على A للانتقال إلى وحدد الخيار إلحاق نسخة من السجلات بالجدول . لتحديد الجدول، اضغط على المفتاح Tab مرة واحدة. ينتقل التركيز إلى قائمة الجداول. اضغط على Alt+مفتاح السهم لأسفل لتوسيع القائمة، واضغط على مفتاح السهم لأعلى أو لأسفل حتى تسمع الجدول الذي تريده، ثم اضغط على مفتاح الإدخال Enter لتحديده. لن يكون هذا الخيار متوفراً إذا لم تتضمّن قاعدة البيانات أي جداول.

6. اضغط على المفتاح Tab حتى تصل إلى الزر موافق ، ثم اضغط على مفتاح الإدخال Enter. يبدأ تشغيل معالج استيراد جدول البيانات .

   تلميح: إذا لم يقرأ قارئ الشاشة تلقائيا نوافذ المعالج، فاضغط على مفتاح SR+W.

7. إذا كان المصنف Excel المصدر يحتوي على ورقة عمل واحدة فقط وبدون نطاقات، فيمكنك المتابعة إلى الخطوة التالية. إذا احتوى المصنف على أكثر من ورقة عمل أو نطاق مسمى، فقم بأحد الإجراءات التالية لتحديد ورقة العمل أو النطاق المراد استيراده:

   • لتحديد ورقة عمل، اضغط على Alt+W، واضغط على المفتاح Tab مرة واحدة، واضغط على مفتاح السهم لأسفل حتى تسمع ورقة العمل التي تريدها، ثم اضغط على مفتاح الإدخال Enter لتحديدها.

   • لتحديد نطاق مسمى، اضغط على Alt+R، واضغط على المفتاح Tab مرة واحدة، واضغط على مفتاح السهم لأسفل حتى تسمع النطاق الذي تريده، ثم اضغط على مفتاح الإدخال Enter لتحديده.

8. يتم فتح نافذة المعالج التالية. إذا كان الصف الأول من ورقة العمل أو النطاق المصدر يحتوي على أسماء الحقول، فاضغط على I للانتقال إلى وحدد الخيار يحتوي الصف الأول على عناوين الأعمدة . اضغط على مفتاح الإدخال Enter لنقل التركيز إلى نافذة المعالج التالية. إذا كنت تقوم بإلحاق البيانات بجدول موجود، يمكنك المتابعة إلى الخطوة 12.

9. في نافذة المعالج الجديد، يمكنك تحديد معلومات حول كل حقل تقوم باستيراده، إذا لزم الأمر. الحقل الأول في ورقة العمل أو النطاق محدد. يمكنك القيام بما يلي:

   • لتغيير اسم الحقل الحالي، اضغط على Alt+M، ثم اكتب الاسم الجديد.

   • لتغيير نوع بيانات الحقل، اضغط على Alt+T. ينتقل التركيز إلى قائمة نوع البيانات . لتوسيع القائمة، اضغط على Alt+مفتاح السهم لأسفل. اضغط على مفتاح السهم لأسفل حتى تسمع القيمة التي تريدها، ثم اضغط على المفتاح Tab مرة واحدة.

   • لتغيير ما إذا كان الحقل مفهرسا أم لا، اضغط على Alt+I. ستسمع القيمة الحالية. لتوسيع القائمة، اضغط على Alt+مفتاح السهم لأسفل. اضغط على مفتاح السهم لأسفل حتى تسمع القيمة التي تريدها، ثم اضغط على المفتاح Tab مرة واحدة.

   • إذا كنت لا تريد استيراد الحقل الحالي، فاضغط على Alt+S للانتقال إلى وحدد الخيار عدم استيراد الحقل .

10. لتحديد حقل آخر، اضغط على F6 حتى تسمع "جزء"، ثم اطلب من زميل مساعدتك في تحديد الحقل الذي تريده. تعديل الحقول كما هو موضح في الخطوة 9. عند الانتهاء، اضغط على مفتاح الإدخال Enter للانتقال إلى نافذة المعالج التالية.

11. إضافة مفتاح أساسي للجدول الجديد. يحدد المفتاح الأساسي السجلات الموجودة في الجدول حتى تتمكن من استرداد البيانات بسرعة أكبر. قم بتنفيذ أحد الإجراءات التالية:

    • للسماح Access بإضافة المفتاح الأساسي، اضغط على A.

    • لاختيار المفتاح الأساسي الخاص بك، اضغط على C. لتعريف المفتاح الذي سيتم استخدامه، اضغط على المفتاح Tab مرة واحدة. ينتقل التركيز إلى قائمة المفاتيح. لتوسيع القائمة، اضغط على Alt+مفتاح السهم لأسفل. اضغط على مفتاح السهم لأعلى أو لأسفل حتى تسمع المفتاح الذي تريده.

    • إذا كنت لا تريد استخدام المفاتيح الأساسية، فاضغط على O.

    للانتقال إلى نافذة المعالج الأخيرة، اضغط على مفتاح الإدخال Enter.

12. يتم فتح نافذة المعالج النهائي. يكون التركيز في المربع استيراد إلى جدول ، ويمكنك سماع الاسم الحالي للجدول الوجهة. إذا كنت تريد تغيير اسم الجدول، فاكتب اسما جديدا، ثم اضغط على مفتاح الإدخال Enter لإنهاء الاستيراد.

    ملاحظة: إذا سمعت تنبيها بأن الجدول موجود بالفعل، وتريد الكتابة فوق الجدول الموجود بالبيانات المستوردة، فاضغط على Y. إذا كنت تريد إعادة تسمية الجدول، فاضغط على N. اضغط على Alt+I لنقل التركيز مرة أخرى إلى المربع استيراد إلى جدول ، واكتب اسم جدول آخر، ثم اضغط على مفتاح الإدخال Enter.

13. إذا كان الاستيراد ناجحا بالكامل أو جزئيا، Access يعرض حالة الاستيراد. يطالبكAccess أيضا بحفظ خطوات الاستيراد لتكرارها بسرعة دون معالج الاستيراد. لتحديد هذا الخيار، اضغط على Alt+V. لتسمية خطوات الاستيراد، اضغط على Alt+A، ثم اكتب اسما لعملية الاستيراد. لحفظ خطوات الاستيراد، اضغط على Alt+S. إذا فشل الاستيراد، فستسمع "حدث خطأ أثناء محاولة استيراد الملف"، متبوعا باسم الملف. اضغط على مفتاح الإدخال Enter للخروج من رسالة التنبيه.

إنشاء ارتباط إلى البيانات في Excel

استخدم معالج ارتباط جدول البيانات لإنشاء ارتباط من قاعدة بيانات Access إلى البيانات في Excel ، حتى تتمكن من استخدام أدوات الاستعلام وإعداد التقارير في Access دون الحاجة إلى الاحتفاظ بنسخة من بيانات Excel في قاعدة البيانات الخاصة بك.

عند إنشاء ارتباط إلى ورقة عمل Excel أو نطاق مسمى، Access بإنشاء جدول جديد مرتبط بالخلايا المصدر. تظهر أي تغييرات تجريها على الخلايا المصدر في Excel في الجدول المرتبط في Access. ومع ذلك، لا يمكنك تحرير محتويات الجدول المقابل في Access. إذا كنت تريد إضافة بيانات أو تحريرها أو حذفها، فيجب عليك إجراء التغييرات في ملف Excel المصدر.

يمكن أن تحتوي قاعدة البيانات على جداول مرتبطة متعددة.

إطلع أيضاً على

استخدام قارئ الشاشة لإنشاء جداول في قواعد بيانات Access لسطح المكتب

استخدام قارئ الشاشة لإنشاء استعلام في قواعد بيانات Access لسطح المكتب

استخدام قارئ الشاشة لإنشاء نموذج في قواعد بيانات Access لسطح المكتب

استخدام قارئ الشاشة لتصدير جدول Access إلى ملف نصي

اختصارات لوحة المفاتيح لـ Access‏

إعداد الجهاز للعمل باستخدام إمكانية وصول ذوي الاحتياجات الخاصة في Microsoft 365

الدعم التقني للعملاء ذوي الاحتياجات الخاصة

تسعى Microsoft إلى تقديم أفضل تجربة ممكنة لكل عملائها. إذا كنت من ذوي الاحتياجات الخاصة أو لديك أسئلة متعلقة بإمكانية وصول ذوي الاحتياجات الخاصة، الرجاء الاتصال بـ ‏Answer Desk لذوي الاحتياجات الخاصة من Microsoft‏ للحصول على المساعدة التقنية. تم تدريب فريق دعم Disability Answer Desk على استخدام العديد من التقنيات المساعدة الشائعة ويمكن أن يقدم مساعدة باللغة الإنجليزية والإسبانية والفرنسية وبلغة الإشارة الأمريكية. يرجى الانتقال إلى موقع Microsoft Disability Answer Desk للاطلاع على تفاصيل الاتصال الخاصة بمنطقتك.

إذا كنت مستخدماً تابعاً لمؤسسة حكومية أو مؤسسة تجارية أو مؤسسة خاصة، فالرجاء الاتصال بـ ‏Disability Answer Desk الخاص بالمؤسسات.