Споделянето в Outlook зависи от това, което искате да споделите, и от типа достъп, който искате да дадете на хората, с които споделяте.
Например можете да споделите една пощенска кутия на няколко души, като всички входящи и изходящи съобщения са от тази пощенска кутия. Или можете да споделите една или повече папки или цялата пощенска кутия с други хора. Можете дори да позволите на други хора възможността да управляват вашия календар или пощенска кутия.
Когато давате на някого разрешение да управлява пощенската ви кутия, му давате разрешения на представител. Това надхвърля привилегиите за редактиране и е това, което позволява на някого да изпраща или отговаря на елементи от поща или календар от ваше име. При специални случаи можете дори да позволите пълно управление на вашата пощенска кутия и календар, когато вашият представител има разрешения да действа от ваше име , когато създава или отговаря на съобщения или събития. За да научите повече за представителите, вж. "За представителите: Позволяване на някой друг да управлява пощата и календара ви в Outlook".
Дали и как можете да получите достъп до тези различни опции за споделяне в Outlook, зависи и от типа на акаунта, който използвате. Например някои опции за споделяне са ограничени до служебни или учебни акаунти, използвани в организация. Други опции, като например споделяне на календар, имат по-широк достъп и могат да бъдат направени и с личен акаунт, като например акаунт за Outlook.com или Hotmail.com.
Съвет
За да разберете повече за акаунтите, вж. Каква е разликата между акаунт в Microsoft и служебен или учебен акаунт?
Различни начини за споделяне в Outlook
Таблицата по-долу описва различните начини за споделяне в Outlook, типът акаунт, който се изисква, и дали е необходимо ИТ администратор на вашата организация да го настрои вместо вас.
| Тип споделяне | Описание | Примерни сценарии | Тип акаунт | Изисква настройка на ИТ администратор |
|---|---|---|---|---|
| Споделени пощенски кутии | Споделената пощенска кутия предоставя групов или индивидуален достъп до цялата пощенска кутия. Това включва съдържанието на пощенските кутии, като папки, календари и контакти. Когато човек в групата отговори на съобщение, изпратено до споделената пощенска кутия, имейлът му се показва все едно идва от споделения адрес, а не от отделен потребител. Разрешенията в споделени пощенски кутии могат да се различават за различните членове. |
Екипът за обслужване на клиенти иска една пощенска кутия, където всички входящи и изходящи имейли да отиват в info@contoso.com. Всеки член на екипа за обслужване на клиенти с достъп до споделената пощенска кутия може да получава и отговаря на съобщения. Отговорите винаги се изпращат от info@contoso.com без значение кой от групата отговаря на съобщението. |
Служебни или учебни акаунти | Да, изисква настройка от администратор. Администраторът ще даде разрешения на всички потребители, които се нуждаят от достъп до споделената пощенска кутия. |
| Споделени календари | Споделените календари са ограничени до папката на календара в пощенската ви кутия. Можете да изберете да споделяте календара си с един човек или с няколко души. Разрешенията може да се различават за хората, с които споделяте календара си, а също и в зависимост от акаунта, който използвате за споделяне на календара си. Някои аспекти на споделянето на календари са ограничени само до служебни или учебни акаунти. |
Може да искате да споделяте календари с планировчици, изпълнителни администратори, колеги, приятели, семейство или други доверени лица. | Служебни или учебни и лични акаунти | Не се изисква конфигуриране от администратор. В повечето случаи можете да изберете календара, който искате да споделите, и да му дадете разрешения от Outlook. Ако използвате служебен или учебен акаунт, можете да предоставите права на представител, които позволяват на представителя да изпраща и отговаря на покани за събрания от ваше име. |
| Споделени папки | Изберете да споделите една или повече папки във вашата пощенска кутия с други хора във вашата организация. Можете да зададете нивото на достъп до всяко лице, с което споделяте, като предоставите привилегии само за преглед, редактиране или делегиране. Има два типа привилегии за делегиране. Можете да изберете хората да изпращат от ваше име или да изпращат от ваше име. |
Сценарий 1: Искате да споделите папка с привилегии само за преглед. Ако например управлявате проект и искате да дадете на някого от екипа ви достъп до всички имейли в тази папка. Можете да позволите на това лице да отговаря на съобщения, но то може да отговаря само като себе си, а не от ваше име. Сценарий 2: Ръководител присвоява правомощията на представител на помощника си, така че помощникът да може да следи и отговаря на имейлите от негово име. Или искат помощникът да има пълен контрол над пощенската му кутия и да му даде разрешения за "Изпращане като". И в двата случая ръководителят може да избере да сподели цялата си пощенска кутия (включително календара) или да сподели само избрани папки. |
Служебни или учебни акаунти | В зависимост от това какъв вид искате да имат достъп другите хора, може да се наложи конфигуриране от администратор. Можете да споделяте папки с други хора във вашата организация. Това включва добавяне на някого като представител и предоставяне на командата "Изпращане от името на правата". За да предоставите обаче привилегиите "Изпращане като " на някого, трябва да се обърнете към ИТ администратора, отговорен за управлението на Outlook във вашата организация, за да ги настрои вместо вас. |
Готови ли сте да започнете споделянето?
Изберете статия по-долу, за да научите как и какво искате да споделите.
- За представителите в Outlook
- Отваряне и използване на споделена пощенска кутия
- Споделяне и достъп до календар, който само се преглежда
- Споделяне и достъп до календар с разрешения за редактиране и делегиране
- Споделяне и достъп до чужда пощенска кутия или папка в Outlook
- Разрешаване съобщенията да се изпращат от ваше име при споделяне на папка или пощенска кутия