Как се изметат данните през Excel

Ето основните неща, които можете да направите, докато данните са във жп гарата на Excel:

• Внос    Можете да импортирате данни от много различни външни източници на данни. Тези източници на данни могат да бъдат на вашия компютър, в облака или по средата на света. За повече информация вижте Импортиране на данни от външни източници на данни.

• Power Query    Можете да използвате Power Query (наричан преди Get & Transform), за да създавате заявки за оформяне, трансформиране и комбиниране на данни по различни начини. Можете да експортирате работата си като шаблон на Power Query, за да дефинирате операция за поток от данни в Power Apps. Можете дори да създадете тип данни в допълнение към свързаните типове данни. За повече информация вижте Power Query за помощта за Excel.

• Безопасност    Поверителността на данните, идентификационните данни и удостоверяването винаги са текуща грижа. За повече информация вижте Управление на настройките и разрешенията на източника на данни и Задаване на нива на поверителност.

• Опреснявам    Импортираните данни обикновено изискват операция за обновяване, за да внесат в Excel промени, като например допълнения, актуализации и изтривания. За повече информация вижте Обновяване на връзка с външни данни в Excel.

• Connections/свойства    Всеки външен източник на данни има разнообразна информация за връзка и свойства, свързана с него, която понякога изисква промени в зависимост от вашите обстоятелства. За повече информация вижте Управление на диапазони от външни данни и техните свойства, Създаване, редактиране и управление на връзки към външни данни и Свойства на връзката.

• Наследство    Традиционните методи, като например съветниците за импортиране на наследени версии и MSQuery, все още са налични за използване. За повече информация вижте Опции за импортиране и анализ на данни и Използване на Microsoft Query за извличане на външни данни.

Следващите раздели предоставят повече подробности за това какво се случва зад кулисите на тази заета жп гара на Excel.

Има свойства за връзка, заявка и външен диапазон от данни. Свойствата "Връзка" и "Заявка" съдържат традиционна информация за връзката. В заглавието на диалогов прозорец Свойствата на връзката означава, че няма заявка, свързана с нея, но свойствата на заявката означават, че има. Свойствата на диапазон от външни данни управляват оформлението и формата на данните. Всички източници на данни имат диалогов прозорец "Свойства на външни данни ", но източниците на данни, които имат свързани идентификационни данни и обновяват информацията, използват по-големия диалогов прозорец "Свойства на данни за външен диапазон ".

Следващата информация обобщава най-важните диалогови прозорци, екрани, пътища до команди и съответните помощни теми.

Диалогов прозорец или екран Пътища на команди	Раздели и тунели	Основна помощна тема
Скорошни източници Данни > скорошни източници	(Без табулатори) Преходи към диалоговия прозорец "Свързване > навигатор "	Управление на настройките и разрешенията за източника на данни
Свойства на връзката OR Data Connection Wizard > > на > за заявки за> на данни & Connections > Connections (щракване с десния бутон върху връзка) > свойства	Usage tab Definition tab Used In tab	Свойства на връзката
Свойства на заявката Data > Existing Connections > (щракване с десния бутон върху връзка) > Edit Connection Properties OR Заявкиза > данни & връзки| Раздел "Заявки" > (щракване с десния бутон върху връзка) > свойства Свойства на> заявка OR OR Данни > Обновяване на всички > Connections (когато са позиционирани в зареден работен лист на заявка)	Usage tab Definition tab Used In tab	Свойства на връзката
Заявки & Connections & Connections на заявки за> данни	Раздел Заявки Connections  tab	Свойства на връзката
Съществуващ Connections Съществуващ Connections за> на данни	Разделът ' 'Таблици'' на Connections	Свързване към външни данни
Свойства на външни данни OR Свойства на диапазон от външни данни OR Свойства на > данни (забранено, ако не е позиционирано в работен лист на заявка)	Използва се в раздела (от диалоговия прозорец "Свойства на връзката ")   Refresh button on the right tunnels to Query Properties	Управление на диапазони от външни данни и техните свойства
Разделът "Свойства на връзката " > " Дефиниция " > "Файл за експортиране на връзка" OR Файл за свързване на > заявка за експортиране	(Без табулатори) Преходи към папката "Източници на данни" в диалоговия прозорец "Файл"	Създаване, редактиране и управляване на връзки към външни данни

Данните в работна книга на Excel могат да идват от две различни местоположения. Данните може да се съхраняват директно в работната книга или да се съхраняват във външен източник на данни, като например текстов файл, база данни или OLAP куб. Този външен източник на данни е свързан към работната книга чрез връзка за данни, която представлява набор от информация, описваща как да намерите, да влезете и да получите достъп до външния източник на данни.

Основното предимство на свързването с външни данни е, че можете периодично да анализирате тези данни, без да копирате многократно данните в работната книга, което е операция, която може да отнеме много време и да е склонна към грешка. След като се свържете с външни данни, можете също автоматично да обновявате (или актуализирате) работните книги на Excel от първоначалния източник на данни всеки път, когато източникът на данни се актуализира с нова информация.

Информацията за връзка се съхранява в работната книга и може също да се съхранява във файл за връзка, като например файл за връзка с данни на Office (.odc) или файл с име на източник на данни (.dsn).

За да пренесете външни данни в Excel, ви трябва достъп до данните. Ако външният източник на данни, до който искате да получите достъп, не е на вашия локален компютър, може да се наложи да се обърнете към администратора на базата данни за парола, потребителски разрешения или друга информация за връзка. Ако източникът на данни е база данни, уверете се, че базата данни не е отворена в монополен режим. Ако източникът на данни е текстов файл или електронна таблица, уверете се, че друг потребител не го е отворил за монополен достъп.

Много източници на данни изискват също ODBC драйвер или доставчик на OLE база данни, за да координират потока от данни между Excel, файла за връзка и източника на данни.

Следващата диаграма обобщава основните моменти за връзките с данни.

1. Има различни източници на данни, с които можете да се свържете: Услуги за анализ, SQL Server, Microsoft Access, други OLAP и релационни бази данни, електронни таблици и текстови файлове.

2. Много източници на данни имат асоцииран ODBC драйвер или доставчик на OLE база данни.

3. Файлът за връзка дефинира цялата информация, необходима за достъп и извличане на данни от източник на данни.

4. Информацията за връзка се копира от файл за връзка в работна книга и информацията за връзката може лесно да се редактира.

5. Данните се копират в работна книга, така че да можете да ги използвате точно както използвате данните, съхранявани директно в работната книга.

За да намерите файлове за връзка, използвайте диалоговия прозорец Съществуващ Connections. (Изберете Данни > съществуващи Connections.) Като използвате този диалогов прозорец, можете да видите следните типове връзки:

• Connections в работната книга    

  Този списък показва всички текущи връзки в работната книга. Списъкът се създава от връзки, които вече сте дефинирали, които сте създали с помощта на диалоговия прозорец Избор на източник на данни на съветника за връзка с данни или от връзки, които преди това сте избрали като връзка от този диалогов прозорец.

• Файлове за свързване на вашия компютър    

  Този списък е създаден от папката Моите източници на данни , която обикновено се съхранява в папката Документи.

• Файлове за връзка в мрежата    

  Този списък може да бъде създаден от набор от папки във вашата локална мрежа, чието местоположение може да се разположи в мрежата като част от разполагането на групови правила на Microsoft Office или библиотека на SharePoint. 

Можете също да използвате Excel като редактор на файлове за връзка, за да създавате и редактирате връзки към външни източници на данни, които се съхраняват в работна книга или във файл за връзка. Ако не намерите желаната връзка, можете да създадете връзка, като щракнете върху Преглед за още, за да се покаже диалоговият прозорец Избор на източник на данни , и след това щракнете върху Нов източник , за да стартирате съветника за връзка с данни.

След като създадете връзката, можете да използвате диалоговия прозорец Свойства на връзката (Избор на заявки за > на данни& Connections > раздела Connections > (щракнете с десния бутон върху връзка) > Свойства), за да управлявате различни настройки за връзки към външни източници на данни и да използвате, използвате повторно или превключвате файлове за свързване.

Забележка    Понякога диалоговият прозорец Свойства на връзката се нарича диалоговият прозорец Свойства на заявката, когато има заявка, създадена с нея в Power Query (наричан преди Get & Transform).

Ако използвате файл за връзка, за да се свържете към източник на данни, Excel копира информацията за връзката от файла за връзка в работната книга на Excel. Когато правите промени с помощта на диалоговия прозорец Свойства на връзката , редактирате информацията за връзка с данни, която се съхранява в текущата работна книга на Excel, а не първоначалния файл за връзка с данни, който може да е бил използван за създаване на връзката (означено с името на файла, което се показва в свойството Файл за връзка на раздела Дефиниция ). След като редактирате информацията за връзка (с изключение на свойствата "Име на връзката" и "Описание на връзката "), връзката към файла на връзката се премахва и свойството "Файл за връзка" се изчиства.

За да се гарантира, че файлът за връзка винаги се използва, когато даден източник на данни се обновява, щракнете върху Винаги се опитвай да използва този файл, за да обновите тези данни в раздела Дефиниция . Избирането на това квадратче за отметка гарантира, че актуализациите на файла за връзка винаги ще се използват от всички работни книги, които използват този файл за връзка, които също трябва да имат това зададено свойство.

С помощта на диалоговия прозорец Connections можете лесно да управлявате тези връзки, включително да ги създавате, редактирате и изтривате (избиране на заявки за> данни & Connections >Connections раздел > (щракнете с десния бутон върху връзка) > Свойства.) Можете да използвате този диалогов прозорец, за да направите следното: 

• Създаване, редактиране, обновяване и изтриване на връзки, които се използват в работната книга.

• Проверете източника на външни данни. Можете да направите това, в случай че връзката е дефинирана от друг потребител.

• Показва къде се използва всяка връзка в текущата работна книга.

• Диагностициране на съобщение за грешка за връзки към външни данни.

• Пренасочване на връзка към друг сървър или източник на данни или заместване на файла за връзка за съществуваща връзка.

• Улесняване на създаването и споделянето на файлове за връзка с потребители.

Файловете за връзка са особено полезни за постоянно споделяне на връзки, като правят връзките по-откриваеми, спомагат за подобряване на защитата на връзките и улесняват администрирането на източниците на данни. Най-добрият начин за споделяне на файлове за връзка е да ги поставите в защитено и надеждно местоположение, като например мрежова папка или библиотека на SharePoint, където потребителите могат да четат файла, но само определени потребители могат да променят файла. За повече информация вижте Споделяне на данни с ODC.

Използване на ODC файлове

Можете да създадете файлове за връзка с данни на Office (.odc), като се свържете с външни данни чрез диалоговия прозорец Избор на източник на данни или като използвате съветника за връзка с данни, за да се свържете с нови източници на данни. ODC файлът използва HTML и XML етикети по избор, за да съхрани информацията за връзката. Можете лесно да преглеждате или редактирате съдържанието на файла в Excel.

Можете да споделяте файлове за връзка с други хора, за да им дадете същия достъп, който имате и до външен източник на данни. Не е необходимо други потребители да настройват източник на данни, за да отворят файла за връзка, но може да им се наложи да инсталират ODBC драйвера или доставчика на OLE база данни, необходими за достъп до външните данни на компютъра си.

ODC файловете са препоръчителният метод за свързване към данни и споделяне на данни. Можете лесно да конвертирате други традиционни файлове за връзка (DSN, UDL и файлове за заявки) във файл на ODC, като отворите файла за връзка и след това щракнете върху бутона Експортиране на файл за връзка в раздела Дефиниция на диалоговия прозорец Свойства на връзката .

Използване на файлове на заявки

Файловете на заявки са текстови файлове, които съдържат информация за източника на данни, включително името на сървъра, където се намират данните, и информацията за връзка, която предоставяте, когато създавате източник на данни. Файловете със заявки са традиционен начин за споделяне на заявки с други потребители на Excel.

Използване на .dqy файлове със заявки    Можете да използвате Microsoft Query, за да записвате .dqy файлове, които съдържат заявки за данни от релационни бази данни или текстови файлове. Когато отворите тези файлове в Microsoft Query, можете да прегледате данните, върнати от заявката, и да модифицирате заявката, за да извлечете различни резултати. Можете да запишете .dqy файл за всяка заявка, която създавате, или с помощта на съветника за заявки, или директно в Microsoft Query.

Използване на .oqy файлове със заявки    Можете да записвате .oqy файлове, за да се свържете с данни в OLAP база данни или на сървър, или в офлайн файл с кубове (.cub). Когато използвате съветника за многомерна връзка в Microsoft Query, за да създадете източник на данни за OLAP база данни или куб, автоматично се създава .oqy файл. Тъй като OLAP базите данни не са организирани в записи или таблици, не можете да създавате заявки или .dqy файлове за достъп до тези бази данни.

Използване на .rqy файлове със заявки    Excel може да отваря файлове със заявки в .rqy формат, за да поддържа драйвери за OLE DB източници на данни, които използват този формат. За повече информация вж. документацията за вашия драйвер.

Използване на файлове със заявки на .qry    Microsoft Query може да отваря и записва файлове на заявки в .qry формат за използване с по-стари версии на Microsoft Query, които не могат да отварят .dqy файлове. Ако имате файл със заявка във формат .qry, който искате да използвате в Excel, отворете файла в Microsoft Query и след това го запишете като .dqy файл. За информация относно записването на .dqy файлове вж. помощта за Microsoft Query.

Използване на файлове с уеб заявки .iqy    Excel може да отваря .iqy файлове на уеб заявки за извличане на данни от уеб. За повече информация вижте Експортиране в Excel от SharePoint.

Диапазонът от външни данни (наричан също таблица със заявки) е дефинирано име или име на таблица, което определя местоположението на данните, пренесени в работен лист. Когато се свързвате към външни данни, Excel автоматично създава диапазон от външни данни. Единственото изключение от това е отчет с обобщена таблица, свързан към източник на данни, който не създава диапазон от външни данни. В Excel можете да форматирате и оформите външен диапазон от данни или да го използвате в изчисления, както при всички други данни.

Excel автоматично наименова диапазон от външни данни по следния начин:

• На диапазоните от външни данни от файлове за връзка с данни на Office (ODC) се дава същото име като името на файла.

• Диапазоните от външни данни от бази данни са именувани с името на заявката. По подразбиране Query_from_източник е името на източника на данни, който сте използвали за създаване на заявката.

• Диапазоните от външни данни от текстови файлове се именуват с името на текстовия файл.

• Диапазоните от външни данни от уеб заявките са именувани с името на уеб страницата, от която са извлечени данните.

Ако работният лист има повече от един външен диапазон от данни от един и същ източник, диапазоните се номерират. Например MyText, MyText_1, MyText_2 и т.н.

Външният диапазон от данни има допълнителни свойства (да не се бърка със свойствата на връзката), които можете да използвате, за да управлявате данните, като например запазване на форматирането на клетките и ширината на колоните. Можете да промените тези свойства на диапазон от външни данни, като щракнете върху Свойства в групата Connections в раздела Данни и след това направите промените в диалоговите прозорци Свойства на диапазон от външни данни или Свойства на външни данни.

Има няколко обекта с данни (например диапазон от външни данни и отчет с обобщена таблица), които можете да използвате, за да се свържете с различни източници на данни. Обаче типът на източника на данни, с който можете да се свържете, е различен между всеки обект с данни.

Можете да използвате и обновявате свързани данни в Excel Services. Както при всеки външен източник на данни, може да се наложи да удостоверите достъпа си. За повече информация вижте Обновяване на връзка с външни данни в Excel. Fили повече информация относно идентификационните данни вж. Excel Services Настройки за удостоверяване.

Следващата таблица обобщава кои източници на данни се поддържат за всеки обект с данни в Excel.

Превъзхождам данни обект	Създава Външен данни Диапазон?		OLE База данни	ODBC	Текст файл	HTML файл	XML файл	SharePoint списък
Съветник за импортиране на текст	Да		Не	Не	Да	Не	Не	Не
Отчет с обобщена таблица (без OLAP)	Не		Да	Да	Да	Не	Не	Да
Отчет с обобщена таблица (OLAP) (OLAP)	Не		Да	Не	Не	Не	Не	Не
Ръководство за бързо стартиране в Outlook 2013	Да		Да	Да	Не	Не	Да	Да
XML карта	Да		Не	Не	Не	Не	Да	Не
Уеб заявка	Да		Не	Не	Не	Да	Да	Не
Съветник за връзка с данни	Да		Да	Да	Да	Да	Да	Да
Microsoft Query	Да		Не	Да	Да	Не	Не	Не

Excel Services заобиколно решение за таблици на Excel и наименувани диапазони

Ако искате да покажете работна книга на Excel в Excel Services, можете да се свържете към и да обновите данните, но трябва да използвате отчет с обобщена таблица. Excel Services не поддържа диапазони от външни данни, което означава, че Excel Services не поддържа таблица на Excel, свързана с източник на данни, уеб заявка, XML карта или Microsoft Query.

Можете обаче да заобиколите това ограничение, като използвате обобщена таблица, за да се свържете с източника на данни, и след това да проектирате и оформите обобщената таблица като двуизмерна таблица без нива, групи или междинни суми, така че да се показват всички желани стойности на редове и колони. 

Да се спъна в лентата с памет на базата данни.

За MDAC, OLE DB и OBC

Първо, извиняваме се за всички съкращения. Компоненти на Microsoft за достъп до данни (MDAC) 2.8 са включени в Microsoft Windows . С MDAC можете да се свързвате и използвате данни от голямо разнообразие от релационни и несвързани източници на данни. Можете да се свържете с много различни източници на данни с помощта на драйвери за Open Database Connectivity (ODBC) или доставчици на OLE база данни, които или са създадени и доставени от Microsoft, или са разработени от различни трети лица. Когато инсталирате Microsoft Office, към вашия компютър се добавят допълнителни ODBC драйвери и доставчици на OLE бази данни.

За да видите пълен списък с доставчици на OLE бази данни, инсталирани на вашия компютър, покажете диалоговия прозорец Свойства на връзката с данни от файл за връзка с данни и след това щракнете върху раздела Доставчик .

За да видите пълен списък на инсталираните на компютъра доставчици на ODBC, покажете диалоговия прозорец Администратор на ODBC база данни и след това щракнете върху раздела Драйвери .

Можете също да използвате ODBC драйвери и доставчици на OLE бази данни от други производители, за да получите информация от източници, различни от източници на данни на Microsoft, включително други типове бази данни за ODBC и OLE бази данни. За информация относно инсталирането на тези ODBC драйвери или доставчици на OLE DB вижте документацията за базата данни или се свържете с нейния доставчик.

Използване на ODBC за свързване към източници на данни

В архитектурата на ODBC дадено приложение (например Excel) се свързва с диспечера на ODBC драйвери, който на свой ред използва конкретен ODBC драйвер (например MICROSOFT SQL ODBC драйвер), за да се свърже към източник на данни (например microsoft SQL Server база данни).

За да се свържете към ODBC източници на данни, направете следното:

1. Уверете се, че подходящият ODBC драйвер е инсталиран на компютъра, който съдържа източника на данни.

2. Дефинирайте име на източник на данни (DSN), като използвате администратора на ODBC източник на данни за съхраняване на информацията за връзка в системния регистър или DSN файл, или низ за свързване в код на Microsoft Visual Basic, за да предадете информацията за връзката директно на диспечера на ODBC драйвери.

   За да дефинирате източник на данни, в Windows щракнете върху бутона Старт и след това щракнете върху Контролен панел. Щракнете върху Система и поддръжка и след това щракнете върху Административни инструменти. Щракнете върху Производителност и поддръжка, щракнете върху Административни инструменти. и след това щракнете върху Източници на данни (ODBC). За повече информация за различните опции щракнете върху бутона "Помощ " във всеки диалогов прозорец.

Машинни източници на данни

Машинните източници на данни съхраняват информацията за връзка в системния регистър на конкретен компютър с дефинирано от потребителя име. Можете да използвате машинни източници на данни само на компютър, в който те са дефинирани. Има два типа машинни източници на данни – потребителски и системни. Потребителските източници на данни могат да се използват само от текущия потребител и са видими само за този потребител. Системните източници на данни могат да се използват от всички потребители на даден компютър и са видими за всички потребители на компютъра.

Машинният източник на данни е особено полезен, когато искате да предоставите допълнителна защита, тъй като това гарантира, че само потребителите, които са влезли, могат да виждат машинен източник на данни, а машинен източник на данни не може да бъде копиран от отдалечен потребител на друг компютър.

Файлови източници на данни

Файловите източници на данни (наричани също DSN файлове) съхраняват информацията за връзка в текстов файл, а не в системния регистър, и обикновено са по-гъвкави за използване от машинните източници на данни. Например можете да копирате файлов източник на данни на всеки компютър с правилния ODBC драйвер, така че вашето приложение да може да разчита на съгласувана и точна информация за връзка с всички компютри, които използва. Или можете да поставите файловия източник на данни на един сървър, да го споделите между много компютри в мрежата и лесно да поддържате на едно място информацията за връзката.

Файловият източник на данни може да бъде и несподелим. Несподелимият файлов източник на данни се намира на един компютър и сочи към машинен източник на данни. Можете да използвате несподелими файлови източници на данни за достъп от файлови източници на данни до съществуващи машинни източници на данни.

Използване на OLE база данни за свързване към източници на данни

В архитектурата на OLE база данни приложението, което осъществява достъп до данните, се нарича потребител на данни (например Excel), а програмата, която позволява основен достъп до данните, се нарича доставчик на база данни (например доставчик на OLE база данни на Microsoft за SQL Server).

Файлът за универсална връзка с данни (.udl) съдържа информацията за връзка, която потребителят на данни използва за достъп до източник на данни чрез доставчика на OLE база данни на този източник на данни. Можете да създадете информацията за връзката, като направите едно от следните неща:

• В съветника за връзка с данни използвайте диалоговия прозорец Свойства на връзка с данни , за да дефинирате връзка към данни за доставчик на OLE база данни. 

• Създайте празен текстов файл с разширение на име на файл .udl и след това редактирайте файла, който показва диалоговия прозорец Свойства на връзката с данни .