Функцията Directory в Word обединява данни в един документ, като например справочника за членство, каталог или списък с части. Тъй като можете да обедините няколко типа източници на данни, можете да създавате отчети от бази данни, като например Access, като използвате всички функции за форматиране на Word.

Пример за циркулярни документи в справочната папка

Стартиране на документа

  1. Отваряне на празен документ.

  2. Отидете на Пощенски съобщения > Стартиране на циркулярни документи > справочника.

  1. Отидете на Пощенски съобщения > Избор на получатели.

  2. Изберете източник на данни. За повече информация вижте Източници на данни, които можете да използвате за циркулярни документи.

  3. Изберете Файл > Запиши.

Ако трябва да редактирате пощенския си списък, вижте Циркулярни документи: Редактиране на получатели.

В този момент не включвайте текст, който искате да отпечатате само веднъж в получения документ на справочната директория.

  1. Въведете текста, който искате да повторите за всеки елемент в указателя, като например Име: или Адрес: етикети за отделни записи.

  2. Щракнете върху или докоснете там, където в документа искате да поставите поле за обединяване, и вмъкнете поле за обединяване. За повече информация вижте Полета за циркулярни документи

    Съвети: 

    • За да създадете таблица с един етикет или заглавен ред, създайте заглавка на документ. Поставете реда на етикета на таблицата вътре в заглавката. След това поставете полетата за обединяване в тялото на документа.

    • Заглавие на таблица вътре в заглавката, таблица в тялото

    • Това работи добре за дълги указатели, които обхващат няколко страници, тъй като създава горен колонтитул за всяка страница.

    Не можете ръчно да въвеждате знаци за обединяване на полета (« »). Трябва да използвате прозореца на задачите Циркулярни документи.

    Меню "Вмъкване на полета за обединяване"

    Ако полетата за обединяване се показват в скоби, като например { MERGEFIELD City }, Word показва кодове на полета вместо резултати от полета. Това не засяга обединяването, но е трудно да се форматира. Щракнете с десния бутон върху кода на полето и изберете Превключване на кодовете на полета в контекстното меню.

    Превключване на избраните кодове на полета

    Ако липсва част от вашия адрес, вижте Циркулярни документи: Съвпадение на полета за коригиране.

  3. Повторете стъпка 2, ако е необходимо.

  4. След като завършите основния документ и сте вмъкнали всички полета за обединяване, отидете на Файл >Запиши като.

  1. Отидете на Пощенски >визуализация на резултатите.

  2. Използвайте бутоните "Назад"и "Препращане", за да превъртате данните си или да използвате "Намиране на получател" за търсене на определени записи

  3. Ако трябва да редактирате, изберете Визуализация на резултатите, за да се върнете, за да обедините изглед на поле.

  1. Изберете Пощенски съобщения >готово & Обединяване и изберете Редактиране на отделни документи. Ще видите 2 други опции, но не можете да ги използвате с указател.

  2. Изберете едно от следните неща:

    • За да обедините всички записи, изберете Всички.

    • За да обедините само записа, който виждате в прозореца на документа, изберете Текущ запис.

    • За да обедините диапазон от записи, въведете номерата на записите в полетата Оти До.

    Изберете OK.

  3. В новия документ добавете текст, който искате да се отпечата само веднъж, като горни колонтитули, долни колонтитули, заглавия на колони или друг текст.

  4. Запишете или отпечатайте указателя точно както всеки обикновен документ.

Стартиране на документа

  1. Отваряне на празен документ.

  2. Отидете на Пощенски съобщения > Стартиране на циркулярни документи > справочника.

  1. Отидете на Пощенски съобщения > Избор на получатели.

  2. Изберете източник на данни. За повече информация вижте Източници на данни, които можете да използвате за циркулярни документи.

  3. Изберете Файл > Запиши.

Ако трябва да редактирате пощенския си списък, вижте Циркулярни документи: Редактиране на получатели.

В този момент не включвайте текст, който искате да отпечатате само веднъж в получения документ на справочната директория.

  1. Въведете текста, който искате да повторите за всеки елемент в указателя, като например Име: или Адрес: етикети за отделни записи.

  2. Щракнете върху или докоснете там, където в документа искате да поставите поле за обединяване, и вмъкнете поле за обединяване. За повече информация вижте Полета за циркулярни документи

    Не можете ръчно да въвеждате знаци за обединяване на полета (« »). Трябва да използвате прозореца на задачите Циркулярни документи.

    Ако полетата за обединяване се показват в скоби, като например { MERGEFIELD City }, Word показва кодове на полета вместо резултати от полета. Това не засяга обединяването, но е трудно да се форматира. Ctrl – Щракнете върху кода на полето и изберете Превключване на кодовете на полета в контекстното меню.

    Превключване на кодовете на полета в избрано контекстно меню

    Ако липсва част от вашия адрес, вижте Циркулярни документи: Съвпадение на полета за коригиране.

  3. Повторете стъпка 2, ако е необходимо.

  4. След като завършите основния документ и сте вмъкнали всички полета за обединяване, отидете на Файл >Запиши като.

  1. Отидете на Пощенски >визуализация на резултатите.

  2. Използвайте бутоните "Назад"и "Препращане", за да превъртате данните си или да използвате "Намиране на получател" за търсене на определени записи

  3. Ако трябва да редактирате, изберете Визуализация на резултатите, за да се върнете, за да обедините изглед на поле.

  1. Изберете Пощенски съобщения >готово & Обединяване и изберете Редактиране на отделни документи.

  2. В новия документ добавете текст, който искате да се отпечата само веднъж, като горни колонтитули, долни колонтитули, заглавия на колони или друг текст.

  3. Запишете или отпечатайте указателя точно както всеки обикновен документ.

Нуждаете се от още помощ?

Разширете уменията си
Преглед на обучението
Получавайте първи новите функции
Присъединяване към Microsoft Office участници в Insider

Беше ли полезна тази информация?

Доколко сте доволни от качеството на езика?
Какво е повлияло на вашия потребителски опит?

Благодарим ви за обратната връзка!

×