Всеки шаблон, който е включен в Access, е пълно приложение за проследяване, което съдържа предварително дефинирани таблици, формуляри, отчети, заявки, макроси и релации. Тези шаблони са създадени така, че да бъдат незабавно полезни, за да можете да създадете нова база данни, базирана на шаблон, и бързо да започнете работа. Възможно е обаче да има случаи, когато искате да промените вашата нова база данни – например да добавите или преименувате поле или да промените отчет.
Тази статия обяснява как да извършите най-често срещаните модификации, които може да искате да приложите към база данни, която е създадена от шаблон. Вижте връзките към статии за по-задълбочена информация относно определени области.
Какво искате да направите?
Научете основите на таблиците и полетата
Когато създавате база данни, съхранявате данните си в таблици – базирани на обекти списъци с редове и колони. Можете да съхранявате информационните елементи, които искате да проследявате, в полета (наречени също колони). Например в таблицата "Контакти" можете да създадете полета за фамилно име, собствено име, телефонен номер и адрес. За таблицата "Продукти" можете да създадете полета за "Име на продукт", "ИД на продукт" и "Цена".
Важно е да изберете полетата внимателно. Например обикновено е лоша идея да създадете поле за съхраняване на изчисляема стойност. В повечето случаи може да се наложи Access изчислите стойността, когато е необходима. Когато изберете полета, опитайте да съхранявате информация в най-малките полезни части. Например вместо пълно име в едно поле помислете за отделно съхраняване на собственото и фамилното име. По принцип, ако трябва да отчитате, сортирате, търсите или извършвате изчисление на елемент от информация, поставете го в поле само по себе си.
За повече информация за проектирането на база данни и избирането на полета вж. статията Основи на проектирането на бази данни.
Едно поле има определени определящи характеристики. Например всяко поле има име, което еднозначно идентифицира полето в таблицата. Едно поле има и тип данни, който е избран да съответства на информацията, която трябва да бъде съхранена. Типът на данните определя стойностите, които могат да бъдат съхранени, и операциите, които могат да бъдат извършени върху тези стойности, както и колко място за съхранение да бъде заделено за всяка стойност. Всяко поле има свързана група от настройки, наречени свойства, които дефинират характеристиките на облика или поведението на полето. Например свойството Формат дефинира оформлението за показване на поле – т.е. как трябва да се показва, когато се показва.
Вмъкване, добавяне или създаване на ново поле в таблица
Можете лесно да добавите поле към таблица в изглед на лист с данни. Можете обаче да добавите поле към таблица в изглед за проектиране. В изглед на лист с данни добавяте полето, като въведете данни в клетката под заглавието Щракнете, за да добавите колона. Можете също да добавите поле към таблица в изглед за проектиране.
За да научите повече за добавянето на поле към таблица в изглед на лист с данни, вж. статията Добавяне или изтриване на колона в лист с данни.
За да научите повече за добавянето на поле към таблица в изглед за проектиране, вж. статията Създаване на таблица и добавяне на полета.
Забележка: Когато добавите ново поле към таблица, полето не се добавя автоматично към вашите съществуващи формуляри и отчети. Трябва ръчно да добавите полето към тези формуляри и отчети, за да се показва в тях.
Изтриване на поле от таблица
Ако е възможно, трябва да избягвате изтриването на поле от база данни, което е генерирано от един от предоставените шаблони – вероятно полето работи в други обекти на базата данни, като например формуляри и отчети. По този начин изтриването на полето ще създаде последици, когато се опитате да използвате другите обекти на базата данни, които използват полето – обектите на базата данни няма да работят по очаквания начин. Ще трябва да премахнете всички препратки към полето от всички обекти, които го използват, за да работят правилно тези други обекти.
Когато решите, че трябва да изтриете поле от база данни, генерирано от шаблон, можете да направите това или в изглед на лист с данни, или в изглед за проектиране. Не забравяйте, че ако други обекти на базата данни препращат към изтритото поле, трябва да модифицирате тези други обекти, за да премахнете препратката. Ако например даден отчет включва контрола, която е обвързана с изтритото поле, и изпълните отчета, се показва съобщение за грешка, защото Access не може да намери данните за полето.
Когато изтриете поле, изтривате окончателно цялата информация, съхранена в това поле. Поради тази причина трябва да внимавате, когато изтривате полета, и трябва да създадете архивно копие на вашата база данни, преди да изтриете полето.
Преди да можете да изтриете поле, трябва да се уверите, че то не участва в релации между таблици. Ако се опитате да изтриете поле, за което съществуват релации, Access ви предупреждава, че трябва първо да изтриете релациите.
За подробни инструкции как да изтриете релация между таблици, вж. статията Създаване, редактиране или изтриване на релация.
За подробни инструкции как да изтривате полета от таблици, вж. статията Изтриване на поле.
Преименуване на поле или таблица
Ако е възможно, трябва да избягвате преименуването на поле или таблица в база данни, генерирана от един от предоставените шаблони – вероятно полето или таблицата са използвани в други обекти на базата данни, като например формуляри и отчети. По този начин преименуването на полето или таблицата може да създаде последици, когато се опитате да използвате другите обекти на базата данни, които използват полето или таблицата. Другите обекти може да не работят по очаквания начин, ако все още препращат към старото име. За да работят правилно другите обекти, старото име трябва да се промени на новото име. Ако квадратчето за отметка Извършване на автокоригиране на имена е избрано в категорията Текуща база данни на диалоговия прозорец Опции на Access , голяма част от тази работа ще бъде извършена автоматично.
Можете да промените текста, който се показва в заглавие на колона в изглед на лист с данни. Можете да направите това, без да се налага да преименувате полето. Ако искате да промените само текста в заглавието на колоната и не искате да преименувате полето, вижте раздела Промяна на текста, който се показва в заглавие на колона.
Когато е необходимо, можете да преименувате таблица в навигационния екран или да преименувате поле в изглед на лист с данни или изглед за проектиране. Преди да го направите, трябва да включите опцията Автокоригиране на имена, ако вече не е включена.
Включване на опцията за автокоригиране на имена
Когато преименувате обект на база данни, като например поле, таблица, формуляр или отчет, обикновено искате промяната на името да се разпространява в цялата база данни. В противен случай обектите, които препращат към старото име, няма да работят по очаквания начин. Access предоставя функцията за автокоригиране на имена, която помага за разпространението на промените в имената. По подразбиране автокоригирането на имена е включено за всички нови бази данни в Access. Ако обаче е изключено, можете да направите следното, за да го включите.
Включване на опцията за автокоригиране на имена
-
Щракнете върху Файл > Опции.
-
В диалоговия прозорец Опции на Access , в левия екран щракнете върху Текуща база данни.
-
Под Опции за автокоригиране на имена поставете отметка в квадратчето Следене за информация за автокоригиране на имена и след това поставете отметка в квадратчето Извършвай автокоригиране на имена .
-
Ако искате да запазите таблица, регистрираща всяка промяна, извършена от автокоригирането на имена, отметнете квадратчето Регистрирай промените в автокоригирането на имена .
-
Щракнете върху OK.
-
За да запишете промените си, щракнете върху Запиши в лентата с инструменти за бърз достъп.
Забележка: Функцията за автокоригиране на имена не е същата като функцията за автокоригиране. Функцията за автокоригиране на имена коригира препратките между обекти. Функцията за автокоригиране коригира често сгрешените думи или фрази.
Преименуване на поле в изглед на лист с данни
-
В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, в която искате да преименувате полето.
Таблицата се отваря в изглед на лист с данни.
-
Щракнете с десния бутон върху заглавието на колоната за полето, което искате да преименувате, и след това щракнете върху Преименуване на поле в контекстното меню.
-
Въведете новото име за полето и след това натиснете клавиша ENTER.
Преименуване на поле в изглед за проектиране
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, в която искате да преименувате полето, и след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.
Таблицата се отваря в изглед за проектиране.
-
Щракнете върху клетката в колоната Име на поле за полето, което искате да преименувате.
Съвет: За да изберете цялото име на поле, посочете отляво на първия знак в името, докато показалецът не се промени на стрелка, след което щракнете върху .
-
Редактирайте текста, за да преименувате полето.
-
За да запишете промените си, щракнете върху Запиши в лентата с инструменти за бърз достъп.
Преименуване на таблица
Можете да преименувате таблица и повечето други обекти на базата данни директно от навигационния екран.
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, която искате да преименувате, и след това щракнете върху Преименуване в контекстното меню.
Забележка: Трябва да затворите всички отворени обекти, които препращат към таблицата, преди да можете да я преименувате.
-
Въведете новото име и натиснете клавиша ENTER.
-
За да запишете промените си, щракнете върху Запиши в лентата с инструменти за бърз достъп.
Промяна на текста, който се показва в заглавие на колона
Надписът е заглавие или заглавие, което можете да присвоите на поле, като зададете свойството "Надпис " на полето. Надписът е независим от името на полето – всяко поле има име на поле и може също да има надпис. Може например да искате името на полето да бъде една дума без вградени интервали. След това можете да използвате свойството Caption , за да създадете по-описателно име, което включва интервали. Access показва надписа вместо името на полето в изглед на лист с данни и в етикети и заглавия в заявки, формуляри и отчети.
Ако не предоставите текст за свойството Надпис , името на полето се използва по подразбиране.
Ако искате да промените името, което се появява в заглавието за дадена колона в изглед на лист с данни, можете да направите това, без да променяте името на полето, като зададете свойството Надпис на полето. За да промените свойството Надпис на поле, направете следното:
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, в която искате да промените надписа, и след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.
Таблицата се отваря в изглед за проектиране.
-
Щракнете върху клетката в колоната Име на поле за полето, чието свойство Надпис искате да зададете.
-
В долната секция, под Свойства на полето, в раздела Общи щракнете върху Надпис.
-
Въведете нов надпис за полето.
-
За да запишете промените си, щракнете върху Запиши в лентата с инструменти за бърз достъп.
Следващия път, когато отворите таблицата в изглед на лист с данни, надписът вместо името на полето ще се появи в заглавието на колоната.
Добавяне на поле към формуляр или отчет
Когато създавате база данни, която базирате на шаблон, вашата база данни ще съдържа редица вградени, предварително проектирани формуляри и отчети, с които можете да работите незабавно. Може обаче да намерите, че искате да добавите допълнително поле към формуляр или отчет. Когато добавите поле към формуляр или отчет, вие създавате така наречената контрола.
Контролите са обекти, които показват данни, извършват действия и ви позволяват да преглеждате и да работите с информация, която подобрява потребителския интерфейс, като например етикети и изображения. Контролите могат да бъдат обвързани, необвързани и изчисляеми.
За пълен списък на типовете контроли, които можете да използвате във формуляри и отчети, вж. статията Въведение в контролите.
Добавяне на поле към формуляр или отчет в изглед на оформление
След като създадете формуляр или отчет, лесно можете да прецизирате проекта му, като работите в изглед на оформление. Като ръководите действителните динамични данни, можете да регулирате ширините на полетата и да пренареждате полетата. Можете да поставите нови полета във формуляра или отчета и да зададете свойствата за формуляра или отчета и техните контроли.
За да превключите към изглед на оформление, в навигационния екран щракнете с десния бутон върху формуляра или отчета и след това щракнете върху Изглед на оформление в контекстното меню. Като алтернатива можете да щракнете върху бутона Изглед на оформление в лентата на състоянието на Access или да щракнете с десния бутон върху раздела на документа за формуляра или отчета и след това да щракнете върху Изглед на оформление в контекстното меню.
Отваряне на списъка със свойства
-
В раздел Проектиране, в групата Инструменти щракнете върху Списък на свойствата.
Клавишна комбинация Натиснете F4.
Можете да използвате екрана Списък на полетата, за да добавите полета от базовата таблица или заявка към проекта си. За да покажете екрана Списък на полетата, в раздела Формат , в групата Контроли щракнете върху Добавяне на съществуващи полета. След това можете да плъзнете полета директно от екрана Списък на полетата във вашия проект.
Показване на екрана "Списък на полетата"
-
В раздела Структура, в групата Инструменти щракнете върху Добавяне на съществуващи полета.
Добавяне на поле от екрана "Списък на полетата"
-
За да добавите единично поле, плъзнете полето от екрана Списък на полетата в секцията, където искате да се показва във формуляра или отчета.
-
За да добавите няколко полета едновременно, задръжте натиснат клавиша CTRL и щракнете върху желаните полета. Плъзнете избраните полета във формуляра или отчета.
Когато пуснете полетата в секция, Access създава обвързана контрола текстово поле за всяко поле и автоматично поставя контрола етикет до всяко поле.
За повече информация за формулярите и отчетите вж. статиите Добавяне на поле към формуляр или отчет, Създаване на формуляр в Access и Създаване на прост отчет.
Добавяне на поле, което съхранява документи, файлове или изображения
Можете да използвате Access, за да добавите поле с типа данни "Прикачен файл", за да съхранявате един или повече документи, файлове или изображения. Можете да използвате поле за прикачени файлове, за да съхранявате няколко файла в едно поле. Можете дори да съхранявате повече от един тип файл в това поле. Например в база данни за кандидати за работа можете да прикачите една или повече автобиографии, в допълнение към снимка, към записа за всеки контакт.
Добавяне на поле за прикачени файлове към таблица
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, в която искате да добавите полето, и след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.
Таблицата се отваря в изглед за проектиране.
-
В колоната Име на полето щракнете върху първия празен ред и въведете име за новото поле.
-
Щракнете върху съседната клетка в колоната Тип данни и след това изберете Прикачен файл в списъка.
-
За да запишете промените си, щракнете върху Запиши в лентата с инструменти за бърз достъп.
Access може да покаже съобщение, което гласи, че не можете да отмените промените, след като запишете таблицата. Това означава, че не можете да преобразувате полето в друг тип данни, но можете да изтриете полето, ако смятате, че сте допуснали грешка.
-
Щракнете върху Да , за да потвърдите промяната.
След като добавите полето Прикачен файл към таблицата, можете да използвате диалоговия прозорец Прикачени файлове , за да добавите документи, файлове или изображения към запис.
Добавяне на прикачен файл към поле
-
В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, към която искате да добавите прикачения файл.
Таблицата се отваря в изглед на лист с данни.
-
В таблицата щракнете двукратно върху полето за прикачени файлове.
Появява се диалоговият прозорец Прикачени файлове.
-
Щракнете върху Добави.
Показва се диалоговият прозорец Изберете файл.
-
Използвайте списъка Търси в , за да отидете до файла или файловете, които искате да прикачите към записа, изберете файла или файловете и след това щракнете върху Отвори.
Имайте предвид, че можете да изберете множество файлове от всеки поддържан тип данни.
-
В диалоговия прозорец Прикачени файлове щракнете върху OK, за да добавите файловете към вашата таблица.
Access добавя файловете към полето и съответно увеличава числото, което показва прикачените файлове.
-
Повторете тези стъпки колкото пъти е необходимо, за да добавите файлове към текущото поле или други полета във вашата таблица.
За повече информация за полетата за прикачени файлове вж. статията Прикачване на файлове и графики към записите във вашата база данни.
Промяна на начина на показване на поле
Можете да персонализирате начина, по който дадено поле се показва. Можете например да зададете форматите за показване, които да се използват във вашата база данни, като например във формуляри и отчети, или когато таблица е отворена в изглед на лист с данни. За да зададете формат за показване, задавате свойството Формат на полето. Свойството Формат на полето след това се наследява автоматично от новите формуляри и отчети, които създавате.
Задаване на формата за показване в изглед на лист с данни
-
В навигационния екран щракнете двукратно върху таблицата, съдържаща полето, чийто формат искате да зададете.
Таблицата се отваря в изглед на лист с данни. -
Щракнете върху полето, чийто формат за показване искате да зададете.
-
В раздела Полета , в групата Форматиране щракнете върху стрелката в падащия списък до Формат и след това изберете формат.
Полето се показва с новия формат за показване.
Задаване на формат на показване в изглед за проектиране
-
В навигационния екран щракнете с десния бутон върху таблицата, съдържаща полето, чийто формат на показване искате да промените, и след това щракнете върху Режим на проектиране в контекстното меню.
Таблицата се отваря в изглед за проектиране.
-
Щракнете върху полето, чийто формат за показване искате да зададете.
-
Под Свойства на полето, в раздела Общи щракнете върху полето Формат .
-
Щракнете върху падащия списък и изберете формат за показване.
-
За да запишете промените си, щракнете върху Запиши в лентата с инструменти за бърз достъп.
