Разпространение на отчет

Какво искате да направите?

• Изпращане на отчет с помощта на командата "Имейл"

• Експортиране на отчет в папка или библиотека с документи на SharePoint

• Научете повече за създаването на център за отчети в SharePoint

Изпращане на отчет с помощта на командата "Имейл"

Един от най-бързите начини за разпространение на отчет е с помощта на командата Имейл. Само с няколко щраквания с мишката Access експортира отчета и след това създава ново имейл съобщение с прикачения към него файл.

1. В навигационния екран изберете отчета, който искате да изпратите.

2. Изберете Външни данни > Имейл.

3. В диалоговия прозорец Изпращане на обекта като изберете изходния формат, който искате да използвате, като например PDF, и след това щракнете върху OK.

   Забележка    Въпреки че има различни формати, които можете да изберете, помислете дали да не използвате преносим документен формат (PDF), който се е превърнал в стандарт defacto, запазва оформлението и формата на първоначалния отчет на Access и има вградени начини за персонализиране на страниците за преглед и печат. За повече информация вижте Инсталиране на Adobe Reader и Отпечатване на PDF файл.

   Access отваря ново имейл съобщение в Outlook с прикачен файл.

4. Въведете имейл адресите на получателите в полетата До и Як , описание в полето Тема и съобщение в областта за съобщение.

   Съвет    По подразбиране файлът, който изпращате с помощта на този метод, не е записан на вашия компютър. Ако искате да запишете копие на файла на компютъра си, щракнете с десния бутон върху прикачения файл в полето Прикачен и след това изберете Запиши като.

5. Изберете Изпращане.

Забележка    За автоматизиране на процеса можете да използвате макрокомандата EMailDatabaseObject. Можете например да създадете макрос с последователност от тези действия, за да изпратите по имейл различни отчети до различни потребители.

Най-горе на страницата

Експортиране на отчет в папка или библиотека с документи на SharePoint

1. В навигационния екран изберете отчета, който искате да експортирате.

2. Изберете Външни данни > PDF или XPS , за да отворите диалоговия прозорец Публикуване като PDF или XPS .

3. Направете едно от следните неща:

   • Намерете папката с помощта на навигационния екран.

   • Намерете сайта на SharePoint, като щракнете върху SharePoint в навигационния екран или като въведете URL адреса на сайта в полето за адрес отгоре. Например:

     https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

     За повече информация вижте Откриване на съдържание с началната страница на SharePoint.

4. В полето Запиши като тип се уверете, че типът НА PDF файла е избран.

5. За да промените името по подразбиране на отчета, въведете ново име на файл в полето Име на файл .

6. За да отворите отчета веднага след като го експортирате, поставете отметка в квадратчето Отваряй файла след публикуване .

7. Под Оптимизиране за направете едно от следните неща:

   • За да оптимизирате отчета за по-голям файл с по-висока разделителна способност (препоръчва се за печат), изберете Стандартен.

   • За да оптимизирате отчета за по-малък файл с по-ниска разделителна способност (препоръчва се за публикуване онлайн), изберете Минимален размер.

8. Изберете Публикуване. Access създава файла. Ако сте избрали Access да отвори файла след публикуването, Adobe Reader показва файла.

9. За да запишете стъпките на операцията, така че да можете да изпълните и планирате една и съща операция, щракнете върху квадратчето за отметка Запиши стъпките на експортирането :

   • Въведете име и описание за стъпките.

   • За да създадете задача на Outlook, която планира операцията за експортиране на бъдеща дата, отметнете квадратчето Създаване на задача на Outlook .

   За повече информация вижте Записване като спецификация на подробностите за операцията за импортиране или експортиране.

   Забележка    Друг начин за автоматизиране на процеса е да използвате макрокомандата ExportWithFormatting. Можете например да създадете смислено име на файл въз основа на заглавието на отчета и датата на експортиране. Това помага на потребителите да намерят правилния отчет в библиотека на SharePoint или папка с много отчети. За да направите това, задайте следния израз в аргумента Изходен файл:

   =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

   Където RptQC5 е името на обекта на отчета, Auto_Header0 е секцията за горен колонтитул на отчета, а свойството Caption е заглавието на отчета.

Най-горе на страницата

Научете повече за създаването на център за отчети в SharePoint

Помислете за създаване на специален център за отчети в библиотека с документи на SharePoint, така че потребителите да могат по-лесно да намират и преглеждат отчетите, от които се нуждаят. Чрез добавяне на колони, свързване към библиотеката от Access и персонализиране на библиотеката с документи с изгледи можете да предоставите първокласна среда за работа за вашите потребители. Следват основните стъпки, които можете да предприемете.

Създаване на библиотека с документи    Библиотеката с документи е защитено местоположение на файл, което опростява сътрудничеството. Можете да добавяте колони към библиотека, като например категории, лица или групи, и изчисляеми колони, които след това можете да използвате за създаване на изгледи и филтри.

За повече информация вижте Какво представлява библиотеката с документи?

Актуализиране на колони на библиотека от Access    Чрез свързване на библиотеката към Access можете да актуализирате колоните в библиотеката с документи от Access, за да помогнете на потребителите да намират отчетите, които искат, и да предоставите допълнителна информация.

За повече информация вижте Импортиране, свързване или преместване на данни в SharePoint.

Създаване на сортирани и филтрирани изгледи    Вместо да изпращате отчета от Access по имейл, изпратете връзка към съответния изглед на библиотеката с документи. Например:

• Сортирайте изгледа във възходящ ред по колоната Променено , така че най-текущият отчет да се покаже първи. За повече информация вижте Използване на сортиране за промяна на изглед на SharePoint.

• Ако имате колона Избор в библиотеката, наречена JobFunction с три стойности: Lineworker, Foreman и Supervisor, създайте отделни изгледи въз основа на израз за филтър за всяка роля на задание:

  JobFunction is equal to Lineworker
  JobFunction is equal to Foreman
  JobFunction is equal to Supervisor
  

  Когато изпратите връзка към изгледа Супервайзор и потребителят щракне върху него, изгледът ще покаже конкретните отчети за надзорните органи. За да получите връзка към изгледа на библиотеката, покажете изгледа и след това копирайте URL адреса от адресната лента.

• Ако имате колона за лице в библиотеката, наречена OurEmployees, създайте изглед на базата на израз за филтър, който използва функцията "Аз" , за да показва отчети само за текущия потребител:

  OurEmployees is equal to [Me]

  Когато изпратите връзка към изгледа и потребителят щракне върху него, изгледът ще покаже конкретните отчети за този потребител.

За повече информация вижте Използване на филтриране за промяна на изглед на SharePoint и Редактиране на списъчен изглед в SharePoint.

Свързване на уеб части на модерна страница   Можете също да създадете модерна страница, за да покажете файл на базата на това, което потребителят избира в библиотека с документи, като свържете уеб част за визуализатор на файлове към уеб част за библиотека с документи. Потребителите могат да преглеждат отчетите, за да намерят този, който искат.

За повече информация вижте Използване на уеб части в страници на SharePoint и Свързване на уеб части в SharePoint Online.

Използване на Microsoft Flow    Можете да автоматизирате използването и управлението на библиотеката с помощта на Microsoft Flow. Можете например да изпращате насочени известия, да изпращате ежедневни напомняния, да създавате задача на планировчик и да архивирате файлове с изтекъл срок в папка.

За избран елемент в SharePoint създайте задача за Planner с връзка към елемента на SharePoint.

За повече информация вижте Създаване на поток за списък или библиотека в SharePoint Online или OneDrive за бизнеса.

Най-горе на страницата