Какво е библиотека с документи?

Библиотеката с документи предоставя сигурно място за съхранение на файлове, където вие и колегите ви можете да ги намирате лесно, да работите върху тях заедно и да имате достъп до тях от всяко устройство по всяко време. Можете например да използвате библиотека с документи в сайт в SharePoint да съхранявате всички файлове, свързани с конкретен проект или конкретен клиент. Добавянето на файлове или преместването на файлове между папки е толкова лесно, колкото плъзгането и пускането им от едно местоположение в друго.

Изглед на миниатюри на библиотека с документи с нищо избрано.

Забележка: Екранът ви изглежда ли различно от това? Вашият администратор може да има класическа среда за работа, зададена в библиотеката с документи. Ако е така, вижте Въведение в библиотеките. Ако сте собственик на библиотека с документи, собственик на сайт или администратор, вижте Превключване на средата по подразбиране за библиотеки с документи от нова или класическа за стъпките, за да зададете средата по подразбиране.

Забележка: В момента някои функции са налични само в класическа среда за работа. Щракнете върху Връщане към класическата SharePoint в долния ляв ъгъл на страницата, за да превключите към класическа среда за работа.

Сайтът по подразбиране в SharePoint и SharePoint Server 2019 включва библиотека с документи, а друг се създава автоматично, когато създавате нов сайт. Можете да добавите допълнителни библиотеки с документи към сайт , ако е необходимо. Това е полезно, ако например трябва да ограничите достъпа до набор от файлове. Всяка библиотека с документи показва списък с файлове, папки и основна информация за всеки от тях, като например кой е създал или последно променил файл. Можете да използвате тази информация, за да организирате файловете си и да улесните намирането им.

В библиотека с документи можете да:

Добавяне, редактиране, изтриване на файл, папка или връзка от библиотека с документи на SharePoint, съавторство и изтегляне на документи.
Контролирайте кой има достъп до библиотека, папка в библиотека или отделен файл в библиотека.
Проследяване на дейността във файл, като например кога е променен за последен път, и получаване на известие, когато нещо е променено.
Създаване на изглед по избор на библиотека с документи
Споделяйте файлове или папки с други хора.
Добавете връзка в библиотека с документи към нещо, което се съхранява извън библиотеката, например връзка към файл, който се намира в друга библиотека или дори връзка към външна уеб страница.
Можете да маркирате връзка, файл или папка в библиотека с документи , така че вие и другите да имате бърз достъп до тях.

Да разгледаме по-подробно

В горния ляв ъгъл на страницата на библиотеката с документи се намира главното меню.

Менюто ''Библиотека с документи'' в Onine на SharePoint

Тук можете да създадете нова папка, документ или връзка към нещо, което се намира извън библиотеката с документи,

Office 365 Създаване на нова папка или документ

Забележка: Списъкът с типовете документи ще се различава в зависимост от разрешенията ви и начина, по който е настроен сайтът ви.

или качете папка или файлове.

Office 365 Качване на файлове или папка в библиотека с документи

Забележка: Папките в момента не се поддържат от Internet Explorer.

Можете също да синхронизирате файлове с новото приложение OneDrive Sync или да създадете известие, за да получите известие, когато нещо се промени.

Горе вдясно на страницата на библиотеката с документи щракнете върху Опции за изглед , за да промените изгледа на библиотеката с документи на списъчен, компактен, изглед на плочки. Ако използвате Internet Explorer, можете да отворите библиотеката с документи в Windows Файлов мениджър, като щракнете върху Изглед в Файлов мениджър. Можете също да запишете изглед по избор , като щракнете върху Запиши изгледа като или, ако сте собственик или администратор на библиотека, можете да редактирате или създавате изгледи на страницата с настройки на библиотеката, като щракнете върху Редактиране на текущия изглед.

Office 365 Промяна на изгледа на библиотека с документи

Можете да добавите нови колони и да изберете колоните за показване, като щракнете върху + или + Добавяне на колони от най-дясната страна на заглавките на колоните, ако сте в изглед на списък, или, ако сте в изглед "Плочки", като щракнете върху Бутон за подреждане на библиотека с документи и след това щракнете върху Бутон за добавяне на колона в библиотека с документи най-вдясно на заглавките на колоните.

Добавяне на падащо меню за колона в библиотека с документи, свързана с група

В информационния екран можете да преглеждате и редактирате информация за даден файл или папка, като например задължителни свойства, скорошна дейност или с кого е споделен даден файл. За да покажете или скриете информационния екран, изберете файл или папка и щракнете върху Екран за подробни данни за библиотека с документи от дясната страна на главното меню. Можете също да прегледате екрана с информация, като щракнете с десния бутон върху файл или папка и изберете По-подробно.

панел за метаданни на Office 365 документ

Когато изберете папка или файл, менюто в горния ляв ъгъл на библиотеката с документи се променя на списък с действия, които можете да извършите върху тази папка или файл.

A selected file shows change in document library menu

Забележка: За да се покаже менюто "Файл" или "Папка", когато сте в изглед на миниатюри, щракнете върху горния десен ъгъл на миниатюрата.

Можете да видите друга версия на менюто на документа, като щракнете с десния бутон върху името на файла или, ако сте в списъчен изглед, като щракнете върху многоточието многоточие на списъка с Office 365 библиотеки с документи до името на файла. Това меню съдържа допълнителни действия, като например "Закачи към началото ", което осветява файловете, така че вие и другите да можете да ги намирате бързо.