Ръководство за поверителност за лични прозрения

Личните прозрения в Microsoft Viva Insights ви помагат да намерите възможности да изградите по-добри навици и да си върнете контрола над времето. Тази статия описва как Viva Insights използва лични данни за лични прозрения, къде съхранява тези данни и начините, по които са създадени, за да пазят тези данни в безопасност. Тя описва и как Viva Insights е в съответствие с разпоредбите на GDPR. 

Основни принципи

• Като потребител на Viva Insights само вие можете да виждате собствените си данни.
• Вашите данни се съхраняват и изчисляват във вашата пощенска кутия на Exchange Online.
• Можете да се включите и да се отпишете по всяко време.
• Личните прозрения във Viva Insights не ви показват никакви лични данни за колеги освен тази, която вече можете да видите в Outlook и Teams.

Ключови точки за поверителност на данните

• Личните прозрения във Viva Insights не са предназначени да позволяват оценка, проследяване, автоматизирано вземане на решения, профилиране или наблюдение. Viva Insights ви предоставя лични прозрения чрез приложението Viva Insights в Microsoft Teams и в интернет, добавката Insights за Outlook, имейлите с извлечения на Viva, имейлите с брифинги и вградените предложения в Outlook. Личните прозрения във Viva Insights няма механизъм или опция, която позволява на когото и да било освен вас, да има достъп до персонализираната информация, която се показва чрез тези повърхности, освен ако не я споделите целенасочено и самостоятелно. Данните за лични прозрения, предоставени от Viva Insights, не могат да се използват за автоматизирано вземане на решения или за профилиране.
• Лични прозрения във Viva Insights не дава на служителите достъп до нова лична информация за други колеги. Viva Insights конвертира данните в лични прозрения, като извършва изчисления с информация, която генерирате просто през работния си ден. Повечето от данните, които виждате в личните прозрения от Viva Insights, са просто съвкупност от информация, до която вече имате достъп, но с която не бихте могли бързо да извършвате изчисления без някаква поддръжка.
• Данните на личните прозрения във Viva Insights се обработват и съхраняват в пощенската кутия на служителя в Exchange Online. Viva Insights обработва данни от тези източници за лична информация: данни от имейл и календар на Exchange Online, сигнали за чат и обаждания от Skype за бизнеса и от Teams. Viva Insights съхранява и обработва тези данни в пощенската кутия на Exchange Online на всеки служител.
• Личните прозрения във Viva Insights поддържат съответствието с Общия регламент за защита на данните (ОРЗД). Microsoft създаде лични прозрения във Viva Insights, за да поддържа нуждите на вашата организация да следва изискванията на GDPR.

Къде да видите лични прозрения

Лични прозрения във Viva Insights:

• Viva Insights в Teams и в уеб
• Viva Insights в Outlook
• Имейли с брифинг в Outlook
• Имейли с извлечения в Outlook
• Вградени предложения в Outlook

Поверителност в приложението Viva Insights в Teams и в уеб

Когато данните се обработват в приложението Microsoft Viva Insights, Microsoft защитава поверителността на служителите и напълно спазва местните разпоредби, като например Общия регламент относно защитата на данните (GDPR). Viva Insights защитава поверителността по следните начини:

• Лично и частно – съдържанието във вашите прозрения е лично, частно, достъпно само за вас. Никой друг във вашата организация няма достъп до него.
• Данните на всеки се пазят поверителни – Viva Insights не включва нова лична информация за никого в организацията ви. Прозренията и действията се базират на информация, генерирана от вас и вашата организация просто чрез извършване на вашия обикновен работен ден. Вашите прозрения се базират на информация, до която вече имате достъп, но не можете бързо да обобщите без помощ.
• Защита на пощенските кутии – Viva Insights използва данни и процеси от имейл и календар на Exchange Online и съхранява всички прозрения или действия във вашата пощенска кутия на Exchange Online, така че защитата на данните е вградена и наложена от Exchange.
• Съвместим с ОРЗД – Microsoft спазва ОРЗД, когато предоставя прозрения и действия в приложението.

Как работи

Личните прозрения и действията в приложението Microsoft Viva Insights се базират на данните от вашата пощенска кутия на Exchange Online, като например данни от имейл и календар. Прозренията се извличат от данни, които вече са налични за вас във вашата пощенска кутия на Exchange Online. Ако например искате да определите какви ангажименти сте поели към другите, можете да прегледате ръчно всеки имейл в пощенската си кутия. Приложението Viva Insights просто ви спасява от този досаден процес.

Типове данни

Viva Insights предоставя лични прозрения със следните типове данни. 

• Данни за пощенската кутия - дейност в имейла, календара, чата и обажданията, която генерирате с помощта на Microsoft 365, като например времето, което прекарвате в събрания, или имейли, които изпращате на определен човек или група.
• Подробни данни - данни, които иначе не биха били налични за Вас, но са представени в обобщен вид, предназначен за защита на поверителността на физическите лица.

Данни за пощенска кутия

Данните за пощенските кутии представляват информация, до която вече имате достъп, като просто си вършите работата, например изпращате имейли, организирате събрания или чатите с колеги. Viva Insights обработва и показва информацията по начини, които я правят практическа. 

Например Viva Insights предоставя изгледи, които ви позволяват бързо да разберете колко време прекарвате в срещи и имейли всеки ден, с кого си сътрудничите най-много, с кого губите връзка и с кого сте поели ангажименти и искания. 

Можете да предприемете действия по тази информация. Може например да решите, че прекарвате прекалено много време в събрания, и да приемете лична цел за провеждане на по-ефективни събрания. 

Личните прозрения се извличат от данни, които вече са налични за вас на следните места:

• Вашата пощенска кутия в Exchange Online
• Вашата дейност в документи на OneDrive и SharePoint
• Хронологията на вашите чатове и обаждания от Teams и от Skype за бизнеса

Viva Insights просто прилага някои основни изчисления и правила, за да направи тези данни по-лесни за действие. Данните за пощенската кутия се съхраняват директно във вашата пощенска кутия на Exchange Online. 

Например, ако искате да определите кои колеги са ви изпратили най-много имейли през последната седмица, технически можете да го направите и без Viva Insights, като ръчно преброите имейлите от колеги в папката си "Входящи". По същия начин бихте могли да определите средното време за реакция на колегите ви на имейлите, които сте им изпратили, като използвате информацията за времевия печат, която е лесно достъпна в пощенската ви кутия. Viva Insights ви спестява неприятностите да извършвате тези досадни изчисления. 

Постъпкови данни

В някои случаи личните прозрения във Viva Insights ви предоставят информация с премахната идентификация за други хора, която иначе не би била достъпна за тях, като например за процента на четене на имейли. 

Скорост на четене на имейли

Viva Insights проследява процента на получателите, които са отворили имейл съобщение (в добавката Outlook) за имейл, който сте изпратили до пет или повече души. 

За да запази поверителността, Viva Insights не проследява скоростта на четене за съобщения, изпратени до по-малко от петима души. Viva Insights също така не показва процента на четене от "0 процента" или "100 процента", тъй като това би позволило на хората да направят окончателни заключения за действията на отделните колеги. Вместо това скоростта на четене в тези случаи се показва като диапазон, който обхваща прагова стойност, зависяща от броя на получателите на имейла. 

Този показател се изчислява въз основа на флага "четене" в Exchange Online. За някои хора съобщенията са маркирани като "прочетени", когато отворите съобщение в екрана за визуализация на Outlook. За други може да се наложи да щракнете двукратно, за да отворите съобщението и да го маркирате като "прочетено".

Можете да управлявате тази настройка в настройките на Outlook. За да се покажат тези сигнали в пощенската кутия на подателя, флагът "прочетено" се копира в средата на Microsoft 365 и след това се доставя в пощенската кутия на подателя. 

Съответствие с ОРЗД

Както е в случая с пълния пакет на Microsoft 365, Viva Insights помага за поддържане на съответствие с изискванията на GDPR. Например Viva Insights поддържа следното:

• Защита на личните данни на потребителите – Insights изисква лиценз за Exchange Online и всички данни се съхраняват в пощенската кутия на служителите в Exchange Online. Изчислените показатели, като например задачи, се добавят към пощенската кутия. По този начин приложението Viva Insights изпълнява това задължение по силата на Exchange Online, като също така изпълнява задължението:

  • Microsoft няма да събира потребителски данни в Exchange Online за реклама.
  • Microsoft няма да разкрива доброволно клиентски данни на Exchange Online на правоприлагащи органи.
  • Microsoft ще изпълни всички изисквания, свързани със шифроването на данните на Exchange Online, и ще въведе контроли за намаляване на рисковете за защитата и гарантиране на непрекъсваемост на работата, както е описано в ISO 27001 и 27018.

• Уведомяване на потребителите в случай на откриване на нарушение – Microsoft ще уведоми клиентите за поверителност в рамките на 72 часа, след като Microsoft узнае за нарушение от стандартните оперативни процедури за реакция при инциденти на Microsoft 365.

• Уважавайте потребителските заявки (DSR) за експортиране, изтриване или ограничаване на обработката на лични данни – Microsoft поддържа потребителски заявки, като например искания за експортиране или изтриване на данни.

За повече информация вижте съответствието с ОРЗД.