Začínáme vytvářet, spravovat a sdílet soubory na OneDrivu a SharePointu

OneDrive a SharePoint můžete používat k vytváření, správě a sdílení souborů, které jsou ideální pro spolupráci. S OneDrivem a SharePointem můžete ukládat soubory na více zařízení a přistupovat k nim odkudkoli. Můžete taky pracovat v reálném čase s ostatními a bezpečně sdílet soubory s externími stranami.

Podívejte se: Kdy použít OneDrive a kdy SharePoint

OneDrive je platforma cloudového úložiště, kam můžete ukládat své individuální nebo osobní soubory. OneDrive je úzce integrovaný s aplikacemi, jako je Word, Excel a PowerPoint, což z něj dělá pohodlné místo pro bezpečné ukládání citlivých dokumentů a přístup k nim.

OneDrive používejte, když chcete vytvořit dokument, který je jen váš, třeba když pracujete s vysoce citlivými nebo soukromými informacemi.

Pokud chcete začít používat One Drive, přihlaste se ke svému účtu Microsoft nebo si nějaký zaregistrujte, stáhněte a nainstalujte si desktopovou aplikaci OneDrive a pak se podle pokynů přihlaste a vyberte složky, které chcete synchronizovat do cloudu. 

• Chcete-li vytvořit nový soubor na OneDrivu, jednoduše klikněte na tlačítko Nový a vyberte typ souboru, který chcete vytvořit, například dokument aplikace Word nebo tabulku aplikace Excel.
• Pokud chcete spravovat soubory na OneDrivu, klikněte pravým tlačítkem na soubor a vyberte Přejmenovat , abyste mu dali popisnější název, nebo přetáhněte soubory do různých složek pro lepší uspořádání.
• Sdílení souborů přes OneDrive – klikněte na tlačítko Sdílet a zadejte e-mailové adresy osob, se kterými chcete soubor sdílet. Přečtěte si další informace o tom, jak spravovat soubory na OneDrivu.

SharePoint je nástroj pro spolupráci používaný ke správě a sdílení souborů a informací v organizaci. SharePoint umožňuje spolupráci více uživatelů na jednom centrálním místě.

SharePoint používejte, když potřebujete vytvořit dokument, který bude psát a spravovat tým lidí, nebo když je potřeba ho sdílet v širokém měřítku. Můžete ho například používat jako centrální umístění, kde můžou členové týmu zobrazit časové osy, úkoly a milníky projektu. To umožňuje týmům sledovat pokrok, dodržovat plán a efektivněji spolupracovat.

• Pokud chcete vytvořit nový soubor v SharePointu, přejděte do knihovny dokumentů, kde chcete soubor vytvořit, a klikněte na tlačítko Nový .
• Když chcete spravovat soubory, rezervujte si soubor, abyste v něm udělali změny, a po dokončení ho vraťte se změnami.
• Pokud chcete sdílet soubory, klikněte na soubor a vyberte Sdílet. Spolupracovat můžete také v reálném čase tak, že soubor otevřete v příslušné aplikaci, jako je třeba Word nebo Excel, a povolíte spoluvytváření. Pokud chcete zobrazit předchozí verze souboru, klikněte na soubor a vyberte Historie verzí. Přečtěte si další informace o tom, jak spravovat soubory na SharePointu.

Regulovat přístup interních dodavatelů, dodavatelů a externích stran

Zajištění, aby k citlivým souborům a datům na OneDrivu a SharePointu měli přístup jenom autorizovaní uživatelé:

• Definujte zásady přístupu pro různé typy uživatelů, jako jsou interní dodavatelé, dodavatelé a externí strany. Můžete například vytvořit zásady přístupu, které umožní jenom určitým zaměstnancům přístup k důvěrným informacím, jako jsou finanční data nebo informace o zákaznících. Můžete taky určit, k jakým datům budou mít přístup, jak a jak dlouho. Tím se zajistí, že k citlivým souborům a datům budou mít přístup jenom autorizovaní uživatelé.
• K řízení přístupu ke konkrétním souborům nebo složkám použijte oprávnění a role. Udělte třeba přístup jen pro čtení členovi týmu, který potřebuje prohlížet soubory, ale nemůže dělat změny, například někomu, kdo není přímo zapojený do projektu, ale potřebuje mít neustále aktuální informace. Definicí těchto oprávnění a rolí můžete zajistit, že k citlivým informacím mají přístup jenom autorizovaní uživatelé a že můžou jenom zobrazit a upravovat soubory, ke kterým mají přístup.
• Pomocí vícefaktorového ověřování zajistíte, že k citlivým datům budou mít přístup jenom autorizovaní uživatelé. To může zahrnovat požadavek, aby uživatelé zadali heslo a kód zaslaný na jejich mobilní zařízení nebo e-mail.
• Monitorujte přístup a využití prostředí OneDrivu a SharePointu, abyste mohli zjistit a zabránit neoprávněnému přístupu nebo použití. Kontrolou protokolů aktivity uživatelů můžete například identifikovat jakoukoli neobvyklou aktivitu, jako jsou pokusy o neoprávněný přístup, a podniknout kroky, abyste zabránili porušení zabezpečení dat.
• Implementujte šifrování citlivých dat, abyste zajistili, že i když někdo získá neoprávněný přístup k datům, nemůže je bez dešifrovacího klíče přečíst. To může pomoct zabránit úniku dat, chránit data zákazníků a zajistit soulad s předpisy o ochraně osobních údajů.
• Nastavením data vypršení platnosti sdílených odkazů zajistíte, aby byl přístup po určité době automaticky odvolán. Pokud například sdílíte smlouvu s dodavatelem nebo dodavatelem a chcete zajistit, aby měl dodavatel nebo smluvní partner přístup k dokumentu jenom po omezenou dobu, můžete nastavit datum vypršení platnosti a přístup k dokumentu se po nastavené době automaticky zruší. Tím se snižuje riziko, že se k dokumentu dostanou neoprávněné strany.

Zavedením těchto opatření můžete regulovat přístup interních dodavatelů, dodavatelů a externích stran k OneDrivu a SharePointu a udržovat svá data v bezpečí. Přečtěte si další informace o tom, jak chránit svá data.

Snížení zranitelností OneDrivu a SharePointu

Přestože OneDrive a SharePoint nabízejí mnoho funkcí zabezpečení na ochranu před únikem dat, stále existuje několik klíčových zranitelností, které mohou mít vliv na zabezpečení těchto entit:

• Phishingové útoky mohou uživatele oklamat, aby prozradili své přihlašovací údaje, které pak mohou být použity pro přístup na OneDrive nebo SharePoint.
• Slabá hesla lze také snadno uhodnout nebo prolomit, což vede k neoprávněnému přístupu.
• Malware může být použit ke krádeži přihlašovacích údajů, zachycení citlivých dat nebo převzetí kontroly nad uživatelským zařízením, což může ohrozit OneDrive nebo SharePoint.
• Hrozby zevnitř, jako je úmyslné nebo náhodné sdílení citlivých dat zaměstnanci s neoprávněnými stranami, můžou taky představovat riziko pro OneDrive nebo SharePoint. Přečtěte si další informace o tom, jak řídit insider rizika.

Chcete-li těmto chybám zabezpečení zmírnit, je důležité implementovat doporučené bezpečnostní postupy, vzdělávat uživatele a pravidelně kontrolovat a auditovat uživatelská oprávnění. Je také důležité mít k dispozici komplexní plán reakce na incidenty, abyste mohli rychle reagovat na jakékoli bezpečnostní incidenty, ke kterým může dojít.