Použijte šablonu týmového webu správy smluv využívající Microsoft Syntex

Nejprve postupujte podle pokynů k přidání šablony webu na nový nebo existující sharepointový web.

Prozkoumejte předem vyplněný obsah webu, webové části a stránky a rozhodněte se, jaké přizpůsobení webu bude nutné, aby bylo v souladu se značkou, hlasem a celkovým obchodním cílem vaší organizace. 

Předvyplněné stránky webu:

• Domovská stránka – poskytuje a cílová místa pro návštěvníky, kde si mohou prohlédnout novinky o probíhajících krizích, aktualizace reakcí, informace o zásadách a postupech a užitečné zdroje informací.

• Klienti – tato stránka poskytuje informace o klientovi v jednom vhodném umístění.

• Potvrzovací dopisy – sledujte korespondenci, která formalizuje podmínky smluv mezi vašimi klienty a vaší organizací. 

• Šablony smluv – Vyberte vhodnou šablonu smlouvy pro typ smlouvy, jako jsou smlouvy o mlčenlivosti, smlouvy o poskytování služeb a prohlášení o práci. 

• Žádosti o kontrakty – pomocí seznamu předpřispěvků můžete sledovat požadované kontrakty a jejich stav nebo odeslat žádost přímo vašemu týmu. Upravte tuto šablonu seznamu úpravou textových polí seznamu.

• Modely – umožňuje ukládat knihovnu modelů pro extrakci metadat a klasifikaci informací z dokumentů pomocí Microsoft Syntex. Dodává se se dvěma předem naformátovanými modely kontraktů. 

• Oblasti – tato předem připravená knihovna slouží ke klasifikaci dokumentů smlouvy podle zeměpisné oblasti, země nebo oblasti.

• Smlouvy o službách – obsahuje seznam předpřispěvných součástí, který pomáhá sledovat stav smluv o poskytování služeb, a poskytuje přehled podrobností o smlouvě.

• Příkazy práce – obsahuje vlastní předkonfigurovaný seznam, který vám pomůže uspořádat výkazy práce v zobrazení panelu.

• Koš – poskytuje přístup k nedávno zahozenému obsahu týmu.

Po přidání šablony týmového webu správy kontraktů je čas ji přizpůsobit a nastavit jako vlastní. 

Využijte uvedený kurz na Microsoft Syntex  – ukazuje, jak funguje web správy smluv, abyste se mohli naučit používat a vytvářet vlastní modely dokumentů. Používá webové části Text a Obrázek k poskytování poutavého obsahu a lze je upravovat nebo odebírat.  Prezentace důležitých novinek a oznámení Pomocí webové části Hero můžete zvýraznit důležité zásady, aktualizace a další užitečné zdroje informací. Dejte odkazům tlačítko, aby vynikly – Pomocí webové části Tlačítko můžete důležité odkazy na webu vyniknout.  Zajištění snadného přístupu k dokumentům – Pomocí webové části Knihovna dokumentů můžete poskytnout rychlý přístup k šabloně smluv a dokumentům. Zkontrolovat nedávnou aktivitu týmového webu – pomocí webové části Aktivita na webu můžete zobrazit obsah, ke který nedávno použili ostatní členové týmu. Zvýrazněte odkazy na často používané prostředky – pomocí webové části Rychlé odkazy získáte snadný přístup k prostředkům. Poskytnutí přístupu ke klíčovým kontaktům – Pomocí webové části Lidé můžete zobrazit seznam klíčových kontaktů pro tým pro správu kontraktů.

Přizpůsobte si vzhled webu, navigaci na webu, webové části a obsah tak, aby vyhovoval potřebám uživatelů a organizace. Když provádíte vlastní nastavení, ujistěte se, že je web v režimu úprav, a to výběrem možnosti Upravit v pravém horním rohu webu. Při práci můžete změny uložit jako koncept nebo znovu publikovat , aby byly úpravy viditelné pro diváky.

1. Použití webových částí Text a Obrázek k poskytování poutavého obsahu 

1. Začněte tím, že vyberete webovou část Text a vyberete Upravit webovou část .

2. Upravte text přímo ve webové části. 

3. Vyberte webovou část Obrázek a zvolte Upravit webovou část .

4. Vyberte Změnit a vyberte zdroj obrázku. 

5. Po výběru obrázku vyberte Vložit.  

Přečtěte si další informace o úpravách webových částí Texta Obrázek.

2. Pomocí webové části Hero zvýrazněte důležité zásady, aktualizace a další užitečné zdroje informací.

1. Začněte tím, že vyberete webovou část Hrdina a vyberete Upravit webovou část .

2. Pak vyberte možnosti Vrstvy a Dlaždice, které nejlépe vyhovují potřebám organizace.

Podívejte se na různá rozložení a přečtěte si další informace o úpravách webové části Hero.

3.  Použití webové části Tlačítko k tomu, aby důležité odkazy na vašem webu vynikly

1. Vyberte webovou část Tlačítko a zvolte Upravit webovou část .

2. Proveďte změny popisku tlačítka, odkazu a zarovnání.

Přečtěte si další informace o používání webové části Tlačítko. 

4. Webová část Knihovna dokumentů umožňuje rychlý přístup k šabloně smluv a dokumentům.

1. Pokud chcete změnit zobrazení nebo zdroj složky pro webovou část Knihovna dokumentů, vyberte webovou část Upravit .

2. Pokud chcete upravit složky, popisky a obsah knihovny dokumentů, přejděte do knihovny v části Obsah webu, proveďte úpravy a pak uvidíte aktualizaci obsahu ve webové části.

Přečtěte si další informace o úpravách webové části Knihovna dokumentů.

5. Pomocí webové části Aktivita na webu můžete mít přehled o týmových aktivitách.

1. Začněte tím, že vyberete webovou část Aktivita webu a vyberete Upravit webovou část .

2. Zadejte číslo na panelu nástrojů v části Zobrazit tento počet položek najednou.

Přečtěte si další informace o používání webové části Aktivita webu.

6. K zajištění snadného přístupu k prostředkům použijte webovou část Rychlé odkazy.

1. Přejděte do webové části Rychlé odkazy, vyberte odkaz a pak vyberte Upravit webovou část .

2. V případě potřeby upravte odkaz, název, ikonu a popis.

3. Pokud chcete přidat odkaz, vyberte + Přidat odkazy.

Podívejte se na různá rozložení a přečtěte si další informace o úpravách webové části Rychlé odkazy.

7.  Použití webové části Lidé k výpisu klíčových kontaktů pro tým pro správu kontraktů

1. Začněte odstraněním zástupného symbolu Lidé webové části.

2. Potom přidejte webovou část Lidé na místo tak, že vyberete řádek s zakroužkovaným +:

3. Vyberte Upravit webovou část .

4. Upravte rozložení, zadejte jméno osoby nebo skupiny a pak vyberte Uložit.

Přečtěte si další informace o webové části Lidé.

Přizpůsobení následujících stránek v rámci webu 

• Klienti – udržujte si seznam informací o klientovi pro snadný přístup. Upravte si tento seznam úpravou šablony seznamu. 

• Potvrzovací dopisy – Uspořádejte důležitou dokumentaci mezi klienty a vaší organizací.  Knihovnu dokumentů můžete upravit tak, že aktualizujete názvy složek a nahrajete prostředky.

• Šablony kontraktů – Použijte některé z poskytnutých šablon kontraktů nebo uložte vlastní šablony, ke kterým má snadno přístup tým pro správu kontraktů. Knihovnu dokumentů můžete upravit tak, že aktualizujete názvy složek a nahrajete prostředky.

• Žádosti o kontrakty – Pomocí seznamu předpřispěvků můžete sledovat požadované kontrakty a jejich stav. Upravte si tento seznam úpravou šablony seznamu. 

• Modely – pomocí předkonfigurovaných ukázkových modelů můžete extrahovat a klasifikovat informace z dokumentů. Dodává se se dvěma předem naformátovanými modely kontraktů. Další informace o používání Microsoft Syntex najdete tady. 

• Oblasti – Ukládejte smluvní dokumenty podle zeměpisné oblasti, země nebo oblasti. Knihovnu dokumentů můžete upravit tak, že aktualizujete názvy složek a nahrajete prostředky.

• Smlouvy o službách – obsahuje seznam předpřispěvných součástí, který pomáhá sledovat stav smluv o poskytování služeb, a poskytuje přehled podrobností o smlouvě. Upravte si tento seznam úpravou šablony seznamu. 

• Příkazy pracovního seznamu – obsahuje vlastní předkonfigurovaný seznam, který vám pomůže uspořádat výkazy práce v zobrazení panelu. Upravte si tento seznam úpravou šablony seznamu. 

Přizpůsobení vzhledu a navigace na webu

Než svůj web nasdílíte s ostatními, dotkněte ho tím, že zajistíte, aby uživatelé mohli web najít, snadno procházet odkazy a stránky a rychle přistupovat k obsahu webu.

• Knihovny dokumentů můžete upravovat tak, že aktualizujete názvy složek a nahrajete prostředky.

• Upravte a přizpůsobte navigaci na webu.

• Vzhled webu můžete změnit přizpůsobením motivu, loga, rozložení záhlaví a vzhledu webu.

• Přidejte nebo odeberte stránky na tento web nebo navigaci na webu tak, aby vyhovovaly existujícímu obsahu.

• Zvolte, jestli chcete tento web přidružit k centrálnímu webu ve vaší organizaci, nebo ho v případě potřeby přidejte do existující navigace na centrálním webu .

Sdílejte svůj web s ostatními poté, co jste web přizpůsobili, zkontrolovali a publikovali konečný koncept. 

1. Vyberte Nastavení a pak Oprávnění webu.

   

2. Vyberte Přidat členy a pak vyberte Přidat členy do skupiny.

   

3. Vyberte Přidat členy a pak zadejte jména všech uživatelů, kteří mají udělit úplný přístup k obsahu týmového webu, sdíleným prostředkům, jako je týmový outlookový kalendář a práva pro úpravy webu. 

4. Po dokončení přidávání členů a nastavení oprávnění vyberte Uložit.

Přečtěte si další informace o správě nastavení týmového webu, informací o webu a oprávněních.

Po vytvoření a spuštění webu je další důležitou fází údržba obsahu webu. Ujistěte se, že máte plán pro udržování obsahu a webových částí v aktualizovaném stavu. 

Osvědčené postupy údržby webu:

• Plán údržby webu – Vytvořte plán pro kontrolu obsahu webu tak často, jak je potřeba, abyste měli jistotu, že je obsah stále přesný a relevantní.

• Pravidelně publikujte příspěvky – distribuujte nejnovější oznámení, informace a stav v rámci organizace.  Zjistěte, jak přidat příspěvek na týmový nebo komunikační web a ukázat ostatním uživatelům, kteří budou publikovat oznámení o tom, jak můžou používat sharepointové příspěvky.

• Kontrola odkazů a webových částí – Udržujte odkazy a webové části aktualizované, abyste měli jistotu, že využíváte plnou hodnotu svého webu.

• Použití analýz ke zlepšení zapojení – Zobrazte si využití webu pomocí integrované sestavy dat o využitía získejte informace o oblíbeném obsahu, návštěvách webů a dalších informacích.

• Pravidelné kontroly nastavení webu – Po vytvoření webu v SharePointu můžete měnit nastavení, informace o webu a oprávnění pro tento web.