Použití šablony webu týmu krizové komunikace

Nejprve postupujte podle pokynů k přidání šablony webu na nový nebo existující sharepointový web.

Prozkoumejte předem vyplněný obsah webu, webové části a stránky a rozhodněte se, jaké přizpůsobení webu bude nutné, aby bylo v souladu se značkou, hlasem a celkovým obchodním cílem vaší organizace. 

Předvyplněné stránky webu:

• Domovská stránka – poskytuje a cílová místa pro návštěvníky, kde si mohou prohlédnout novinky o probíhajících krizích, aktualizace reakcí, informace o zásadách a postupech a užitečné zdroje informací.

• Nejnovější aktualizace – tato stránka poskytuje prostor pro sdílení aktuálních zpráv a aktualizací týkajících se krizí a vaší organizace.

• Plán projektu – sledujte veškerý průběh práce související s nadcházejícími projekty. Upravte tuto šablonu seznamu úpravou textových polí seznamu.

• Plánovač obsahu – uspořádá obsah, který se bude sdílet ohledně nadcházejících událostí. Upravte si tento seznam úpravou šablony seznamu.

• Konverzace – připojí se ke sdílenému aliasu týmu a týmovém kalendáři v Outlooku. Připojte tento web ke skupině Microsoft 365 a přidejte chat v reálném čase v Microsoft Teams.

• Dokumenty – připojí se ke sdílenému aliasu týmu a kalendáři týmu v Outlooku. Připojte tento web ke skupině Microsoft 365 a přidejte chat v reálném čase v Microsoft Teams.

• Koš – poskytuje přístup k nedávno zahozenému obsahu týmu.

Jakmile přidáte šablonu webu krizové komunikace, je čas si ji přizpůsobit a nastavit jako vlastní. 

Prezentace důležitých novinek a oznámení Pomocí webové části Hero můžete zvýraznit krizové protokoly, situační aktualizace a užitečné zdroje informací. Poskytnutí užitečných informací – pomocí webové části Text můžete týmu poskytnout užitečné informace. Zvýrazněte odkazy na často používané prostředky – pomocí webové části Rychlé odkazy získáte snadný přístup k prostředkům krize. Poskytnutí přístupu ke klíčovým kontaktům – Pomocí webové části Lidé vypíšete seznam klíčových kontaktů pro krizové týmy. Zajištění snadného přístupu k dokumentům – pomocí webové části Knihovna dokumentů můžete poskytnout rychlý přístup k prostředkům a dokumentům oddělení. Zkontrolovat nedávnou aktivitu týmového webu – pomocí webové části Aktivita na webu můžete zobrazit obsah, ke který nedávno použili ostatní členové týmu. Poskytnutí přístupu k výukovým materiálům a dalším zdrojům – webová část Rychlé odkazy slouží ke kurátorování seznamu interních a externích zdrojů agentur.

Přizpůsobte si vzhled webu, navigaci na webu, webové části a obsah tak, aby vyhovoval potřebám uživatelů a organizace. Když provádíte vlastní nastavení, ujistěte se, že je web v režimu úprav, a to výběrem možnosti Upravit v pravém horním rohu webu. Při práci můžete změny uložit jako koncept nebo znovu publikovat , aby byly úpravy viditelné pro diváky.

1. Pomocí webové části Hero zvýrazněte krizové protokoly, situační aktualizace a užitečné zdroje informací

1. Začněte tím, že vyberete webovou část Hrdina a vyberete Upravit webovou část .

2. Pak vyberte možnosti Vrstvy a Dlaždice, které nejlépe vyhovují potřebám organizace.

Podívejte se na různá rozložení a přečtěte si další informace o úpravách webové části Hero.

2. Pomocí webové části Text poskytněte týmu užitečné informace.

1. Začněte tím, že vyberete webovou část Text a vyberete Upravit webovou část .

2. Upravte text přímo ve webové části. 

Přečtěte si další informace o úpravách webové části Text.

3.  Použití webové části Rychlé odkazy k zajištění snadného přístupu k prostředkům krize

1. Přejděte do webové části Rychlé odkazy, vyberte odkaz a pak vyberte Upravit webovou část .

2. V případě potřeby upravte odkaz, název, ikonu a popis.

3. Pokud chcete přidat odkaz, vyberte + Přidat odkazy.

Podívejte se na různá rozložení a přečtěte si další informace o úpravách webové části Rychlé odkazy.

4.  Seznam klíčových kontaktů krizového týmu pomocí webové části Lidé

1. Začněte odstraněním zástupného symbolu Lidé webové části.

2. Potom přidejte webovou část Lidé na místo tak, že vyberete řádek s zakroužkovaným +:

3. Vyberte Upravit webovou část .

4. Upravte rozložení, zadejte jméno osoby nebo skupiny a pak vyberte Uložit.

Přečtěte si další informace o webové části Lidé.

5.  Použití webové části Knihovna dokumentů k zajištění rychlého přístupu k prostředkům a dokumentům oddělení

1. Pokud chcete změnit zobrazení nebo zdroj složky pro webovou část Knihovna dokumentů, vyberte webovou část Upravit .

2. Pokud chcete upravit složky, popisky a obsah knihovny dokumentů, přejděte do knihovny v části Obsah webu, proveďte úpravy a pak uvidíte aktualizaci obsahu ve webové části.

Přečtěte si další informace o úpravách webové části Knihovna dokumentů.

6.  Použití webové části Aktivita webu k udržování aktuálních dat o týmových aktivitách

1. Začněte tím, že vyberete webovou část Aktivita webu a vyberete Upravit webovou část .

2. Zadejte číslo na panelu nástrojů v části Zobrazit tento počet položek najednou.

Přečtěte si další informace o používání webové části Aktivita webu.

7.  Webová část Rychlé odkazy slouží ke kurátorování seznamu interních a externích agenturních zdrojů.

1. Začněte tím, že vyberete webovou část Rychlé odkazy a vyberete Upravit webovou část .

2. V případě potřeby upravte odkaz, název, ikonu a popis.

3. Pokud chcete přidat odkaz, vyberte + Přidat odkazy.

Přečtěte si další informace o používání části Rychlé odkazy.

Přizpůsobení následujících stránek v rámci webu 

• Nejnovější aktualizace – poskytuje aktuální informace o aktuálních krizích a reakcích vašeho týmu. Tuto stránku můžete přizpůsobit úpravou webových částí Text a Výzva k akci .

• Plán projektu – sledujte všechny problémy, které můžou projektu překřižovat. Upravte tuto šablonu seznamu úpravou textových polí seznamu.

• Plánovač obsahu – Uspořádá obsah, který se bude sdílet až k událostem. Upravte si tento seznam úpravou šablony seznamu.

Přizpůsobení vzhledu a navigace na webu

Než svůj web nasdílíte s ostatními, dotkněte ho tím, že zajistíte, aby uživatelé mohli web najít, snadno procházet odkazy a stránky a rychle přistupovat k obsahu webu.

• Knihovny dokumentů můžete upravovat tak, že aktualizujete názvy složek a nahrajete prostředky.

• Upravte a přizpůsobte navigaci na webu.

• Vzhled webu můžete změnit přizpůsobením motivu, loga, rozložení záhlaví a vzhledu webu.

• Přidejte nebo odeberte stránky na tento web nebo navigaci na webu tak, aby vyhovovaly existujícímu obsahu.

• Zvolte, jestli chcete tento web přidružit k centrálnímu webu ve vaší organizaci, nebo ho v případě potřeby přidejte do existující navigace na centrálním webu .

Sdílejte svůj web s ostatními poté, co jste web přizpůsobili, zkontrolovali a publikovali konečný koncept. 

1. Vyberte Nastavení a pak Oprávnění webu.

2. Pak vyberte Pozvat lidi a pak vyberte Přidat členy do skupiny a pak Přidat, abyste udělili úplný přístup k obsahu týmového webu, sdíleným prostředkům, jako je týmový outlookový kalendář a práva pro úpravy webu.

3. Pak vyberte Pozvat ostatní , pak sdílet jenom web a potom Uložit , abyste mohli sdílet web, ale ne sdílené prostředky nebo práva pro úpravy webu.

Přečtěte si další informace o správě nastavení týmového webu, informací o webu a oprávněních.

Po vytvoření a spuštění webu je další důležitou fází údržba obsahu webu. Ujistěte se, že máte plán pro udržování obsahu a webových částí v aktualizovaném stavu. 

Osvědčené postupy údržby webu:

• Plán údržby webu – Vytvořte plán pro kontrolu obsahu webu tak často, jak je potřeba, abyste měli jistotu, že je obsah stále přesný a relevantní.

• Pravidelně publikujte příspěvky – distribuujte nejnovější oznámení, informace a stav v rámci organizace.  Zjistěte, jak přidat příspěvek na týmový nebo komunikační web a ukázat ostatním uživatelům, kteří budou publikovat oznámení o tom, jak můžou používat sharepointové příspěvky.

• Kontrola odkazů a webových částí – Udržujte odkazy a webové části aktualizované, abyste měli jistotu, že využíváte plnou hodnotu svého webu.

• Použití analýz ke zlepšení zapojení – Zobrazte si využití webu pomocí integrované sestavy dat o využitía získejte informace o oblíbeném obsahu, návštěvách webů a dalších informacích.

• Pravidelné kontroly nastavení webu – Po vytvoření webu v SharePointu můžete měnit nastavení, informace o webu a oprávnění pro tento web.